直接采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司直接采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的直接采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、固定資產(chǎn)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下降低采購(gòu)成本。3.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公平、公正地對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)均等。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行：根據(jù)各部門需求，結(jié)合庫存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.采購(gòu)合同管理：起草、審核、簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更和糾紛。4.采購(gòu)成本控制：通過談判、招標(biāo)等方式降低采購(gòu)價(jià)格，優(yōu)化采購(gòu)成本。（二）需求部門1.提出采購(gòu)需求：根據(jù)工作需要，提前向采購(gòu)部門提交準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購(gòu)過程：協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、樣品確認(rèn)、合同評(píng)審等工作。3.驗(yàn)收采購(gòu)物品：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量要求，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。（三）財(cái)務(wù)部門1.資金管理：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃安排資金，確保采購(gòu)資金的及時(shí)、足額到位。2.采購(gòu)付款審核：審核采購(gòu)合同和付款申請(qǐng)，確保付款符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。3.采購(gòu)成本核算：協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)成本分析和控制。（四）審計(jì)部門1.采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期審計(jì)，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)行為的合法性和采購(gòu)結(jié)果的效益性。2.處理違規(guī)行為：對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出整改意見，追究相關(guān)人員責(zé)任。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)表：詳細(xì)說明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交采購(gòu)申請(qǐng)：將采購(gòu)申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門審核：采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，包括采購(gòu)需求的合理性、庫存情況等。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的資金預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購(gòu)資金有保障。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，采購(gòu)申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)由部門經(jīng)理審批；金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案：采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)方案，包括選擇采購(gòu)方式、確定供應(yīng)商范圍、編制采購(gòu)文件等。2.選擇供應(yīng)商：供應(yīng)商篩選：采購(gòu)人員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，按照公司供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或問卷調(diào)查，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平等方面的情況。供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.簽訂采購(gòu)合同：采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，通知供應(yīng)商按照合同要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（四）采購(gòu)跟蹤與催貨1.采購(gòu)跟蹤：采購(gòu)人員定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。2.催貨：在交貨期臨近時(shí)，采購(gòu)人員向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。如供應(yīng)商因特殊原因無法按時(shí)交貨，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與其溝通，協(xié)商解決辦法，并調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（五）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門收到采購(gòu)物品到貨通知后，安排驗(yàn)收人員，準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地，熟悉采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.實(shí)物驗(yàn)收：驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行功能測(cè)試或質(zhì)量檢測(cè)的物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行測(cè)試和檢測(cè)。3.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息。驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門根據(jù)合同約定，填寫付款申請(qǐng)單，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完整性等。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司采購(gòu)付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。具體付款方式根據(jù)合同約定和公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，如大型設(shè)備采購(gòu)、工程項(xiàng)目采購(gòu)等。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。投標(biāo)文件受理：采購(gòu)部門接收供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件，并進(jìn)行登記和初步審查。開標(biāo)評(píng)標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)，公開唱標(biāo)；組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。中標(biāo)通知：采購(gòu)部門向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。2.談判程序：成立談判小組：采購(gòu)部門組建談判小組，成員包括采購(gòu)代表、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購(gòu)需求制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請(qǐng)供應(yīng)商：采購(gòu)部門通過發(fā)布談判邀請(qǐng)書、電話、郵件等方式邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)規(guī)格、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，確定成交供應(yīng)商。簽訂合同：采購(gòu)部門與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，如辦公用品、通用設(shè)備等。2.詢價(jià)程序：確定詢價(jià)供應(yīng)商：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象。發(fā)出詢價(jià)通知書：采購(gòu)部門向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：詢價(jià)供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件，注明報(bào)價(jià)金額、交貨期、售后服務(wù)等條款。評(píng)審確定成交供應(yīng)商：采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評(píng)審，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。簽訂合同：采購(gòu)部門與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來源采購(gòu)1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：申請(qǐng)與審批：采購(gòu)部門填寫單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表，說明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、申請(qǐng)單一來源采購(gòu)的理由等內(nèi)容，提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。談判與簽訂合同：經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并簽訂采購(gòu)合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.收集供應(yīng)商信息：采購(gòu)人員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會(huì)等方式收集供應(yīng)商信息。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)公司供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商實(shí)地考察：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)水平等情況。4.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)實(shí)地考察后的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。5.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商考核1.考核周期：采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期一般為一年。2.考核內(nèi)容：考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平、合作態(tài)度等方面。3.考核方式：采購(gòu)部門通過與供應(yīng)商溝通、查閱采購(gòu)記錄、客戶反饋等方式收集考核信息，并按照設(shè)定的考核指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分。4.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改；整改后仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.淘汰情形：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合合同要求，給公司造成重大損失的。供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為，如逾期交貨、拒絕履行合同等。供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況惡化，無法保證正常供貨的。供應(yīng)商在考核中連續(xù)多次不合格，且整改無效的。2.淘汰程序：采購(gòu)部門提出供應(yīng)商淘汰申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知供應(yīng)商停止合作，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、原材料供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)物品質(zhì)量不符合要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商逾期交貨、交貨數(shù)量不足、交貨地點(diǎn)錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。5.人員風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員貪污受賄、泄露公司商業(yè)機(jī)密等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.定性評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性分析，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度，如高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.定量評(píng)估：對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn)，可采用定量分析方法，如計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和損失金額，進(jìn)一步評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)大小。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免對(duì)單一供應(yīng)商的依賴，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，提前了解原材料供應(yīng)情況，制定應(yīng)對(duì)措施。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償方式。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確交貨期、交貨數(shù)量、交貨地點(diǎn)等條款，并約定違約責(zé)任。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)訂單的跟蹤管理，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。建立應(yīng)急采購(gòu)機(jī)制，對(duì)于可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的緊急交貨情況，及時(shí)尋找替代供應(yīng)商。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同的起草、審核和簽訂管理，確保合同條款完善、合法合規(guī)。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和