隨機資料管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司隨機資料的管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各崗位涉及的隨機資料的管理，包括但不限于文件、報告、數據、圖表、圖像、音頻、視頻等各類資料。（三）管理原則1.集中管理原則：隨機資料實行集中統一管理，由公司指定的部門或人員負責資料的收集、整理、存儲、保管和檢索。2.分類管理原則：根據資料的性質、用途、來源等因素進行分類，便于資料的管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發生，對涉及公司機密的資料要嚴格保密。4.規范使用原則：明確資料的使用權限和流程，規范資料的借閱、查閱、復制等使用行為。二、職責分工（一）資料管理部門1.負責制定和完善隨機資料管理制度，并組織實施。2.負責隨機資料的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等日常管理工作。3.建立資料管理臺賬，記錄資料的名稱、類別、來源、日期、保管期限等信息。4.定期對資料進行清查盤點，確保資料的賬實相符。5.負責資料的借閱、查閱、復制等使用申請的審核和辦理。6.對過期或失效的資料進行鑒定和銷毀處理。（二）資料產生部門1.負責本部門隨機資料的產生、整理和初步分類，并及時移交資料管理部門。2.配合資料管理部門做好資料的管理工作，提供必要的協助和支持。3.按照規定的權限和流程使用資料，不得擅自復制、傳播或泄露資料內容。（三）資料使用人員1.按照規定的權限和流程申請使用資料，如實填寫使用申請表。2.妥善保管所使用的資料，不得擅自轉借、丟失或損壞。3.使用完畢后及時歸還資料，如有資料損壞或丟失，應及時報告并承擔相應責任。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司內部各部門在工作中產生的各類隨機資料，包括但不限于工作計劃、總結報告、會議紀要、業務數據、技術文檔、市場調研資料等。2.公司外部獲取的與公司業務相關的資料，如政府文件、行業報告、競爭對手資料、合作伙伴資料等。3.員工個人在工作中積累的與公司業務相關的資料，如培訓資料、學習筆記、工作心得等。（二）收集要求1.資料產生部門應及時將本部門產生的隨機資料進行整理，確保資料的完整性和準確性。2.對于重要資料，應進行備份，以防止資料丟失或損壞。3.收集的資料應注明來源、日期、保管期限等信息。（三）整理方法1.按照資料的性質、用途、來源等因素進行分類，如分為文件類、數據類、圖表類、圖像類、音頻視頻類等。2.對每一類資料進行細分，如文件類可分為行政文件、業務文件、財務文件等；數據類可分為銷售數據、生產數據、庫存數據等。3.對資料進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循一定的規則，如按照資料類別、年份、順序號等進行編制。4.建立資料目錄，將資料的編號、名稱、類別、來源、日期、保管期限等信息進行詳細記錄，形成資料目錄清單。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.根據資料的特點和數量，選擇合適的存儲方式，如紙質存儲、電子存儲或兩者相結合的方式。2.對于紙質資料，應按照分類順序進行裝訂成冊，并放入文件柜中妥善保管。文件柜應定期清理，保持整潔。3.對于電子資料，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。4.建立電子資料存儲目錄，對電子資料進行分類管理，便于查找和使用。（二）保管環境1.資料存儲場所應保持干燥、通風、防火、防盜、防蟲等良好的環境條件。2.對于紙質資料，應避免陽光直射和潮濕環境，防止紙張發黃、霉變、蟲蛀等情況發生。3.對于電子資料，應定期進行維護和檢查，確保存儲設備的正常運行，防止數據丟失或損壞。（三）保管期限1.根據資料的重要性和使用頻率，確定資料的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為13年，適用于一些臨時性或時效性較強的資料，如短期工作計劃、臨時性報告等。3.中期保管期限一般為310年，適用于一些重要的業務資料，如年度工作計劃、業務報表、合同協議等。4.長期保管期限一般為10年以上，適用于一些具有長期保存價值的資料，如公司歷史檔案、重要技術文檔、法律法規文件等。5.資料保管期限屆滿后，由資料管理部門進行鑒定，對于確已失去保存價值的資料，按照規定的程序進行銷毀處理。五、資料的借閱與查閱（一）借閱權限1.根據資料的保密級別和使用需求，設定不同的借閱權限。借閱權限分為普通借閱、受限借閱和禁止借閱。2.普通借閱適用于公司內部一般員工，可借閱一般性的資料，但不得借閱涉及公司機密的資料。3.受限借閱適用于公司中層管理人員，可借閱一定范圍內的重要資料，但需經過審批。4.禁止借閱適用于涉及公司核心機密的資料，未經公司高層領導批準，任何人不得借閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、類別、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.將申請表提交給所在部門負責人審核，部門負責人根據借閱人的工作需要和資料的保密級別進行審批。3.申請表經部門負責人審批通過后，提交給資料管理部門。資料管理部門對申請表進行審核，審核通過后辦理資料借閱手續。4.資料管理部門按照申請表上注明的信息，向借閱人提供所需資料，并在資料管理臺賬上記錄借閱情況。5.借閱人在借閱期限屆滿后，應及時歸還所借資料。如需延期借閱，應提前向資料管理部門提出申請，經批準后方可延期。（三）查閱權限1.查閱權限根據資料的保密級別設定，分為公開查閱、內部查閱和restricted查閱。2.公開查閱適用于公司內部員工均可查閱的資料，如一般性的文件、通知等。3.內部查閱適用于公司內部特定人員查閱的資料，如部門內部的業務資料、工作記錄等。查閱人需填寫《資料查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到資料管理部門查閱。4.restricted查閱適用于涉及公司機密的資料，只有經過授權的人員才能查閱。查閱人需填寫《資料查閱申請表》，詳細說明查閱目的和用途，經公司高層領導批準后，由資料管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行記錄。（四）查閱要求1.查閱人應在資料管理部門指定的場所查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱場所。2.查閱人應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀。3.如需復制資料，應按照規定的權限和流程申請，經批準后方可復制。復制份數應根據實際需要確定，不得隨意多復制。4.查閱人查閱完畢后，應將資料歸還資料管理部門，并在資料管理臺賬上簽字確認。六、資料的復制與傳播（一）復制權限1.根據資料的保密級別和使用需求，設定不同的復制權限。復制權限分為普通復制、受限復制和禁止復制。2.普通復制適用于一般性資料的復制，公司內部員工可根據工作需要進行復制，但不得復制涉及公司機密的資料。3.受限復制適用于重要資料的復制，需經過審批。復制人填寫《資料復制申請表》，注明復制資料的名稱、類別、復制目的、預計使用范圍等信息，經所在部門負責人和資料管理部門審核后，報公司分管領導批準。4.禁止復制適用于涉及公司核心機密的資料，未經公司高層領導批準，任何人不得復制。（二）復制流程1.復制人填寫《資料復制申請表》，按照上述復制權限要求進行審批。2.申請表經審批通過后，提交給資料管理部門。資料管理部門根據申請表上注明的信息，安排專人進行復制，并在資料管理臺賬上記錄復制情況。3.復制人在復制完成后，應及時將復制件歸還資料管理部門，并在資料管理臺賬上簽字確認。復制件應妥善保管，不得擅自傳播或泄露。（三）傳播限制1.公司內部員工不得擅自將公司資料傳播給外部人員，如有特殊情況需要傳播，應按照公司的相關規定進行審批。2.對于涉及公司機密的資料，嚴禁任何形式的傳播，包括但不限于口頭傳播、書面傳播、電子傳播等。3.在對外交流或合作過程中，如需提供公司資料，應按照公司的保密規定進行處理，確保資料的安全。七、資料的保密管理（一）保密制度1.建立健全公司資料保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及公司機密的資料，應進行標識和加密處理，防止資料泄露。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確員工的保密義務。（二）保密措施1.對資料存儲場所采取安全防護措施，如安裝門禁系統、監控設備等，防止無關人員進入。2.對電子資料進行加密存儲，設置訪問密碼，并定期更換密碼。3.在資料的傳輸過程中，采用加密技術，確保資料的安全性。4.嚴格控制資料的使用范圍，對涉及公司機密的資料，只能在規定的范圍內使用，不得擅自擴大使用范圍。（三）保密監督與檢查1.資料管理部門定期對資料的保密情況進行檢查，發現問題及時整改。2.公司內部設立保密監督崗位，負責對公司資料保密制度的執行情況進行監督檢查，對違反保密制度的行為進行調查處理。3.對于違反保密制度的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究其法律責任。八、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.根據資料的保管期限和實際使用價值，定期對資料進行鑒定。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的資料，可進行銷毀處理。3.對于雖未超過保管期限，但已失去使用價值或已被新的資料所替代的資料，經鑒定后也可進行銷毀處理。（二）鑒定流程1.資料管理部門定期組織對到期資料進行清理，列出擬銷毀資料清單。2.組織相關部門和人員對擬銷毀資料進行鑒定，審核資料是否確無保存價值。3.對鑒定通過的資料，填寫《資料銷毀申請表》，報公司分管領導審批。（三）銷毀方式1.對于紙質資料，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保資料徹底銷毀。2.對于電子資料，采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲設備進行物理損壞，防止數據恢復。3.銷毀工作應由專人負責，銷毀過程中應有兩人以上在