物品跟蹤管理制度?總則目的為加強公司物品管理，確保物品的采購、使用、流轉、保管等環節得到有效監控和管理，提高物品使用效率，降低公司運營成本，特制定本物品跟蹤管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有固定資產、低值易耗品、辦公用品及其他各類物品的跟蹤管理。基本原則1.責任明確原則：明確各部門及相關人員在物品管理過程中的職責，做到責任到人。2.全程跟蹤原則：對物品從采購申請、采購、驗收、入庫、領用、使用、盤點到報廢處置的全過程進行跟蹤管理。3.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行物品管理操作，確保管理工作的規范化、標準化。4.節約高效原則：在滿足工作需要的前提下，合理控制物品采購數量和成本，提高物品使用效率，避免浪費。物品分類及定義固定資產指單位價值在規定標準以上（一般為[X]元，具體標準根據公司實際情況確定），使用年限在一年以上，并在使用過程中保持原有物質形態的資產。包括房屋及建筑物、機器設備、運輸工具、電子設備等。低值易耗品指單位價值較低（低于固定資產規定標準），使用年限較短（一般為一年以內），不能作為固定資產核算的各種用具物品。如工具、器具、辦公用品等。辦公用品指公司日常辦公所需的各類用品，如文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等。其他物品指不屬于上述分類的其他各類物品，如勞保用品、禮品、宣傳用品等。管理職責采購部門1.根據各部門提交的物品采購申請，負責組織物品的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單的執行情況，確保物品按時、按質、按量到貨。3.負責與供應商溝通協調，處理采購過程中的相關問題。倉庫管理部門1.負責物品的驗收、入庫、保管、發放等工作，確保物品的安全和完整。2.建立物品庫存臺賬，定期進行盤點，保證賬物相符。3.根據庫存情況，及時向采購部門反饋物品短缺信息，提出采購建議。使用部門1.負責提出本部門物品的采購申請，并詳細說明采購物品的名稱、規格、數量、用途等。2.負責領用物品的使用和保管，合理安排使用，提高物品使用效率，防止浪費和損壞。3.定期對本部門使用的物品進行清查盤點，發現問題及時報告。財務部門1.負責審核物品采購預算和費用報銷，監督物品采購資金的使用情況。2.參與物品盤點工作，對盤點結果進行賬務處理。3.定期對公司物品管理情況進行財務分析，為公司決策提供依據。審計部門1.對公司物品管理情況進行定期審計和不定期抽查，檢查制度執行情況和管理效果。2.對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。物品采購跟蹤管理采購申請1.使用部門根據工作需要，填寫《物品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規格型號、數量、預算金額、申請理由等，并經部門負責人簽字審核后提交至采購部門。2.采購部門對各部門提交的采購申請進行匯總整理，結合庫存情況進行審核。對于超出預算或不合理的采購申請，采購部門應與使用部門溝通協商，提出調整建議。采購計劃制定1.采購部門根據審核后的采購申請，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格型號、數量、采購時間、預計到貨時間等信息。2.采購計劃應報公司分管領導審批后實施。如遇緊急采購情況，可先口頭請示領導同意后采購，但事后需及時補辦審批手續。供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行評估和考核。2.優先選擇與公司長期合作、信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商進行采購。對于新的供應商，采購部門應進行實地考察或要求提供相關資質證明文件，確保其具備供貨能力。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物品規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。采購訂單跟蹤1.采購部門根據采購合同下達采購訂單，并跟蹤訂單執行情況。及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量執行。2.如遇供應商交貨延遲、產品質量問題或其他異常情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并向公司領導匯報。對于可能影響公司正常生產經營的重大問題，應采取相應的應急措施。到貨驗收1.物品到貨前，采購部門應提前通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.倉庫管理部門按照采購合同和相關標準對到貨物品進行驗收，檢查物品的名稱、規格型號、數量、質量等是否與采購訂單一致。對于驗收合格的物品，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物品，及時通知采購部門與供應商協商處理。物品庫存跟蹤管理入庫管理1.驗收合格的物品，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續，填寫《物品入庫單》，詳細記錄物品名稱、規格型號、數量、入庫時間、供應商名稱等信息。2.《物品入庫單》一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交采購部門作為付款依據，一聯交財務部門記賬。3.倉庫管理部門應按照物品的類別、規格、型號等進行分類存放，建立物品標識，便于查找和管理。庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對物品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點人員應認真核對庫存物品的數量、規格型號、質量狀況等，并做好記錄。3.盤點結束后，倉庫管理部門應編制《物品盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，填寫《盤盈盤虧報告表》，報公司領導審批后進行賬務處理。庫存預警1.倉庫管理部門應根據物品的庫存數量、使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警指標。當庫存數量低于或高于預警指標時，及時向采購部門和使用部門發出預警信息。2.采購部門根據庫存預警信息，及時安排采購計劃，確保物品供應；使用部門應合理控制物品領用，避免庫存積壓。庫存調整1.因物品損壞、丟失、報廢等原因需要調整庫存的，倉庫管理部門應填寫《庫存調整單》，詳細說明調整原因、調整物品名稱、規格型號、數量等信息，并經相關部門負責人簽字審核后進行賬務處理。2.庫存調整應定期進行匯總，報財務部門備案。物品領用跟蹤管理領用申請1.使用部門根據工作需要，填寫《物品領用申請表》，注明領用物品名稱、規格型號、數量、用途等，并經部門負責人簽字審核后提交至倉庫管理部門。2.《物品領用申請表》應明確領用物品的預計歸還時間（如有需要），對于貴重物品或限量領用物品，應注明領用原因和使用期限。領用發放1.倉庫管理部門根據審批后的《物品領用申請表》進行物品發放，填寫《物品出庫單》，詳細記錄物品名稱、規格型號、數量、領用時間、領用部門等信息。2.《物品出庫單》一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交領用部門，一聯交財務部門記賬。3.倉庫管理人員應按照先進先出的原則發放物品，確保庫存物品的質量和有效期。對于領用數量較大或價值較高的物品，應要求領用人員簽字確認。領用登記與跟蹤1.倉庫管理部門應建立物品領用臺賬，對領用物品的情況進行詳細登記，包括領用時間、領用部門、領用人員、物品名稱、規格型號、數量等信息。2.定期對領用物品的使用情況進行跟蹤檢查，了解物品是否正常使用，是否存在浪費或損壞現象。對于發現的問題，及時與領用部門溝通協調，要求其采取相應措施。歸還管理1.對于領用的物品有歸還要求的，領用部門應在規定時間內將物品歸還倉庫管理部門。倉庫管理部門應進行驗收，檢查物品的完好程度、數量等是否與領用出庫時一致。2.如發現歸還物品存在損壞、丟失等情況，領用部門應說明原因，并按照公司相關規定進行賠償。倉庫管理部門應填寫《物品歸還驗收單》，記錄歸還情況。物品使用跟蹤管理使用培訓1.對于新采購的設備、儀器等物品，采購部門或相關部門應組織使用人員進行操作培訓，確保使用人員熟悉物品的性能、操作規程和注意事項。2.使用培訓應形成培訓記錄，包括培訓時間、培訓內容、培訓人員、參加人員等信息，并存檔備查。使用監督1.各部門負責人應加強對本部門物品使用情況的監督管理，確保物品得到合理使用，避免浪費和損壞。2.公司行政部門或相關管理部門應定期對各部門物品使用情況進行檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。維護保養1.使用部門負責對領用的物品進行日常維護保養，確保物品的正常運行和使用壽命。對于需要定期維護保養的物品，應制定維護保養計劃，并按照計劃進行實施。2.倉庫管理部門應建立物品維護保養檔案，記錄物品的維護保養情況，包括維護保養時間、內容、維修更換部件等信息。報廢處置1.對于已損壞無法修復、已達到使用年限或因其他原因不再使用的物品，使用部門應填寫《物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規格型號、數量等信息，并經部門負責人簽字審核后提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對擬報廢物品進行初步審核，核實物品的實際情況。對于符合報廢條件的物品，報公司領導審批。3.經批準報廢的物品，由倉庫管理部門負責組織處置。處置方式可包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，處置過程應進行記錄，并報財務部門進行賬務處理。信息化管理建立物品管理信息系統1.公司應建立物品管理信息系統，對物品的采購、庫存、領用、使用、報廢等全過程進行信息化管理。2.物品管理信息系統應涵蓋物品基本信息、采購訂單、入庫單、出庫單、庫存臺賬、盤點記錄、報廢申請等功能模塊，實現信息的實時共享和動態更新。數據錄入與維護1.采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關人員應按照規定及時將物品管理相關數據錄入物品管理信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對物品管理信息系統中的數據進行備份，防止數據丟失。同時，安排專人負責系統的日常維護和管理，及時處理系統故障和問題。數據分析與利用1.財務部門、審計部門等相關人員應通過物品管理信息系統，定期對公司物品管理情況進行數據分析，如采購成本分析、庫存周轉率分析、物品使用效率分析等。2.根據數據分析結果，發現物品管理過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，為公司決策提供支持。監督與考核內部監督1.公司審計部門應定期對物品管理情況進行審計監督，檢查制度執行情況、采購流程合規性、庫存管理準確性、物品使用合理性等方面的問題。2.對于審計過程中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反制度規定的行為，應按照公司相關規定進行處理。考核評價1.建立物品管理考核評價機制，對采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關部門和人員的物品管理工作進行考核評價。2.考核評價指標可包括采購及時性、采購成本控制、庫存準確率、物品使用效率、物品完好率、制度執行情況