冷庫發(fā)貨管理制度?總則1.目的為了規(guī)范冷庫發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全地發(fā)出，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司冷庫發(fā)貨的所有相關(guān)操作及人員。3.基本原則準確性原則：發(fā)貨信息與訂單要求一致，貨物數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量準確無誤。及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點完成發(fā)貨任務(wù)，不延誤。安全性原則：在發(fā)貨過程中確保貨物不受損壞，保證運輸安全。責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人。發(fā)貨流程1.訂單接收與審核接收渠道：銷售部門將客戶訂單通過電子文檔或書面形式傳遞至冷庫發(fā)貨管理部門。訂單審核發(fā)貨管理人員對訂單信息進行仔細審核，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、收貨地址、貨物明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）、交貨時間等。檢查訂單的完整性，如有缺失或不清晰的信息，及時與銷售部門溝通確認。核實客戶信用狀況，對于信用不良的客戶，需按照公司相關(guān)規(guī)定處理。2.庫存確認庫存查詢：發(fā)貨管理人員根據(jù)訂單貨物明細，查詢冷庫庫存系統(tǒng)，確認貨物是否有足夠的庫存。庫存短缺處理若庫存短缺，及時通知采購部門補貨，并跟蹤補貨進度。對于緊急訂單，與銷售部門協(xié)商，看是否可以采取替代產(chǎn)品發(fā)貨等解決方案，同時向客戶說明情況并取得客戶同意。3.貨物準備分揀根據(jù)訂單要求，安排倉庫工作人員進行貨物分揀。分揀過程中，嚴格按照貨物標識和訂單明細進行操作，確保貨物準確無誤。對分揀好的貨物進行初步檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)等情況。包裝根據(jù)貨物特性和運輸要求，選擇合適的包裝材料進行包裝。包裝應(yīng)牢固、密封，能夠有效保護貨物在運輸過程中不受損壞。在包裝上標明客戶名稱、訂單號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.發(fā)貨通知運輸安排根據(jù)貨物數(shù)量、目的地、交貨時間等因素，選擇合適的運輸方式（如自有車輛運輸、委托第三方物流等）。與運輸公司（或自有運輸團隊）溝通，確定運輸車輛的型號、車牌號、司機信息等，并安排裝車時間。發(fā)貨通知發(fā)送在發(fā)貨前[X]小時，發(fā)貨管理人員向銷售部門、客戶發(fā)送發(fā)貨通知，告知發(fā)貨時間、預(yù)計到達時間、運輸方式、車牌號等信息。同時，將發(fā)貨通知抄送至相關(guān)部門（如財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等），以便各部門做好相應(yīng)準備。5.貨物裝車裝車前檢查運輸車輛到達冷庫后，發(fā)貨管理人員與司機共同對車輛進行檢查，確保車輛清潔、無異味、無損壞，具備安全運輸條件。檢查車輛的制冷設(shè)備是否正常運行，溫度是否符合貨物運輸要求。裝車操作按照貨物的裝卸要求和順序進行裝車，輕拿輕放，避免貨物碰撞、擠壓。合理安排貨物在車廂內(nèi)的堆放位置，確保貨物擺放整齊、穩(wěn)固，不超載。在裝車過程中，再次核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與訂單一致。裝車完畢后，對貨物進行固定和遮蓋，防止貨物在運輸途中移動或受雨淋。6.發(fā)貨記錄與跟蹤發(fā)貨記錄發(fā)貨管理人員在貨物裝車后，及時填寫發(fā)貨記錄，包括訂單號、發(fā)貨時間、運輸方式、車牌號、貨物明細、司機信息等。將發(fā)貨記錄存檔，以便日后查詢和追溯。運輸跟蹤通過運輸公司提供的物流跟蹤系統(tǒng)或其他方式，實時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，了解車輛行駛位置、預(yù)計到達時間等信息。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況（如車輛故障、交通堵塞等），及時與運輸公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并將情況反饋給銷售部門和客戶。7.貨物交付交付前準備在貨物預(yù)計到達時間前[X]小時，發(fā)貨管理人員再次與客戶溝通，確認收貨準備情況。通知運輸公司在到達目的地后，及時與客戶聯(lián)系，按照客戶要求進行貨物交付。交付操作運輸車輛到達客戶指定地點后，司機與客戶共同對貨物進行驗收。客戶按照訂單要求檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題，及時與司機和發(fā)貨管理人員溝通協(xié)商解決。驗收合格后，客戶在送貨單上簽字確認，完成貨物交付。司機將客戶簽字確認的送貨單帶回公司，交發(fā)貨管理人員存檔。發(fā)貨人員職責(zé)1.發(fā)貨管理人員職責(zé)負責(zé)訂單的接收、審核與庫存確認，協(xié)調(diào)解決庫存短缺等問題。安排貨物的分揀、包裝、裝車等工作，確保發(fā)貨流程順利進行。選擇合適的運輸方式，與運輸公司溝通協(xié)調(diào)，安排發(fā)貨通知發(fā)送和運輸跟蹤。負責(zé)發(fā)貨記錄的填寫與存檔，及時反饋運輸過程中的異常情況。與銷售部門、客戶及其他相關(guān)部門保持溝通協(xié)調(diào)，解答客戶關(guān)于發(fā)貨的疑問。2.倉庫工作人員職責(zé)按照發(fā)貨管理人員的要求，準確完成貨物的分揀工作。使用合適的包裝材料對貨物進行包裝，確保包裝質(zhì)量。在裝車過程中，協(xié)助司機完成貨物的裝卸操作，保證貨物安全。負責(zé)倉庫內(nèi)貨物的整理和保管，確保貨物存放有序、質(zhì)量良好。3.運輸司機職責(zé)按時到達冷庫，配合發(fā)貨管理人員和倉庫工作人員完成貨物裝車。在運輸過程中，確保車輛安全行駛，保持貨物運輸溫度符合要求。按照發(fā)貨通知的要求，將貨物準確、及時地送達客戶指定地點。負責(zé)與客戶進行貨物交付和驗收，帶回客戶簽字確認的送貨單。定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好，運輸安全。貨物運輸管理1.運輸方式選擇根據(jù)貨物的特性（如易腐性、貴重性、體積重量等）、運輸距離、交貨時間等因素綜合考慮選擇合適的運輸方式。優(yōu)先選擇具有良好信譽、運輸能力強、服務(wù)質(zhì)量高的運輸公司（或自有運輸團隊）合作。2.運輸車輛要求自有運輸車輛應(yīng)定期進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全設(shè)施齊全。委托第三方運輸公司的車輛，要求運輸公司提供車輛的相關(guān)資質(zhì)證明、保險信息等，并簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。運輸易腐貨物的車輛應(yīng)配備有效的制冷設(shè)備，能夠保證貨物在運輸過程中的溫度穩(wěn)定。3.運輸過程監(jiān)控利用物流跟蹤系統(tǒng)或其他手段，對運輸車輛進行實時監(jiān)控，及時掌握車輛的行駛狀態(tài)。要求運輸司機定期匯報車輛位置、貨物狀態(tài)等信息，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。對于長途運輸?shù)呢浳铮砂才艑Ｈ烁嚕_保貨物安全運輸。貨物存儲管理1.冷庫存儲規(guī)劃根據(jù)貨物的種類、特性、出入庫頻率等因素，對冷庫進行合理的存儲規(guī)劃。劃分不同的存儲區(qū)域，如常溫區(qū)、冷藏區(qū)、冷凍區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識。按照貨物的存儲要求，合理安排貨架、貨位，確保貨物存放有序，便于查找和管理。2.貨物存儲條件嚴格按照貨物的存儲溫度要求，將貨物存放在相應(yīng)的存儲區(qū)域。定期檢查冷庫的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)，確保符合貨物存儲條件。對存儲的貨物進行定期盤點，及時發(fā)現(xiàn)貨物的損壞、變質(zhì)等情況，并采取相應(yīng)的處理措施。3.庫存盤點制定庫存盤點計劃，定期對冷庫庫存進行全面盤點。盤點人員在盤點過程中，要認真核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實相符。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，要及時查明原因，進行調(diào)整和處理，并記錄盤點結(jié)果。質(zhì)量控制1.發(fā)貨前質(zhì)量檢查在貨物分揀和包裝前，倉庫工作人員對貨物進行質(zhì)量檢查，查看貨物是否有損壞、變質(zhì)等情況。對于易腐貨物，檢查其新鮮度、品質(zhì)等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時報告發(fā)貨管理人員，并按照公司相關(guān)規(guī)定處理。2.運輸過程質(zhì)量監(jiān)控要求運輸公司采取必要的措施，確保貨物在運輸過程中的質(zhì)量不受影響。發(fā)貨管理人員通過運輸跟蹤系統(tǒng)或其他方式，關(guān)注貨物運輸過程中的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)，如有異常及時通知運輸公司調(diào)整。對于運輸過程中出現(xiàn)的貨物損壞、變質(zhì)等質(zhì)量問題，及時與運輸公司協(xié)商解決，并做好記錄。3.交付時質(zhì)量驗收貨物交付時，客戶按照訂單要求對貨物進行質(zhì)量驗收。如客戶發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，發(fā)貨管理人員應(yīng)及時與客戶溝通，了解具體情況，并根據(jù)公司規(guī)定采取相應(yīng)的處理措施（如換貨、補貨、退款等）。異常情況處理1.庫存短缺異常當發(fā)現(xiàn)庫存短缺時，發(fā)貨管理人員應(yīng)立即通知采購部門補貨，并跟蹤補貨進度。與銷售部門協(xié)商，看是否可以采取替代產(chǎn)品發(fā)貨等解決方案，同時向客戶說明情況并取得客戶同意。分析庫存短缺的原因，如庫存管理不善、銷售預(yù)測不準確等，采取相應(yīng)的改進措施，避免類似情況再次發(fā)生。2.運輸異常運輸過程中出現(xiàn)車輛故障、交通堵塞等異常情況時，運輸司機應(yīng)及時報告發(fā)貨管理人員。發(fā)貨管理人員立即與運輸公司溝通協(xié)調(diào)，安排備用車輛或采取其他運輸方式，確保貨物按時送達。對運輸異常情況進行記錄和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善運輸應(yīng)急預(yù)案。3.貨物質(zhì)量異常發(fā)貨前發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量問題，倉庫工作人員應(yīng)停止發(fā)貨，并報告發(fā)貨管理人員。發(fā)貨管理人員組織相關(guān)人員對質(zhì)量問題進行評估，確定處理方案（如返工、換貨、報廢等）。運輸過程中出現(xiàn)貨物質(zhì)量問題，發(fā)貨管理人員應(yīng)及時與運輸公司和客戶溝通，協(xié)商解決辦法，并做好記錄。對貨物質(zhì)量異常的原因進行調(diào)查分析，采取相應(yīng)的改進措施，加強質(zhì)量控制。考核與獎懲1.考核指標發(fā)貨準確性：考核發(fā)貨信息與訂單要求的符合程度。發(fā)貨及時性：考核是否按照規(guī)定時間完成發(fā)貨任務(wù)。貨物完好率：考核貨物在運輸和交付過程中的完好情況。客戶滿意度：通過客戶反饋評價發(fā)貨服務(wù)質(zhì)量。工作責(zé)任心：考核發(fā)貨人員在工作中的認真負責(zé)程度。2.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核每月進行一次，由發(fā)貨管理人員對各崗位人員的工作表現(xiàn)進行綜合評價。不定期抽查根據(jù)實際工作情況隨時進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并納入考核。3.獎懲措施獎勵對于在發(fā)貨工作中表現(xiàn)優(yōu)秀，發(fā)貨準確性高、及時性強、貨物完好率高、客戶滿意度高的個人或團隊，給予表彰和獎勵（