冷庫發貨管理制度?總則1.目的為了規范冷庫發貨流程，確保貨物準確、及時、安全地發出，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司冷庫發貨的所有相關操作及人員。3.基本原則準確性原則：發貨信息與訂單要求一致，貨物數量、規格、質量準確無誤。及時性原則：按照規定的時間節點完成發貨任務，不延誤。安全性原則：在發貨過程中確保貨物不受損壞，保證運輸安全。責任明確原則：明確各環節人員的職責，做到責任到人。發貨流程1.訂單接收與審核接收渠道：銷售部門將客戶訂單通過電子文檔或書面形式傳遞至冷庫發貨管理部門。訂單審核發貨管理人員對訂單信息進行仔細審核，包括客戶名稱、聯系方式、收貨地址、貨物明細（名稱、規格、數量等）、交貨時間等。檢查訂單的完整性，如有缺失或不清晰的信息，及時與銷售部門溝通確認。核實客戶信用狀況，對于信用不良的客戶，需按照公司相關規定處理。2.庫存確認庫存查詢：發貨管理人員根據訂單貨物明細，查詢冷庫庫存系統，確認貨物是否有足夠的庫存。庫存短缺處理若庫存短缺，及時通知采購部門補貨，并跟蹤補貨進度。對于緊急訂單，與銷售部門協商，看是否可以采取替代產品發貨等解決方案，同時向客戶說明情況并取得客戶同意。3.貨物準備分揀根據訂單要求，安排倉庫工作人員進行貨物分揀。分揀過程中，嚴格按照貨物標識和訂單明細進行操作，確保貨物準確無誤。對分揀好的貨物進行初步檢查，查看是否有損壞、變質等情況。包裝根據貨物特性和運輸要求，選擇合適的包裝材料進行包裝。包裝應牢固、密封，能夠有效保護貨物在運輸過程中不受損壞。在包裝上標明客戶名稱、訂單號、貨物名稱、規格、數量等信息。4.發貨通知運輸安排根據貨物數量、目的地、交貨時間等因素，選擇合適的運輸方式（如自有車輛運輸、委托第三方物流等）。與運輸公司（或自有運輸團隊）溝通，確定運輸車輛的型號、車牌號、司機信息等，并安排裝車時間。發貨通知發送在發貨前[X]小時，發貨管理人員向銷售部門、客戶發送發貨通知，告知發貨時間、預計到達時間、運輸方式、車牌號等信息。同時，將發貨通知抄送至相關部門（如財務部門、質量控制部門等），以便各部門做好相應準備。5.貨物裝車裝車前檢查運輸車輛到達冷庫后，發貨管理人員與司機共同對車輛進行檢查，確保車輛清潔、無異味、無損壞，具備安全運輸條件。檢查車輛的制冷設備是否正常運行，溫度是否符合貨物運輸要求。裝車操作按照貨物的裝卸要求和順序進行裝車，輕拿輕放，避免貨物碰撞、擠壓。合理安排貨物在車廂內的堆放位置，確保貨物擺放整齊、穩固，不超載。在裝車過程中，再次核對貨物的名稱、規格、數量等信息，確保與訂單一致。裝車完畢后，對貨物進行固定和遮蓋，防止貨物在運輸途中移動或受雨淋。6.發貨記錄與跟蹤發貨記錄發貨管理人員在貨物裝車后，及時填寫發貨記錄，包括訂單號、發貨時間、運輸方式、車牌號、貨物明細、司機信息等。將發貨記錄存檔，以便日后查詢和追溯。運輸跟蹤通過運輸公司提供的物流跟蹤系統或其他方式，實時跟蹤貨物的運輸狀態，了解車輛行駛位置、預計到達時間等信息。如發現運輸過程中出現異常情況（如車輛故障、交通堵塞等），及時與運輸公司溝通協調，采取相應的解決措施，并將情況反饋給銷售部門和客戶。7.貨物交付交付前準備在貨物預計到達時間前[X]小時，發貨管理人員再次與客戶溝通，確認收貨準備情況。通知運輸公司在到達目的地后，及時與客戶聯系，按照客戶要求進行貨物交付。交付操作運輸車輛到達客戶指定地點后，司機與客戶共同對貨物進行驗收。客戶按照訂單要求檢查貨物的數量、規格、質量等，如發現問題，及時與司機和發貨管理人員溝通協商解決。驗收合格后，客戶在送貨單上簽字確認，完成貨物交付。司機將客戶簽字確認的送貨單帶回公司，交發貨管理人員存檔。發貨人員職責1.發貨管理人員職責負責訂單的接收、審核與庫存確認，協調解決庫存短缺等問題。安排貨物的分揀、包裝、裝車等工作，確保發貨流程順利進行。選擇合適的運輸方式，與運輸公司溝通協調，安排發貨通知發送和運輸跟蹤。負責發貨記錄的填寫與存檔，及時反饋運輸過程中的異常情況。與銷售部門、客戶及其他相關部門保持溝通協調，解答客戶關于發貨的疑問。2.倉庫工作人員職責按照發貨管理人員的要求，準確完成貨物的分揀工作。使用合適的包裝材料對貨物進行包裝，確保包裝質量。在裝車過程中，協助司機完成貨物的裝卸操作，保證貨物安全。負責倉庫內貨物的整理和保管，確保貨物存放有序、質量良好。3.運輸司機職責按時到達冷庫，配合發貨管理人員和倉庫工作人員完成貨物裝車。在運輸過程中，確保車輛安全行駛，保持貨物運輸溫度符合要求。按照發貨通知的要求，將貨物準確、及時地送達客戶指定地點。負責與客戶進行貨物交付和驗收，帶回客戶簽字確認的送貨單。定期對車輛進行維護保養，確保車輛性能良好，運輸安全。貨物運輸管理1.運輸方式選擇根據貨物的特性（如易腐性、貴重性、體積重量等）、運輸距離、交貨時間等因素綜合考慮選擇合適的運輸方式。優先選擇具有良好信譽、運輸能力強、服務質量高的運輸公司（或自有運輸團隊）合作。2.運輸車輛要求自有運輸車輛應定期進行維護保養，確保車輛性能良好，安全設施齊全。委托第三方運輸公司的車輛，要求運輸公司提供車輛的相關資質證明、保險信息等，并簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。運輸易腐貨物的車輛應配備有效的制冷設備，能夠保證貨物在運輸過程中的溫度穩定。3.運輸過程監控利用物流跟蹤系統或其他手段，對運輸車輛進行實時監控，及時掌握車輛的行駛狀態。要求運輸司機定期匯報車輛位置、貨物狀態等信息，如發現異常情況及時處理。對于長途運輸的貨物，可安排專人跟車，確保貨物安全運輸。貨物存儲管理1.冷庫存儲規劃根據貨物的種類、特性、出入庫頻率等因素，對冷庫進行合理的存儲規劃。劃分不同的存儲區域，如常溫區、冷藏區、冷凍區等，并設置明顯的標識。按照貨物的存儲要求，合理安排貨架、貨位，確保貨物存放有序，便于查找和管理。2.貨物存儲條件嚴格按照貨物的存儲溫度要求，將貨物存放在相應的存儲區域。定期檢查冷庫的溫度、濕度等環境參數，確保符合貨物存儲條件。對存儲的貨物進行定期盤點，及時發現貨物的損壞、變質等情況，并采取相應的處理措施。3.庫存盤點制定庫存盤點計劃，定期對冷庫庫存進行全面盤點。盤點人員在盤點過程中，要認真核對貨物的名稱、規格、數量、質量等信息，確保賬實相符。對于盤點中發現的差異，要及時查明原因，進行調整和處理，并記錄盤點結果。質量控制1.發貨前質量檢查在貨物分揀和包裝前，倉庫工作人員對貨物進行質量檢查，查看貨物是否有損壞、變質等情況。對于易腐貨物，檢查其新鮮度、品質等是否符合要求。如發現質量問題，及時報告發貨管理人員，并按照公司相關規定處理。2.運輸過程質量監控要求運輸公司采取必要的措施，確保貨物在運輸過程中的質量不受影響。發貨管理人員通過運輸跟蹤系統或其他方式，關注貨物運輸過程中的溫度、濕度等環境參數，如有異常及時通知運輸公司調整。對于運輸過程中出現的貨物損壞、變質等質量問題，及時與運輸公司協商解決，并做好記錄。3.交付時質量驗收貨物交付時，客戶按照訂單要求對貨物進行質量驗收。如客戶發現質量問題，發貨管理人員應及時與客戶溝通，了解具體情況，并根據公司規定采取相應的處理措施（如換貨、補貨、退款等）。異常情況處理1.庫存短缺異常當發現庫存短缺時，發貨管理人員應立即通知采購部門補貨，并跟蹤補貨進度。與銷售部門協商，看是否可以采取替代產品發貨等解決方案，同時向客戶說明情況并取得客戶同意。分析庫存短缺的原因，如庫存管理不善、銷售預測不準確等，采取相應的改進措施，避免類似情況再次發生。2.運輸異常運輸過程中出現車輛故障、交通堵塞等異常情況時，運輸司機應及時報告發貨管理人員。發貨管理人員立即與運輸公司溝通協調，安排備用車輛或采取其他運輸方式，確保貨物按時送達。對運輸異常情況進行記錄和分析，總結經驗教訓，完善運輸應急預案。3.貨物質量異常發貨前發現貨物質量問題，倉庫工作人員應停止發貨，并報告發貨管理人員。發貨管理人員組織相關人員對質量問題進行評估，確定處理方案（如返工、換貨、報廢等）。運輸過程中出現貨物質量問題，發貨管理人員應及時與運輸公司和客戶溝通，協商解決辦法，并做好記錄。對貨物質量異常的原因進行調查分析，采取相應的改進措施，加強質量控制。考核與獎懲1.考核指標發貨準確性：考核發貨信息與訂單要求的符合程度。發貨及時性：考核是否按照規定時間完成發貨任務。貨物完好率：考核貨物在運輸和交付過程中的完好情況。客戶滿意度：通過客戶反饋評價發貨服務質量。工作責任心：考核發貨人員在工作中的認真負責程度。2.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結合的方式。定期考核每月進行一次，由發貨管理人員對各崗位人員的工作表現進行綜合評價。不定期抽查根據實際工作情況隨時進行，對發現的問題及時記錄并納入考核。3.獎懲措施獎勵對于在發貨工作中表現優秀，發貨準確性高、及時性強、貨物完好率高、客戶滿意度高的個人或團隊，給予表彰和獎勵（