派團單管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司派團單的管理流程，確保團隊出行的順利安排，保障客戶和公司的權益，提高服務質量和運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及派團單的業務活動，包括但不限于國內旅游團隊、出境旅游團隊、商務考察團隊等的派遣與管理。（三）基本原則1.準確性原則：派團單信息應準確、完整地反映團隊出行的各項要求和細節，避免因信息錯誤導致的工作失誤。2.及時性原則：派團單應在規定時間內完成流轉和審批，確保團隊能夠按照預定計劃順利出行。3.責任明確原則：明確各部門和人員在派團單管理過程中的職責，做到責任到人，避免推諉扯皮現象。4.保密原則：對于派團單中涉及的客戶信息、行程安排等敏感內容，應嚴格保密，防止信息泄露。二、派團單的內容與格式（一）基本信息1.團隊名稱：應準確反映團隊的性質和主要目的，例如"[公司名稱]員工獎勵旅游團"、"[客戶名稱]商務考察團"等。2.團隊編號：為每個團隊設定唯一的編號，便于管理和查詢。3.出行日期：明確團隊出發和返回的具體日期。4.行程天數：計算團隊在目的地的停留天數。5.出發地：注明團隊出發的城市或地點。6.目的地：詳細列出團隊前往的目的地城市或地區。（二）人員信息1.領隊姓名：指定負責團隊全程組織和協調的領隊人員。2.團員人數：明確團隊中游客的具體數量。3.團員名單：包括團員的姓名、性別、年齡、聯系方式等詳細信息。（三）行程安排1.每日行程：按照時間順序詳細描述團隊每天的活動安排，包括參觀景點、用餐地點、住宿酒店等。2.交通安排：說明團隊在行程中所使用的交通工具，如飛機、火車、汽車等，并注明航班號、車次、車牌號等相關信息。3.特殊安排：如有特殊的活動、會議、演出等安排，應在派團單中詳細注明。（四）服務標準1.住宿標準：明確團隊住宿酒店的星級或檔次要求。2.餐飲標準：規定團隊用餐的標準，如早餐為酒店自助早餐，正餐為[X]菜[X]湯等。3.導游服務：說明導游的服務級別和要求，如全程陪同導游、當地中文導游等。（五）費用明細1.團費總額：列出團隊所需支付的全部費用金額。2.費用構成：詳細說明團費中各項費用的組成，如交通費用、住宿費用、餐飲費用、門票費用、導游費用等。3.付款方式：明確客戶的付款方式和時間節點。（六）其他事項1.特殊要求：記錄客戶提出的特殊要求，如特殊飲食需求、無障礙設施要求等。2.備注信息：可填寫其他需要說明的事項，如團隊的特殊情況、注意事項等。（七）格式規范派團單應采用統一的格式模板，確保內容清晰、易讀。模板應包括上述各項內容，并預留足夠的空間供填寫詳細信息。同時，派團單應使用A4紙張打印或電子文檔形式保存，確保字跡清晰、排版整齊。三、派團單的生成與發放（一）業務部門提交1.當業務部門與客戶達成合作意向并確定團隊出行計劃后，業務人員應根據客戶需求和公司標準，填寫派團單的相關內容。2.填寫完成后，業務人員需對派團單進行初步審核，確保信息準確無誤。審核內容包括行程安排是否合理、服務標準是否符合公司規定、費用明細是否清晰等。（二）部門負責人審核1.業務部門負責人收到業務人員提交的派團單后，應對派團單進行全面審核。2.審核重點包括團隊出行的可行性、客戶需求的滿足程度、費用預算的合理性等。如發現問題，應及時與業務人員溝通并進行修改。3.審核通過后，業務部門負責人在派團單上簽字確認，并將派團單提交至下一環節。（三）相關部門會簽1.根據團隊出行的具體情況，派團單需提交至財務部門、導游部門、采購部門等相關部門進行會簽。2.財務部門審核費用明細和付款方式，確保費用核算準確無誤，并對客戶的付款能力進行評估。3.導游部門確認是否有合適的導游人員可供派遣，并對行程安排提出專業意見，如景點游覽時間是否合理、當地交通狀況是否熟悉等。4.采購部門根據行程安排，對所需的交通、住宿、餐飲等服務進行詢價和預訂，確保各項服務能夠按時、按質提供。如遇特殊情況無法滿足客戶要求，應及時與業務部門溝通協商解決方案。5.各相關部門在規定時間內完成會簽，并在派團單上簽字確認。如對派團單內容有異議，應在會簽意見中詳細說明，并提出修改建議。（四）最終審批1.經過相關部門會簽后的派團單，提交至公司分管領導進行最終審批。2.公司分管領導對派團單進行全面審查，重點關注團隊出行的整體風險、客戶滿意度以及與公司業務戰略的契合度等方面。3.審批通過后，分管領導在派團單上簽字批準。如審批不通過，應明確指出問題所在，并要求業務部門重新修改完善派團單。（五）派團單發放1.派團單經最終審批通過后，由業務部門負責將派團單發放給相關人員。2.發放對象包括領隊、導游、司機、酒店、餐廳等與團隊服務相關的各方。發放方式可以采用紙質文檔打印分發或電子文檔發送的形式，確保各方能夠及時獲取派團單信息。3.在發放派團單時，業務人員應向接收方詳細介紹團隊的基本情況、行程安排、服務標準等重要信息，確保各方對團隊服務要求有清晰的了解。同時，提醒接收方如有任何疑問或問題，及時與業務部門溝通聯系。四、派團單的執行與跟蹤（一）領隊職責1.領隊作為團隊的核心組織者，應全面負責團隊在出行過程中的各項事務。2.認真閱讀派團單，熟悉團隊行程安排、服務標準、特殊要求等內容，確保對團隊情況有充分的了解。3.在出發前，組織團員召開行前說明會，向團員詳細介紹行程安排、注意事項、應急處理措施等信息，解答團員的疑問。4.在行程中，嚴格按照派團單的要求組織團隊活動，確保團隊按時、按質完成各項行程安排。協調導游、司機等各方人員之間的工作關系，及時解決團隊中出現的問題和突發情況。5.關注團員的需求和意見，及時反饋給業務部門，以便對后續服務進行調整和改進。同時，負責收集團員的評價和建議，為公司提升服務質量提供參考依據。6.行程結束后，領隊應認真總結團隊出行情況，填寫領隊日志，并將相關資料及時提交給業務部門。（二）導游職責1.導游應根據派團單的要求，為團隊提供專業、優質的導游服務。2.提前熟悉行程安排和景點情況，做好充分的準備工作。在接團時，向團員熱情介紹當地的風土人情、歷史文化等信息，豐富團員的旅行體驗。3.按照行程安排，合理引導團隊參觀游覽景點，確保團員能夠充分了解景點的特色和價值。注意控制游覽時間，避免出現行程延誤或時間過長的情況。4.負責團隊在當地的交通、餐飲、住宿等方面的協調工作，確保各項服務符合派團單規定的標準。及時處理團隊中出現的問題和突發情況，保障團隊的安全和順利出行。5.配合領隊做好團隊管理工作，維護團隊秩序。關注團員的身體狀況和情緒變化，提供必要的幫助和關懷。6.行程結束后，導游應認真填寫導游服務反饋表，對團隊服務情況進行自我評價，并收集團員的意見和建議。同時，將導游服務反饋表提交給業務部門，作為導游工作考核的重要依據。（三）司機職責1.司機應按照派團單指定的時間、地點準時接送團隊。確保車輛性能良好，提前做好車輛的清潔、保養和檢查工作，保證行車安全。2.根據行程安排，合理規劃行車路線，確保團隊能夠按時到達目的地。注意行車安全，遵守交通規則，避免發生交通事故。3.協助領隊和導游做好團隊的行李搬運、人員上下車等服務工作。保持車內整潔衛生，為團員提供舒適的乘車環境。4.在行車過程中，與領隊和導游保持密切溝通，及時了解團隊的需求和行程變化。如遇特殊情況，按照領隊和導游的指示進行處理。5.行程結束后，司機應配合業務部門做好車輛的結算和交接工作。（四）業務部門跟蹤1.業務部門應定期對派團單的執行情況進行跟蹤檢查，確保團隊服務質量符合公司標準和客戶要求。2.通過電話、短信、微信等方式與領隊、導游等相關人員保持溝通，了解團隊的行程進展、團員反饋等情況。如發現問題，及時協調解決。3.收集客戶對團隊服務的意見和建議，及時反饋給相關部門進行處理。對于客戶提出的投訴，應積極協調解決，確保客戶滿意度。4.根據團隊服務情況，對派團單執行過程中的經驗教訓進行總結分析，為今后的團隊服務提供參考和借鑒。（五）服務變更與調整1.在團隊出行過程中，如因不可抗力因素、客戶需求變更等原因需要對行程安排、服務標準等進行調整，相關人員應及時填寫服務變更申請表，并提交至業務部門審核。2.業務部門收到服務變更申請表后，應會同相關部門進行評估和審批。審批通過后，及時通知領隊、導游、司機等各方人員，并重新發放調整后的派團單。3.在服務變更過程中，應充分考慮客戶的利益和需求，確保調整后的服務能夠滿足客戶的期望。同時，做好相關費用的核算和結算工作，避免出現費用糾紛。五、派團單的歸檔與保管（一）歸檔要求1.派團單完成審批和發放后，業務部門應及時將派團單進行歸檔保存。2.歸檔的派團單應保持完整、清晰，不得隨意涂改或損壞。如有補充信息或變更記錄，應在派團單上進行相應標注，并注明變更原因和時間。3.派團單的歸檔應按照團隊編號或出行日期等順序進行分類整理，便于查找和查閱。（二）保管期限1.派團單的保管期限為[X]年，自團隊出行結束之日起計算。2.在保管期限內，派團單應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。如有需要查閱或使用派團單，應按照公司檔案管理制度的規定辦理相關手續。（三）檔案銷毀1.派團單保管期限屆滿后，由業務部門提出檔案銷毀申請，經公司檔案管理部門審核批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應采用安全、環保的方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。六、考核與獎懲（一）考核指標1.派團單信息準確性：考核派團單填寫的信息是否準確、完整，有無因信息錯誤導致的工作失誤。2.派團單流轉及時性：考察派團單在各部門之間流轉的時間是否符合規定要求，有無出現延誤現象。3.團隊服務質量：根據客戶反饋、領隊日志、導游服務反饋表等資料，評估團隊的服務質量是否達到派團單規定的標準和客戶期望。4.客戶滿意度：通過客戶調查、回訪等方式，了解客戶對團隊服務的滿意度，作為考核的重要依據。（二）獎勵措施1.對于在派團單管理和團隊服務過程中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.具體獎勵標準如下：派團單信息準確無誤，且在流轉過程中未出現任何延誤，為團隊服務提供了有力保障，給予部門或個人[X]元獎金。團隊服務質量得到客戶高度評價，客戶滿意度達到[X]%以上，且在行業內獲得良好口碑，給予部門負責人[X]元獎金，團隊成員[X]元獎金，并頒發榮譽證書。在派團單管理或團隊服務方面提出創新性建議或方法，為公司提高運營效率、降低成本、提升服務質量做出顯著貢獻的，給予[X]元獎勵，并在公司內部進行推廣。（三）懲罰措施1.對于在派團單管理和團隊服務過程中出現失誤或違規行為的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的懲罰。懲罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.具體懲罰標準如下：因派團單信息錯誤導致團隊服務出現重大失誤或客戶投訴的，給予相關責任人警告處分，并罰款[X]元。派團單流轉延誤，影響團隊出行計劃的，給予部門負責人警告處分，相關責任人罰款[X]元。如延誤時間較長，造成嚴重后果的，給予降職處理。團隊服務質量未達到派團單規定標準，客