檔案數字化操作規程紙質檔案目 次前言 II112范引文件 13本則 14施體 15作織 26理求 27作程 4附錄A（料附）紙質案字管登表示例 9附錄B（料附）紙質案字工操流程圖 31參考獻 32I檔案數字化操作規程紙質檔案范圍GB/T20530—2006文獻檔案資料數字化工作導則DA/T18檔案著錄規則DA/T20.1民國檔案著錄細則DB35/T161文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則《國家秘密載體印制資質管理辦法》（國保發〔2012〕7號）《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號）安全采取科學、有效的安全措施和技術手段，建立安全保密機制，做到檔案數字化加工全程可控。規范共享（）1GB/T20530—20065人員場地（A6（AA.2）AA.3），非2設備（A數據A/AA.6），（/AA.7）（AA.8）3AA.9）（AA.10）B（化審批書參見附錄AA.11）實體出庫申請單參見附錄AA.12）AA.13）前處理編頁）14（）（復情況登記表參見附錄AA.14）掃描AA.91/3524300dpi600dpi600dpiTIFF、JPEGJPEG2000JPEG可用無損壓縮TIFFOFDPDFA（）參見附錄AA.16OFD/PDF糾偏裁邊mm～3mm去污加強圖像質量的檢查工作（檔案數字化圖像抽檢情況登記表參見附錄A中的表A.17），重點包括以下方面：6DA/T18DA/T20.1DB35/T161DBFXLS（AA.18）。（AA.AA.100100599.9100％1005951007采用人工檢查的方式對工作文件的完整性和規范性進行100％檢查，合格率應達到100％。AA.21）（A8附錄A（資料性附錄）紙質檔案數字化管理登記表示例紙質檔案數字化管理登記表示例見表A.1至表A.22。表A.1檔案數字化監控硬盤更換情況登記表序號硬盤編號硬盤序列號監控起止時間更換人更換日期審核人備注年月日—年月日年月日—年月日年月日—年月日年月日—年月日年月日—年月日9表A.2檔案數字化安全巡查情況登記表序號巡查時間巡查情況巡查人備注巡查數字化現場時，應重點檢查前處理區、掃描區、圖像處理區、目錄著錄區、裝訂區、休息區、門窗等安全情況。巡查數字化設備時，應重點檢查監控視頻、電源、網絡、計算機、掃描儀、消防等設備的安全情況。巡查檔案保管庫時，應重點檢查溫濕度、門禁、燈、柜架、空調、除濕機等情況。10表A.3檔案數字化訪客出入情況登記表序號來訪單位（部門）理由人數來訪人員簽名陪同人員簽名入場時間離場時間月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分11表A.4檔案數字化設備維護檢修情況登記表序號時間設備名稱（編號）維護檢修方式處理結果檢修人審核人備注12表A.5檔案數字化成果備份清單時間：年月日備份內容概述載體類型載體規格載體數量備份數據明細序號載體編號備份數據內容卷（件）數案卷級目錄數文件級目錄數圖像畫幅數、容量及格式備注總計備份部門經辦人負責人保管部門經辦人負責人13表A.6檔案數字化存儲數據遷移/修改情況登記表序號數據地址數據類型和內容數量容量操作描述操作人審核人時間備注14表A.7檔案數字化硬盤/光盤使用情況登記表序號硬盤/光盤編號領用時間領用人用途讀取/刻錄使用設備編號/IP刻錄設備和硬盤/光盤歸還時間審核人備注15表A.8檔案數字化加工環節實體流轉情況登記表數字化加工環節（□前處理□掃描□圖像處理□圖像質檢□目錄著錄□目錄質檢□裝訂）序號起止卷（件）號卷（件）數領取時間領取人歸還時間庫管員備注月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分月日時分16表A.9檔案數字化加工流程單序號檔號序號檔號案卷總體情況非密件處理情況密件處理情況數據掛接頁/條）裝訂備注頁數（頁）密件數（件）密件頁數（頁）前處理（頁）掃描（頁）圖像處理（頁）圖像質檢（頁）目錄著錄（條）目錄質檢（條）前處理（頁）掃描（頁）圖像處理（頁）圖像質檢（頁）目錄著錄（條）目錄質檢（條）裝訂（頁）裝訂質檢（頁）注：流程單隨檔案在數字化各環節中流轉，集中記錄每卷/件紙質檔案（以檔號為單位）從抽取密件到裝訂每個環節的數量、操作人員和時間等信息。（抽取密件：非密件環節密件環節17表A.10檔案數字化加工現場工作日志日期：年月日時間主要事項記錄人備注18表A.11檔案數字化審批書批次數字化對象數字化管理部門意見部門負責人：年月日檔案保管部門意見部門負責人：年月日單位意見現批準對等（件）檔案進行數字化。分管領導：年月日19表A.12檔案數字化實體出庫申請單填寫時間：年月日調卷部門調卷人負責人調卷目的案卷明細全宗號目錄號案卷號數量（卷）備注檔案保管部門辦理情況調卷人時間年月日歸卷人時間年月日20表A.13檔案數字化抽取密件情況登記表檔號起止頁號頁數密級備注責任人：日期：21表A.14檔案數字化實體修復情況登記表序號檔號起止頁號頁數提交人接收人提交日期修復情況歸還日期備注22表A.15檔案數字化圖像命名與存儲示例（以件為單位）檔號結構全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號注：檔案門類代碼和機構（問題）代碼為可選項。示例：11261（503-06YBS00。圖像命名JPG圖像命名：全宗號-年度-保管期限代碼-機構代碼-件號-每頁頁號.jpg示例：0131-2006-Y-BGS-0001-0001.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0002.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0003.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0004.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0005.jpgPDF圖像命名：全宗號-年度-保管期限代碼-機構代碼-件號.pdf示例：0131-2016-Y-BGS-0001.pdf圖像存儲JPG圖像存儲：PDF圖像存儲：23表A.16檔案數字化圖像命名與存儲示例（以卷為單位）檔號結構案卷級：全宗號-目錄號-案卷號文件級：全宗號-目錄號-案卷號-件（頁）號注：有分卷號的，可在案卷號后加“分卷號”。示例：11111（150300-01，0131-001-0001-0001圖像命名JPG圖像命名：全宗號-目錄號-案卷號-件（頁）號.jpg示例：0131-001-0001-0001.jpg0131-001-0001-0002.jpg0131-001-0001-0003.jpg0131-001-0001-0004.jpg0131-001-0001-0005.jpgpdf圖像命名：全宗號-目錄號-案卷號-件（頁）號.pdf示例：0131-001-0001-0001.pdf圖像存儲JPG圖像存儲：PDF圖像存儲：24表A.17檔案數字化圖像抽檢情況登記表第批次畫幅總數：抽檢數：抽檢率：序號檔號畫幅數（頁數）抽檢情況備注情況匯總責任人：日期：25表A.18檔案數字化目錄抽檢情況登記表第抽檢數：抽檢率：序號檔號目錄數（條數）抽檢情況備注情況匯總責任人：日期：26表A.19檔案數字化圖像驗收單第批次序號全宗號目錄號（年度）起止卷（件）號卷（件）數畫幅數質檢人驗收人驗收結果備注注：“目錄號（年度）”欄目中，以卷為單位的檔案填寫“目錄號”，以件為單位的檔案填寫“年度”。審核人：審核時間：審核結果：27表A.20檔案數字化目錄驗收單第批次序號全宗號目錄號（年度）起止卷（件）號卷（件）數案卷級目錄數文件級目錄數質檢人驗收人驗收結果備注注：“目錄號（年度）”欄目中，以卷為單位的檔案填寫“目錄號”，以件為單位的檔案填寫“年度”。審核人：審核時間：審核結果：28表A.21檔案數字化成果移交單第移交內容概述移交數據明細序號全宗號目錄號（年度）卷（件）起止號卷（件）數案卷級目錄數文件級目錄數圖像文件數、畫幅數、容量及格式備注總計移交部門經辦人負責人移交時間接收部門經辦人負責人接收時間分管領導注：“目錄號（年度）”欄目中，以卷為單位的檔案填寫“目錄號”，以件為單位的檔案填寫“年度”。29表A.22檔案數字化實體歸還入庫移交單第批次移交時間：年月日序號全宗號目錄號（年度）起止卷（件）號卷（件）數備注注：“目錄號（年度）”欄目中，以卷為單位的