乙供材料管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范乙供材料的采購、供應、驗收、存儲、使用等環節的管理，確保工程質量，控制工程成本，提高項目管理效率，保障工程項目順利實施。2.適用范圍本制度適用于公司所有采用乙供材料的工程項目，包括但不限于新建、改建、擴建等各類建筑工程、市政工程及其他相關工程項目。3.定義乙供材料：指由乙方負責采購供應的用于工程項目的各類材料、構配件及設備等物資。二、職責分工1.采購部門負責根據工程進度計劃和材料需求計劃，制定乙供材料采購計劃，并組織實施采購工作。選擇合格的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。負責采購合同的簽訂、執行和跟蹤，確保按時、按質、按量供應材料。協調解決采購過程中的問題，如與供應商的糾紛、交貨延遲等。2.工程管理部門參與乙供材料需求計劃的編制，提供技術要求和質量標準。負責對乙供材料的到貨情況進行核對，組織相關人員進行驗收，并對驗收結果負責。監督施工單位合理使用乙供材料，避免浪費和違規使用。配合采購部門處理與乙供材料相關的工程變更事項。3.質量控制部門制定乙供材料的質量檢驗標準和驗收流程。對乙供材料進行抽檢和檢驗，確保材料質量符合要求。參與不合格乙供材料的評審和處理，跟蹤整改情況。4.財務部門負責乙供材料采購資金的審核和支付。對乙供材料的成本進行核算和分析，提供成本控制建議。配合相關部門進行乙供材料的結算工作。5.施工單位根據工程進度計劃，提前向采購部門提交乙供材料需求計劃。負責乙供材料的現場接收、存儲和保管，做好防潮、防雨、防盜等措施。按照施工圖紙和規范要求，合理使用乙供材料，確保工程質量。配合采購部門、工程管理部門和質量控制部門進行材料驗收和相關工作。三、采購管理1.采購計劃編制施工單位應根據工程施工進度計劃，提前[X]天向采購部門提交乙供材料需求計劃，詳細注明材料名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。采購部門結合施工單位的需求計劃和工程總體進度安排，綜合考慮庫存情況、市場供應情況等因素，編制乙供材料采購計劃。采購計劃應明確采購材料的名稱、規格型號、數量、采購時間、預計到貨時間等內容。采購計劃編制完成后，應經采購部門負責人審核，報項目負責人批準后實施。如因工程變更等原因需要調整采購計劃，應及時辦理相關審批手續，并通知相關部門。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，通過市場調研、招標、詢價、邀請報價等方式，從名錄中選擇合適的供應商。選擇供應商時應綜合考慮其產品質量、價格、信譽、供應能力、售后服務等因素。對新供應商進行考察評估，收集其營業執照、生產許可證、產品質量檢驗報告、業績證明等相關資料，填寫供應商考察評估表。評估合格的供應商方可納入合格供應商名錄。定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括材料名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門。3.采購合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量供應材料。如遇供應商交貨延遲、質量問題等情況，應按照合同約定追究其違約責任，并采取相應的措施解決問題。定期向供應商了解材料生產進度和發貨情況，提前做好接貨準備工作。對于重要材料或批量較大的材料，應要求供應商提供發貨清單和運輸信息，以便及時跟蹤貨物運輸狀態。在采購合同執行過程中，如因工程變更等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，簽訂補充協議，并報相關部門備案。四、驗收管理1.驗收準備工程管理部門在乙供材料到貨前，應通知施工單位做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。質量控制部門根據材料的特點和質量標準，制定詳細的驗收方案，明確驗收項目、驗收方法、驗收標準等內容。驗收方案應在驗收前提交給驗收人員。2.到貨驗收乙供材料到貨后，施工單位應及時通知采購部門和工程管理部門。采購部門負責通知供應商提供質量證明文件等相關資料。驗收人員按照驗收方案對材料的數量、規格型號、外觀質量等進行檢查，并核對質量證明文件與材料的一致性。對于需要進行檢驗檢測的材料，應按照規定進行抽樣送檢。驗收合格的材料，驗收人員應填寫驗收報告，經施工單位、采購部門、工程管理部門和質量控制部門相關人員簽字確認后，辦理入庫手續。驗收不合格的材料，應及時通知采購部門與供應商協商處理，嚴禁不合格材料進入施工現場。3.驗收記錄與檔案管理驗收人員應做好驗收記錄，詳細記錄驗收時間、地點、材料名稱、規格型號、數量、質量狀況、驗收結果等信息。驗收記錄應妥善保存，作為工程質量追溯和結算的依據。采購部門負責整理和歸檔乙供材料的驗收資料，包括驗收報告、質量證明文件、檢驗檢測報告等。驗收資料應按照項目和時間順序進行分類存放，便于查詢和使用。五、存儲管理1.存儲場地規劃施工單位應根據工程現場實際情況，合理規劃乙供材料存儲場地，確保材料存儲安全、方便取用。存儲場地應具備防潮、防雨、防曬、防火、防盜等條件。不同種類、規格型號的乙供材料應分類存放，并設置明顯的標識牌，注明材料名稱、規格型號、數量、批次等信息。易燃易爆材料應單獨存放，并采取相應的安全防護措施。2.存儲保管措施施工單位應安排專人負責乙供材料的存儲保管工作，定期對材料進行檢查和盤點，確保材料數量準確、質量完好。如發現材料有損壞、變質等情況，應及時報告并采取相應的措施處理。對于易受潮、易生銹的材料，應采取防潮、防銹措施，如密封包裝、涂防銹漆、放置干燥劑等。對于貴重材料和關鍵材料，應加強保管，設置專門的存儲區域，實行專人專管。建立材料出入庫管理制度，嚴格執行材料出入庫手續。材料入庫時，應核對數量、規格型號、質量等信息，辦理入庫登記；材料出庫時，應根據施工單位的領料單發放，并做好出庫記錄。3.庫存盤點定期對乙供材料進行庫存盤點，盤點周期一般為[X]月或[X]季度。盤點工作由施工單位組織實施，采購部門、工程管理部門等相關人員參與。盤點結束后，應編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括實際庫存數量、賬存數量、盤盈盤虧情況及原因分析等。如發現賬實不符，應及時查明原因，進行賬務調整，并采取相應的措施處理。六、使用管理1.領用制度施工單位應根據施工進度和實際需要，填寫乙供材料領料單，注明材料名稱、規格型號、數量、用途等信息，經施工負責人簽字后，到倉庫領取材料。倉庫管理人員應按照領料單發放材料，并做好發放記錄。發放記錄應包括領料日期、領料人、材料名稱、規格型號、數量等內容。對于限量使用的乙供材料，施工單位應嚴格按照規定的用量領用，不得超領。如因特殊原因需要超領，應辦理相關審批手續。2.現場使用管理施工單位應按照施工圖紙和規范要求，合理使用乙供材料，確保工程質量。在使用過程中，如發現材料有質量問題或不適用情況，應及時停止使用，并報告采購部門和工程管理部門。加強對施工現場乙供材料的管理，嚴禁浪費和違規使用。對于剩余材料，應及時清理回收，辦理退庫手續，妥善保管。建立乙供材料使用臺賬，詳細記錄材料的領用、使用、剩余等情況。使用臺賬應定期與倉庫庫存記錄進行核對，確保賬實相符。3.監督檢查工程管理部門和質量控制部門應定期對施工現場乙供材料的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括材料的質量、用量、使用方法、存儲保管等方面。對于發現的問題，應及時下達整改通知，要求施工單位限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。如施工單位未按照要求整改，應按照相關規定進行處罰。七、成本控制1.采購成本控制采購部門應通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇優質、低價的供應商，降低采購成本。在采購過程中，應嚴格控制采購價格，避免盲目采購和高價采購。加強對采購合同的管理，嚴格按照合同約定支付貨款，避免逾期付款產生的違約金等額外費用。同時，應關注供應商的價格調整情況，及時協商調整采購價格。定期對乙供材料的采購成本進行分析，與預算成本進行對比，找出成本差異原因，采取相應的措施進行控制和改進。2.庫存成本控制施工單位應合理控制乙供材料的庫存數量，避免庫存積壓或缺貨。根據工程進度和材料消耗情況，科學制定庫存計劃，確保庫存數量合理。加強庫存管理，降低庫存損耗和存儲成本。如采取有效的存儲保管措施，減少材料損壞、變質等情況的發生；優化庫存布局，提高倉庫空間利用率等。定期對庫存成本進行核算和分析，評估庫存管理效果，及時調整庫存策略，降低庫存成本。3.成本核算與分析財務部門負責乙供材料成本的核算工作，按照規定的成本核算方法，準確計算材料采購成本、運輸成本、存儲成本、使用成本等各項費用。定期對乙供材料成本進行分析，與預算成本、歷史成本等進行對比，分析成本變動原因，提出成本控制建議和措施。成本分析報告應提交給項目負責人和相關部門，為決策提供依據。八、結算管理1.結算依據乙供材料的結算應以采購合同、驗收報告、領料單、發票等相關資料為依據。采購合同應明確結算方式、結算價格、付款條件等條款。驗收報告應作為證明材料質量合格、數量準確的依據；領料單應作為材料領用數量的證明；發票應作為支付貨款的合法憑證。2.結算流程采購部門在收到供應商的發票后，應核對發票信息與采購合同、驗收報告等資料的一致性。如信息無誤，填寫乙供材料結算申請表，附上相關資料，提交給財務部門審核。財務部門對結算申請表及相關資料進行審核，審核無誤后，按照采購合同約定的結算方式和付款條件辦理付款手續。付款完成后，財務部門應及時登記入賬，并將結算情況反饋給采購部門。采購部門負責與供應商進行結算對賬工作，確保雙方結算金額一致。如發現差異，應及時與供應商溝通協商，查明原因，進行調整。3.結算檔案管理財務部門負責整理和歸檔乙供材料的結算資料，包括結算申請表、采購合同、驗收報告、領料單、發票、付款憑證等。結算資料應按照項目和時間順序進行分類存放，便于查詢和審計。結算檔案應妥善保管，保存期限按照公司相關規定執