非營利組織活動策劃周例會流程一、制定目的及范圍為提高非營利組織活動策劃的效率與效果，確保各項活動的順利開展，特制定本周例會流程。本流程適用于所有涉及活動策劃的部門與團隊，旨在統一會議標準，明確責任分工，增強溝通與協作，確保活動的目標、進度及資源的有效利用。二、會議準備1.確定會議時間與地點會議需提前一周確定時間與地點，確保所有參會人員能夠及時參會。應考慮參會人員的工作安排，選擇一個相對固定的時間段，以提高出席率。2.制定會議議程根據本周活動的實際情況，制定詳細的會議議程。議程應包括：活動回顧、當前進展、問題討論、下一步計劃及責任分配等內容。會議議程需在會議前至少三天分發給參與者，以便他們提前準備。3.收集相關資料在會議召開前，收集與活動相關的各類資料，包括活動計劃書、預算、參與人員名單及反饋信息等，確保會議討論的基礎數據充分。三、會議流程1.會議啟動會議由指定的主持人開場，簡要介紹會議目的與重要性。主持人應確保會議氣氛積極，鼓勵參與者積極發言。2.活動回顧各部門負責人匯報上周活動的執行情況，分享活動亮點與問題。每位負責人應控制匯報時間，確保會議進度。匯報內容應包括：活動參與人數、反饋情況、預算使用情況及活動效果評估。3.問題討論在活動回顧后，針對匯報中提到的問題進行集中討論。主持人應引導討論，確保每位參與者都有機會表達意見。討論應圍繞如何解決問題展開，鼓勵提出切實可行的建議。4.當前進展各部門或小組匯報當前活動的進展情況，包括后續活動的準備狀態、資源需求及潛在挑戰。重點關注即將到來的活動，以確保各項準備工作按計劃進行。5.下一步計劃明確下一步的工作計劃，包括活動時間表、各項任務的截止日期及責任人。應確保每個任務都有明確的執行人，并在會議中進行確認。6.總結與反饋會議結束前，主持人對會議內容進行總結，重申各項決策與責任分工。參與者可就會議內容提出反饋，確保信息的透明與共享。最后，主持人感謝大家的參與與貢獻。四、會議記錄會議應由專人負責記錄，記錄內容包括會議討論的要點、決策結果及責任分配等。會議記錄在會議結束后24小時內整理完成，并通過電子郵件發送給所有參會人員，以便大家復習與跟進。五、后續跟進1.任務跟蹤對于會議中確定的各項任務，指定專人進行跟蹤，確保每項任務的進度與執行情況。每周可在下次例會中更新任務完成情況，確保各項工作按時推進。2.反饋機制設置反饋渠道，鼓勵參與者在會議后繼續提出意見與建議。可以通過匿名反饋表、郵件或定期溝通等方式收集大家的看法，以便不斷改進會議流程與活動策劃。3.評估與改進定期對會議的整體效果進行評估。可以通過問卷調查等形式了解參會人員的滿意度與改進建議。根據反饋信息，持續優化會議流程，使之更加高效與實用。六、注意事項1.參會人員確保每次會議的參會人員都與活動相關，避免不必要的人員參與，影響會議效率。對于重要決策，必要時可邀請相關領域的專家進行咨詢。2.時間管理會議時間應嚴格控制，避免討論過于冗長。主持人需靈活把握時間，對偏離主題的討論進行適當引導，確保會議目標明確。3.信息共享所有會議記錄及相關資料應在組織內部共享，確保信息透明。各部門可在此基礎上進行協作與配合，提高整體工作效率。4.文化建設營造良好的會議文化，鼓勵開放式討論與積極反饋，減少上下級之間的隔閡。建立尊重與信任的氛圍，使每位參與者都能暢所欲言。通過以上流程的設計與實施，非