實驗室檔案管理制度?一、總則1.目的為加強實驗室檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在實驗室教學、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于實驗室的所有檔案管理工作，包括但不限于實驗教學檔案、科研項目檔案、儀器設備檔案、人員檔案、安全環保檔案等。3.檔案管理職責實驗室設立檔案管理崗位，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。各部門負責人應督促本部門人員及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理人員，并對檔案材料的完整性和準確性負責。全體實驗室工作人員應積極配合檔案管理工作，自覺遵守檔案管理制度。二、檔案的收集與整理1.收集范圍實驗教學檔案：包括教學大綱、實驗指導書、實驗計劃、學生實驗報告、成績考核記錄等?？蒲许椖繖n案：包括項目申請書、立項批復、研究方案、實驗數據、研究報告、成果鑒定材料、獲獎證書等。儀器設備檔案：包括儀器設備購置申請、合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄、報廢申請等。人員檔案：包括實驗室工作人員的個人簡歷、崗位職責、培訓記錄、考核評價等。安全環保檔案：包括安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄、環保監測報告等。其他檔案：如實驗室規劃建設資料、對外交流合作資料等。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對收集到的檔案材料應進行初步整理，剔除重復、無效的材料。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件材料之間的有機聯系。按照檔案的類別、時間順序等進行分類整理，便于查找和利用。同一類檔案應按照重要程度、形成時間等進行排列，編制目錄和索引。4.整理方法實驗教學檔案：按照課程名稱、學期順序進行整理，每門課程的檔案材料集中存放?？蒲许椖繖n案：按照項目編號、研究階段進行整理，一個項目的檔案材料單獨成冊。儀器設備檔案：按照儀器設備名稱、型號進行整理，每臺儀器設備的檔案材料單獨存放。人員檔案：按照人員姓名進行整理，每人的檔案材料單獨成冊。安全環保檔案：按照檔案類別進行整理，如安全管理制度、應急預案等分別存放。其他檔案：按照檔案內容進行分類整理，如實驗室規劃建設資料可按照規劃時間、建設階段等進行排列。三、檔案的歸檔1.歸檔時間實驗教學檔案應在每學期結束后一個月內歸檔?？蒲许椖繖n案應在項目結題后三個月內歸檔。儀器設備檔案應在儀器設備驗收合格后一個月內歸檔。人員檔案應隨時產生隨時歸檔。安全環保檔案應及時歸檔。其他檔案應在相關工作結束后及時歸檔。2.歸檔流程檔案管理人員對整理好的檔案材料進行審核，確保檔案材料符合歸檔要求。對審核合格的檔案材料進行編號、裝訂、編目等處理，編制檔案目錄和索引。將檔案材料裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上注明檔案名稱、編號、日期等信息。將檔案存放在檔案庫房中，并按照檔案類別、編號等進行排列存放。四、檔案的保管1.檔案庫房建設實驗室應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品等。檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案存放方式檔案應按照類別、編號等進行排列存放，便于查找和利用。檔案應存放在檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放。對珍貴、易損的檔案應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。3.檔案保管期限實驗教學檔案保管期限為長期，一般不少于10年?？蒲许椖繖n案保管期限為長期，一般不少于15年。儀器設備檔案保管期限為長期，直至儀器設備報廢。人員檔案保管期限為長期，直至人員離開實驗室。安全環保檔案保管期限為長期，直至相關工作結束后10年。其他檔案保管期限根據實際情況確定。4.檔案定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、數量、完整性等。對檢查中發現的問題應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、補充缺失檔案等。每年應對檔案進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。五、檔案的查閱與利用1.查閱權限實驗室內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。外單位人員因工作需要查閱檔案的，應持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經實驗室負責人批準后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱涉及機密、絕密的檔案，應按照國家有關保密規定執行，經實驗室保密委員會批準后，方可查閱。2.查閱程序查閱人員應提前向檔案管理人員預約查閱時間，并告知查閱檔案的名稱、內容等信息。查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。3.檔案利用檔案管理人員應積極為實驗室工作人員提供檔案利用服務，根據查閱人員的需求，及時提供相關檔案資料。鼓勵實驗室工作人員對檔案進行分析、研究和利用，充分發揮檔案在教學、科研、管理等工作中的作用。對利用檔案取得的成果，如發表論文、撰寫報告等，應注明檔案資料的來源。六、檔案的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無保存價值的檔案。因保管不善等原因造成破損、霉變、蟲蛀等無法修復的檔案。經鑒定確認不再需要保存的檔案。2.銷毀程序檔案管理人員應定期對檔案進行清理，提出銷毀檔案的清單，并報實驗室負責人審核。實驗室負責人審核同意后，填寫《檔案銷毀申請表》，報上級主管部門批準。經上級主管部門批準后，檔案管理人員應會同相關部門人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。對擬銷毀的檔案應采取粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀檔案的名稱、數量、時間、地點、銷毀方式等信息，銷毀記錄應保存至少5年。七、檔案信息化管理1.檔案信息化建設目標建立實驗室檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。通過檔案信息化管理，實現檔案信息的快速查詢、檢索和利用，為實驗室教學、科研、管理等工作提供便捷的服務。利用檔案信息化管理手段，加強對檔案信息的安全保護，防止檔案信息泄露和丟失。2.檔案信息化管理內容檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、錄入等處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數據庫。檔案信息系統建設：建立實驗室檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等全過程的信息化管理。檔案信息安全管理：加強對檔案信息系統的安全保護，設置用戶權限，采取數據備份、加密等措施，防止檔案信息泄露和丟失。3.檔案信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理技能，確保檔案信息系統的正常運