展會期間會議承辦協議編號：__________

甲方（會議主辦方）名稱：__________

地址：__________

乙方（會議承辦方）名稱：__________

地址：__________

鑒于甲方舉辦__________展會，為提高展會質量，豐富展會內容，特邀請乙方作為會議承辦方，雙方經友好協商，達成如下協議：

一、合同目的：本協議旨在明確甲乙雙方在展會期間舉辦會議的相關事宜，確保會議的順利進行。

二、合同背景：甲乙雙方本著互惠互利、共同發展的原則，達成本協議。

三、會議名稱：__________

四、會議時間：__________

五、會議地點：__________

六、會議內容：__________

七、會議費用：__________

雙方的責任和義務：

甲方責任和義務：

1.負責提供會議場地，確保場地設施齊全、符合會議需求，并負責場地的清潔和安全維護。

2.提供會議所需的音視頻設備、投影儀、電腦等硬件設施，并保證其正常運行。

3.指定專人負責會議的組織和協調工作，確保會議議程的順利進行。

4.提前向乙方提供會議相關資料，包括參會人員名單、日程安排、參會須知等。

5.在會議期間，負責會議的秩序維護，確保會議的順利進行。

6.按照約定向乙方支付會議承辦費用。

7.協助乙方解決會議過程中可能出現的突發事件。

乙方責任和義務：

1.按照甲方提供的會議資料，制定詳細的會議承辦方案，包括會議日程、演講嘉賓安排、現場布置等。

2.負責會議現場布置，確保會場氛圍符合會議主題，并提供必要的會務服務。

3.指派專人負責會議接待，確保參會人員順利簽到、領取會議資料等。

4.提前與演講嘉賓溝通，確保其按時出席并完成演講任務。

5.配合甲方完成會議的宣傳工作，提高會議的知名度和影響力。

6.在會議結束后，整理會議資料，并按要求提交給甲方。

7.按照約定時間完成會議承辦工作，并確保會議質量。

雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照約定完成會議承辦任務，并確保會議質量。

2.乙方有權要求甲方提供必要的會議場地、設備和資料，以及合理的承辦費用。

雙方義務：

1.雙方應嚴格按照本協議約定履行各自的權利和義務。

2.雙方應保持溝通，及時解決會議過程中出現的問題。

3.雙方應保守會議秘密，不得泄露會議內容和參會人員信息。

4.雙方應遵守國家相關法律法規，不得違反國家政策。

如因不可抗力因素導致合同無法履行，雙方應根據實際情況協商解決。如協商不成，任何一方均有權終止合同，并要求對方退還已支付的款項。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額

本協議項下，甲方應向乙方支付會議承辦費用，總金額為人民幣__________元整（￥__________）。

二、支付方式

1.預付款：乙方在簽訂本協議之日起__________個工作日內，向甲方支付合同總金額的__________%作為預付款，即人民幣__________元整（￥__________）。

2.會議舉辦前支付：乙方在會議舉辦前__________個工作日，向甲方支付合同總金額的__________%作為會議舉辦前的支付，即人民幣__________元整（￥__________）。

3.會議結束后支付：乙方在會議結束后__________個工作日內，根據會議實際開銷及雙方確認的最終費用，向甲方支付剩余的合同金額，即人民幣__________元整（￥__________）。

三、支付條件

1.甲方在收到乙方提交的符合協議要求的會議承辦方案和預算后，支付預付款。

2.甲方在會議成功舉辦，且乙方提供的服務符合合同約定后，支付會議舉辦前的款項。

3.甲方在收到乙方提供的會議總結報告和財務報告，確認無誤后，支付會議結束后剩余的款項。

四、額外費用

1.如因乙方原因導致會議延期、費用增加，乙方應承擔相應的額外費用。

2.如因不可抗力導致會議取消或延期，雙方應根據實際情況協商解決額外費用問題。

五、違約責任

1.若甲方未按約定支付款項，應向乙方支付_____%的違約金。

2.若乙方未按約定提供會議服務，應向甲方支付_____%的違約金。

六、結算方式

雙方同意采用銀行轉賬方式進行款項結算，具體賬戶信息由甲方提供。

本協議項下的所有支付均以人民幣結算，并按照中國人民銀行規定的匯率執行。

違約與爭議解決機制：

一、違約行為及處理

1.甲方違約行為：

a.未按約定時間支付款項；

b.未提供符合協議要求的會議場地、設備和資料；

c.未按約定完成會議的組織和協調工作；

d.違反國家法律法規，導致合同無法履行。

2.乙方違約行為：

a.未按約定時間完成會議承辦任務；

b.未提供符合協議要求的會議服務；

c.提供的服務不符合合同約定；

d.違反國家法律法規，導致合同無法履行。

對于違約行為，違約方應承擔以下責任：

a.向守約方支付違約金，違約金為合同總金額的_____%；

b.按照守約方的實際損失，賠償守約方損失；

c.按照法律法規和合同約定承擔其他責任。

二、爭議解決

1.雙方在履行本協議過程中發生的爭議，應首先通過友好協商解決。

2.如協商不成，任何一方均有權將爭議提交至__________仲裁委員會仲裁。

3.仲裁委員會應按照《中華人民共和國仲裁法》的規定進行仲裁。

4.仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。

5.如任何一方不履行仲裁裁決，另一方有權向人民法院申請強制執行。

三、適用法律

本協議的訂立、效力、解釋、履行、終止及爭議的解決均適用中華人民共和國法律。

四、管轄法院

如雙方未達成仲裁協議或仲裁協議無效，任何一方均可向合同簽訂地或甲方所在地的人民法院提起訴訟。

五、不可抗力

如因不可抗力導致合同無法履行或部分履行，雙方應及時通知對方，并根據不可抗力的影響程度協商解決。如不可抗力持續超過__________天，任何一方均有權解除合同，并免除其在此期間的責任。

附則：

一、生效條件

本協議自雙方簽字蓋章之日起生效。本協議的生效需滿足以下條件：

1.甲方和乙方均具備完全民事行為能力；

2.雙方對本協議的內容充分了解并同意；

3.雙方在本協議上簽字蓋章。

二、有效期

本協議的有效期為自生效之日起至會議結束后__________個工作日止。在協議有效期內，雙方應嚴格遵守本協議的約定。

三、變更

1.本協議的任何變更，必須以書面形式進行，并經雙方簽字蓋章后生效。

2.未經雙方書面同意，任何一方不得擅自變更本協議的任何條款。

四、終止

1.本協議在以下情形下終止：

a.會議成功舉辦，且雙方履行完畢各自義務；

b.雙方協商一致，決定終止本協議；

c.因不可抗力導致本協議無法履行；

d.一方違約，另一方根據本協議約定解除合同。

2.本協議終止后，雙方應按照約定處理剩余事宜，包括但不限于費用結算、資料交接等。

五、通知

1.雙方應通過書面形式相互通知，包括但不限于地址變更、聯系方式變更等。

2.通知應以掛號信、特快專遞或雙方認可的電子方式發送，自發送之日起第三個工作日視為送達。

六、爭議解決

本協議的爭議解決方式、適用法律和管轄法院等事項，均按照本協議“違約與爭議解決機制”部分的規定執行。

七、其他

1.本協議未盡事宜，雙方可另行協商簽訂補充協議，補充協議與本協議具有同等法律效力。

2.本協議一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

3.本協議自雙方簽字蓋章之日起生效，自終止之日起失效。

甲方（會議主辦方）簽字：__________

乙方（會議承辦方）簽字：__________

簽訂日期：__________年__________月__________日

附件：

一、需求文檔

1.會議主題及目標；

2.參會人員構成及規模；

3.會議日程安排；

4.會議場地及設施要求；

5.會議宣傳及推廣方案；

6.會議預算及費用分配。

二、設計方案

1.會議場地布置方案；

2.會議宣傳物料設計；

3.會議資料及禮品設計。

三、技術規格

1.會議場地設備清單；

2.會議音視頻設備技術參數；

3.會議網絡及通訊設備技術參數。

四、各類證件復印件

1.甲方營業執照復印件；

2.乙方營業執照復印件；

3.甲方法定代表人身份證明復印件；

4.乙方法定代表人身份證明復印件；

5.雙方授權代表身份證明復印件。

五、其他相關文件

1.會議舉辦地政府相關部門的批準文件；

2.會議舉辦地安全保障措施；