竣工檔案歸檔細則1010?一、總則1.目的竣工檔案歸檔旨在全面、系統地收集、整理和保存工程項目建設過程中形成的各類文件資料，為項目的竣工驗收、交付使用、后期維護以及工程審計等提供依據，確保工程項目檔案的完整性、準確性和系統性。2.適用范圍本細則適用于[具體工程項目名稱]的竣工檔案歸檔工作，涵蓋項目建設全過程中形成的各類紙質文件、電子文件以及聲像資料等。3.歸檔原則遵循文件形成的自然規律，保持文件之間的有機聯系，按照項目建設程序、專業分類和形成時間順序進行整理歸檔。歸檔文件應真實、準確、完整、有效，能夠全面反映工程項目建設的實際情況。實行紙質檔案與電子檔案同步歸檔，確保兩者內容一致，便于查詢和利用。二、歸檔范圍及分類1.歸檔范圍項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復等。工程設計文件，如初步設計、施工圖設計、設計變更通知等。工程施工文件，涵蓋施工組織設計、施工技術交底、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。工程監理文件，包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、工程質量評估報告等。工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等。其他與工程項目有關的文件，如工程招投標文件、合同協議、會議紀要、來往信函等。2.分類工程前期文件類：按照文件性質和時間順序進行分類整理。工程設計文件類：分為初步設計、施工圖設計、設計變更等子類別，按專業和版本進行編號歸檔。工程施工文件類：依據施工階段和專業進行分類，如建筑工程、安裝工程等，每個專業下再細分不同的施工資料類別。工程監理文件類：按照監理工作流程和文件類型進行分類，如監理規劃、監理月報等。工程竣工驗收文件類：以文件內容和用途為分類依據，分別歸檔竣工驗收報告、竣工決算報告等。其他文件類：根據文件的關聯性和性質進行分類整理，如招投標文件、合同協議等。三、歸檔文件的質量要求1.紙質文件紙張應采用A4幅面（297mm×210mm），圖紙應折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。文件應字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全，日期準確。采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。破損的文件應進行修復或復制，復制件應加蓋復制單位公章，并注明原件存放處。2.電子文件電子文件應采用通用格式，如PDF、DOCX、XLSX等，確保長期可讀性。文件內容應與紙質文件一致，如有修改應在電子文件中注明修改時間和修改人。電子文件應按照分類要求進行命名和存儲，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。定期對電子文件進行備份，備份介質應妥善保存，防止數據丟失。3.聲像資料照片應圖像清晰，主題明確，能夠準確反映工程項目建設情況。照片應附有文字說明，包括拍攝時間、地點、人物、事件等。錄像資料應畫面穩定，聲音清晰，內容完整。錄像資料應進行剪輯整理，并配以文字說明。聲像資料應采用標準格式進行存儲，如JPEG（照片）、MP4（錄像）等，并按照分類要求進行命名和歸檔。四、歸檔流程1.收集各部門和參建單位應指定專人負責文件資料的收集工作，按照歸檔范圍及時收集本部門或本單位形成的各類文件資料。在工程項目建設過程中，各部門和參建單位應定期對文件資料進行整理和匯總，確保文件資料的完整性和準確性。對于外來文件，如設計變更通知、上級部門文件等，應及時簽收、登記，并按照要求進行分發和處理。2.整理收集到的文件資料應進行分類整理，按照本細則規定的分類方法和編號規則進行編號。對紙質文件進行裝訂，去除金屬物，采用左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。電子文件應按照分類要求進行命名和存儲，建立文件夾結構，并對文件進行編號，編號應與紙質文件一致。聲像資料應進行剪輯整理，配以文字說明，并按照分類要求進行命名和存儲。3.審核整理好的文件資料應由項目建設單位組織相關部門和參建單位進行審核，審核內容包括文件的完整性、準確性、規范性等。審核人員應認真核對文件的內容和格式，對于不符合要求的文件應及時返回相關部門或參建單位進行修改和補充。審核通過的文件資料應在審核記錄上簽字確認，作為歸檔的依據。4.歸檔審核通過的文件資料應及時進行歸檔，紙質文件應裝入檔案盒，按照分類順序排列，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、項目名稱等信息。電子文件應存儲在指定的服務器或存儲介質上，建立電子檔案庫，并按照分類要求進行存儲和管理。聲像資料應刻制成光盤，一式兩份，分別存儲在項目建設單位和檔案管理部門，并在光盤上標明檔案類別、年度、項目名稱等信息。五、歸檔時間要求1.項目建設單位應在工程項目竣工驗收后[X]個月內完成竣工檔案的歸檔工作。2.各參建單位應在工程項目竣工驗收前[X]天，將本單位形成的文件資料整理完畢，并提交給項目建設單位審核。3.對于工程項目建設過程中形成的緊急文件和重要文件，應及時收集、整理和歸檔，確保文件的時效性。六、檔案保管與利用1.檔案保管檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案應按照分類順序排列存放，便于查找和利用。同時，應建立檔案索引目錄，提高檔案檢索效率。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用本單位內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案的，應持有單位介紹信，經項目建設單位領導批準后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理部門應安排專人陪同，并做好查閱記錄。查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。七、監督與檢查1.項目建設單位應建立竣工檔案歸檔工作監督檢查機制，定期對各參建單位的文件資料收集、整理和歸檔情況進行檢查。2.監督檢查內容包括文件資料的完整性、準確性、規范性、歸檔時間等方面。對于發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。3.各參建單位應積極配合項目建設單位的監督檢查工作，如實提供文件資料和相關情況。對于拒不整改或整改不力的單位，項目建設單位將按照合同約定進行處罰。4.項目建設單位應將竣工檔案歸檔工作納入工程項目建設管理考核內