分部促銷贈品管理規定?一、總則1.目的為規范公司各分部促銷贈品的管理，確保促銷活動的順利開展，有效控制成本，提高促銷效果，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司旗下各分部在開展促銷活動時涉及的贈品管理。3.基本原則合法性原則：促銷贈品的選擇、采購、發放等活動必須符合國家法律法規的要求。成本效益原則：在保證促銷效果的前提下，合理控制贈品成本，實現成本效益最大化。公平公正原則：確保贈品的發放過程公平、公正，避免出現不公平競爭或歧視消費者的情況。可追溯原則：對促銷贈品的采購、庫存、發放等環節進行詳細記錄，以便于追溯和查詢。二、贈品的選擇與確定1.選擇依據與促銷活動主題相關：贈品應緊密圍繞促銷活動的主題進行選擇，能夠突出活動的特色和賣點，增強消費者對活動的認知和興趣。具有吸引力：選擇的贈品應具有一定的吸引力，能夠吸引目標消費者的關注和參與。贈品可以是實用的生活用品、時尚的裝飾品、熱門的電子產品等，但要避免選擇過于廉價或質量低劣的物品。符合目標消費者需求：根據目標消費者的年齡、性別、職業、興趣愛好等特征，選擇適合他們需求的贈品。例如，針對年輕消費者可以選擇時尚的手機配件、運動裝備等；針對家庭主婦可以選擇廚房用品、家居清潔用品等。便于攜帶和使用：贈品應便于消費者攜帶和使用，這樣可以提高贈品的實用性和傳播性。例如，選擇小巧輕便的禮品盒、易于收納的家居用品等。2.確定流程提出建議：各分部促銷活動策劃人員根據促銷活動的主題、目標消費者群體等因素，提出贈品的選擇建議，并填寫《贈品選擇建議表》，詳細說明贈品的名稱、規格、數量、預計成本等信息。審核評估：分部負責人對促銷活動策劃人員提出的贈品選擇建議進行審核評估，綜合考慮贈品的選擇依據、成本預算、市場反饋等因素，提出修改意見或批準建議。審核通過后的《贈品選擇建議表》作為贈品采購的依據。最終確定：對于重大促銷活動或涉及金額較大的贈品采購，需報公司總部市場部門進行審核。公司總部市場部門根據各分部的實際情況和市場整體策略，對贈品的選擇進行最終確定。三、贈品的采購管理1.采購計劃制定根據審核通過的《贈品選擇建議表》，各分部采購人員制定贈品采購計劃，明確采購的贈品名稱、規格、數量、采購時間、預計到貨時間等信息。采購計劃應提前提交給分部負責人審批。采購人員在制定采購計劃時，應充分考慮贈品的市場供應情況和價格波動因素，合理安排采購時間和數量，避免因采購不及時或采購過量導致的庫存積壓或缺貨現象。2.供應商選擇與管理供應商選擇原則：選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、供貨及時的供應商作為贈品的采購渠道。優先選擇與公司有長期合作關系、口碑良好的供應商。供應商評估與篩選：采購人員對潛在供應商進行評估和篩選，收集供應商的相關資料，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、價格報價等信息，并進行實地考察或樣品檢驗。根據評估結果，選擇合適的供應商建立合作關系。供應商管理：與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。定期對供應商的供貨質量、交貨及時性、價格合理性等進行評估和考核，對于表現不佳的供應商及時進行整改或更換。3.采購實施采購人員按照采購計劃與選定的供應商進行采購談判，確定最終的采購價格、交貨方式、付款方式等細節。在采購過程中，要嚴格遵守公司的采購流程和相關規定，確保采購活動的合法性和合規性。采購人員及時跟進采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，確保贈品按時、按質、按量到貨。對于采購過程中出現的問題或異常情況，及時向分部負責人匯報并采取相應的解決措施。4.驗收與入庫贈品到貨后，分部倉庫管理人員按照采購合同和相關標準對贈品進行驗收。驗收內容包括贈品的數量、規格、質量、外觀等方面。如發現贈品存在數量短缺、質量問題或與合同約定不符的情況，應及時與供應商聯系協商解決。驗收合格的贈品辦理入庫手續，倉庫管理人員填寫《贈品入庫單》，詳細記錄贈品的名稱、規格、數量、入庫時間、供應商名稱等信息。入庫后的贈品應按照類別、規格、批次等進行分類存放，便于管理和查詢。四、贈品的庫存管理1.庫存管理制度建立健全贈品庫存管理制度，明確庫存管理的職責和流程。倉庫管理人員負責贈品的日常保管和出入庫登記工作，定期對庫存進行盤點和清查，確保庫存數量的準確性和賬實相符。制定贈品庫存的安全管理制度，加強對庫存贈品的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保贈品的質量不受影響。2.庫存盤點定期對贈品庫存進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點過程中，倉庫管理人員應認真核對庫存實物與《贈品入庫單》、《贈品出庫單》等賬目記錄是否一致，如有差異應及時查明原因并進行調整。編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括庫存數量、盤盈盤虧情況、差異原因分析等內容。盤點報告經倉庫管理人員簽字確認后，提交給分部財務人員進行審核和賬務處理。3.庫存預警設定贈品庫存的安全庫存和最低庫存預警值，當庫存數量低于最低庫存預警值時，倉庫管理人員及時向采購人員發出補貨通知，采購人員根據庫存情況和銷售預測，及時安排采購補貨。當庫存數量高于安全庫存時，應采取相應的促銷策略或調整采購計劃，以減少庫存積壓，降低庫存成本。五、贈品的發放管理1.發放原則公平公正原則：按照預先制定的促銷活動規則和條件，公平、公正地向符合要求的消費者發放贈品。不得隨意改變發放標準或條件，確保每個消費者都有平等的機會獲得贈品。實名登記原則：在贈品發放過程中，對消費者的相關信息進行實名登記，包括姓名、聯系方式、身份證號碼、購買憑證等。實名登記信息應妥善保管，確保消費者個人信息的安全和保密。限量發放原則：根據促銷活動的預算和贈品數量，合理設定贈品的限量發放標準。每個消費者在活動期間內獲得贈品的數量應符合規定要求，避免出現過度發放或浪費現象。2.發放流程消費者參與活動：消費者在參與促銷活動時，按照活動規則完成相應的購買行為或其他指定任務，獲得贈品領取資格。信息登記：消費者憑購買憑證或其他有效證明到指定的贈品發放地點進行信息登記。工作人員核對消費者的身份信息和購買憑證等資料，確保信息的真實性和準確性。贈品發放：工作人員根據登記信息，按照贈品發放標準和庫存情況，向消費者發放贈品。發放贈品時，應要求消費者在《贈品發放登記表》上簽字確認，確保發放過程的可追溯性。庫存核銷：贈品發放后，倉庫管理人員及時在庫存系統中核銷相應的庫存數量，確保庫存數據的準確性。同時，對已發放的贈品進行標記或記錄，防止重復發放。3.特殊情況處理贈品短缺：如在贈品發放過程中出現贈品短缺的情況，應及時向消費者說明原因，并協商解決方案。可以考慮為消費者提供替代贈品或給予一定的補償措施，以維護消費者的權益和滿意度。消費者信息錯誤：如發現消費者登記的信息存在錯誤或虛假情況，應拒絕發放贈品，并及時與消費者溝通核實。對于故意提供虛假信息的消費者，應按照相關規定進行處理。發放爭議處理：如消費者對贈品發放的標準、流程或結果存在爭議，應及時進行調查和處理。可以通過查看相關記錄、核實消費者信息、與工作人員溝通等方式，查明事實真相，并向消費者做出合理的解釋和處理決定。六、贈品的成本核算與控制1.成本核算方法建立贈品成本核算制度，明確贈品成本的核算范圍和方法。贈品成本包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、發放成本等直接成本以及與促銷活動相關的間接成本。采購成本按照實際采購價格計算，包括贈品的貨款、運費、稅費等。運輸成本根據實際發生的運輸費用進行核算。倉儲成本按照庫存占用的資金成本、倉儲設施折舊、倉儲管理人員工資等因素進行分攤計算。發放成本包括工作人員的工資、場地租賃費用、宣傳物料費用等。間接成本按照合理的分攤方法計入贈品成本，如按照促銷活動的銷售額、銷售量、贈品數量等比例進行分攤。2.成本預算編制在促銷活動策劃階段，根據贈品的選擇和預計發放數量，編制贈品成本預算。成本預算應詳細列出各項成本費用的預計金額，并進行合理性分析和審核。贈品成本預算經分部負責人審核批準后，作為贈品采購、庫存管理、發放等環節成本控制的依據。在活動執行過程中，嚴格按照成本預算進行費用支出控制，確保實際成本不超過預算金額。3.成本控制措施采購成本控制：通過與供應商談判、招標采購、批量采購等方式，爭取更優惠的采購價格。同時，加強對采購過程的監督和管理，防止采購過程中的腐敗行為和浪費現象。庫存成本控制：合理控制贈品的庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象。通過優化庫存管理流程、提高庫存周轉率等方式，降低庫存占用的資金成本和倉儲成本。發放成本控制：在贈品發放過程中，合理安排工作人員數量和工作時間，提高工作效率，降低發放成本。同時，優化發放場地和宣傳物料的使用，減少不必要的費用支出。成本分析與監控：定期對贈品成本進行分析和監控，對比實際成本與預算成本的差異，找出成本控制的薄弱環節，并采取相應的改進措施。如發現成本超支情況，及時進行原因分析，并提出調整方案，確保成本控制在合理范圍內。七、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對各分部的促銷贈品管理情況進行審計監督，檢查贈品的選擇、采購、庫存、發放等環節是否符合本規定的要求，成本核算是否準確，相關記錄是否完整等。分部負責人應對本分部的促銷贈品管理工作進行日常監督，確保各項管理規定得到有效執行。對于發現的問題及時進行整改，并向公司總部報告整改情況。2.外部監督接受政府相關部門、消費者協會等外部機構的監督檢查，積極配合其工作，如實提供有關促銷贈品管理的資料和信息。對于外部機構提出的意見和建議，及時進行整改和落實。關注消費者的反饋和投訴，對于消費者反映的贈品質量問題、發放不公等情況，及時進行調查處理，并將處理結果反饋給消費者。通過良好的售后服務，維護公司的品牌形象和市場信譽。八、違規處理1.對于違反本規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰警告：對于初次違反規定且情節較輕的行為，給予警告處分，責令限期整改。罰款：對于違反規定導致公司經濟損失或造成不良影響的行為，根據損失金額或影響程度給予相應的罰款處罰。罰款金額從責任人的績效獎金或工資中扣除。辭退：對于嚴重違反規定、給公司造成重大損失或惡劣影響的行為，公司將予以辭退處理，并依法追究其法律責任。2.因違規行為給公司造成的經濟損失，由責任人承擔相應的賠償責任賠償金額根據實際損失