原始記錄管理制度?一、總則1.目的為了加強公司原始記錄的管理，確保原始記錄的真實性、完整性、準確性和及時性，為公司的生產經營、質量管理、成本核算、統計分析等提供可靠依據，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門及人員涉及的原始記錄的管理，包括但不限于生產、質量、設備、采購、銷售、財務等方面產生的各類原始記錄。3.職責分工歸口管理部門質量管理部門負責制定原始記錄的格式規范、填寫要求和審核標準，并對原始記錄的填寫質量進行監督檢查。負責建立原始記錄臺賬，對原始記錄的歸檔、保管、借閱等進行統一管理。組織對原始記錄相關人員的培訓，確保其熟悉原始記錄的管理要求和填寫規范。各部門職責各部門負責本部門原始記錄的設計、使用、收集、整理和初步審核，并指定專人負責原始記錄的日常管理工作。確保本部門原始記錄的及時、準確填寫，按照規定的流程和時間要求進行傳遞和歸檔。配合質量管理部門對原始記錄進行定期檢查和不定期抽查，對發現的問題及時整改。二、原始記錄的設計與規范1.設計原則原始記錄應根據公司的生產經營活動和管理需求進行設計，確保能夠準確反映業務過程和相關信息。設計應遵循簡單明了、易于填寫和操作的原則，避免過于復雜的格式和內容。考慮不同部門和崗位的使用需求，確保原始記錄的通用性和兼容性。2.格式規范原始記錄應統一編號，編號應具有唯一性和系統性，便于識別和查詢。記錄表格應包括表頭、正文和簽字欄等部分。表頭應注明記錄名稱、編號、日期、部門、人員等基本信息；正文應根據業務內容設計相應的欄目，確保能夠完整記錄相關數據和信息；簽字欄應包括記錄人、審核人、批準人等簽字位置，以明確責任。對于需要記錄多個項目或數據的表格，應合理劃分欄目，避免欄目過多或過少導致信息記錄不完整或混亂。原始記錄的格式應保持相對穩定，如需修改，應按照規定的程序進行審批，并及時通知相關使用人員。3.填寫要求原始記錄應使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色筆填寫（特殊規定除外）。填寫內容應真實、準確、完整，不得隨意涂改、偽造或遺漏。如填寫錯誤，應在錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內容，并由記錄人簽字確認。數據填寫應清晰、規范，數字和文字應工整、易于辨認。對于數值型數據，應按照規定的計量單位填寫，不得省略或縮寫。記錄中的簽名應真實有效，不得代簽。簽字人應確保對記錄內容負責，審核人和批準人應認真審核記錄內容，簽署審核意見和批準意見。對于需要填寫時間的記錄，應精確到年、月、日、時、分，確保時間的準確性。三、原始記錄的填寫與收集1.填寫流程業務發生時，相關人員應及時按照原始記錄的格式規范和填寫要求進行記錄。記錄應與業務操作同步進行，不得事后補記。記錄過程中，如發現疑問或不確定的信息，應及時與相關人員溝通確認，確保記錄的準確性。填寫完成后，記錄人應認真核對記錄內容，確保無誤后簽字確認。2.收集要求各部門應指定專人負責原始記錄的收集工作，確保原始記錄能夠及時、完整地收集到。收集人員應按照規定的時間和范圍收集原始記錄，不得遺漏。對于跨部門的業務記錄，應加強溝通協調，確保記錄的全面性。收集到的原始記錄應保持整潔、完好，不得折疊、損壞或丟失。如發現原始記錄有破損或缺失，應及時查明原因并采取相應措施。3.傳遞與交接原始記錄收集后，應按照規定的流程進行傳遞和交接。傳遞過程中應確保記錄的安全、及時，避免延誤或丟失。涉及多個部門的原始記錄，應明確傳遞順序和交接時間節點，各部門應密切配合，確保記錄能夠順利流轉。交接原始記錄時，應辦理交接手續，交接雙方應簽字確認交接記錄的名稱、數量、完整性等信息，以明確責任。四、原始記錄的審核與批準1.審核職責原始記錄填寫完成后，應由記錄人所在部門的審核人進行初步審核。審核人應檢查記錄內容是否完整、準確、清晰，填寫格式是否符合要求，簽字是否齊全等。質量管理部門應定期對原始記錄進行抽樣審核，審核內容包括記錄的真實性、準確性、合規性等方面。對于重要業務或關鍵環節的原始記錄，應進行重點審核。2.審核內容完整性審核：檢查原始記錄是否包含了業務活動所需的全部信息，各項數據和內容是否填寫齊全，有無遺漏。準確性審核：核對記錄中的數據是否真實、準確，計算是否正確，邏輯關系是否合理。與相關憑證、文件等進行比對，確保數據的一致性。規范性審核：審查原始記錄的填寫格式是否符合規定，文字表述是否規范，簽字蓋章是否齊全、有效。及時性審核：檢查原始記錄是否按照規定的時間要求填寫和提交，有無拖延現象。3.批準程序經審核無誤的原始記錄，應由部門負責人或授權人進行批準。批準人應在審核意見的基礎上，對原始記錄的真實性、準確性和合規性進行最終確認，并簽署批準意見。對于涉及重大事項或金額較大的原始記錄，可能需要更高層級的領導進行批準，具體審批流程應根據公司規定執行。批準后的原始記錄應加蓋批準章或簽字確認，以表明其經過正式批準，具備法律效力。五、原始記錄的歸檔與保管1.歸檔要求原始記錄應按照分類、編號順序進行歸檔，確保歸檔資料的系統性和完整性。歸檔的原始記錄應包括記錄表格、相關憑證、附件等，應確保資料的齊全配套，不得隨意抽取或丟失。對于電子形式的原始記錄，應按照規定的存儲方式和命名規則進行保存，確保數據的安全性和可檢索性。同時，應定期進行備份，防止數據丟失。2.保管期限原始記錄的保管期限應根據國家法律法規、行業規定以及公司實際情況確定。一般情況下，重要的原始記錄應長期保存，如涉及產品質量追溯、財務審計、法律糾紛等方面的記錄；一般性的原始記錄可根據業務性質和管理需要確定保管期限，通常為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀原始記錄，應按照規定的程序進行審批，并填寫銷毀清單，確保銷毀過程的可追溯性。3.保管環境原始記錄應存放在安全、干燥、通風的場所，避免受潮、發霉、蟲蛀等情況的發生。對于紙質原始記錄，應存放在專門的檔案柜或文件夾中，并進行分類標識，便于查找和管理。電子原始記錄應存儲在穩定可靠的存儲設備上，并采取必要的安全防護措施，如設置訪問權限、定期殺毒等，防止數據泄露或損壞。六、原始記錄的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱原始記錄時，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、記錄名稱、編號等信息，經所在部門負責人批準后，到質量管理部門指定地點查閱。查閱原始記錄時，應在指定地點進行，不得擅自將原始記錄帶出查閱場所。查閱過程中應愛護原始記錄，不得在記錄上涂改、標記或損壞。查閱人員應按照批準的查閱范圍和內容進行查閱，不得超出范圍查閱無關記錄。查閱結束后，應及時將原始記錄歸還質量管理部門，并辦理歸還手續。2.借閱規定因特殊原因需要借閱原始記錄的，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經所在部門負責人審核，質量管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人應對借閱的原始記錄妥善保管，不得轉借他人，不得在原始記錄上進行任何形式的修改或復制。如因保管不善導致原始記錄損壞、丟失，借閱人應承擔相應責任。借閱期滿后，借閱人應及時歸還原始記錄。歸還時，質量管理部門應檢查原始記錄的完整性和完好性，如有問題應及時與借閱人溝通解決。七、原始記錄的保密管理1.保密范圍原始記錄中涉及的公司商業秘密、技術秘密、客戶信息、財務數據等敏感信息均屬于保密范圍。包括但不限于產品配方、生產工藝、質量數據、銷售合同、客戶名單、財務報表等相關記錄內容。2.保密措施所有接觸原始記錄的人員應嚴格遵守公司的保密制度，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對原始記錄的存儲和保管應采取必要的保密措施，如設置專用的存儲設備、加密存儲數據、限制訪問權限等，防止信息泄露。在查閱、借閱原始記錄時，應嚴格按照規定的程序進行操作，確保保密信息不被無關人員獲取。對于涉及保密內容的原始記錄，應在規定的保密場所進行查閱和使用。如發現原始記錄的保密信息有泄露跡象或可能被泄露的情況，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司相關部門。八、原始記錄的統計與分析1.統計要求質量管理部門應定期對原始記錄進行統計，統計內容應根據公司管理需求和業務特點確定，如產品產量、質量指標完成情況、設備運行參數等。統計過程中應確保數據的準確性和及時性，采用科學合理的統計方法和工具，對原始記錄進行分類匯總和分析。統計結果應形成統計報表或報告，報表和報告應內容清晰、數據準確，能夠直觀反映公司的生產經營狀況和相關指標完成情況。2.分析方法運用數據分析方法，如趨勢分析、對比分析、關聯分析等，對原始記錄中的數據進行深入挖掘，找出數據背后的規律和問題。通過分析原始記錄，評估公司業務活動的績效，發現潛在的風險和機會，為公司的決策提供數據支持和參考依據。定期召開數據分析會議，組織相關部門和人員對統計分析結果進行討論和交流，共同探討問題解決方案和改進措施。3.結果應用將原始記錄的統計分析結果應用于公司的生產經營管理決策中，如調整生產計劃、優化質量控制措施、改進設備運行管理等。根據統計分析結果，制定相應的績效考核指標和目標，激勵員工提高工作績效，促進公司整體業績提升。對原始記錄統計分析中發現的問題和趨勢進行跟蹤和監測，持續改進公司的管理流程和方法，確保公司的生產經營活動持續健康發展。九、監督與考核1.監督檢查質量管理部門應定期對各部門原始記錄的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括記錄的填寫質量、審核批準情況、歸檔保管情況、查閱借閱情況等。采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式，對原始記錄進行全面監督。檢查過程中應做好記錄，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。各部門應積極配合質量管理部門的監督檢查工作，如實提供原始記錄及相關資料，不得拒絕或隱瞞。2.考核機制建立原始記錄管理考核機制，將原始記錄管理工作納入部門和個人的績效考核體系。考核指標包括記錄的準確性、完整性、及時性、規范性等方面。根據監督檢查結果，對原始記錄管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題較多、整改不力的部門和個人進行批評教育，并根據情節輕