招標投標檔案管理暫行規定?一、總則（一）目的為加強招標投標檔案管理，規范招標投標活動中的文件資料收集、整理、歸檔和保管等工作，確保招標投標檔案的完整性、準確性和系統性，維護招標投標活動的真實性和嚴肅性，特制定本暫行規定。（二）適用范圍本規定適用于各類依法必須進行招標的工程建設項目、貨物采購項目、服務采購項目等招標投標活動中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則招標投標檔案由招標人或其委托的招標代理機構負責集中收集、整理和歸檔，實行統一管理，確保檔案的完整性和規范性。2.真實有效原則檔案內容必須真實反映招標投標活動的全過程，文件資料應來源可靠、內容準確、手續完備，不得偽造、篡改。3.分類科學原則按照招標投標活動的流程和文件資料的性質進行科學分類，便于檔案的整理、查閱和保管。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）招標人職責1.建立健全招標投標檔案管理制度，明確檔案管理機構和人員職責。2.組織、指導和監督招標代理機構及其他參與招標投標活動的單位做好檔案管理工作。3.負責收集、整理、歸檔本單位在招標投標活動中形成的文件資料，并對檔案的真實性、完整性和準確性負責。4.按照規定向有關部門報送招標投標檔案，并接受監督檢查。（二）招標代理機構職責1.在招標人委托范圍內，按照檔案管理要求，負責收集、整理、歸檔招標投標活動中的文件資料。2.協助招標人做好檔案管理工作，及時向招標人移交檔案，并對檔案整理的規范性和完整性負責。3.接受招標人及有關部門的監督檢查，按照要求提供檔案資料。（三）其他參與單位職責參與招標投標活動的投標人、評標專家、監督部門等單位，應按照各自職責，妥善保管在活動中形成的文件資料，并按照規定向招標人或相關部門提供。三、檔案內容及分類（一）前期準備文件1.項目審批、核準或備案文件，包括可行性研究報告批復、項目立項批復等。2.招標代理委托合同，明確招標代理機構的職責、服務范圍、費用等內容。（二）招標公告及相關文件1.招標公告，包括招標項目名稱、內容、規模、資金來源、招標人及聯系方式等信息，應在指定媒體發布。2.資格預審公告（如有），包含資格預審條件、標準和方法等內容。3.招標公告及資格預審公告發布的證明材料，如媒體發布截圖等。（三）資格審查文件1.資格預審文件，包括資格預審申請書格式、申請人須知、資格審查標準和方法等。2.資格預審申請文件，由潛在投標人編制，包括營業執照副本、資質證書、業績證明、財務狀況、人員資質等相關證明材料。3.資格后審文件（如有），包含資格后審的條件、標準和方法等，以及投標人在投標文件中提供的資格證明文件。（四）招標文件1.招標文件，涵蓋招標項目的技術要求、商務條款、評標標準和方法、合同主要條款等內容。2.招標文件的澄清、修改文件，記錄對招標文件的補充、修改內容及通知發布方式和時間。（五）投標文件1.投標函，投標人對投標報價、工期、質量等實質性內容的承諾。2.法定代表人身份證明或授權委托書，證明投標人代表的身份和權限。3.投標報價表，明確各項報價明細。4.技術規格偏離表，對比招標文件技術要求，說明投標文件的技術響應情況。5.商務條款偏離表，闡述投標文件對商務條款的響應差異。6.資格證明文件，如營業執照副本、資質證書、業績證明、財務狀況、人員資質等相關材料。7.其他投標文件內容，如技術方案、售后服務承諾等。（六）開標、評標文件1.開標記錄，記錄開標時間、地點、投標人名稱、投標報價、投標文件密封情況等。2.評標委員會組成文件，包括評標專家名單及專家資格證明材料。3.評標報告，詳細記錄評標過程、評標結果，包括評標委員會對各投標人的評審意見、推薦中標候選人名單及理由等。4.評標過程中形成的其他文件，如投標人的澄清、說明材料，評標委員會的討論記錄等。（七）定標及中標文件1.定標決策文件，招標人關于確定中標人的決策過程記錄。2.中標通知書，明確中標人名稱、中標價格、工期等主要中標信息。3.中標人的投標文件副本，作為合同簽訂的參考依據。（八）合同文件1.合同文本，明確雙方權利義務、項目內容、價格、工期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同簽訂過程中的往來函件、補充協議等，記錄合同簽訂的協商過程和最終確定的合同內容。（九）其他文件1.招標投標活動中的會議紀要、工作聯系單等，記錄活動中的重要事項和溝通情況。2.投訴處理文件，包括投訴書、受理通知書、處理決定書等，涉及招標投標活動中的投訴及處理情況。3.其他與招標投標活動相關的文件資料。四、檔案整理要求（一）整理流程1.收集：及時收集招標投標活動各環節產生的文件資料，確保無遺漏。2.分類：按照上述檔案分類標準，對收集到的文件資料進行分類。3.編號：為每份文件資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號可采用年份+項目編號+類別編號+順序號的方式。4.裝訂：對紙張規格不一致或破損的文件進行統一整理和修補，采用左側裝訂方式，確保整齊、牢固。5.編目：編制檔案目錄，目錄應包括文件編號、題名、日期、頁號、備注等內容，確保目錄與檔案內容一一對應。（二）整理規范1.文字材料應字跡清晰、內容完整，如有修改應加蓋公章或相關人員簽字確認。2.圖紙應折疊成A4幅面，圖標欄露在外面，并加蓋竣工圖章。3.聲像材料應圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點、內容等信息，并進行分類整理。4.電子文件應采用通用格式存儲，確保文件的可讀性和可轉移性，并按照檔案管理要求進行命名和分類存儲。五、檔案歸檔要求（一）歸檔時間1.招標投標活動結束后，招標人或招標代理機構應在規定時間內完成檔案整理工作，并及時歸檔。一般應在合同簽訂后[X]個工作日內完成歸檔。2.對于分階段實施的項目，應在每個階段結束后及時歸檔該階段的文件資料。（二）歸檔方式1.紙質檔案應按照分類順序依次裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上注明項目名稱、檔案類別、起止日期等信息。2.電子檔案應存儲在移動存儲設備或專用服務器上，并建立相應的文件夾結構，按照檔案分類進行存儲。同時，應制作電子檔案目錄，與紙質檔案目錄相對應，便于查找和管理。3.聲像檔案應刻錄成光盤，并附上文字說明，與紙質檔案一并歸檔。（三）歸檔手續1.檔案整理人員應填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數量、編號等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案管理人員接收檔案后，應對檔案的完整性和規范性進行檢查，如發現問題應及時與移交人員溝通并整改。六、檔案保管與利用（一）保管要求1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，及時發現并處理檔案的損壞、丟失等問題。4.對電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。備份存儲設備應異地存放，確保數據安全。（二）利用規定1.建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的范圍、審批程序和利用方式。2.內部查閱檔案需填寫查閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。3.外部單位查閱檔案應持有單位介紹信或相關證明文件，經招標人或檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱檔案如需復制，應按照規定辦理審批手續。4.查閱檔案應做好記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。七、監督檢查（一）監督主體1.招標人應加強對自身及招標代理機構檔案管理工作的監督檢查，確保檔案管理工作規范有序。2.行業主管部門、招標投標監管部門等應定期對招標投標檔案管理情況進行監督檢查，發現問題及時責令整改。（二）檢查內容1.檔案管理制度的建立和執行情況，包括檔案管理機構設置、人員職責、檔案整理流程、歸檔時間要求等。2.檔案內容的完整性、準確性和規范性，檢查檔案是否涵蓋招標投標活動的各個環節，文件資料是否真實有效、格式規范。3.檔案保管條件和安全措施落實情況，查看檔案庫房是否符合要求，檔案存儲是否安全。4.檔案利用情況，檢查查閱制度的執行情況，查閱記錄是否完整。（三）整改要求1.對于監督檢查中發現的問題，招