浙江省疾病預防控制檔案管理辦法?第一章總則第一條目的為加強浙江省疾病預防控制檔案管理，規范檔案收集、整理、保管、利用等工作，有效保護和利用檔案資源，為疾病預防控制工作提供有力支持，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規，結合本省實際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于浙江省各級疾病預防控制機構（以下簡稱"疾控機構"）的檔案管理工作。第三條定義本辦法所稱疾病預防控制檔案，是指疾控機構在疾病預防與控制、衛生監測與檢驗、健康教育與促進、科研與培訓等工作中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條基本原則疾病預防控制檔案管理工作應遵循統一領導、分級管理、分類科學、整理規范、安全保密、便于利用的原則。第二章管理體制與職責第五條管理體制疾控機構應建立健全檔案管理工作機制，明確檔案管理部門及其職責，實行檔案工作主要負責人領導下的綜合管理部門歸口管理與業務部門分工負責相結合的管理體制。第六條檔案管理部門職責1.貫徹執行國家和地方有關檔案管理的法律法規、方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、銷毀等工作。3.指導和監督本單位各業務部門的檔案工作，開展檔案業務培訓。4.組織開發利用檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為疾病預防控制工作提供檔案信息服務。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理數字化、網絡化。6.對下屬單位的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查。第七條業務部門職責1.負責本部門業務工作中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.積極利用檔案資料，為本部門業務工作提供支持。第三章檔案的形成與收集第八條檔案形成1.疾控機構各部門和工作人員在開展疾病預防控制各項業務活動中，應按照檔案管理要求，及時形成各類檔案。2.檔案形成過程中，應使用規范的文件格式和書寫材料，確保檔案字跡清晰、圖表工整、聲像資料完整。第九條收集范圍1.疾病預防與控制類檔案，包括疫情報告、監測數據、防控方案、應急預案等。2.衛生監測與檢驗類檔案，涵蓋監測計劃、檢驗報告、質量控制記錄等。3.健康教育與促進類檔案，如宣傳資料、活動記錄、效果評估等。4.科研與培訓類檔案，包括科研項目申報書、研究成果、培訓教材、學員檔案等。5.行政管理類檔案，涉及機構設置、人事任免、財務報表、會議記錄等。6.設備物資類檔案，包含設備采購合同、驗收報告、物資出入庫記錄等。第十條收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照規定的時間和范圍，及時收集本部門形成的檔案。2.對重要業務活動形成的檔案，應實行同步收集，確保檔案的時效性和完整性。3.收集的檔案應齊全完整，如有缺失或損壞，應及時查明原因并補充、修復。第四章檔案的整理與歸檔第十一條整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。第十二條分類方法疾病預防控制檔案一般采用年度機構問題分類法，具體如下：1.年度分類：按照文件形成的年度進行分類。2.機構分類：根據疾控機構內部的部門設置進行分類。3.問題分類：按照檔案反映的問題性質進行分類，如疾病防控、衛生監測、科研等。第十三條整理要求1.對收集到的檔案進行分類、排列、編號、編目等整理工作。2.紙質檔案應去除金屬物，破損的檔案應進行修復或裱糊。3.電子檔案應按照規定的格式和命名規則進行整理，確保數據的可讀性和可維護性。第十四條歸檔要求1.各部門整理好的檔案應定期向檔案管理部門歸檔，歸檔時間一般為次年上半年。2.歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案交接手續完備。3.檔案管理部門應對歸檔檔案進行檢查驗收，不符合要求的檔案應退回原部門重新整理。第五章檔案的保管第十五條保管場所1.疾控機構應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度調節設備、消防設備等。第十六條檔案裝具1.檔案裝具應符合國家標準，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.紙質檔案應使用檔案盒或檔案袋進行裝盒（袋），并在盒（袋）上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應進行異地備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護。第十七條檔案保管期限疾病預防控制檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案，主要是反映疾控機構主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案，保管期限為16年至50年，是在較長時間內對疾控機構工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案，保管期限為5年以下，是在較短時間內對疾控機構工作有參考價值的檔案。第十八條檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、存放有序、保管安全。2.清查盤點每年至少進行一次，清查結果應形成報告，對發現的問題及時進行處理。第六章檔案的利用第十九條利用原則檔案利用應遵循依法依規、安全保密、服務優先的原則，在確保檔案安全的前提下，為疾病預防控制工作、科研教學、社會公眾等提供優質高效的檔案信息服務。第二十條利用方式1.提供檔案原件查閱、借閱。2.對檔案進行復制、摘錄，提供復制件或摘錄件。3.根據利用者需求，提供檔案信息咨詢服務，編制專題檔案資料。第二十一條利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內容、范圍等。2.檔案管理部門對利用申請進行審核，符合規定的予以批準。3.利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱、借閱檔案，查閱、借閱時應在登記薄上簽名登記。4.如需復制檔案，利用者應填寫復制申請表，經檔案管理部門負責人批準后，按照規定的程序和要求進行復制。5.利用者應在規定的時間內歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應辦理續借手續。第二十二條利用限制1.涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規定進行管理，限制利用范圍。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況確需外借的，須經檔案管理部門負責人批準，并辦理嚴格的外借手續，限期歸還。第七章檔案的鑒定與銷毀第二十三條鑒定組織疾控機構應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門和相關業務部門人員組成，負責檔案鑒定工作。第二十四條鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據檔案保管期限表和有關規定，結合疾控機構工作實際，對到期檔案進行鑒定。鑒定時應從檔案的內容、來源、時間、形式等方面綜合考慮，判斷檔案的保存價值。第二十五條鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，清冊應注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號等信息。4.檔案鑒定工作小組將銷毀清冊報疾控機構主要負責人審批。第二十六條銷毀要求1.經批準銷毀的檔案，應采用符合保密要求的方式進行銷毀，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應永久保存。第八章檔案信息化建設第二十七條建設目標疾控機構應積極推進檔案信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化、智能化，提高檔案管理效率和服務水平。第二十八條建設內容1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用等業務流程的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息資源的共享。3.加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。第二十九條數據維護1.檔案管理信息系統應定期進行維護和升級，確保系統的穩定性和兼容性。2.電子檔案數據庫應及時更新，保證數據的準確性和完整性。3.檔案管理人員應定期對檔案數字化成果進行檢查，發現問題及時處理。第九章監督與檢查第三十條監督檢查主體浙江省各級衛生健康行政部門負責對轄區內疾控機構的檔案管理工作進行監督檢查。第三十一條監督檢查內容1.檔案管理制度的建立和執行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的規范程度。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全保密措施的落實情況。第三十二條檢查結果處理1.對監督檢查中發現的問題，衛生健康行政部門應下達整改通知書，責令疾控機構限期整改。2.疾控機構應