用戶手冊

目錄

一、系統登陸2

二、頁面介紹2

三、功能介紹5

1、發文管理5

（1）模塊菜單設置5

（2）概述及流程5

（3）具體操作6

2、收文管理10

（1）模塊菜單設置10

（2）概述及流程10

（3）具體操作：11

3、版本跟蹤19

（1）模塊菜單設置19

（2）概述及流程19

（3）具體操作20

4、文檔管理23

（1）模塊菜單設置23

（2）概述23

（3）具體操作24

5、任務督辦33

6、日程管理33

7、項目郵箱33

8、信息中心34

一、系統登陸

1、打開瀏覽器，雙擊桌面InternetExplorer圖標;

2、在地址欄中輸入系統訪問地址，點擊'Enter回車'。系統打開登錄頁面，顯

示如下：

3、系統發文正文的在線編輯功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系統登錄頁

面下方有“本系統需要使用office安裝插件，請點擊這里,按照提示進行安裝。”

字樣，提示用戶安裝Office控件。點擊“這里”（如上圖示）打開安裝頁面，按

照提示安裝即可。另外，對于WIN7操作系統，請將本站點加入信任站點列表。

二、頁面介紹

系統的頁面分為三大塊（如圖所示）：導航欄，快捷按鈕及主頁面。通過導

航欄可以切換系統的各個功能模塊；快捷按鈕可以進行各種常用的快捷操作；主

頁面則是辦公主區域。

登入系統后的界面為系統首頁。首頁中的子模塊如下：①待辦事項：收發文

的消息提示。②抄送給我的公文：收發文流程中，被抄送人的待辦消息框。③發

文審批提醒；用戶發文通過審批后的提醒消息。④處理結果通知：用戶分發的任

務已經處理結束的通知。⑤圖紙審查任務；交用戶審查的圖紙文件。

用戶可以自定義首頁布局（包括各個小板塊的位置和增減）。點擊【添加模

塊】，然后在彈出的【選擇顯示模塊】中勾選或取消相應板塊后點擊【確認】，

提交當前設置。設置完畢點擊【保存布局】，將布局保存為當前用戶默認設置。

由于默認密碼過于簡單。建議大家第一次登錄的時候修改密碼。在首頁中的

左邊欄【我的辦公區】點擊【修改個人信息】，系統彈出人員信息框，用尸可以

修改密碼。最后點擊保存，即可生效。

另外，該頁面的正文俁存路徑為用戶提交正文時，系統為防止提交失敗后正

文丟失，自動保存到本地文件夾的路徑。設置為空則表示不使用自動保存功能。

▲其他設置

正文本地保存路G:位件保存是否接受系統郵Q是

徑：件：

L日保存重置1?取消

三、功能介紹

I、發文管理

(1)模塊菜單設置

①待處理：待處理發文是指待當前用

戶處理的發文，包括待簽發的發文

和抄送給當前用戶，并且未閱讀的

發文。

②流轉中：流轉中發文是指經過當前

用戶處理，待其他用戶處理的發

文。包括待審批、待處理的發文。

如果抄送當前用戶，用戶閱知后且

流程尚未結束的文，也會出現在這

個列表中，

③我的發文：我的發文是指與當前用

戶相關且已經處理結束的發文。當

前用戶曾經處理過或抄送給了當

前用戶的已結束的發文都會出現

在這個列表中。

④全部發文：全部發文是指當前用戶

可以查看的所有發文，包括與自己

相關的所有發文，或者于己無關，

但非受控且已結束的發文

(2)概述及流程

發文管理指項目組發送給外單位發文的擬稿、審批、簽發全過程管理，如圖

示：

擬稿審批簽發

發文流程示意圖如下：

對于當前用戶來說，可能需要完成以下環節的工作：如圖所示①插入編號;

②打印發文（線下流程）：③上傳掃描件；④上傳回執（可選）：

（3）具體操作

假如領導審批通過一篇發文并交由當前用戶進行簽發，那么用戶需要進行確

認簽發工作，具體操作如下：

①查看發文信息。首先住戶登錄首頁面，打開處理發文的方法有兩種:

②插入發文編號及日期。進入到【確認簽發】頁面。可以看到整個發文的詳細

內容以及流程信息。壓戶需要操作的是將編號和日期插入正文。如下圖，點

擊【插入編號】。

S

③打印簽發。進入【止文頁面】，可以看到編號和日期已自動插入到止文相應

位置。用戶核對好信息后打印正文，保存并關閉word頁面，回到【確認簽發】

頁面。然后，將打印出來的正文交給領導簽字并發往對方單位。

始件南國Acrobat

/2嶗嗖囿三7三▼專，汪宗X-MrAaBb(AaBbCAaBbCAaBb(AaBbCcD.A>BI

，?A?A￥sB3■S：i?6?匕砧?g1砧4好???*

?7甑口|=________

44g1?-,4<^44u__4s_w；

*二蘇FFTTHF置&司;

歌》U思平油田群聯合開發項目組“

EnpingOilfieldsJointDevelopmentProjectTeam-

大社F爺知可或—辱1號海潭石泊穴皿

Add：OffsncrePetroleumBuilding.r-Jo1induitryRoad2,ShenzfienChina

-X(Fax),(%-；65)%6；X32電話(Tei):(86-755)260224S4工備(PO$l：Ode)i515067v

■傳真(Fax).

□⑼工.-o-口&口:黑黑口心樓L

發往收件人＞傳舄號?

市洋石沙工程般份有限公監明經理

Am*FwNo^

技送，收件人”傳慮號」

A*'F?Nov

簽發人”融稿人,日M

?>工程師P2012529a

Da

硒

0-EPJP-FX-2012-00002<.

j￡p*?ia

相關項目(Ref.Project)：恩平油田群聯合開發項目.

主題(Subject)：關于恩平2小2油田合格原油含蛉量要求事宜.

Pos4.6cmUnezlBCofelPAGE1/1PAGESSECTK

「雷播町廠.#］「^5^一

④上傳簽字版掃描件。點擊附件下方的【添加文件】，上傳簽字版的掃描件。

最后點擊【提交】按鈕，此時發文流程結束，文件自動歸檔，內部抄送人可

以查看到該發文。

⑤上傳回執。對于要求對方提供回執的發文，用戶需要上傳回執文件。操作如

下：

A.打開發文管理中【全部發文】頁面，找到相應的文件，點擊【6】o進入

【上傳回執】頁面進行處理。如圖示：

B.點擊上傳回執后面的【添加文件】按鈕，完成回執的上傳工作（與添加附

件的操作相同），最后點擊【提交】，回執文件便添加到該發文，并自動歸

檔。如圖示：

€J*Xl=]xe

G首頁金娥文上K回執

妙法人:

瞰人:勖,理1項目

殖號0-S>JP-OM-2012-00001

關于恩平242著田白格囹曲含苗迪天事宜

期：受控

正文

處于電平??》、曲田旨格活總合益金營市事宜48

上傳回執

上傳回執:O<00C-€PI>MT-CRI-

，全部下氮

2、收文管理

(1)模塊菜單設置

①待處理：待處理收文是指待當前用

戶處理的收文，包括退回修改的收

文和抄送給當前用戶并且未閱讀

的收文。

②流轉中：流轉中收文是指待其他用

戶處理的收文，包括待審批、待處

理的收文，如果這個收文當前用戶

曾經處理過，或抄送給了當前用

戶，也會出現在這個列表中。

③我的收文：我的收文是指與當前用

戶相關的，已經處理結束的收文。

包括當前用戶曾經處理過，或抄送

給了當前用戶，就會出現在這個列

表中。

④全部收文：全部收文是指當前用戶

可以查看的所有收文，包括與自己

相關的所有收文，或者其他非受控

且已結束￥川攵文。

(2)概述及流程

收文管理指項目組對外單位收文的登記、審批、處理過程的管理。

文［登記審批處理

流程示意如下

當前用戶需要完成以下環節的工作：如圖所示①文件接收(線下流程)；②

收文登記：

(3)具體操作：

當用戶線下接收到對方單位來文后，需在線上繼續完成線上收文脊記工作,

具體操作如下：

①進入【登記收文】頁面。進入收文登記頁面的方法有兩種：直接點擊快捷菜

單里的【收文】（如圖示①）；進入收文管理，點擊任意子節點，例如【待

②填寫收文的相關信息。進入【登記收文】頁面后，可以看到【項目名稱】會

由系統自動帶出。如圖示；

此時，用戶需要繼續填寫該收文的相關信息，操作如下:

A.選擇【來文單位】。需要說明一下，為了嚴謹，系統不允許用戶直接輸入

來文單位。然后點擊【提交】，把選擇提交到系統。如圖示：

系統會根據來文單位自動帶出相關聯的來文人，用戶也可以根據實際情況

修改。如圖示：

B.選擇【來文形式】。這里需要注意的是：如果來文形式是會議紀要，則會

出現相關單位的選項；如果是除會議紀要以外的來文形式，則不會出現相

關單位選項。.如圖示：

C.填寫【收文人】。用戶根據來文情況填寫【收文人】。如圖示:

③上傳正文。點擊正文柩后的【添加文件】，選擇需要添加的文件。如果正文

的命名按照【原文編號】【空格】【主題】的格式，當在正文添加文件后，

原文編號和主題則會自動出現在相應顯示框內。否則，則需要用戶手工填寫

來文的編號以及來文主題。如圖示：

笈破般卬1且公交，-海，月：把墾仁砂J皿＜石切機九Uhh-

仝?0~?文~~］忸文?~|二］紅品"

公?頁?idaX

戢2則2：傘冬石就仗曲ZM

收文人：助日修舊

MW：0＞24?23€N-M-

收蛔胃：2012-05-29G

主■:工千匕也”■含整檢不重

wmlMkS：1

正文：日＞2如28XEM?XT?友于自情能*/宣襄柳**I不荔77

mn

?XMWt

文件金

□?王俯

WltA：2g

Bit：

HttxO&K

④上傳附件。在頁面找到附件，點擊【添加文件】按鈕，把來文的所有附件.上

傳，可一次選擇多個文件上傳。如圖示：

⑤上傳相關收發文。用戶可以把與該發文相關的舊文添加進去，找到頁面的相

關收發文，點擊【添加文件】，彈出收發文的選擇框，選擇框帝有搜索功能,

用戶可以在關鍵詞輸入字符搜索，文件類型選擇框可以下拉選擇收發文類別。

勾選需要的文件后點擊【添加】即可。如圖示：

⑥選擇【審批人】。根據來文的情況，選擇正確的【審批人】。如圖示:

⑦填寫備注信息。如圖示:

⑧提交領導審批。完成收文信息登記后，最后點擊【提交】。如圖示:

提交成功后，在【流轉中】，可以看到收文狀態為待審批。

中導航把?仝首貢書中?（文?

粵我的辦公區

缸收文?理-I

■基1員,英1員，。e與耽3記激索引英1條記錄

提交后，收文會經過領導審批，部門經理分發，工程師處理等環節。直至所

有處理人處理完畢后，流程結束，收文自動歸檔。

⑨修改收文信息。假如收文信息錯誤，領導將收文退回用戶修改，那么用戶需

要重新登記收文。具體操作如下

A,進入重新登記頁面。用戶進入首頁，待辦事項會出現【修改收文信息】

提醒，點擊進入修改頁面，如圖示：

B.修改收文信息。按照上級領導批示完成修改。完成后點擊【再次提交審

批】o該文則進入正常的流程。如圖示：

⑩刪除收文。如果該文需要打回來文單位，那么就需要在系統中刪除。用戶可

以從收文管理的待處理中找到該文，點擊管理下的【兇1按鈕，刪除該文。

如圖示：

3、版木跟蹤

(1)模塊菜單設置

①設計文件專業審批：待專業工程師

審批的設計文件。

②本專業未回復圖紙文件：查看本專

業下的沒有回復的圖紙文件

③全部未回復圖紙文件：查看所有沒

有回復的圖紙文件

④圖紙審查任務：可以查看信息最全

面的審查的圖紙

(2)概述及流程

如果來文是專業設計文件，那我們就會啟用版本跟蹤功能，對專業設計類文

件進行管理。通常的流程和一般收文類似，完整的版本跟蹤流程分四個步驟：專

業設計文件登記、專業設計經理審批、專業工程師審圖、回復設計文件。那么當

回復設計文件

（3）具體操作

通常是由秘書對專業設計文件進行登記，操作和普通收文登記基本相同，文

件登記后交專業設計經理審批，最后由專業工程師完成審圖任務并對設計文件進

行回復。

假如當前用戶接收到一份關于設計資料的文件傳送單，那么，當前用戶需要

完成設計文件登記的工作.

①設計文件登記。和普通收文一樣，首先用戶登錄首頁面，同樣有兩種方法進

入收文登記頁面：直接點擊快捷菜單里的【收文】（如圖示①）；進入收文

管理菜單；點擊任意子節點，例如【待處理】，點擊【登記收文】（如圖示

②）。如圖示：

②填寫收文的相關信息。進入到登記收文頁面（和普通收文登記操作相同），

把相關信息填寫完整。如圖示：

③啟動版本跟蹤。對十設計文件，需要啟動版本跟蹤功能。勾選月動版本跟蹤,

頁面就會出現圖紙文件的上傳頁面。如圖示：

④上傳圖紙文件。用戶必須把傳送單的所有圖紙文件上傳到該收文。如圖示:

⑤上傳相關收發文。如圖不:

會首頁

跌:關謔詢:文件類圖：全自4直詢

圉紙文件

4?添加

其刪除附件

原文編號主題文件類投

文件編號

1l-EPJ3-DT-2012-...則以版本跟版2收文

1BD-DWG-DPP-I

2l-EPJ:)-FX-2012-...則試版本跟版1收文

LJ2BD-DWG-DPP-IM

-3O-EPJP-FX-2012-...關于恩平24-2油田發文

J3