外貿英語函電Module1Preparations

Situation1Invitation

Task1InvitationforaTradeFair

邀請函在我們的日常生活以及商業活動中應用得非常廣泛。主要用于邀請親戚、朋友、同事或者商業伙伴參加重要的私人活動以及商務活動。商務活動主要指促銷、年會、交易會、開幕式、周年紀念活動、宴會、招待會等。與私人邀請信相比，商務邀請信更加正式、禮貌。在發展與客戶之間的友誼以及開發新客戶等方面，商務邀請信都發揮了積極的作用。邀請信有兩個目的，不但要邀請對方參加活動，而且要確保被邀請者接受邀請。這樣，邀請信就包含勸說的因素。邀請函一定要提前發出，至少提前一周告之被邀請者，以便對方做好充分的準備。在起草邀請函之前一定要明確此次活動或事件的性質。根據事件的本身來確定語氣、語態及是否使用正式的表達方式。明確了活動或事件是商業性質還是私人活動后，便可以開始邀請函的寫作了。應該把細節表述清楚。一般來說，邀請函要有下面三個作用，即：邀請受邀者參加此次活動，指出邀請的目的或原因，詳細說明活動的日期、時間、地點等細節。通常，邀請信包含如下四個部分。發出邀請指出寫信的目的（邀請參加展會、商務拜訪或商務會議等。）提供安排的具體細節向收信人提供所有的細節，包括日期、時間、地點以及服裝、住宿、花費以及活動費用、其他與會人員等重要的信息。期待對方接受邀請誠摯地期待收信人接受邀請，并使其感同身受。確認是否接受邀請如果需要對方回復，留下主人的電話、地址、郵箱以及確認的最后期限。SpecimenLetter1-InvitationforaTradeFair

浙江格雷絲進出口公司出口部的邱經理將邀請Benton服裝公司進口部經理FrancisJ.Gable參加中國進出口產品交易會（廣交會）。于是去函表達與之建立業務關系的愿望。SpecimenLetter1-InvitationforaTradeFairDearMr.Gable，Wewouldliketoextendtoyouaninvitationforyourvisittothe126thCantonFair—ChinaImportandExportFair,duringOct.31toNov.4(AutumnFair),2020.Asyouknow,thisfairisespeciallyheldfortheimportandexportcommoditiesfromChina.ItisknownastheNo.1fairinChinaandalsothebestonearoundtheworld.Agreatvarietyofsamplesnewlydesignedbyourmanufacturerswillbeondisplayatourstandsinthefair.OurBoothNois2.1H11anditwouldbeagreatpleasuretomeetyouthere.（發出邀請，交易會安排的具體細節）

WesincerelyhopeyoucouldcometotheFair.Itisachanceforustomeeteachotherinpersonandhaveaclosetouch.WeareconfidentthatourmeetingattheFairwillbefruitfulandsuchpersonalcontactswillenableyoutohaveamorethoroughknowledgeaboutourproductsandleadtotheadvanceofourbusinessrelations.（期待對方接受邀請）Itwillbehighlyappreciatedifyoucouldconfirmyourvisitatyourearliestconveniencesothatwecouldmakenecessarypreparations.（確認是否接受邀請）Yourssincerely,BenQiuExportManager我們想邀請您參加第126屆廣交會，即：2020年10月31日~11月4日（秋交會）舉行的中國進出口商品交易會。如您所知，廣交會是專門為中國進出口產品交易舉行的。被認為是中國最大的、也是世界最好的商品交易會。我們的制造商最新設計的大量樣品將會在此次交易會我們的展位上展出。我們的展臺編號是21H11，很榮幸能在廣交會上與您會面。Wewouldliketoextendtoyouaninvitationforyourvisittothe126thCantonFair—ChinaImportandExportFair,duringOct.31toNov.4(AutumnFair),2020.Asyouknow,thisfairisespeciallyheldfortheimportandexportcommoditiesfromChina.ItisknownastheNo.1fairinChinaandalsothebestonearoundtheworld.Agreatvarietyofsamplesnewlydesignedbyourmanufacturerswillbeondisplayatourstandsinthefair.OurBoothNo.is21H11anditwouldbeagreatpleasuretomeetyouthere.

（發出邀請，交易會安排的具體細節）我們真誠希望，您能參加此次廣交會。這樣，我們有機會見面并且親密接觸。我們相信，在此次廣交會上的見面將卓有成效，

而如此親密的接觸能使您更好地了解我們的產品，也將促使我們的業務關系進一步發展。WesincerelyhopeyoucouldcometotheFair.Itisachanceforustomeeteachotherinpersonandhaveaclosetouch.WeareconfidentthatourmeetingattheFairwillbefruitfulandsuchpersonalcontactswillenableyoutohaveabetterknowledgeofourproductsandleadtotheadvanceofourbusinessrelations.（期待對方接受邀請）

如能盡快確認是否能參與，我們將不勝感激，這樣我們就能做出必要的準備。Itwillbehighlyappreciatedifyoucouldconfirmyourvisit

atanearlydatesothatwecouldmakenecessarypreparations.（確認是否接受邀請）

SpecimenLetter1-LanguagePoints1.extendtoyouaninvitation給予，提供Ishouldliketoextendmysincerethankstoyourclosecooperation.在此，對貴公司給予的密切合作表示衷心的感謝。Pleaseallowmetoextendmywarmestwelcometoallofyou.請允許我對各位的到來表示最熱烈的歡迎。延長，使展期Wehopeyouwillextendyourofferfortwoweeks.希望將你方報盤延長兩周。SpecimenLetter1-LanguagePoints2.agreatvarietyof各種各樣的Agreatvarietyofproductsaredisplayedintheexhibition.此次展會中展出了我們的各種產品。variousadj.

各式各樣的Wehavestockcarpetsofvarioussizes.我們有各種尺寸的地毯現貨。Forvariousreasons,wedidn’tgiveyouapromptreply.由于各種原因，我們沒有立即給您答復。SpecimenLetter1-LanguagePoints3.itwillbehighlyappreciated….非常感謝appreciatev.

感謝，理解，欣賞Weappreciateyourkindness.多謝好意。這是商務信函中比較正式的表達，類似的有：Weshallappreciateitifyoucould/would…Wewouldbegratefulifyoucould…Wewouldbeobliged/appreciativeifyoucould…例如：Wewouldbeappreciateitifyoucouldsendusyourlatestpricelist.Wewouldbegrateful/obliged/appreciativeifyoucouldsendusthelatestpricelist.如果你方愿意寄給我方最新的價目表，我方將不勝感激。SpecimenLetter1-LanguagePoints4.atyourearliestconvenience盡快類似的表達有：assoonaspossibleatanearlydate/momentwithout(any)delaywiththeleastpossibledelayeg.Ifthepriceisacceptabletoyou,pleaseletusknowatyourearliestconvenience.如果價格可以接受，請盡快告知。fairn.交易會boothn.

展攤；展位standn.

展攤；展位exposition(expo)n.博覽會samplen.樣品exhibitionn.展覽exhibitsn.展品exhibitorn.參展商extendv.延伸；擴大；伸出；給予itemn.產品displayn.展覽manufacturern.生產商varietyn.多種多樣negotiationn.談判fruitfuladj.有成果的productiveadj.多產的preparationn.準備arrangementn.安排cordiallyadv.

熱誠地；誠摯地；友善地expensen.費用cataloguen.產品目錄accommodationn.住處；膳宿engagementn.約會；約定1.Extendingtheinvitation 發出邀請I’dlikeyoutoattendtheCantonTradeFair.

恭請參加廣交會。WesincerelyhopeyoucanattendInternationalMachinery&EquipmentExhibitioninShanghai.

真誠期待您參加上海的國際機器設備展。Requestthepleasureofyourcompanyatdinner.

敬備菲酌，恭請光臨。MayIhavethehonorofyourcompanyatdinner?

能否請您共進晚餐？Weshouldliketoinviteyoubepresentattheproductdisplay.

希望能邀請您參加產品展示會。Youarecordiallyinvitedtoattendtheconference.

誠摯邀請您參加會議。Weinviteyoutojoinusinourannualconference.

邀請您參加我們的年會。ItwouldbeagreatpleasuretomeetyouonMarch5atthetradefair.

如果您能出席3月5日的展會，我們將感到十分榮幸。Wewouldliketoextendtoyouaninvitationtodinner.

希望能邀請您參加晚宴。Itwouldgiveus