QW大型建筑公司企業檔案管理制度第一章總則第一條為了進一步加強公司的工程施工檔案、基本建設項目檔案、設備檔案經營檔案的管理，充分發揮檔案在公司生產經營對外開拓等方面的作用，使其歸檔的材料更加規范化、科學化、標準化。第二條本制度適用于各二級機構、公司總部各部門、各項目部。第三條工程施工檔案、基本建設檔案、設備檔案、經營檔案管理是企業管理基礎工作的重要組成部分。各單位應按照國家檔案管理的有關法律法規和本制度的要求，堅持集中統一管理檔案的原則，認真履行各自職責，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。第二章歸檔管理第四條各二級機構、各項目資料員負責本單位、本項目的文件材料的收集、整理、立卷工作，收集的文件材料應完整、準確、系統。第五條歸檔材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產經營的有關管理程序和工作計劃、列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制，并與公司、部門、項目和員工個人的績效考核掛鉤。第六條各二級機構必須有一位負責人分管檔案工作，要配置檔案資料管理人員，統一管理項目檔案資料，保證檔案資料安全的設備和庫房。第七條項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，項目承接時及時進行文件材料的積累，整理和審查，項目建設中，隨時作好文件材料的形成，收集，整理、歸檔和保管、項目竣工后，完成文件的歸檔和驗收第八條各二級機構檔案管理部門在項目開工前，要及時向項目經理部發放《工程項目檔案管理備案登記表》，在工程竣工后及時發放《工程項目檔案歸檔通知書》，提出檔案歸檔的具體要求。第九條各項目要及時做好檔案資料的收集和積累工作，項目各部門、各工種、和工序的生產管理人員，技術管理人員、施工人員主動向項目資料人員移交已承辦完畢和已完工種、工序的工程資料，不得借故拖延或私自留存。第十條工程項目竣工驗收時，要及時報請上一級管理部門和檔案管理部門對檔案進行驗收，驗收合格后出具《工程項目檔案歸檔認可書》，未取得《工程項目檔案歸檔認可書》，財務部及相關部門暫不能辦理項目最終兌現。第三章歸檔的范圍第十一條凡記載工程建設主要過程與工程建設有關的主要活動，具有保存和查考價值的各種文件材料，與公司生產經營活動有關的主要活動，具有保存和查考價值的各種文件材料均應收集、整理、歸檔。第十二條各項目工程施工檔案、基本建設項目檔案、設備檔案文件材料在向公司歸檔時，仍執行總公司企業標準Q/2001-92《工程施工、基本建設、機械設備文件材料歸檔范圍與組卷排列標準》。（經營檔案的歸檔范圍見附件）第四章歸檔時間第十三條市內各項目的工程項目文件材料在送市質檢站評定等級后，將工程文件材料在30天內按公司綜合檔案室歸檔要求進行歸檔。屬基建檔案在審查完后20天內向檔案室歸檔，各單位、各部門不得隨意超過歸檔時間要求。第十四條長沙市以外的工程項目資料員在收集、整理工程文件材料時應按照地方質監部門或檔案部門的要求執行，送交地方質檢部門評定質量等級后及時將工程材料送回公司檔案室歸檔（省內30天以內，省外50天以內，以質量評定單上的日期推算），以防止檔案長時間放在項目上，使檔案受到損壞和丟失。第十五條各區域性分公司的基建工程文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作均按照上述有關條款執行，將整理、裝訂成冊的基建檔案經公司有關部門審查后20天內向公司檔案室歸檔。第十六條經營檔案由市場營銷部整理歸檔后進行一年一次的移交（包括外地工程）。第五章歸檔要求第十七條向公司歸檔的檔案材料都應收集齊全，完整、排列有序，以文件材料形成的時間先后順序排列。編頁號用鉛筆在有文字的下面的右下角，背面的左下角，圖紙編在背面的左下角，去掉所有的金屬物，紙張大小要裁剪一致，裝訂邊不能太窄，裝訂要整齊、牢靠，文字材料及卷內目錄表、備考表應用藍黑墨水或碳素墨水書寫，以保證檔案的質量和檔案的使用壽命。第十八條長沙市內工程項目使用的卷內文件目錄和備考表由公司綜合檔案室提供或自行在檔案館購買，不能擅自在外購買不符合要求的檔案用品，市外工程項目使用的卷內目錄、備考表一律在當地檔案館購買。第十九條設備檔案由公司企管部按歸檔要求整理歸檔第二十條工程檔案中除施工日志是短期保存外，其余材料均作長期保存，基本建設檔案中除施工日志、臨建工程文件短期保存外，其余的材料均作為永久保存。設備檔案、經營檔案的保管期限（詳見附件）。第二十一條公司綜合檔案室在接收檔案時要認真進行審查，對不符合要求的要退回限期整改。第二十二條工程施工檔案、基本建設施工檔案、設備檔案、經營檔案在移交的各個環節上都應辦理交接手續，一式兩份，交接雙方簽字，各執一份，以掌握文件材料的去向及交接時間。第二十三條設立檔案分室的各區域性分公司，應嚴格按照上述條款規定督促各項目竣工后及時將工程文件材料歸檔，并制定相關的保管措施，以便日后統一移交公司檔案室保存。第六章附則第二十四條本制度發放范圍：公司各領導、司屬各單位、各項目、工程技術部、質量安全部、市場營銷部。第二十五條本制度自印發之日起施行。附件1：工程施工檔案歸檔范圍附件2：經營檔案歸檔范圍與保管期限附件3：工程項目檔案管理備案登記表附件4：工程項目檔案歸檔通知書附件5:工程項目檔案歸檔認可書附件1工程施工檔案歸檔范圍一、經營管理文件1、施工許可證；2、營業執照；3、稅務登記證；4、勞務登記證；5、臨時戶口登記表；6、工程招標、投標、中標文件；7、工程協議、合同（包括項目經理與企業法人，與項目經理部內部業務負責人，與分包單位和勞務提供單位，與材料、構件供貨單位，與機械設備、周轉材料的租賃部門以及與社會上有關部門簽定的各類協議、合同等）；8、施工圖預算、結算、設計慨算資料；9、成本核算、經濟技術分析資料；10、施工統計資料9綜合、匯總性統計和臺帳）；11、施工進度計劃表；12、工程質量、安全事故的報告、調查、分析材料及處理意見；13、在技術改造過程中形成的有關文件材料14、新材料、新工藝、新設備、新技術在工程施工中推廣使用的有關文件材料；15、施工過程中的大事記；16、項目經理部機構設置、人員編制、人事任免文件；17、項目經理部制訂的各種規章制度、實施制度，綜合性工作總結及重要會議記錄、紀要；18、在勞動工資、計劃外用工、勞務使用管理方面形成的文件材料；19、工程創優活動中形成的重要文件材料；20、有關工程項目索賠文件；21、涉外工程考察報告；22、外商提供的國外材料價格表；23、與外商有關工程項目談判記錄；24、與外商有關工程項目經營管理方面的重要函件；25、與外商經營活動總結。二、工程施工文件詳見總公司企業標準《工程施工、基本建設、機械設備文件材料歸檔范圍與組卷排列標準》（/01----92）三、聲像資料黨和國家、省（部）、市等領導視察工程的照片、底片、錄音錄象；施工進度照片、底片；施工技術照片、底片、錄象；重點工程洽談、簽約、開竣工典禮照片、底片、錄象，一般工程竣工驗收照片、底片；質量事故、安全事故處理照片、底片、錄象；技術鑒定會照片、底片、錄象；工程評優報獎宣傳錄象；其他按照〈〈**建筑工程總公司聲像檔案管理規范〉〉規定應當歸檔的聲像材料。四、榮譽實物檔案榮獲國家、省、部、市、總公司以上優質工程等榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎旗、獎牌等；工程項目建設中使用的各種印章。附件2工程經營檔案材料歸檔范圍及保管期限序號條款名稱保管期限1建設單位的工程招標和本企業的報價投標書等文件材料永久2中標、承包工程的施工合同、協議書永久3工程預決算書、單位工程經濟活動分析的文件材料長期4工程成本核算長期5重大工程前期考察報告短期設備儀器文件材料保管期限表序號條款名稱保管期限1設備購置計劃、購置合同、重要設備購置論證報告及批準文件。長期2機械設備開箱檢驗記錄、產品說明書、圖紙、合格證、出廠檢驗文件、裝箱單、隋機文件、備件、工具清單及其他隨即文件長期3設備安裝工藝規程、安裝基礎圖、平面布置圖、電器圖長期4設備安裝隱蔽工程檢查記錄，試車、調試記錄長期5精度檢查記錄、性能鑒定文件、安裝驗收文件長期6固定資產卡片、現使用單位辦理的隨機文件、備件、工具移交清單長期7新購或大修的大中型設備的試運轉走合期及使用過程中的運行記錄長期8大中修記錄及重點部位修理記錄（包括修理過程記錄、現場測繪的圖紙、使用材料、易損件更換明細表及修理尺寸、結算單）長期9大修精度檢驗記錄及驗收單長期10技術改造申請報告與審批文件、修改部分的圖紙計算書長期11設備改造后的檢驗記錄、鑒定驗收文件長期12機械設備事故調查、處理材料與批復文件長期13引進國外設備的商檢、索賠及談判文件長期14機械設備報廢申請報告與審批文件長期15上報上級主管部門的各類機械設備年報表長期16公司設備部門起草制定長期執行的文件、通知制度等長期17設備管理工作年度總結、計劃長期18年度表彰設備系統先進集體、個人及其他事件的材料長期19上級主管部門下發長期執行的規定、制度、制度等長期20上報上級主管部門的各類機械設備月、季報表短期21設備檢查簡報、通報短期22設備部門起草制定的短期執行文件、通知、制度等短期23上級主管部門下發的重要會議記錄短期附件3工程項目檔案管理備案登記表項目名稱施工單位工程地點郵編開工日期竣工日期工程造價萬元建筑面積結構類型層數項目經理聯系電話電子信箱項目技術負責人聯系電話電子信箱項目資料員聯系電話電子信箱設計單位建設單位監理單位備注附件4工程項目檔案歸檔通知書：由你單位施工的工程已列入歸檔范圍，請按照有關歸檔要求，將該工程項目的檔案文件（原件）進行整理，排列組卷、編目裝訂后，于工程項目竣工三個月內交上一級檔案管理部門審核評定后移交綜合檔案室。檔案管理部門（蓋章）年月日附件5工程項目檔案歸檔認可書單位：工程名稱開工日期工程地點竣工日期工程檔案總