公司文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規范性、完整性和有效性，提高公司運營效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作中形成、使用和保管的各類文件。

（三）基本原則1.統一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統一負責，確保文件管理的標準化和規范化。2.分級負責原則：各部門負責人對本部門文件管理工作負總責，指定專人負責具體文件的收集、整理、保管等工作。3.及時準確原則：文件的起草、審核、發布、歸檔等環節應確保及時、準確，避免延誤和錯誤。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，確保文件信息的安全與保密。

二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等行政管理類文件。2.業務文件：涉及公司業務運作的各類合同、協議、訂單、業務報表、技術文檔等。3.財務文件：財務預算、決算報告、財務報表、審計報告、稅務文件等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、活動記錄、宣傳資料等。

（二）文件編號1.行政文件編號格式：[公司簡稱][年份][流水號]，例如：[公司簡稱]2023001。2.業務文件編號格式：[業務類別][年份][流水號]，如合同編號：HT[年份][流水號]。3.財務文件編號格式：[財務類別][年份][流水號]，如財務報表編號：CB[年份][流水號]。4.人事文件編號格式：[人事類別][年份][流水號]，如員工檔案編號：RS[年份][流水號]。5.其他文件編號格式：根據文件性質和使用習慣自行設定，但應保持唯一性和系統性。

三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應根據工作實際需求，內容準確、簡潔、明了，語言規范。2.涉及多個部門的文件，由牽頭部門負責起草，相關部門配合提供資料和意見。3.重要文件應進行充分的調研和論證，確保文件的可行性和有效性。

（二）審核1.文件起草完成后，需經起草部門負責人審核，確保文件內容符合部門工作實際和公司整體要求。2.涉及重要事項、重大決策、對外發布等文件，應提交公司分管領導或總經理審核。3.審核內容包括文件的合法性、合規性、準確性、完整性、邏輯性等。審核人應簽署明確的審核意見，對于不符合要求的文件，應退回起草部門修改完善。

四、文件發布（一）發布方式1.公司內部文件通過公司內部網絡平臺（如OA系統）發布，供全體員工查閱和下載。2.重要文件或需要紙質存檔的文件，同時印發紙質版，發放至相關部門和人員。3.對外發布的文件，根據文件性質和要求，通過公司官網、郵件、公告等方式進行發布。

（二）發布流程1.文件起草部門將審核通過的文件提交至行政部門進行格式規范和排版。2.行政部門在OA系統或其他發布平臺上進行文件上傳和發布操作，并按照規定印發紙質版文件。3.文件發布后，行政部門應及時通知相關部門和人員查閱，并跟蹤文件的知曉和執行情況。

五、文件使用與借閱（一）文件使用1.員工應按照公司規定的權限在公司內部網絡平臺或指定地點查閱和使用文件。2.因工作需要打印或復印文件的，應按照公司的相關規定進行申請和登記，確保文件的合理使用和安全。3.不得擅自修改、刪除或傳播公司文件，如需引用文件內容，應注明文件出處和版本信息。

（二）文件借閱1.因工作需要借閱公司文件的，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交行政部門審批。3.行政部門根據審批意見，辦理文件借閱手續，借閱人應在規定期限內歸還所借文件。4.借閱人應對所借文件妥善保管，不得轉借他人或擅自擴大使用范圍，如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應承擔相應責任。

六、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司各類正式文件、會議紀要、活動記錄、工作計劃與總結等。2.與公司業務相關的合同、協議、訂單、業務報表、技術文檔等。3.公司重要會議的發言稿、匯報材料、演示文稿等。4.公司員工的重要工作成果、調研報告、論文等。5.其他具有保存價值的文件資料。

（二）歸檔要求1.各部門應在文件辦理完畢后及時進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和準確性。2.歸檔文件應按照分類編號順序進行排列，編制詳細的文件目錄，便于查找和管理。3.紙質文件應裝訂整齊，電子文件應存儲在規定的存儲介質上，并按照統一命名規則進行命名和分類存儲。4.歸檔文件應注明文件的形成日期、來源、保管期限等信息。

（三）保管期限1.公司文件保管期限分為永久、長期和短期。2.涉及公司重大決策、重要資產、核心業務等具有長期查考利用價值的文件應永久保存。3.一般業務文件、行政管理文件等保存期限為10年至30年，具體期限根據文件性質和實際情況確定。4.臨時性文件、一般性通知等保存期限為1年至5年。

（四）保管責任1.行政部門負責公司文件的集中保管，并建立健全文件保管制度，確保文件的安全存放和妥善保管。2.各部門應指定專人負責本部門文件的日常保管工作，定期對文件進行整理和清查，發現問題及時報告行政部門。3.對于超過保管期限的文件，應按照公司規定進行鑒定和銷毀，確保文件信息的安全。

七、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.當文件所依據的法律法規、政策制度、公司業務發生變化，或文件執行過程中發現問題需要修訂時，由文件起草部門或相關部門提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容和依據，經所在部門負責人審核后，提交行政部門。3.行政部門組織相關部門和人員對修訂申請進行審核和論證，必要時可征求公司領導和相關專家的意見。4.審核通過的修訂申請，由起草部門負責對文件進行修訂，并按照文件起草與審核流程進行重新發布。

（二）文件廢止1.當文件不再適用、已被新文件替代或因其他原因需要廢止時，由文件起草部門或相關部門提出廢止申請。2.廢止申請應說明廢止的原因和文件名稱，經所在部門負責人審核后，提交行政部門。3.行政部門對廢止申請進行審核，審核通過后發布文件廢止通知，并在公司內部網絡平臺和相關文件存儲介質上進行標注，確保文件不再被誤使用。

八、文件保密與安全（一）保密措施1.公司文件分為絕密、機密、秘密三個級別，嚴格按照國家有關保密規定進行管理。2.涉及公司核心機密、商業秘密等重要文件，應嚴格限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管、密碼訪問等保密措施。3.員工應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露公司文件內容，未經授權不得將公司文件帶出公司或提供給無關人員。4.在文件的起草、審核、發布、使用、借閱、歸檔等過程中，應注意保護文件信息的安全，防止文件被篡改、丟失或泄露。

（二）安全管理1.行政部門應定期對公司文件存儲設備進行檢查和維護，確保文件存儲的安全性和可靠性。2.加強對公司內部網絡平臺的安全管理，設置合理的用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。3.對于電子文件，應定期進行備份，并分別存儲在不同的介質和地點，以防止數據丟失。4.發生文件安全事故時，應立即采取應急措施，保護現場，并及時報告公司領導和相關部門，配合進行調查和處理。

九、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對公司文件管理工作進行定期監督檢查，檢查內容包括文件的起草、審核、發布、使用、借閱、歸檔等環節的執行情況。2.各部門應積極配合行政部門的監督檢查工作，如實提供相關文件資料和信息。3.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。

（二）考核評價1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的文件管理工作進行考核評價。2.考核指標包括文件的準確性、完整性、及時性、規