酒店采購管理制度及流程?一、總則1.目的為了加強酒店采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，降低采購成本，保證所采購物品和服務的質量，滿足酒店運營和發展的需求，特制定本制度及流程。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門所有物資、設備、服務等的采購活動。3.采購原則按需采購原則：根據酒店實際經營需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。質量優先原則：確保所采購的物品和服務符合國家相關標準和酒店的使用要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過市場調研、招標、談判等方式，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本。陽光采購原則：采購過程公開、公平、公正，接受酒店內部和外部的監督，杜絕不正當交易。

二、采購組織與職責1.采購部門職責負責制定和執行酒店采購計劃，組織實施采購活動。收集、整理供應商信息，建立和維護供應商檔案。開展市場調研，掌握市場動態和價格信息，為采購決策提供依據。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同的順利履行。協調處理采購過程中的各種問題，包括交貨期、質量糾紛等。定期對采購工作進行總結和分析，不斷優化采購流程和方法。人員配置采購經理：全面負責采購部門的管理工作，制定采購策略和計劃，領導團隊完成采購任務，協調與其他部門的關系。采購專員：具體執行采購任務，包括供應商聯系、采購訂單下達、合同跟進、到貨驗收等工作。2.需求部門職責根據本部門的實際經營需求，提前向采購部門提交詳細的采購申請。參與采購物品和服務的選型、評估等工作，提供專業意見和建議。負責對采購物品和服務進行驗收，確保符合質量要求和使用需求。反饋采購物品和服務在使用過程中的問題，協助采購部門處理相關事宜。人員配置部門負責人：審核本部門的采購申請，協調與采購部門的工作，對采購結果負責。使用人：提出具體的采購需求，參與采購過程中的技術交流和質量檢驗。

三、采購管理制度1.采購申請制度需求部門應根據業務發展和實際需求，提前填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、需求時間等信息。《采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。對于金額較大或重要的采購項目，還需報酒店相關領導審批。2.供應商管理制度供應商選擇采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對供應商進行初步篩選。對篩選出的供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量控制、信譽狀況、價格水平、售后服務等方面，形成考察報告。根據考察結果，選擇合格的供應商納入酒店供應商名錄，并定期對供應商進行評估和更新。供應商評估采購部門定期（每季度或半年）對供應商的供貨質量、交貨期、價格、服務等方面進行評估，評估方式包括問卷調查、實地考察、數據分析等。根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優先合作機會；對于不合格供應商，及時進行整改或淘汰。供應商管理與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括質量標準、交貨期、價格調整、付款方式、售后服務等條款。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等內容，便于查詢和管理。定期與供應商溝通交流，了解其生產經營狀況和市場動態，共同探討合作中存在的問題及解決方案。3.采購合同管理制度合同簽訂采購部門根據采購申請和供應商選擇結果，與供應商進行商務談判，達成一致意見后起草采購合同。采購合同需經酒店法務部門審核，確保合同條款符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務，避免法律風險。采購合同經酒店相關領導審批后，由采購部門與供應商簽訂正式合同，并加蓋酒店公章。合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。需求部門應配合采購部門做好合同執行過程中的相關工作，如提供必要的信息、協助驗收等。合同變更與終止如因特殊原因需要變更采購合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂補充協議。補充協議需經原合同審批流程審批后生效。采購合同履行完畢或因不可抗力等原因無法繼續履行時，采購部門應及時辦理合同終止手續，并對合同執行情況進行總結和評估。4.采購預算管理制度預算編制采購部門根據酒店年度經營計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算草案，明確各項采購項目的預算金額和時間安排。年度采購預算草案經財務部門審核、酒店管理層審批后，作為本年度采購工作的控制依據。預算執行采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應提前填寫《采購預算調整申請表》，說明調整原因和金額，經財務部門審核、酒店管理層審批后執行。財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現問題并提出改進措施。5.采購驗收管理制度驗收標準采購部門應在采購合同中明確采購物品和服務的驗收標準，包括質量標準、規格型號、數量等方面。對于國家有強制性標準的物品和服務，應按照國家標準進行驗收；對于沒有國家標準的，可參照行業標準或雙方約定的標準進行驗收。驗收流程采購物品到貨前，采購部門應提前通知需求部門做好驗收準備工作。采購物品到貨時，由需求部門組織相關人員按照驗收標準進行驗收。驗收人員應認真核對物品的名稱、規格、型號、數量、質量等信息，并填寫《采購驗收單》。對于驗收合格的物品，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物品，應及時與供應商聯系，要求其限期整改或退換貨，并在《采購驗收單》上注明不合格原因。采購部門負責跟蹤不合格物品的處理情況，確保問題得到妥善解決。驗收記錄采購部門應建立采購驗收檔案，將《采購驗收單》等相關資料進行歸檔保存，作為采購物品質量追溯和供應商評價的依據。

四、采購流程1.采購申請需求部門根據業務發展和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、需求時間等信息。《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。對于金額較大或重要的采購項目，還需報酒店相關領導審批。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對其進行初步審核，檢查申請內容是否完整、合理，預算金額是否在控制范圍內。對于符合要求的采購申請，采購部門按照酒店審批流程，提交至相關領導審批。審批通過后，采購部門開始組織采購活動。3.供應商選擇與詢價根據采購申請內容，采購部門在酒店供應商名錄中選擇合適的供應商進行詢價。如名錄中沒有合適的供應商，采購部門通過網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等方式尋找新的供應商，并進行初步篩選。采購部門向篩選出的供應商發送詢價單，明確采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期、價格等信息，要求供應商在規定時間內報價。采購部門收集供應商的報價單，進行整理和比較，分析各供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇至少三家供應商作為潛在合作對象。4.商務談判采購部門與潛在合作供應商分別進行商務談判，就采購價格、付款方式、交貨期、質量保證、售后服務等條款進行協商，爭取達成最優合作方案。在商務談判過程中，采購部門應充分了解供應商的成本結構和市場行情，運用談判技巧，為酒店爭取最大利益。商務談判結束后，采購部門形成談判報告，記錄談判過程和結果，提交至酒店相關領導審批。5.合同簽訂根據商務談判結果，采購部門起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同經酒店法務部門審核，確保合同條款符合法律法規要求后，提交至酒店相關領導審批。采購合同經審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同，并加蓋酒店公章。采購部門負責將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。6.訂單下達與跟蹤采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物品或服務的詳細要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解生產進度、質量控制等方面的情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。如因特殊原因導致供應商無法按時交貨或出現質量問題，采購部門應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整交貨期、要求供應商換貨或補貨等，以減少對酒店運營的影響。7.到貨驗收采購物品到貨前，采購部門應提前通知需求部門做好驗收準備工作。采購物品到貨時，由需求部門組織相關人員按照驗收標準進行驗收。驗收人員應認真核對物品的名稱、規格、型號、數量、質量等信息，并填寫《采購驗收單》。對于驗收合格的物品，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物品，應及時與供應商聯系，要求其限期整改或退換貨，并在《采購驗收單》上注明不合格原因。采購部門負責跟蹤不合格物品的處理情況，確保問題得到妥善解決。8.付款結算采購物品驗收合格后，采購部門根據采購合同約定的付款方式，填寫《付款申請單》，附上發票、驗收單等相關憑證，提交至財務部門審核。財務部門對《付款申請單》及相關憑證進行審核，確認無誤后按照酒店財務制度辦理付款手續。采購部門負責與供應商核對付款金額和付款時間，確保付款工作的順利進行。

五、采購監督與審計1.內部監督酒店設立專門的審計部門，定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。審計部門有權調閱采購相關的文件、資料、合同等，對采購人員和相關部門進行詢問和調查。采購部門應積極配合審計部門的工作，及時提供所需的信息和資料，并對審計提出的問題進行整改。2.外部監督接受酒店上級主管部門、行業協會、政府監管部門等的監督檢查，按照要求提供相關采購信息和資料。對于涉及公共利益、重大采購項目等，主動接受社會公眾的監督，確保采購工作的公開、公平、公正。

六、采購風險管理1.風險識別采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。分析風險產生的原因和可能造成的影響，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對市場風險：通過市場調研、價格監測等方式，及時掌握市場動態和價格變化趨勢，合理安排采購計劃，與供應商簽訂價格調整條款，降低市場價格波動對采購成本的影響。供應商風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作，建立供應商評估和淘汰機制，定期對供應商進行考察和評估，降低供應商違約風險。質量風險：明確采購物品和服務的質量標準，加強到貨驗收環節的管理，對不合格產品及時進行處理，要求供應商承擔相應責任，確保所采購物品和服務符合質量要求。合同風險：在簽訂采購合同前，認真審核合同條款，確保合同內容合法、完整、明確，避免合同漏洞和風險。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定