公司檔案管理制度及流程98628?1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案的查詢、借閱等利用工作。3.員工個(gè)人職責(zé)員工在工作中應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料交至本部門兼職檔案員，確保檔案資料的真實(shí)、完整。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)1.檔案分類行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章管理等相關(guān)資料。人事管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等檔案。財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)合同類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、宣傳資料、客戶信息等。技術(shù)研發(fā)類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案。2.檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用"部門代碼年份順序號(hào)"的方式進(jìn)行編制。例如，行政管理類檔案編號(hào)為"XZ2023001"，其中"XZ"為行政管理部門代碼，"2023"為年份，"001"為該年度的順序號(hào)。具體部門代碼如下：行政管理部：XZ人力資源部：RL財(cái)務(wù)部：CW業(yè)務(wù)部門1：YW1業(yè)務(wù)部門2：YW2......市場(chǎng)營(yíng)銷部：SC技術(shù)研發(fā)部：JF其他部門：QT四、檔案的收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集。檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體及記錄方式符合要求。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先處理。2.整理流程分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)。裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。五、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門兼職檔案員應(yīng)在次年3月底前，將上一年度整理好的檔案移交公司檔案管理部門歸檔。對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。2.歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、移交日期等信息，并簽字確認(rèn)。檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。六、檔案的保管1.保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持環(huán)境整潔，防止檔案受到損壞。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限如下：永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管：保管期限為30年的檔案，如重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管：保管期限為10年的檔案，如一般性文件、會(huì)議記錄等。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。2.銷毀流程經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。八、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和不當(dāng)使用。2.利用方式查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱、復(fù)制）日期、查閱（借閱、復(fù)制）人、查閱（借閱、復(fù)制）內(nèi)容、審批人等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。九、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.信息化管理流程檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。信息利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、在線查閱、借閱審批等功能，為公司員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.考核機(jī)制建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育和相應(yīng)處罰。十一、