文件和檔案管理制度?1.目的為加強公司文件和檔案的管理，確保文件和檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作中形成的各類文件和檔案的管理。3.定義（1）文件：是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括紙質文件、電子文件等。（2）檔案：是指經過整理、歸檔，具有查考利用價值的文件集合。4.管理原則（1）統(tǒng)一領導、分級管理：公司文件和檔案管理工作在公司領導的統(tǒng)一領導下，實行分級管理，各部門負責本部門文件和檔案的收集、整理、保管等工作，并接受公司綜合管理部門的指導和監(jiān)督。（2）完整準確、系統(tǒng)安全：確保文件和檔案的內容完整、準確，分類科學、系統(tǒng)，保管安全、保密。（3）方便利用、提高效率：建立健全文件和檔案的檢索、利用機制，便于公司員工查詢和使用，提高工作效率。二、文件管理1.文件分類（1）行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。（2）業(yè)務文件：與公司業(yè)務相關的合同、協(xié)議、項目文檔、業(yè)務報表等。（3）技術文件：公司的技術標準、操作規(guī)程、技術方案、設計圖紙等。（4）財務文件：財務報表、賬目、憑證、審計報告等。（5）人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。2.文件編號為便于文件的識別、查詢和管理，對重要文件進行編號。編號規(guī)則如下：（1）編號由部門代碼、年份、流水號組成。（2）部門代碼：用兩位大寫字母表示，具體部門代碼由公司綜合管理部門統(tǒng)一規(guī)定。（3）年份：用四位數字表示，如"2023"。（4）流水號：用三位數字表示，從"001"開始依次遞增。例如：行政部2023年第5號文件編號為"AD2023005"。3.文件起草與審核（1）文件起草：由相關部門或人員負責起草，文件內容應準確、清晰、簡潔，符合公司實際情況和法律法規(guī)要求。（2）文件審核：起草完成的文件應提交部門負責人審核，部門負責人對文件的內容、格式、邏輯等進行審核，確保文件質量。重要文件還需提交公司領導審批。4.文件印發(fā)（1）經審核、審批后的文件，由綜合管理部門統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)時應按照文件編號順序進行登記，并注明印發(fā)日期、印發(fā)份數、發(fā)放范圍等。（2）文件印發(fā)后，綜合管理部門應及時將文件發(fā)放給相關部門和人員，并做好簽收記錄。簽收記錄應包括文件名稱、編號、發(fā)放日期、簽收人等信息。5.文件傳閱（1）對于需要傳閱的文件，綜合管理部門應按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應包括文件名稱、編號、傳閱日期、傳閱人等信息。（2）傳閱人應在規(guī)定時間內將文件閱畢，并簽署姓名和日期后交回綜合管理部門。如遇緊急情況或需要對文件進行批示的，傳閱人應及時將文件交回相關領導或部門。6.文件保管（1）各部門應指定專人負責本部門文件的保管工作，確保文件的安全和完整。（2）文件應分類存放，便于查找和使用。對于紙質文件，應存放在文件柜或檔案盒中，并按照類別、年份等進行排列；對于電子文件，應按照規(guī)定的文件夾結構進行存儲，并定期進行備份。（3）保管人員應定期對文件進行清查和核對，發(fā)現文件丟失、損壞等情況應及時報告，并采取相應的措施進行處理。7.文件借閱（1）因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負責人審批。（2）重要文件的借閱需經公司領導批準。（3）借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借、涂改、丟失或損壞文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，借閱人應承擔相應的責任。8.文件銷毀（1）對于已失去保存價值的文件，應按照規(guī)定進行銷毀。文件銷毀前，保管人員應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、銷毀原因等信息，并提交部門負責人審核。（2）重要文件的銷毀需經公司領導批準。（3）文件銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括文件名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。三、檔案管理1.檔案收集（1）各部門應按照檔案管理的要求，定期將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，并整理分類。（2）收集的文件材料應真實、完整、準確，符合檔案管理的規(guī)范和標準。2.檔案整理（1）檔案管理人員對收集到的文件材料進行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作。（2）檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（3）檔案分類應按照公司檔案分類方案進行，確保分類科學、合理。3.檔案編目（1）檔案編目是對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，包括編制檔案目錄、卷內目錄、備考表等。（2）檔案目錄應包括檔案編號、題名、年度、保管期限、密級、責任者、文號、日期等項目，便于檔案的檢索和查詢。4.檔案裝訂（1）對于紙質檔案，應進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（2）裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。5.檔案保管（1）檔案應存放在專門的檔案庫房中，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（2）檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、年份等進行排列。（3）檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現檔案損壞、霉變等情況應及時采取措施進行處理。（4）檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。6.檔案檢索（1）建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。檔案檢索系統(tǒng)應包括紙質目錄、電子目錄等多種形式。（2）檔案管理人員應定期對檔案檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索信息的準確、完整。（3）員工查詢檔案時，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢檔案的名稱、編號、查詢原因等信息，并提交部門負責人審批。重要檔案的查詢需經公司領導批準。7.檔案借閱（1）檔案借閱應嚴格按照規(guī)定的程序進行，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負責人審批。（2）重要檔案的借閱需經公司領導批準。（3）借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行登記。（5）借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失或損壞檔案。如因保管不善造成檔案丟失或損壞的，借閱人應承擔相應的責任。8.檔案鑒定與銷毀（1）定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和公司領導組成的鑒定小組進行。（2）經鑒定失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、銷毀原因等信息，并提交部門負責人審核。（3）重要檔案的銷毀需經公司領導批準。（4）檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括檔案名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。四、電子文件與電子檔案管理1.電子文件管理（1）電子文件的形成、辦理、傳輸、存儲等應符合國家有關法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定。（2）電子文件應采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則，確保文件的規(guī)范性和可讀性。（3）電子文件應及時進行備份，備份存儲介質應妥善保管，并定期進行檢查和更新。（4）電子文件的管理應建立嚴格的權限控制機制，確保文件的安全性和保密性。只有經過授權的人員才能訪問和處理電子文件。2.電子檔案管理（1）電子檔案的收集、整理、歸檔等工作應與紙質檔案同步進行，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。（2）電子檔案應按照公司檔案分類方案進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索和查詢。（3）電子檔案的保管應采用安全可靠的存儲設備和存儲環(huán)境，定期進行數據備份和維護，確保電子檔案的安全性和可用性。（4）電子檔案的利用應遵循相關的規(guī)定和流程，通過授權的方式進行訪問和使用。利用電子檔案時應注意保護電子檔案的原始性和完整性。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司綜合管理部門定期對各部門文件和檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件和檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.考核評價將文件和檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件和檔案管理工作進行考核評價。考核結果作為部門和個人績效評定、獎懲的重要依據。3