監(jiān)理信息管理細(xì)則?（一）目的本細(xì)則旨在規(guī)范項(xiàng)目監(jiān)理過程中的信息管理工作，確保監(jiān)理信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整收集、傳遞、存儲和利用，為項(xiàng)目監(jiān)理決策提供有力支持，保障項(xiàng)目順利實(shí)施。（二）適用范圍本細(xì)則適用于[項(xiàng)目名稱]監(jiān)理項(xiàng)目的信息管理活動(dòng)。（三）依據(jù)1.國家和地方有關(guān)工程建設(shè)監(jiān)理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.建設(shè)工程監(jiān)理合同、施工合同及相關(guān)協(xié)議。3.項(xiàng)目建設(shè)單位的相關(guān)要求和規(guī)定。二、信息管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）信息管理小組成立以總監(jiān)理工程師為組長，各專業(yè)監(jiān)理工程師為成員的信息管理小組，負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和組織項(xiàng)目監(jiān)理信息管理工作。（二）職責(zé)分工1.總監(jiān)理工程師全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理信息管理工作的決策和指導(dǎo)。審核信息管理工作計(jì)劃和重要信息文件。協(xié)調(diào)與建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方在信息管理方面的工作關(guān)系。2.專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理信息的收集、整理、分析和傳遞。定期向總監(jiān)理工程師匯報(bào)本專業(yè)信息管理工作情況。協(xié)助信息管理人員進(jìn)行信息資料的分類、歸檔等工作。3.信息管理人員具體實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)理信息的日常管理工作，包括信息的收集、錄入、存儲、檢索、傳遞等。負(fù)責(zé)監(jiān)理文件資料的分類、整理、歸檔和保管。定期對監(jiān)理信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，編寫信息管理報(bào)告。三、信息收集（一）收集范圍1.工程建設(shè)前期文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。2.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等監(jiān)理文件。3.施工單位報(bào)送的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理資料等。4.建設(shè)單位發(fā)出的與項(xiàng)目有關(guān)的指令、通知、變更要求等。5.工程設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。6.工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全、造價(jià)等方面的實(shí)際數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)信息。7.與項(xiàng)目相關(guān)的外部環(huán)境信息，如政策法規(guī)變化、市場價(jià)格波動(dòng)等。（二）收集渠道1.定期召開監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議，由施工單位、建設(shè)單位等相關(guān)方匯報(bào)工作情況，從中收集信息。2.要求施工單位定期報(bào)送各類報(bào)表、文件資料，如工程進(jìn)度報(bào)表、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.監(jiān)理人員現(xiàn)場檢查、巡視、旁站過程中，直接獲取工程實(shí)際情況信息。4.與建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、政府主管部門等相關(guān)單位溝通協(xié)調(diào)，獲取外部信息。5.查閱工程檔案資料、行業(yè)網(wǎng)站、新聞媒體等，收集相關(guān)信息。（三）收集要求1.信息收集應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息的時(shí)效性和真實(shí)性。2.收集的信息應(yīng)全面、完整，涵蓋項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)方面。3.對重要信息應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并注明信息來源和收集時(shí)間。四、信息整理（一）分類原則按照信息的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于信息的存儲、檢索和利用。分類如下：1.工程前期文件類2.監(jiān)理文件類3.施工文件類4.建設(shè)單位文件類5.設(shè)計(jì)文件類6.工程進(jìn)度類7.工程質(zhì)量類8.工程安全類9.工程造價(jià)類10.外部環(huán)境類（二）整理方法1.對收集到的信息進(jìn)行核對、篩選，剔除重復(fù)、無效信息。2.按照分類原則對信息進(jìn)行分類編號，建立信息目錄。3.對文件資料進(jìn)行格式統(tǒng)一、排版規(guī)范，確保文件的整潔和美觀。4.對工程數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，制作相應(yīng)的圖表，直觀反映工程進(jìn)展情況。（三）整理要求1.整理后的信息應(yīng)條理清晰、層次分明，便于查閱和使用。2.信息目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映信息的內(nèi)容和存儲位置，方便快速檢索。3.對重要信息應(yīng)進(jìn)行備份，防止信息丟失。五、信息存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子存儲主要利用計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、移動(dòng)存儲設(shè)備等進(jìn)行存儲；紙質(zhì)存儲主要將重要文件資料打印成冊，分類歸檔保存。2.建立電子信息數(shù)據(jù)庫，對各類信息進(jìn)行集中管理，便于信息的檢索和共享。（二）存儲位置1.電子信息數(shù)據(jù)庫存儲在項(xiàng)目監(jiān)理部專用服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，分別存放在不同地點(diǎn)。2.紙質(zhì)文件資料存放在監(jiān)理部專門的文件柜中，按照分類順序排列，便于查找。（三）存儲要求1.電子信息存儲應(yīng)設(shè)置合理的權(quán)限管理，確保信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改信息。2.紙質(zhì)文件資料應(yīng)妥善保管，防止文件損壞、丟失和受潮。定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行檢查和整理，確保文件的完整性。3.存儲的信息應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，刪除過期、無用信息，保證信息的時(shí)效性和有效性。六、信息檢索（一）檢索方式1.電子信息檢索利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供的檢索功能，通過關(guān)鍵詞、分類號、日期等條件進(jìn)行快速檢索。2.紙質(zhì)文件資料檢索通過查閱信息目錄，按照分類順序查找相應(yīng)文件。（二）檢索流程1.用戶提出檢索需求，明確檢索關(guān)鍵詞、檢索范圍等條件。2.信息管理人員根據(jù)用戶需求，在電子數(shù)據(jù)庫或紙質(zhì)文件中進(jìn)行檢索。3.將檢索結(jié)果反饋給用戶，并根據(jù)用戶需要提供相關(guān)信息的詳細(xì)內(nèi)容。（三）檢索要求1.檢索結(jié)果應(yīng)準(zhǔn)確、全面，滿足用戶的檢索需求。2.對于復(fù)雜的檢索需求，信息管理人員應(yīng)積極協(xié)助用戶進(jìn)行檢索，提供必要的檢索建議和指導(dǎo)。七、信息傳遞（一）傳遞原則1.確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，保證信息在相關(guān)方之間快速、準(zhǔn)確地傳遞。2.遵循信息傳遞的保密原則，防止信息泄露。3.信息傳遞應(yīng)按照規(guī)定的流程和方式進(jìn)行，確保信息傳遞的規(guī)范性。（二）傳遞方式1.內(nèi)部信息傳遞主要通過監(jiān)理部內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式進(jìn)行。2.與建設(shè)單位、施工單位等外部單位的信息傳遞主要通過書面文件、傳真、會(huì)議等方式進(jìn)行。重要信息應(yīng)采用書面文件形式，并要求對方簽字確認(rèn)。（三）傳遞流程1.信息管理人員收到信息后，根據(jù)信息的性質(zhì)和內(nèi)容，確定信息傳遞的對象和方式。2.將信息進(jìn)行整理和格式化，確保信息清晰、易懂。3.通過選定的傳遞方式將信息發(fā)送給相關(guān)方，并記錄信息傳遞的時(shí)間、對象、內(nèi)容等。4.跟蹤信息傳遞的結(jié)果，確保信息已被對方接收和理解。如對方對信息有疑問或反饋意見，及時(shí)進(jìn)行溝通和處理。（四）傳遞要求1.信息傳遞應(yīng)注明信息的緊急程度，對于緊急信息應(yīng)優(yōu)先傳遞，并確保對方及時(shí)收到。2.傳遞的信息應(yīng)進(jìn)行登記，建立信息傳遞臺賬，記錄信息的傳遞情況。3.對信息傳遞過程中出現(xiàn)的問題和異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和處理，并采取相應(yīng)的措施加以解決。八、信息利用（一）決策支持1.定期對監(jiān)理信息進(jìn)行分析和總結(jié)，為總監(jiān)理工程師及項(xiàng)目監(jiān)理部的決策提供依據(jù)。例如，通過對工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等方面信息的分析，評估項(xiàng)目進(jìn)展情況，預(yù)測可能出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的決策建議。2.根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)過程中的實(shí)際情況和收集到的外部環(huán)境信息，為項(xiàng)目監(jiān)理的資源配置、工作重點(diǎn)調(diào)整等提供參考。（二）協(xié)調(diào)溝通1.利用監(jiān)理信息加強(qiáng)與建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)。通過及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞工程信息，消除各方之間的信息不對稱，減少誤解和矛盾，促進(jìn)項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.在監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等場合，運(yùn)用信息資料展示工程進(jìn)展情況、存在的問題及解決措施，提高溝通效率和效果。（三）文檔管理1.依據(jù)監(jiān)理信息整理和歸檔的文件資料，作為項(xiàng)目監(jiān)理工作的重要文檔記錄。這些文檔資料不僅是項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)反映，也是日后工程竣工驗(yàn)收、結(jié)算審計(jì)、質(zhì)量追溯等工作的重要依據(jù)。2.按照檔案管理的要求，對文檔資料進(jìn)行妥善保管，便于隨時(shí)查閱和調(diào)用。九、信息安全與保密（一）安全措施1.建立健全信息安全管理制度，加強(qiáng)對信息存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)。設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法入侵。2.定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺、漏洞掃描和安全評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.對重要信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保信息在存儲和傳輸過程中的安全性。（二）保密制度1.明確監(jiān)理信息的保密范圍，包括工程技術(shù)資料、商業(yè)秘密、建設(shè)單位和施工單位的敏感信息等。2.與監(jiān)理人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)定其在項(xiàng)目監(jiān)理期間的保密義務(wù)和責(zé)任。3.嚴(yán)格限制信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)信息。對涉及保密信息的操作進(jìn)行記錄，以便追溯和審計(jì)。（三）應(yīng)急處理1.制定信息安全與保密應(yīng)急預(yù)案，明確在信息泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)情況下的應(yīng)急處理流程和措施。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高監(jiān)理人員應(yīng)對信息安全與保密突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失和影響，并及時(shí)向上級主管部門報(bào)告。十、信息管理考核（一）考核指標(biāo)1.信息收集的及時(shí)性和完整性，考核信息是否按時(shí)收集，是否涵蓋項(xiàng)目建設(shè)所需的各個(gè)方面。2.信息整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，考核信息分類是否正確，文件資料格式是否規(guī)范。3.信息存儲的安全性和有效性，考核信息存儲設(shè)備是否安全，信息是否定期維護(hù)更新。4.信息檢索的效率和準(zhǔn)確性，考核檢索結(jié)果是否能滿足用戶需求，檢索時(shí)間是否符合要求。5.信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，考核信息是否按時(shí)傳遞給相關(guān)方，傳遞內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。6.信息利用的效果，考核信息是否為項(xiàng)目監(jiān)理決策提供了有效支持，是否促進(jìn)了項(xiàng)目的協(xié)調(diào)溝通。（二）考核方式1.定期對信息管理工作進(jìn)行檢查，查閱信息管理記錄、文件資料等，核實(shí)各項(xiàng)考核指標(biāo)的完成情況。2.向建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方征求對監(jiān)理信息管理工作的意見和評價(jià)，作為考核的參考依據(jù)。3.根據(jù)檢查和征求意見的結(jié)果，對信息管理人員和專業(yè)監(jiān)理工程師的信息管理工作進(jìn)行評分。