電子文件歸檔與管理規范?一、引言隨著信息技術的飛速發展，電子文件在各個領域得到了廣泛應用。電子文件的歸檔與管理對于保障信息的完整性、真實性、可讀性和可用性具有重要意義。為了規范電子文件的歸檔與管理工作，確保電子文件能夠長期保存和有效利用，特制定本規范。

二、適用范圍本規范適用于各類機關、團體、企業、事業單位和其他組織的電子文件歸檔與管理。

三、術語和定義1.電子文件：指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。2.歸檔：指各單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料，以"件"為單位進行整理、裝訂、編目、裝盒，使之有序化后向本單位檔案部門移交的過程。3.電子檔案：指具有保存價值的已歸檔電子文件及相應的元數據、背景信息等。

四、電子文件的形成與收集1.形成要求電子文件應在業務活動中自然形成，確保其內容與業務活動緊密相關，反映真實的業務過程。電子文件的格式應符合國家有關標準和本單位的實際需求，便于長期保存和利用。電子文件的內容應完整、準確、真實，不得隨意更改或刪減。2.收集范圍按照國家和本單位檔案管理的規定，明確電子文件的收集范圍，包括但不限于各類公文、合同、報表、圖紙、音頻、視頻等。收集電子文件時，應同時收集其相關的元數據，如文件的題名、日期、作者、格式等，以確保電子文件的可讀性和可理解性。對于重要的電子文件，應收集其背景信息，如文件產生的目的、過程、相關審批材料等，以便更好地了解文件的價值和意義。

五、電子文件的整理1.分類方案根據電子文件的來源、內容、時間等因素，制定科學合理的分類方案。分類方案應具有邏輯性和系統性，便于電子文件的組織和檢索。常見的分類方法包括年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等。各單位可根據自身實際情況選擇合適的分類方法或多種分類方法相結合。2.編號規則為電子文件編制唯一的標識符，確保電子文件的標識性和可追溯性。編號應簡潔明了，便于記憶和管理。編號規則應涵蓋電子文件的類別、年度、順序號等信息，例如："A2023001"，其中"A"表示文件類別，"2023"表示年度，"001"表示該年度該類文件的順序號。3.整理流程對收集到的電子文件進行初步審核，檢查文件的完整性、準確性和真實性。根據分類方案和編號規則，對電子文件進行分類和編號。將電子文件及其相關的元數據、背景信息進行關聯，形成有機的整體。對電子文件進行存儲和備份，確保文件的安全性和可靠性。

六、電子文件的歸檔1.歸檔時間電子文件應在辦理完畢后及時歸檔，確保文件的時效性和完整性。對于一些具有特定時間要求的電子文件，應嚴格按照規定時間歸檔。一般情況下，當年形成的電子文件應在次年上半年完成歸檔工作。2.歸檔方式物理歸檔：將電子文件從計算機等數字設備中轉移至磁帶、磁盤、光盤等脫機載體上進行保存的過程。物理歸檔應確保電子文件的內容與原數字設備中的文件一致。邏輯歸檔：在計算機網絡上進行的，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔可通過網絡系統將電子文件的相關信息傳輸至檔案管理系統進行集中管理。3.歸檔要求歸檔的電子文件應符合本規范的要求，包括格式規范、內容完整、標識準確等。歸檔的電子文件應進行質量檢測，確保文件的可讀性和可用性。對于不符合要求的電子文件，應及時進行整改或重新生成。歸檔時，應填寫電子文件歸檔登記表，詳細記錄電子文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。

七、電子文件的存儲與保管1.存儲介質選擇根據電子文件的類型、數量、保存期限等因素，選擇合適的存儲介質。常見的存儲介質包括磁帶、磁盤、光盤等。對于重要的長期保存的電子文件，應優先選擇耐久性好、可靠性高的存儲介質，如磁帶或光盤。2.存儲環境要求存儲電子文件的環境應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。一般溫度應控制在14℃24℃，濕度應控制在40%60%。應采取防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等措施，確保存儲介質和電子文件的安全。3.保管期限確定根據國家有關規定和本單位的實際情況，確定電子文件的保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期。永久保管的電子文件應是具有重要歷史價值、法律意義或長期利用價值的文件；長期保管的電子文件保管期限一般為16年至50年；短期保管的電子文件保管期限一般為15年以下。4.定期檢查與維護定期對存儲的電子文件進行檢查，查看文件的可讀性、完整性和存儲介質的狀態。檢查周期可根據實際情況確定，一般每年至少檢查一次。對發現的問題應及時采取措施進行處理，如文件損壞的修復、存儲介質的更換等。按照規定的時間和方式對電子文件進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。備份應采用異地存儲等方式，防止因自然災害等原因導致數據丟失。

八、電子文件的利用1.利用原則遵循保密、安全、合法的原則，確保電子文件的利用符合國家法律法規和本單位的保密規定。提供利用應方便快捷，滿足用戶的合理需求，提高電子文件的利用效率。2.利用方式通過檔案管理系統提供在線查詢、借閱等服務，用戶可根據授權訪問和利用電子文件。對于需要離線利用的電子文件，可提供刻錄光盤、拷貝存儲介質等方式，但應做好相關記錄和跟蹤管理。3.利用審批用戶利用電子文件時，應按照規定填寫利用申請表，注明利用目的、內容、期限等信息。檔案管理部門應根據用戶的申請進行審批，對于涉及保密等重要文件的利用，應嚴格把關，確保利用安全。

九、電子文件的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對電子文件進行鑒定，判斷文件是否仍具有保存價值。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同相關業務部門共同進行。鑒定時，應根據電子文件的保管期限、內容重要性、利用頻率等因素進行綜合評估。2.銷毀程序對于經過鑒定確無保存價值的電子文件，應按照規定的程序進行銷毀。銷毀前應進行登記造冊，注明文件的名稱、編號、數量等信息。銷毀電子文件應采用安全可靠的方式，如物理銷毀存儲介質等，確保文件內容無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、操作人員等信息，并由相關人員簽字確認。

十、電子文件管理系統1.系統功能要求電子文件管理系統應具備文件的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程管理功能。系統應支持多種格式電子文件的存儲和管理，具備良好的兼容性和擴展性。系統應具有權限管理功能，能夠根據用戶的角色和職責分配不同的操作權限，確保電子文件的安全性。2.系統建設與維護電子文件管理系統應根據本單位的實際需求進行建設，確保系統功能滿足業務要求。系統建設應遵循國家有關標準和規范，保證系統的穩定性和可靠性。定期對電子文件管理系統進行維護和升級，及時修復系統漏洞，優化系統性能，確保系統的正常運行。

十一、人員職責1.文件形成部門職責負責本部門電子文件的形成、收集和整理工作，確保電子文件的質量和完整性。按照規定的時間和要求將電子文件移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門做好電子文件的歸檔、存儲、利用等工作。2.檔案管理部門職責制定電子文件歸檔與管理的制度和流程，并組織實施。負責電子文件的接收、整理、歸檔、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。提供電子文件的利用服務，保障電子文件的安全和有效利用。對電子文件管理系統進行建設、維護和管理。3.信息技術部門職責提供電子文件管理所需的技術支持和保障，確保系統的正常運行。協助檔案管理部門做好電子文件的存儲介質管理和數據備份等工作。參與電子文件管理系統的建設和優化，提供相關技術建議。

十二、監督與檢查1.內部監督各單位應建立健全電子文件歸檔與管理的內部監督機制，定期對電子文件管理工作進行檢查和評估。檢查內容包括電子文件的收集、整理、歸檔、存儲、保管、利用等環節的工作情況，以及相關制度和流程的執行情況。2.外部監督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監督檢查，