財(cái)務(wù)部合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同財(cái)務(wù)審核流程，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定和完善合同財(cái)務(wù)管理制度。參與合同的起草、審核，提供財(cái)務(wù)專業(yè)意見。負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督和款項(xiàng)收付管理。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和總結(jié)。其他部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂等工作。配合財(cái)務(wù)部進(jìn)行合同財(cái)務(wù)審核，提供相關(guān)資料。負(fù)責(zé)合同的履行，并及時(shí)向財(cái)務(wù)部反饋合同執(zhí)行情況。

二、合同簽訂前的財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)參與合同起草財(cái)務(wù)部應(yīng)在合同起草階段介入，了解合同的主要條款和業(yè)務(wù)背景，從財(cái)務(wù)角度提出意見和建議，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)政策和法規(guī)要求。對(duì)于涉及重大資金支出、長(zhǎng)期合作、復(fù)雜財(cái)務(wù)安排等合同，財(cái)務(wù)部應(yīng)參與合同談判過程，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定合理的財(cái)務(wù)條款。2.財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)付款條款明確付款方式、付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)、付款比例等，確保付款安排合理，符合公司資金預(yù)算和資金周轉(zhuǎn)計(jì)劃。對(duì)于分期付款的合同，應(yīng)約定各期付款的條件和違約責(zé)任，以保障公司權(quán)益。價(jià)格條款審核合同價(jià)格的合理性，是否與市場(chǎng)行情相符，是否符合公司定價(jià)政策。對(duì)于涉及價(jià)格調(diào)整的合同，應(yīng)明確價(jià)格調(diào)整的條件、方式和程序。結(jié)算條款審核結(jié)算方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度，是否存在潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。明確發(fā)票開具的時(shí)間、內(nèi)容、要求等，確保公司能夠及時(shí)取得合規(guī)發(fā)票。違約責(zé)任條款關(guān)注違約責(zé)任條款是否明確、具體，是否有利于公司維護(hù)自身權(quán)益。對(duì)于違約賠償?shù)慕痤~、方式等應(yīng)進(jìn)行審核，確保具有可操作性。其他財(cái)務(wù)條款審核合同中關(guān)于費(fèi)用承擔(dān)、稅收負(fù)擔(dān)、資產(chǎn)處置等財(cái)務(wù)條款是否合理、合規(guī)。對(duì)于涉及擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等特殊財(cái)務(wù)安排的合同，應(yīng)確保符合相關(guān)法律法規(guī)要求，并進(jìn)行必要的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.財(cái)務(wù)審核流程送審業(yè)務(wù)部門在合同起草完成后，應(yīng)將合同初稿及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。提交的資料應(yīng)包括合同背景說明、業(yè)務(wù)情況介紹、相關(guān)數(shù)據(jù)等。初審財(cái)務(wù)部收到合同送審資料后，由負(fù)責(zé)審核的財(cái)務(wù)人員對(duì)合同進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)，提出初步審核意見。會(huì)審對(duì)于重大合同或涉及多個(gè)部門的合同，財(cái)務(wù)部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審時(shí)，各部門應(yīng)就合同條款發(fā)表意見，財(cái)務(wù)部綜合各方意見后，形成最終審核意見。反饋財(cái)務(wù)部將審核意見及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。如雙方存在分歧，應(yīng)進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后再簽訂合同。

三、合同簽訂與備案1.合同簽訂經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方簽訂。簽訂合同應(yīng)嚴(yán)格按照公司授權(quán)管理制度執(zhí)行，確保合同簽訂主體合法、有效。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部備案。備案資料應(yīng)包括合同原件、審批表、財(cái)務(wù)審核意見等。2.合同編號(hào)與存檔財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于合同的查詢和統(tǒng)計(jì)。合同簽訂后，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行存檔，建立合同檔案管理制度。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、財(cái)務(wù)審核記錄、往來函件等，確保合同資料的完整性和可追溯性。

四、合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督1.款項(xiàng)收付管理財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同約定的付款條款，及時(shí)審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)，確保付款金額、付款時(shí)間、付款對(duì)象等準(zhǔn)確無誤。在款項(xiàng)收付過程中，財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格遵守公司資金管理制度，確保資金安全。對(duì)于大額資金支付，應(yīng)按照公司規(guī)定履行審批程序。財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤款項(xiàng)的收付情況，對(duì)于逾期未付或未收的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，查明原因，并采取相應(yīng)的措施。2.發(fā)票管理財(cái)務(wù)部應(yīng)按照合同約定的發(fā)票開具要求，督促業(yè)務(wù)部門及時(shí)向?qū)Ψ介_具發(fā)票。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的審核和管理，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)要求。對(duì)于收到的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性，及時(shí)辦理入賬手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，要求對(duì)方重新開具或采取其他補(bǔ)救措施。3.財(cái)務(wù)核算與分析財(cái)務(wù)部應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算。及時(shí)記錄合同收入、成本、費(fèi)用等相關(guān)數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，通過對(duì)比合同預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況，分析差異原因，為公司決策提供參考依據(jù)。財(cái)務(wù)分析應(yīng)包括合同收入、成本、利潤(rùn)、資金回籠等方面的分析，以及對(duì)合同執(zhí)行過程中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警。

五、合同變更與終止的財(cái)務(wù)處理1.合同變更合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，并提交合同變更申請(qǐng)及相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注變更后的財(cái)務(wù)條款是否合理、合規(guī)，是否會(huì)對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況產(chǎn)生影響。審核通過后，業(yè)務(wù)部門方可與對(duì)方簽訂合同變更協(xié)議。財(cái)務(wù)部根據(jù)合同變更協(xié)議，及時(shí)調(diào)整相關(guān)財(cái)務(wù)記錄和賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.合同終止合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，并提交合同終止申請(qǐng)及相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)合同款項(xiàng)是否全部收付，發(fā)票是否全部開具或取得，以及是否存在其他未了事項(xiàng)。審核通過后，辦理合同終止手續(xù)。財(cái)務(wù)部對(duì)合同終止后的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行清理和結(jié)算，如涉及退款、賠償?shù)仁马?xiàng)，應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行處理。同時(shí)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，為今后的合同管理提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。通過對(duì)合同條款、執(zhí)行情況、外部環(huán)境等因素的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大且無法有效控制的合同，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或提前終止合同。風(fēng)險(xiǎn)降低通過優(yōu)化合同條款、加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督等方式，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的影響程度。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn)，可通過購(gòu)買保險(xiǎn)、要求對(duì)方提供擔(dān)保等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給第三方。風(fēng)險(xiǎn)接受對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較小且影響程度較低的合同風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受的策略，但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化情況，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)措施。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警財(cái)務(wù)部應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。通過對(duì)合同執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等指標(biāo)的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。當(dāng)合同風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過設(shè)定的預(yù)警值時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，會(huì)同業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保合同風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。

七、合同檔案管理1.檔案整理財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類歸檔。確保合同檔案資料齊全、完整，便于查詢和使用。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、財(cái)務(wù)審核記錄、往來函件、發(fā)票復(fù)印件、款項(xiàng)收付憑證等相關(guān)資料。2.檔案保管設(shè)立專門的合同檔案室或檔案柜，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保合同檔案的安全。合同檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于重要合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，以備查閱和審計(jì)。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理查閱手續(xù)。財(cái)務(wù)部應(yīng)按照規(guī)定提供合同檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。嚴(yán)禁擅自復(fù)印、外借合同檔案