會議管理制度?一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確各類會議的組織、召開、記錄、決議執行等流程，使會議能夠成為公司信息傳遞、決策制定、工作協調和推動執行的有效平臺，促進公司各項工作的順利開展。

（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。

（三）會議管理原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡議程，提高效率，避免形式主義，確保會議能夠切實解決問題，推動工作進展。2.明確清晰原則：會議主題要明確，議程安排合理，參會人員職責清晰，避免出現議題混亂、職責不清導致的會議效率低下和決策失誤。3.充分準備原則：會前應做好充分準備，包括資料收集、議題確定、參會人員通知等，確保參會人員能夠提前了解會議內容，有針對性地參與會議討論。4.規范有序原則：嚴格按照規定的會議流程和要求組織會議，確保會議的規范性和嚴肅性，維護會議秩序。

二、會議分類及職責分工（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結工作進展、分析問題、部署工作任務，是公司管理層與各部門溝通協調的重要平臺。2.參會人員：公司領導、各部門負責人3.會議周期：每周[X]召開一次，如遇節假日或特殊情況，可根據實際情況調整召開時間。4.會議組織部門：行政部5.職責分工行政部負責會議的組織安排，包括確定會議時間、地點、通知參會人員等。準備會議所需的設備和資料，如投影儀、音響設備、會議資料等。負責會議記錄，整理會議紀要，并及時發送給參會人員。各部門負責人提前準備好本部門上周工作總結及本周工作計劃，以書面形式提交給行政部。在會議上匯報本部門工作進展、存在的問題及解決方案，積極參與會議討論，提出建設性意見和建議。負責落實會議決議中涉及本部門的工作任務，并及時向行政部反饋執行情況。

（二）部門會議1.定義：部門會議由各部門自行組織召開，主要用于傳達公司例會精神，安排本部門具體工作任務，協調部門內部工作關系。2.參會人員：部門全體成員3.會議周期：由各部門根據工作需要自行確定，但至少每周召開一次。4.會議組織部門：各部門5.職責分工部門負責人負責確定會議時間、地點、議題，并提前通知部門成員。組織會議討論，把控會議節奏，確保會議圍繞部門工作重點和目標進行。對會議討論的內容進行總結，明確工作任務、責任人及完成時間，并形成會議紀要，發送給部門成員。部門成員按時參加會議，認真聽取會議內容，積極參與討論，提出自己的意見和建議。負責落實會議決議中涉及自己的工作任務，并及時向部門負責人反饋工作進展情況。

（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一特定工作事項或問題召開的專項會議，旨在深入研究和解決相關問題，推動專項工作的順利開展。2.參會人員：根據會議主題確定，一般包括相關部門負責人及工作人員、涉及到的專業技術人員等。3.會議周期：根據專項工作的需要靈活安排，可定期或不定期召開。4.會議組織部門：根據專題會議的主題確定，一般由涉及該項工作的主要部門負責組織。5.職責分工會議組織部門負責確定會議主題、議程、時間、地點，并提前通知參會人員。準備會議所需的資料，如相關文件、數據報表、分析報告等，并確保資料的準確性和完整性。負責會議記錄，整理會議紀要，并跟蹤會議決議的執行情況。參會人員會前認真準備與會議主題相關的資料和工作情況匯報，以便在會議上能夠充分發表自己的意見和建議。積極參與會議討論，圍繞會議主題深入分析問題，提出切實可行的解決方案，并明確責任人和時間節點。按照會議決議認真落實各項工作任務，并及時向會議組織部門反饋工作進展情況。

（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因公司突發情況、緊急任務或其他特殊原因臨時召開的會議，旨在及時傳達信息、協調工作、解決緊急問題。2.參會人員：根據臨時會議的主題和需要確定。3.會議組織部門：由發起臨時會議的部門或領導指定相關部門負責組織。4.職責分工會議組織部門在接到臨時會議通知后，迅速確定會議時間、地點、議題，并及時通知參會人員。盡可能準備與會議主題相關的資料，為參會人員提供必要的信息支持。負責會議記錄，整理會議紀要，并將會議紀要及時發送給參會人員。參會人員接到臨時會議通知后，應盡快安排好工作，按時參加會議。認真聽取會議內容，積極配合會議組織部門，共同解決臨時出現的問題。按照會議決議迅速開展工作，并及時向會議組織部門反饋工作進展情況。

三、會議流程（一）會前準備1.確定會議主題和議程發起會議的部門或領導應根據工作需要確定會議主題，并提前規劃好會議議程。會議議程應明確、具體，突出重點，避免議題過多或過于分散。對于重要會議，應提前與相關部門或人員溝通，確保議程的合理性和可行性。2.收集會議資料根據會議主題和議程，相關部門或人員應提前準備好會議所需的資料，如工作報告、數據報表、分析報告、文件資料等。資料應確保真實、準確、完整，并按照要求進行整理和分類，以便在會議上能夠及時提供給參會人員查閱。3.通知參會人員會議組織部門應提前[X]天（根據會議重要性和復雜程度確定通知時間）將會議通知發送給參會人員。通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等內容。對于重要會議，應采用多種方式通知參會人員，如郵件、短信、電話等，確保參會人員能夠及時收到通知。4.布置會議場地根據會議規模和要求，提前布置好會議場地，確保會議設備正常運行，如投影儀、音響設備、麥克風等。擺放好會議桌椅，準備好會議所需的文具、茶水等物品。在會議場地顯著位置張貼會議主題、議程等信息，以便參會人員能夠快速了解會議內容。

（二）會議召開1.簽到入場參會人員應提前到達會議場地，在簽到處簽到入場。會議組織人員應負責核對參會人員名單，確保參會人員按時到會。對于未按時到會的人員，會議組織人員應及時與其聯系，了解原因，并做好記錄。2.會議開場會議主持人應準時宣布會議開始，介紹會議主題、議程、參會人員等基本情況。簡要說明會議目的和重要性，強調會議紀律和要求，確保會議能夠順利進行。3.會議討論按照會議議程依次進行各項議題的討論。參會人員應圍繞議題充分發表自己的意見和建議，積極參與討論。會議主持人應把控會議節奏，引導討論方向，避免出現跑題、爭論不休等情況。對于討論中出現的分歧和問題，應及時協調解決，確保會議能夠達成共識。4.會議記錄會議組織部門應安排專人負責會議記錄。記錄人員應認真記錄會議討論的內容、達成的共識、提出的問題及解決方案、工作任務的安排等信息。記錄應準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全過程。記錄過程中可采用電子記錄或手寫記錄相結合的方式，確保記錄的及時性和準確性。

（三）會議結束1.會議總結會議主持人對會議進行總結，回顧會議討論的主要內容，強調會議達成的共識和決議。明確各項工作任務的責任人、時間節點和工作要求，確保會議決議能夠得到有效執行。2.會議決議對于需要形成會議決議的會議，會議組織部門應根據會議討論的結果，整理會議決議，并及時發送給參會人員。會議決議應明確、具體，具有可操作性。參會人員應認真閱讀會議決議，如有異議應及時提出。如無異議，則應按照會議決議要求認真落實各項工作任務。3.散會會議主持人宣布會議結束，參會人員有序離場。會議組織人員應負責清理會議場地，整理會議資料，關閉會議設備。

四、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.記錄要求會議記錄應客觀、準確地記錄會議內容，包括會議的基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發言內容、討論情況、決議事項等。記錄人員應使用規范的語言和格式進行記錄，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。對于重要的發言和討論內容，應盡量記錄原話，確保記錄的真實性和完整性。2.記錄方式會議記錄可采用電子記錄或手寫記錄的方式。電子記錄應使用專門的會議記錄軟件或文檔處理軟件進行記錄，以便于整理和保存。手寫記錄應使用專用的會議記錄本，字跡應工整、清晰，便于查閱。記錄人員應在會議結束后及時對記錄內容進行整理和核對，確保記錄的準確性和完整性。

（二）會議紀要1.紀要內容會議紀要應根據會議記錄整理而成，突出會議的重點和決議事項。紀要內容應包括會議基本信息、會議主要內容、會議決議、工作任務安排等。會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰，避免冗長和繁瑣的表述。對于會議討論中的細節和過程可適當簡化，但應確保能夠準確反映會議的核心內容和決策結果。2.紀要格式會議紀要應采用統一的格式，一般包括標題、編號、日期、參會人員、會議主要內容、會議決議、工作任務安排等部分。標題應簡潔明了，能夠準確反映會議的主題。編號應按照公司規定的編號規則進行編制，以便于存檔和查詢。日期應注明會議召開的具體日期。參會人員應列出所有參會人員的姓名和部門。會議主要內容應概括會議討論的主要問題和觀點。會議決議應明確各項決議事項的具體內容和要求。工作任務安排應明確各項工作任務的責任人、時間節點和工作要求。3.紀要審批與發放會議紀要應由會議組織部門負責人進行審核，確保紀要內容準確、完整、符合會議精神。審核通過后，報會議主持人審批。會議紀要經審批后，應及時發放給參會人員和相關部門。發放方式可采用郵件、內部辦公系統等方式進行，確保參會人員能夠及時收到會議紀要。

五、會議決議執行與跟蹤（一）任務分解與責任落實1.會議組織部門應根據會議決議，對各項工作任務進行詳細分解，明確具體的工作內容、責任人、時間節點和工作要求。2.將工作任務分解表發送給相關責任人，并組織召開會議或通過其他方式向責任人進行詳細說明，確保責任人清楚了解自己的工作任務和要求。

（二）執行跟蹤與反饋1.責任人應按照工作任務分解表的要求，認真組織實施各項工作任務，并定期向會議組織部門反饋工作進展情況。2.會議組織部門應建立工作任務跟蹤臺賬，對各項工作任務的執行情況進行實時跟蹤和記錄。對于工作進展滯后或出現問題的任務，應及時與責任人溝通，了解原因，并協調相關部門或人員采取措施加以解決。3.定期對工作任務的執行情況進行總結和分析，及時發現存在的問題和不足，并提出改進措施和建議，確保會議決議能夠得到有效執行。

（三）結果驗收與評估1.工作任務完成后，責任人應及時向會議組織部門提交工作成果報告，并申請驗收。2.會議組織部門應組織相關人員對工作成果進行驗收，按照工作任務分解表的要求對工作成果的質量、進度、效果等進行全面評估。3.對于驗收合格的工作任務，應進行總結和表彰，肯定責任人的工作成績。對于驗收不合格的工作任務，應要求責任人限期整改，直至達到要求為止。

六、會議紀律與注意事項（一）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織部門請假，并說明原因。2.參會人員應遵守會議秩序，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間接打電話、玩手機、隨意走動或交頭接耳，以免影響會議進行。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得發表與會議主題無關的言論或進行無關的行為。4.會議期間如需發言，應先舉手示意，經會議主持人同意后，方可發言。發言應簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關的闡述。5.參會人員應尊重他人的發言和意見，不得打斷或貶低他人。對于不同意見，應通過理性的討論和溝通來解決，不得進行爭吵或人身攻擊。

（二）注意事項1.會議組織部門應提前做好會議的各項準備工作，確保會議設備正常運行，會議資料齊全，會議場地布置合理。2.會議主持人應具備良好的組織能力和溝通能力，能夠把控會議節奏，引導會議討論方向，確保會議能夠順利進行并達到預期效果。3.會議記錄人員應認真履行職責，確保會議記錄的準確性和完整性。會議紀要應及時整理和發放，以便參會人員和相關部門能夠及時了解會議決議和