第二章行政公務文書寫作

第一節公文概述一、公文的概念、特點和作用1、概念：行政公文，簡稱公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書。2、特點：（1）權威性（2）規范性（3）工具性不能濫用和褻瀆3、作用：（1）指導作用（2）溝通作用（3）憑證作用二、種類：主要包括13種（1）命令（2）決定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通報（7）議案（8）報告（9）請示（10）批復（11）意見（12）函（13）會議紀要三、格式（1）眉首（文頭）必備項目：發文機關、發文字號（2）內文——標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間（3）版記（文尾）——附注、主題詞、抄送機關、印發機關、印發時間、印刷份數

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

上行文（下對上，請示、工作報告、情況報告）平行文（同級或不相隸屬，公函、證明信）下行文（上對下，命令、指示、批復）泛行文（可上行、下行、平行，還可以向社會公布。公告、通告）公文基本常識

稱謂的習慣用法：上行文：自稱“我（們）”、“我（本）部”等，而不用發文機關名稱，有真實、懇切之感；對稱用“上級、領導”或受文機關名稱，而不用“你（們）”、“你部”，有尊重、避諱之意。

下行文：自稱用發文機關名稱，顯其莊嚴肅穆。對稱一般用“你（們）”、“你部等，而不用受文機關名稱，有叮嚀囑咐、嚴而可親之感。平行文：自稱“我（們）”、“我部”、對稱“你（們）”、“你部”等，顯得親切平易，不打官腔。（一）眉首眉首位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。包括:1.公文份數序號2.秘密等級和保密期限3.緊急程度

4.發文機關標識5.發文字號6.簽發人7.紅色反線

1.公文份數序號。同一公文印多少份就有多少個份數序號。根據所需公文份數來決定編幾位數，至少兩位，只有個位時，前面加“0”。01，001放置在版心左上角第一行不需要保密的一般公文，不必編號。

秘密等級和保密期限放置在版心右上角第一行，需要同時標注秘密等級和保密期限的，中間加“”隔開。密級：絕密、機密、秘密如果不特別注明保密期限的話，按密級分別保密30年、20年、10年。

緊急程度對公文送達和辦理的時間要求。平件和急件急件：特急、急件具體時間要求由各主管部門自行確定。如：特急隨到隨辦，不超過24小時；急件3天內處理完畢。頂格標在版心右上角第一行，如標密級，放在密級下。

發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。聯合行文時主辦機關名稱在前，同級的話，按黨、政、軍、群順序排列，然后把“文件”二字置于發文機關右側，上下居中排布。如果發文機關過多，需調整行距和字體，保證首頁顯示正文。

發文字號是發文機關按年度對公文排序的代號，由發文機關代字、年份加該年發文的順序號組成。機關代字由大到小排列：地名代字+機關代字+分類代字

山東省人事廳干部培訓處：“魯人干”年份：阿拉伯數字標全稱，用“”括入，2005表示2005年制發的文件。序號不編虛位，不加“第”字。聯合行文只標注主辦機關的發文字號。返回

簽發人上報公文需要標注簽發人姓名。在主權范圍內簽發，不得越級簽發。簽發人平行排列在發文字號右側。（二）主體主體部分包括：（一）標題（二）主送機關名稱（三）正文（四）附件說明（五）成文日期（六）公文生效標識（七）附注

公文標題完整的公文標題一般由三部分構成：發文機關、事由、文種。《國務院關于實行公民身份號碼制度的決定》可省去發文機關或事由：《關于工業生產情況的報告》、《廣州市人民政府命令》。

標題中“關于”主要指明事由所涉及的范圍，在轉發、批轉性通知中，不需在事由前加“關于”。《國務院辦公廳轉發交通部等部門關于繼續做好公路養路費等交通規費征收工作意見的通知》【案例】——語法上無錯，但看著別扭，念著拗口，需要簡化《轉發有關嚴明紀律確保非典型肺炎防治工作順利進行的緊急通知》

除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。《國務院關于提請審議<中華人民共和國著作權法（草案）>的議案》概括要確切。《廣東省人民政府關于禁止賭博的處罰條例》改為《廣東省禁止賭博條例》。

主送機關公文發送的主要對象，應當辦理公文的機關。如主送機關名稱過多，使得公文首頁不能顯示正文，應將主送機關名稱移至版記中主題詞之下，標識方法同抄送。下行文，如需所屬各機關都了解和執行的，一般用“各……”句式。如同一系統用了頓號，那不同系統間要用逗號，如“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”。上行文一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄送的形式。

公文正文主送機關下一行，每自然段空2格寫起，數字、年份用阿拉伯數碼標識，不能回行。正文結構：原由+事項+結尾

原由：導言，為什么制發該公文。事項：敘述情況，分析問題，說明做法，提出要求。結尾：執行要求或慣用語，有些無結尾。結構層次序數：“一”，“（一）”，“1.”，“（1）”。可跨越，不可顛倒。

附件補充公文主件內容的材料，如文件中的人員名單、報表、照片、典型材料、證明文件等有關資料。公文的附件是正文的組成部分，與公文具有同等的效力。公文如有附件，必須在正文后注明。標識方法

成文日期公文正式生效、執行的日期。成文時間以領導人簽發的日期為準；聯合發文，以最后簽發機關領導人簽發日期為準；會議討論通過的公文，以會議討論通過的日期為準；電報以發出的日期為準。位于正文之后的右下方，右空四字專行標注。用漢字書寫公元紀年全稱，零寫為“O”。

一九九八年八月九日；二OO一年十月一日。

公文生效標識即印章。除會議紀要及電報外，公文都應該加蓋印章；聯合上報的文件，由主辦機關加印即可；聯合下發公文，發文機關都應加蓋印章。加蓋印章應距正文2-4mm，端正、居中，下壓成文日期，年月日露出，“騎年蓋月”，印章用紅色。排版后空白處容不下印章位置時，應調整行距、字距，務使印章與正文同處一面，不得采用標識“此頁無正文”的方法解決。

附注對公文的發送范圍、使用時需注意的事項加以說明。“此件發至縣、團級”，“此件可見報”位置：成文日期下一行請示須注明聯系人姓名、電話時，標注在附注位置。

附件應和正文一起裝訂。附件左上角頂格標識“附件”，有序號時標識序號。

如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件名稱（或帶序號）。

（三）版記版記包括：（一）主題詞（二）抄送機關（三）印發機關和印發日期（四）版記中的反線（五）版記的位置

主題詞公文檢索標識，表達文件所論述的具體對象和內容。標引順序：類別詞、類屬詞、文種（由大到小、由內容到形式）不少于3個，不多于5個標引地名、人名時，盡量使用全稱《國務院關于加強水土保持工作的通知》主題詞：農業水土保持通知

抄送機關與文件有關系，需要了解文件內容而不需要辦理的機關，如雙重領導的機關、越級越過的機關等。位置：主題詞下一行，左空一字后標識“抄送”，后冒號；抄送機關之間逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后加句號。

排列順序：一行為上級機關，一行為同級黨的機關、軍事機關、人民團體、民主黨派，一行為人大常委會機關、政協機關、法院、檢察院，一行為新聞、企業、事業單位，一行為其他單位。

印發機關和印發日期負責把公文文稿印刷、封發的機關名稱。印發日期以公文付印的日期為準，一般在發文日期后5天內印好發出。位置：抄送機關下，占一行。印發機關左空一字，印發時間右空一字。

版記中的各要素下均加一條反線。版記的最后一個要素位于最后一行。

公文的特定格式信函格式發文機關標識不同。不加“文件”二字。界欄線標識不同。發文機關下4mm處為紅色武文線，距下頁邊20mm處為紅色文武線。密級和緊急程度標識不同。在武文線下一行左邊頂格標識。發文字號的編排和位置不同。發文機關代字+函+年份+該年發文順序號，在武文線下右上角頂格。

發文機關標識不加“文件”二字。界欄線標識不同，發文機關下4mm處為紅色武文線，距下頁邊20mm處為紅色文武線。返回

命令格式發文機關名稱不能用簡稱以領導人個人名義發布的命令，令號的編制自發第1號令開始，不受年度限制。命令用“分送”的形式。

會議紀要格式標識：XXXXX會議紀要不加蓋印章

需了解更多公文辦文規定及相關知識，請參看：張元忠、張東風編著《公務應用文寫作與評析》2007年4月第一版，華中科技大學出版社。欒照鈞著《公文寫作逆釋答疑300題》2004年2月版，中國檔案出版社。

作業：根據下列內容撰寫公文，并設計出公文的書面格式，把撰寫的公文寫入其中。最近，廣東省推廣普通話工作委員會召開全體委員會議，研究如何進一步加快本省推廣普通話工作，討論制定了《廣東省2009年至2015年推廣普通話工作要點》。這個《工作要點》，經省委、省人民政府同意，于2009年9月28日，由省委辦公廳和省府辦公廳聯合轉發給各市、縣、自治縣委、人民政府、省直各單位。9、青少年是一個美好而又是一去不可再得的時期，是將來一切光明和幸福的開端。。3月-253月-25Thursday,March20,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。16:10:5916:10:5916:103/20/20254:10:59PM11、夫學須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。3月-2516:10:5916:10Mar-2520-Mar-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。16:10:5916:10:5916:10Thursday,March20,202513、志不立，天下無可成之事。3月-253月-2516:10:5916:10:59March20,202514、古之立大事者，不惟有超世之才，亦必有堅忍不拔之志。20三月20254:10:59