1高級人才尋訪服務機構運營SOP指導規范本標準規定了高級人才尋訪服務機構業務運營過程中各崗位及部門的工作步驟和配合路徑。本標準適用于高級人才尋訪服務機構。2規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T25124高級人才尋訪服務規范3術語和定義下列術語、縮略語和定義適用于本標準。3.1高級人才尋訪服務機構ExecutiveSearchCompany為客戶提供中高級人才或關鍵人才尋訪、推薦服務的企業或機構。3.2標準操作流程StandardOperationProcedure（SOP）SOP高級人才尋訪服務機構運營核心業務的標準操作步驟和要求。3.3尋訪員Researcher在高級人才尋訪服務機構里主要從事各類人才的尋訪和初步溝通等工作的人員。3.4顧問Consultant在高級人才尋訪服務機構里主要從事各類人才尋訪、深度溝通和向客戶推薦合適人選等專業工作的人員。3.5經理Manager2在高級人才尋訪服務機構里主要從事團隊管理、客戶溝通維護、關鍵業務的跟進、重點及難點問題的協調解決等工作的人員。4總則高級人才尋訪服務應符合GB/T25124的規范要求，高級人才尋訪服務機構（以下簡稱機構）應按照本標準第5章到第13章要求運營。5客戶開發5.1業務目標設定及分解經理根據團隊的業務目標，指導顧問制定個人業務目標及客戶開發計劃，并為顧問進行市場細分。市場細分可包括領域、行業、區域、職能等內容。顧問在經理指導下，將個人業務目標轉化為客戶開發計劃。客戶開發計劃可包括需要開發客戶的數量、需要開發職位的數量和層級等內容。客戶開發計劃應符合機構客戶管理政策。5.2業務線索搜尋經理應跟進顧問客戶開發過程及業務線索搜集進展，可為顧問具體開發方向的指引。顧問應列出客戶開發名單，上報經理并將相關資料錄入至機構系統中，成為潛在客戶。潛在客戶不應被開發過。顧問應找到潛在客戶的聯系人和聯系方式，并錄入機構系統。5.3業務拓展電話顧問應通過電話溝通，了解客戶合作意向，挖掘客戶業務需求，在機構系統中進行記錄。在電話溝通結束后，應將機構的介紹材料發送至客戶，并與客戶保持聯系，創造機會和客戶見面。5.4實地拜訪客戶經理或顧問在客戶拜訪前，應確認拜訪的目的、時間、地點及客戶方參加人員，據此確定機構出席人員并通知客戶。經理或顧問在拜訪客戶時，應了解客戶的公司及部門的狀況、潛在的需求狀況、招聘渠道狀況、以及對供應商的期望。經理或顧問應有側重地介紹機構和業務情況，宜重點介紹契合客戶需求的服務，可交換雙方的合同條款狀況。經理或顧問在拜訪客戶后，應進行總結并完成拜訪記錄，上傳至機構系統。5.5商業計劃書經理或顧問可撰寫商業計劃書并發至客戶。商業計劃書可包括客戶方、服務方、項目背景、客戶需求、解決方案、費用報價、需要的支持等內容。5.6客戶開發SOP流程圖客戶開發可參見圖1客戶開發SOP流程圖3經理顧問顧問尋訪員尋訪員客戶服務部客戶服務部業務目標業務目標設定業務目標分解列出客戶開發名單進行業務拓展電話補充客戶補充客戶名單信息主動客戶接洽服務跟進客戶開發進展陪同顧問陪同顧問拜訪客戶實地拜訪客戶提交商業計劃書圖1客戶開發SOP流程圖6合同談判6.1確認合作方式經理或顧問應向客戶介紹合同的基本信息和合作方式，根據客戶的需求建議確認合作方式。合作方式可為獨家服務、長期服務、項目服務、一次性服務、預付合作、非預付合作等。6.2選擇合同模板經理或顧問宜將機構標準合同模板發至客戶。4經理或顧問應在客戶要求使用非機構標準合同模板時，向客戶索要合同模板，并提交至法務部門和上級業務負責人征集意見。法務部門應對非機構標準合同模板進行審閱，并對合同條款出具法律專業建議。建議應明確合同條款的合規程度。上級業務負責人應對合同的商務條款進行審閱，清晰給出期望值和底線，并指導經理或顧問制定合同簽訂規則和談判策略。合同的商務條款可包括收費基數、費率、首期服務費、中途取消委托費用、保證期、回款周期、退款約定、歸屬期、禁挖期等內容。6.3條款細節談判經理或顧問應與客戶對合同條款細節進行磋商并確認。合同條款細節應符合機構合同簽訂規則。6.4合同修改審批經理或顧問應將合同按條款細節談判的結果進行相應修改，并按照機構規定流程進行審批。6.5合同簽署存檔經理或顧問將機構審批后的合同發送至客戶進行審核確認。客戶確認后，經理或顧問應與客戶確認合同蓋章順序、郵寄地址及聯系人。雙方蓋章確認，完成合同簽訂。經理或顧問應將合同原件交由法務部門存檔，電子版本的合同文檔上傳至機構系統。6.6合同談判SOP流程圖合同談判可參見圖2合同談判SOP流程圖5經理經理顧問顧問法務部門法務部門條款細節條款細節審批支持確認確認合作方式選擇合同模板審批法務相關條款條款細節談判磋商完成合同修改審批完成合同簽署存檔圖2合同談判SOP流程圖7獲取訂單7.1獲得委托訂單6顧問可通過對客戶合同規定合作范圍內的職位進行跟進和得到客戶招聘聯系人主動委托兩種方式獲得訂單。7.2首付服務費顧問應確認合同中是否對首付服務費進行了規定，對于有規定的，顧問應及時向財務部門申請首付服務費發票。經理應指導顧問完成首付服務費發票的申請。財務部門應將首付服務費發票申請與合同進行核對，核對無誤后出具首付服務費的付款通知及發票，并寄至客戶。7.3職位需求溝通尋訪員應根據顧問要求對職位進行調研及準備對標人才樣本簡歷并向顧問匯報。調研可包括客戶公司的業務及吸引力，委托職位的職責及要求，對標人群畫像及分布等內容。顧問或尋訪員應邀約客戶招聘聯系人通過電話或見面就職位需求進行溝通、探討及確認。顧問或尋訪員可攜帶樣本簡歷對需求進行對標，給予客戶相應建議，并應與客戶約定人選的推薦時間及數量。職位需求溝通內容可包括客戶公司狀況、委托職位狀況、所需人才勝任要求，以及項目進展和狀況等內容。7.4職位需求總結顧問或尋訪員應就職位需求溝通進行總結和分析，并得到人選畫像圖，目標公司表，優勢與挑戰及搜尋策略書。7.5獲取訂單SOP流程圖獲取訂單可參見圖3獲取訂單SOP流程圖7顧問顧問尋訪員尋訪員財務部門簽核出具首付發票經理獲得職位獲得職位委托訂單提交首付發票申請簽核首付發票申請職位需求前期調研溝通及確認↓職位需求分析及共識圖3獲取訂單SOP流程圖8候選人搜尋8.1發布職位廣告8尋訪員可將職位需求發布在機構網站、外部招聘網站等相關社交媒體上。8.2數據庫及線上搜尋尋訪員應將職位的勝任要求生成關鍵詞，并在機構數據庫、外部招聘網站或社交網站搜尋符合條件的候選人以備接洽。8.3深度線下摸排顧問和尋訪員應協同對目標公司進行摸排，摸排可包括獲取目標公司的組織架構，勝任人才的數量、名字、崗位及電話等內容。顧問和尋訪員應對數據庫、線上搜尋以及線下摸排所獲取的人選線索進行電話接洽，一方面，了解候選人的意向、背景和薪酬，并對其能力進行初步判斷；另一方面，將職位有效地呈現給符合職位要求的候選人，提升其意向度。顧問和尋訪員應通過電話接洽、微信溝通等方式，獲取候選人的簡歷。8.4簡歷篩選尋訪員應按照客戶的職位要求對候選人簡歷進行篩選，將通過篩選的簡歷提供至顧問。顧問對候選人簡歷進行篩選，宜在篩選的過程中，引導和訓練尋訪員篩選優質候選人的能力。8.5面試篩選尋訪員應協助顧問安排候選人面試。顧問應通過電話溝通或面對面溝通，對候選人的工作背景、工作經驗、工作能力、文化風格等進行有效篩選。顧問在面試中，應詳細了解候選人在職業上的需求，可包括對行業、雇主、角色、匯報對象、工作環境、薪酬福利等各方面的期望。并了解候選人對職位的意愿、認知和自我評估。對于背景合適但意愿偏低的候選人，應深入探討，提升其意愿。對于背景合適但薪酬期望偏高的候選人，管理其薪酬期望，獲得候選人的推薦許可。8.6測評篩選顧問應運用專業評價工具對候選人的性格傾向、管理能力、專業知識與技能、工作業績、相對優勢與劣勢、離職原因、職業取向等相關要素進行評估，了解候選人與職位的匹配度。8.7技術篩選顧問應對技術崗位候選人進行必要的技術測試，篩選候選人的技術能力。8.8候選人搜尋SOP流程圖候選人搜尋可參見圖4候選人搜尋SOP流程圖9顧問顧問尋訪員 發布職位數據庫搜尋公開渠道搜尋審核簡歷給予反饋對候選人進行面試及測評對候選人技術測試按照客戶要求進行簡歷篩選協助安排顧問面試圖4候選人搜尋SOP流程圖9推薦與面試9.1撰寫推薦報告顧問應為通過篩選的候選人撰寫推薦報告。推薦報告可包括候選人的經驗技能、核心優勢、薪酬福利及顧問的推薦理由、聯系方式等內容，并附上候選人的簡歷。9.2人選推薦顧問應將候選人推薦報告發至客戶，并致電客戶，詳細地介紹被推薦的人選和傾聽客戶對人選的反饋。顧問應與客戶就職位需求進行深度探討，加深對職位需求的理解，再次進行對標及搜尋，直至客戶確認面試人選。9.3客戶面試安排顧問應協助客戶協調候選人面試的時間、地點、時長及面試官等，并與招聘聯系人及候選人同步確認面試信息。顧問宜向客戶申請陪同面試。9.4面試輔導顧問在客戶面試前，應搜集必要信息，對候選人進行面試輔導。輔導內容可包括客戶資訊、職位由來及價值、客戶對職位的期望及職位職責權限、面試官的背景信息、候選人的意愿呈現、薪酬的溝通方式、困難問題的處理以及其他必要的提醒事項等內容。9.5面試陪同顧問宜陪同候選人進行面試，深度了解客戶的關注點和候選人的面試呈現。9.6面試跟進顧問應在面試結束后，先后對候選人和招聘聯系人進行跟進，追蹤面試結果。顧問應與候選人和招聘聯系人充分溝通，協調和匹配需求，拉升意向度，促成雙方達成共識。9.7面試結束顧問應根據客戶反饋進行如下操作，候選人通過最終面試，面試結束；候選人未通過最終面試，顧問應搜尋、推薦候選人進行客戶面試，直至候選人通過最終面試。9.8推薦與面試SOP流程圖推薦與面試可參見圖5推薦與面試SOP流程圖顧問撰寫人選撰寫人選推薦報告將人選推薦給客戶客戶面試協調安排對候選人進行面試輔導陪同人選進行面試面試結束跟進獲得反饋候選人通過終面圖5推薦與面試SOP流程圖10聘用洽談10.1聘用決策顧問應在候選人通過最終面試之后，了解客戶聘用意向，推動客戶鎖定意向聘用人選，直至做出錄用決策。10.2背景調查顧問應對候選人做背景調查，并將調查結果反饋至客戶，輔助客戶做出錄用決策。顧問應與客戶確認背景調查實施方及調查問題清單，并協助客戶跟候選人溝通調查流程。10.3候選人期望顧問應與候選人深入溝通，了解其對職位的認知和意向及其期望薪酬和條件，協助其分析自身、客戶、職位及外部市場，管理其預期，并將候選人的期望反饋至客戶。10.4聘用條件磋商顧問應與客戶和候選人進行聘用條件確認前的磋商，包括管理候選人的期望及影響客戶的聘用條件，直至雙方達成初步共識。10.5聘用條件確認顧問應將客戶在雙方磋商后的聘用條件告知候選人，征詢候選人意向，并協調雙方進行磋商與調整，直至達成一致。顧問應記錄每一次的聘用條件并經過雙方書面形式確認。10.6正式書面聘用書顧問應將客戶的正式書面聘用書轉發至候選人，請候選人回復和確認。10.7簽署聘用書顧問應將經候選人簽署的聘用書發至客戶，并與候選人確認入職日期。10.8聘用洽談SOP流程圖聘用洽談可參見圖6聘用洽談SOP流程圖顧問推動客戶推動客戶做聘用決策對意向聘用人選做背景調查充分了解候選人期望和雙方磋商聘用條件磋商達成共識發送正式書面聘用書人選正式答復確認聘用圖6聘用洽談SOP流程圖11入職管理11.1離職輔導顧問應為候選人提供離職前的輔導，協助其以專業精神和職業態度，友好順利從現職位離職。11.2離職跟進顧問應持續跟進候選人的離職流程，確認離職日期、離職進度、最后工作日及入職日期等內容，并將候選人的離職流程告知客戶。11.3入職跟進顧問應在候選人入職目標職位前一天，與其進行確認和提示。顧問應在候選人入職當日上午與客戶聯系，確認候選人是否入職。顧問應在候選人入職當日下午與候選人聯系，了解候選人入職反饋。11.4質量跟蹤顧問應在候選人入職后兩個月內，與招聘聯系人進行溝通，請其對候選人的工作表現進行評估反饋。經理應在候選人入職后三個月內，與候選人進行溝通，請其對雇主、部門及職位等做滿意度反饋。經理或顧問應在候選人入職三個月后，拜訪客戶，請其就此職位的服務質量進行評價，并根據反饋進行調整，及時反饋調整成果。11.5試用期跟進顧問應持續跟進候選人，了解其工作狀態，在候選人遇到困難和挑戰時，協助其解決顧慮，在客戶公司正常開展工作并取得成功。11.6入職管理SOP流程圖入職管理可參見圖7入職管理SOP流程圖經理經理顧問給候選人給候選人提供離職輔導持續跟進離職流程候選人滿意度服務質量滿意度入職當日跟進客戶和人選請客戶反饋候選人表現試用期內持續跟進候選人圖7入職管理SOP流程圖12費用收取12.1付款信息確認顧問應在付款條件滿足時，發送付款通知書至客戶，跟客戶確認付款信息，并將確認后的付款通知書發至財務部門。12.2開具發票財務部門應在付款條件滿足時，根據付款通知書為客戶開具發票，并與顧問確認發票信息后，根據通知書上的地址和聯系人寄至客戶。12.3回款跟蹤財務部門應在付款到期三天之前，提醒顧問收款狀態。顧問應提前提醒回款流程復雜的客戶及時進行請款。顧問應跟進客戶的回款狀況，直至財務部門確認收到款項。12.4確認收款財務部門收到客戶款項后，應更新應收款項并告知顧問。12.5客戶通知顧問應向已按期付款客戶發送電子郵件確認收款并感謝支持。財務部門應與經理就逾期未付款客戶情況進行溝通，并向逾期未付款客戶發送催款信。財務部門應將情況嚴重的逾期未付款客戶提交機構授權負責人，機構酌情決定是否需要法務部門通過法律途徑解決。法務部門應協助財務部門解決費用收取過程中的法律問題。12.6費用收取SOP流程圖費用收取可參見