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文檔簡介

服裝行業面料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升服裝行業面料采購的效率與規范性，確保產品質量和成本控制，特制定本制度。該制度適用于公司所有面料采購活動，包括常規采購、緊急采購和年度采購。通過規范化的流程，確保每一環節都能高效運行，提升整體工作效率。二、采購原則1.采購應遵循“質量優先、成本合理、服務到位”的原則，綜合考慮面料的品質與價格，選擇最優供應商。2.面料采購必須通過正規渠道進行，所有采購需索要發票并進行財務審核。3.各部門應指定專人負責面料采購，申購人與采購人應為不同人員，確保職責分離。三、采購流程1.面料采購申請申購人需在采購前對所需面料進行市場調研，明確需求后填寫“面料采購申請單”。申請單應包括面料類型、數量、預計單價等信息，并附上市場調研結果。2.申請審批采購申請單需提交至部門負責人進行審核。部門負責人需評估申請的合理性，并根據預算情況做出批準或駁回的決定。對于金額較大的采購，需報財務部進行預算審核。3.供應商篩選與詢價經審批的采購申請進入供應商篩選階段。采購人員需對至少三家供應商進行詢價，收集其面料樣品及報價單。特別注意供應商的信譽、交貨能力及售后服務。4.樣品評估在收到供應商的面料樣品后，組織相關技術人員進行評估。評估內容包括面料的質感、色澤、耐用性等，確保符合設計要求和質量標準。5.核價與合同簽訂評估通過后，采購人員需對所選供應商的報價進行核價，確保價格合理。確定供應商后，需與其簽訂采購合同，合同中應明確交貨日期、付款方式、違約責任等條款。6.采購實施與驗收合同簽署后，采購人員下單，供應商按合同要求發貨。貨物到達后，由指定人員進行驗收，確保實物與采購要求一致。驗收合格后，進行入庫處理。7.報銷與結算所有采購需在貨物到達后一個月內進行報銷。采購人員需準備齊全的報銷材料，包括采購申請單、采購合同、入庫單及發票，提交至財務部進行審核與結算。四、特殊采購流程1.緊急采購在緊急情況下，采購人員可快速與供應商聯系，無需經過正式詢價程序。緊急采購需在事后進行備案，說明緊急原因及采購情況。2.年度采購計劃對于年度需求量較大的面料，需提前制定年度采購計劃，提交至管理層審核。年度計劃應包括每季度的采購需求及預算。3.零星采購零星采購適用于小額、偶發性需求的面料。采購人員需征得部門負責人的同意后，方可執行。五、備案與檔案管理所有采購活動結束后，采購人員需將相關文件進行整理，包括采購申請單、采購合同、入庫單及發票。所有文件應復印兩份，一份交財務部審核，另一份存檔以備后續查閱。六、采購紀律與責任1.采購人員職責采購人員需建立詳盡的供應商檔案，定期進行市場調研，確保采購物資的質量與市場競爭力。2.行為規范采購人員不得接受供應商的贈品或回扣，如發現違規行為，將嚴肅處理。七、反饋與改進機制在實施過程中，定期收集采購人員及相關部門的反饋，及時對采購流程進行優化。建立溝通機制，確保各環節信息暢通，提升采購工作的靈活性與適應性。以上制度旨在為服裝行業面料采購提供清晰、可執行的流程，確

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