股份制企業合同管理文書制作指南一、合同簽訂前的準備工作1.1合同主體的確定在股份制企業中，確定合同主體。首先要明確合同的雙方或多方，包括企業本身以及與之交易的對方。對于企業內部，要確定代表企業簽訂合同的授權人員，避免出現無權代理的情況。同時要對對方的主體資格進行嚴格審查，包括其營業執照、法定代表人身份證明等文件，保證對方是合法的民事主體，具備履行合同的能力。例如，在與供應商簽訂采購合同前，要核實供應商的營業執照是否在有效期內，是否有相關的生產經營許可，以防止與不具備資質的主體簽訂合同而帶來的風險。1.2合同條款的初步擬定合同條款的擬定需要全面、準確地反映雙方的權利和義務。在初步擬定時，要考慮到交易的具體內容、方式、期限等因素。對于一些常見的條款，如價格、質量標準、交貨時間等，要明確具體的數值或標準，避免模糊不清。同時要注意合同條款的邏輯性和連貫性，避免出現條款之間相互矛盾的情況。比如，在銷售合同中，要明確規定產品的質量標準，包括外觀、功能等方面的要求，以及質量檢驗的時間和方法。1.3相關法律文件的收集在簽訂合同前，要收集與合同相關的法律文件，如合同法、公司法、行業法規等。這些法律文件可以為合同的簽訂提供法律依據，幫助企業避免法律風險。同時要對收集到的法律文件進行認真研究，理解其中的規定和要求，保證合同的簽訂符合法律規定。例如，在簽訂股權轉讓合同前，要收集公司法中關于股權轉讓的相關規定，了解股權轉讓的程序、條件等要求，以保證合同的合法性。1.4市場調研與風險評估除了法律方面的準備，還需要進行市場調研和風險評估。了解市場行情、競爭對手情況等，有助于企業在合同中爭取更有利的條款。同時要對合同可能面臨的風險進行評估，如市場風險、信用風險等，并制定相應的風險應對措施。比如，在簽訂國際貨物買賣合同前，要對國際市場的匯率波動、政治局勢等因素進行調研，評估可能面臨的風險，并在合同中約定相應的匯率調整條款或不可抗力條款。二、合同的簽訂流程2.1合同文本的審核合同文本的審核是保證合同質量的重要環節。審核人員要對合同的條款進行仔細審查，包括合同的主體、標的、價格、質量、交貨時間、付款方式等方面。要檢查合同條款是否完整、準確，是否存在歧義或漏洞。同時要注意合同條款與相關法律法規的一致性，避免出現違法的情況。例如，在審核合同時要檢查合同中關于違約責任的約定是否符合法律規定，是否過于苛刻或不合理。2.2簽字蓋章的規范簽字蓋章是合同生效的重要標志。在簽字蓋章時，要保證簽字人的身份合法有效，簽字人的簽字要與授權委托書上的簽字一致。蓋章時要使用企業的公章或合同專用章，避免使用個人章或其他不符合規定的印章。同時要注意簽字蓋章的時間和地點，保證簽字蓋章的過程合法合規。例如，在簽訂合同時要要求對方在合同上簽字蓋章，并保留簽字蓋章的原件或復印件，以備日后查閱。2.3合同的備案與存檔合同簽訂后，要及時進行備案和存檔。備案可以將合同的相關信息上報給有關部門，便于監管和管理。存檔則是為了企業內部管理的需要，將合同的原件或復印件進行妥善保管，以備日后查閱和使用。在備案和存檔時，要按照規定的程序和要求進行，保證合同的備案和存檔工作規范有序。例如，要將合同的備案號、簽訂日期、雙方當事人等信息進行登記備案，并將合同的原件或復印件放入專門的合同檔案中進行保管。三、合同的履行與監督3.1合同履行的跟蹤與協調合同簽訂后，要對合同的履行進行跟蹤和協調。及時了解合同履行的進展情況，協調雙方之間的關系，解決合同履行過程中出現的問題。例如，在采購合同中，要定期與供應商溝通，了解貨物的生產進度和交貨時間，及時協調解決可能出現的交貨延遲等問題。3.2履行過程中的變更與調整在合同履行過程中，可能會出現一些需要變更或調整的情況。如因市場變化導致價格調整、因不可抗力導致交貨時間延期等。此時，要按照合同約定的變更和調整程序進行處理，保證變更和調整的合法性和有效性。例如，在價格調整方面，要根據合同中約定的價格調整機制，及時收集相關市場數據，提出價格調整的申請，并經雙方協商一致后進行調整。3.3違約情況的處理與追責如果出現違約情況，要及時采取措施進行處理和追責。要根據合同中約定的違約責任條款，要求違約方承擔相應的違約責任，如支付違約金、賠償損失等。同時要保留好相關的證據，以便在需要時進行維權。例如，在銷售合同中，如果買方未按時支付貨款，賣方可以根據合同約定向買方發出催款通知，并保留好催款通知的記錄和相關的交易憑證，如發貨單、發票等，以備日后向法院提起訴訟。四、合同的變更與解除4.1變更合同的條件與程序變更合同需要滿足一定的條件，并按照規定的程序進行。一般來說，變更合同需要雙方協商一致，并簽訂書面的變更協議。變更協議要明確變更的內容、變更的時間等相關事項。同時變更合同還需要遵守相關法律法規的規定，如合同法中關于合同變更的規定。例如，在建筑工程合同中，如果需要變更工程的設計方案，雙方需要協商一致，并簽訂書面的變更協議，明確變更的內容和時間，同時還需要辦理相關的審批手續。4.2解除合同的情形與方式解除合同的情形主要包括不可抗力、一方違約、合同目的無法實現等。解除合同的方式有協商解除、法定解除和約定解除等。協商解除是指雙方協商一致后解除合同；法定解除是指根據法律規定，一方可以解除合同；約定解除是指在合同中約定了解除合同的條件，當條件滿足時，一方可以解除合同。例如，在租賃合同中，如果承租人未按照約定支付租金，出租人可以根據合同法的規定，解除租賃合同；如果雙方在合同中約定了解除合同的條件，如一方違約達到一定程度時，另一方可以解除合同，那么當條件滿足時，一方可以按照約定解除合同。4.3變更與解除合同的手續辦理變更與解除合同需要辦理相應的手續，以保證變更與解除的合法性和有效性。一般來說，變更與解除合同需要簽訂書面的協議，并將協議送達對方。同時還需要辦理相關的審批手續，如需要經過部門批準的合同，變更與解除合同需要經過部門的批準。例如，在股權轉讓合同中，如果需要變更股東或解除合同，雙方需要簽訂書面的變更協議或解除協議，并將協議送達對方，同時還需要辦理工商變更登記手續。五、合同糾紛的處理5.1糾紛的協商解決合同糾紛發生后，雙方可以首先嘗試通過協商解決。協商解決可以節省時間和成本，有利于維護雙方的合作關系。在協商解決時，雙方要保持冷靜，理性溝通，尋求雙方都能接受的解決方案。例如，在買賣合同中，如果出現質量糾紛，雙方可以通過協商，確定質量問題的解決方案，如退貨、換貨或維修等。5.2仲裁或訴訟的選擇如果協商解決無法達成一致，雙方可以選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛。仲裁是一種非訴訟的糾紛解決方式，具有快捷、保密、專業等特點。訴訟是通過法院解決糾紛的方式，具有權威性和強制性。在選擇仲裁或訴訟時，要根據合同的約定、糾紛的性質、雙方的意愿等因素進行綜合考慮。例如，如果合同中約定了仲裁條款，那么雙方應優先選擇仲裁方式解決糾紛；如果糾紛涉及到國家利益、社會公共利益等重大問題，或者雙方對仲裁結果不滿意，那么可以選擇訴訟方式解決糾紛。5.3糾紛處理的注意事項在處理合同糾紛時，要注意保留好相關的證據，如合同文本、往來函件、支付憑證等。這些證據是解決糾紛的重要依據，要妥善保管，不得隨意銷毀或篡改。同時要遵守法律程序，按照法律規定的時間和方式進行處理。例如，在訴訟過程中，要按照法院的要求提交相關的證據和材料，并遵守法院的庭審程序和判決結果。六、合同的檔案管理6.1合同檔案的建立與分類合同檔案的建立是合同管理的基礎。要將每份合同的相關信息進行登記，包括合同編號、簽訂日期、雙方當事人、合同金額等。同時要按照一定的分類標準對合同進行分類，如按照合同的性質、業務部門等進行分類，以便于查詢和管理。例如，可以將合同分為銷售合同、采購合同、租賃合同等不同類別，方便后續的查詢和統計。6.2合同檔案的保管與借閱合同檔案的保管要做到安全、保密、完整。要將合同檔案存放在專門的檔案柜中，定期進行檢查和維護，防止檔案的丟失、損壞或被盜。同時要嚴格控制合同檔案的借閱，經過授權的人員才能借閱合同檔案，借閱時要辦理相關的借閱手續，并在規定的時間內歸還。例如，要建立合同檔案借閱登記制度，記錄借閱人員的姓名、借閱時間、歸還時間等信息，以便于管理和監督。6.3合同檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀與清理是合同管理的重要環節。當合同檔案超過保管期限或不再需要時，要按照規定的程序進行銷毀和清理。在銷毀合同檔案時，要經過相關部門的審批，并由專人負責監督銷毀過程，保證檔案的安全銷毀。例如，要制定合同檔案銷毀管理制度，明確銷毀的條件、程序和責任等，以保證合同檔案的妥善處理。七、合同管理的部門與職責7.1合同管理部門的設立股份制企業應設立專門的合同管理部門，負責合同的全過程管理。合同管理部門可以獨立設立，也可以由企業的法務部門或其他相關部門承擔合同管理職責。合同管理部門要配備專業的合同管理人員，具備合同法、公司法等相關法律知識和合同管理經驗。7.2各部門在合同管理中的職責除了合同管理部門，企業的其他部門也在合同管理中承擔著重要的職責。例如，業務部門負責合同的洽談、起草和簽訂；財務部門負責合同的付款、結算等財務事宜；法務部門負責合同的審核、法律風險評估等工作。各部門要密切配合，形成合力，共同做好合同管理工作。例如，在簽訂合同前，業務部門要與對方進行充分的洽談，起草合同文本；法務部門要對合同文本進行審核，提出法律意見；財務部門要對合同的付款方式、結算條款等進行審核，保證合同的財務風險可控。7.3合同管理的考核與激勵為了提高合同管理的水平和效率，企業要建立合同管理的考核與激勵機制。對合同管理部門和相關人員的工作進行考核，評價其合同管理的績效，并根據考核結果進行獎懲。例如，可以將合同簽訂的及時性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況等作為考核指標，對合同管理人員進行考核，并給予相應的獎勵或懲罰。八、合同管理的信息化建設8.1合同管理軟件的選擇與使用合同管理的信息化建設可以提高合同管理的效率和水平。企業要選擇適合自己的合同管理軟件，如合同管理系統、電子合同平臺等。合同管理軟件要具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理功能，同時要具備數據安全、權限管理等功能。在使用合同管理軟件時，要加強對軟件的培訓和管理，保證軟件的正常運行和數據的安全。例如，要對合同管理人員進行軟件使用培訓，使其掌握軟件的操作方法和技巧；要建立軟件使用管理制度，規范軟件的使用行為，防止數據泄露和濫用。8.2合同信息的錄入與更新合同信息的錄入與更新是合同管理信息化的重要環節。要將每份合同的相關信息及時錄入合同管理軟件中，并定期對合同信息進行更新和維護。合同信息的錄入要準確、完整，包括合同的基本信息、履行情況、變更情況等。同時要加強對合同信息的審核和監督，保證合同信息的真實性和可靠性。例如，要建立合同信息錄入審核制度，對錄入的合同信息進行審核，發覺問題及時糾正；要定期對