標題文件控制程序編號HJ/QP-QC-001頁次2/4制訂部門品質部版次A/0修訂日期2020-10-20XXXXXXXXX有限公司文件控制程序制定：XXX審核：XXX核準：XXX生效日期：2024年10月20日修訂記錄修訂日期版本修改描述修訂部門修訂者備注2020.10.20A/0新版發行品質部1目的對與質量體系和產品質量有關的文件進行控制，確保各有關部門使用的文件為有效版本。2適用范圍適用于質量體系和產品質量有關的文件的控制。3職責3．1質量負責人負責組織質量手冊/程序文件的編制，各部門負責相關的三、四類文件的編制。3．2文控負責對質量文件的發放、管理和銷毀。3．3公司文件分為以下幾類：一類文件：質量手冊（QM）二類文件：程序文件（QP）三類文件：包括采購、設備、生產、品質、銷售等方面的作業指導書、工藝規范/圖紙、外來標準（WI）四類文件：表單（QR）外來文件：（F）來自客戶的圖紙、資料、供應商的產品規范說明書、適用的國際、國家以及地方標準、法令、法規等文件。4工作程序4．1文件的編寫：4．1．1質量負責人組織質量手冊及程序文件的編寫；各部門負責本部門相關的三、四類文件的編寫。4．1．2文件編碼原則質量手冊編號:例如：HJ/QM××-××順序號頒布年份質量手冊廠名拼音字頭程序文件編號:例如：HJ/QP-××-××順序號涉及要素程序文件廠名拼音字頭作業指導書/管理性文件編號:例如:HJ/QC××-××順序號涉及要素管理性文件廠名拼音字頭表單編號:例如:HJ/QD××-××順序號涉及要素質量記錄廠名拼音字頭版本號以A0、A1……An編號4．2文件的審批：質量手冊和程序文件由質量負責人審核，總經理批準；三、四類文件由各部門經理審核，經理批準。4．3文件的發放4．3．1文件的發放由該文件的審批負責人填寫《文件發放登記表》，根據使用范圍確定需要確定發放范圍及復印份數。4．3．2根據《文件發放登記表》填寫的發放范圍及復印份數，由文控進行發放；文件正本存放文控備案；技術文件（如圖紙、材料清單、外來標準等）由技術部發放并由技術部備案。4．3．3文件領用人在《文件發放登記表》上簽名，領取文件、資料；若有受控要求，發放人須在文件上加蓋“受控”章。4．3．4需要使用文件的人員未領到文件時，應申請文件領用，經文件審批人同意，方可領用；不準借他人文件復印。注：受控文件——用于指導工作與生產及有追溯性要求的文件。“受控”章的使用——由文件的審批負責人確定該文件是否受控，并在《文件發放登記表》“受控狀態”欄目上注明“是”或“否”；若注明“是”，文件發放人則在文件上蓋“受控”章。4．3．5當文件使用部門的文件嚴重損壞或丟失時，應申請文件領用，經該文件審批人批準后，到文控以舊換新。4．4文件的更改：4．4．1各部門使用的文件，任何人不得隨意在文件上更改。4．4．2文件需要更改時，應由提出更改人或部門填寫《文件更改申請表》，闡明更改原因，由原文件的編寫人或部門進行更改并履行審批手續。將更改內容填寫在《文件修改頁》上，附在修改文件的后面。4．4．3若是受控文件，除更改正本外，還須收回該文件的所有副本進行修改。4．5文件的換頁或換版：4．5．1文件經多次修改或大幅度修改后應進行換頁或換版。4．5．2換頁或換版時，由該文件的文件發放人按《文件發放登記表》收回舊頁或舊版，發放新頁或新版。4．6文件的銷毀或留用：4．6．1收回舊頁、舊版及作廢的文件，應蓋上“作廢”印章，由文件發放人會同文件審批人一同銷毀；4．6．2需作資料保留的作廢文件，經該文件審批人同意，由文件發放人加蓋“作廢”“保留”印章后留用。4．7對外來文件的控制：4．7．1品質部負責收集/更新質量管理體系/產品直接相關的國際、國家標準以及適用的法律法規，并形成相應的清單。必要時，在公司內部實施相關培訓，以確保相關人員了解上述各類標準的要求，從而保證相關要求得到有效的實施;如有更新，需及時發郵件通知到相關部門。4．7．2在工作中直接引用的各類外部文件，均是“受控文件”由質量負責人在《文件發放登記表》簽字批準并蓋上“外來文件”章后方可使用；4．7．3外部文件的主要使用人，負責每年與外間機構（如顧問公司）聯絡，統一核查所使用的國際標準、部頒標準、行業標準等外部標準是否屬有效版本，如過期則及時更換，確保獲得和使用的外來文件是最新版本。4．8對外發文件的控制4．8．1所有的外發文件必須經文件發放審批人批準后，由文控辦理發文手續，并將外發文件記錄于《文件發放登記表》。4．8．2若是受控文件則加蓋“受控”章，由文控進行跟蹤。4．9文件的管理4．9．1文件的正本由公司文控保存，并應與其它文件隔離，不準外借；文件的副本由使用部門保管。4．9．2各部門收到文件后，應由專人及時搞好歸檔工作，并在《文件清單》上作好登記。4．9．3各部門因工作需要借閱文件的，填寫借閱登記，經經理審批同意，方可辦理借閱登記手續可以借閱；但應按時歸還，不得遺失。技術文件的借閱，必須有技術部負責人審批同意，方可借閱。4．9．4在使用文件時要注意保護，不得遺失，不得隨意復印，不得亂涂亂畫，并保管在適宜的環境或設施中。4.10每年底文控必須組織各部門對現有質量管理體系文件進行評審,必要時予以修改,執行4.4條款規定。4.11對承載媒體不是紙張的文件的控制如磁盤、電子檔案的管理等，應分類管理，并定期進行查毒處理，以確保文件的有效性。4.12技術文件規范的管理4.12.1顧客工程標準/規范及其更改，