目錄

第一章行政辦公室的人員架構與權責

1.辦公室人員架構表

2.辦公室權力與職責

2.1辦公室的職責

2.2辦公室的權力

3.崗位職責表

3.1辦公室主任職責

3.2行政文員職責

3.3行政文員職責

3.4駕駛員職責

第二章行政辦公室日常事務列表及辦事流程

1.辦公室日常事務列表

2.主要事務辦事流程

2.1合理化建議管理流程

2.2文件審批管理流程

2.3辦公用車使用管理流程

2.4固定資產、行政物品的申購流程

2.5辦公用品領用流程

2.6臺帳印刷流程

第三章行政辦公室管理制度及相關表格

1.管理制度匯總

1.1合理化建議管理辦法

1.2辦公用品領用制度

1.3員工宿舍管理規定

1.4圖書管理規定

1.5來客接待分類與流程

1.6禮品禮金管理辦法

1.7廢舊物資變賣管理規定

1.8辦公物資采購管理規定

1.9會議管理規定

1.10計劃/總結管理辦法

1.11公文編寫分類管理規范

1.12文件審批管理規定

1.13證照檔案管理規定

1.14辦公物資配備標準及管理辦法

1.15工服管理規定

1.16制度

2.相關表格匯總

第四章部門事項案例庫

1.非常規事件案例及應對預案表

2.部門事故數據

CA

第一章行政辦公室的人員架構與權責

1.辦公室人員架構表

2.辦公室權力與職責

辦公室主要負責公司的日常行政事務處理，做好組織的內部服務與外部聯絡工作

2.1辦公室的職責：

傳達和貫徹公司的各項規堂制度及會議精神。'

\

職責I

〉負責審核公司各項行政費用支出、執行情況，并進行相應管控。

\

職責2

負責公司行政工作的工作計劃、實施、監督、控制等管理工作。'

\

職責3

卜f貨商場固定資產、低值易耗品、辦公用品、材料物資、禮品禮金辦公物資的實物

\

職責

臺帳管理，井組織盤點工作，并負責商場的零星辦公物資的價格且核和采購。

)公司各類公文檔案的管理。'

\

職責5

\負貢對辦公區域安全消防、環境衛生、辦公秩序、設備設施、節電節水等的檢、

\

職責6

/查、督促整改。

)負責小車管理及日常辦公用車的調配工作。

\

職責7

})負責對本部門員工工作績效進行綜合考評，并提出人事任免、晉級、獎懲建議。

\

職責8

),負責商場相關外聯資源的建立、維護、整合與管理,'

職責9

員工宿舍、圖書館等后勤管理。

職責1()

2.2辦公室的權力:

權力4開展內部工作的自主權

權力5要求相關部門配合［作的權力

權力6對影響辦公室工作的人員提請處罰的權力

權力7向總經理提交管理制度和工作流程改進計劃并獲得同復的權力

權力8聘用、解雇內部員匚的建議權

權力9公司行政后勤管理的權力

3.崗位職責表

3.1辦公室主任職責:

職責1?貫徹執行集團、區域中心、商場的各項制度，完善商場制度并督促檢查

職責2組織制定各項行政辦公管理制度并監督執行

職責3》參與業務管理、現場經營和物業安全的管理，并提出相關意見

職責4》協助總經理協調各部門之間的業務工作

職員5〉/檢查各部門計劃的執行情況，隨時向總經理匯報

職責6?辦公用品的分配和管理工作

職責7》員及時簽批,送閱上級機關以及外單位來文，按照領導的簽批意見處理回

本部門員工的管理、考核、培養

3.2行政文員職責:

職責1負責公司每日各類通知、便箋和日常相關公文的處理工作

職貢2OA辦公系統的管理

每天與集團、區域聯系保證各類文件能按時上傳卜達

職責4；，會議記錄工作

職貪5；'公司各類總結?、才劃的編裳工作

職責6:〉檔案以及文件的管理

職責

7,工作周報、經鶯月報的制作

職責8)〉合理化建議征集、評選、公示、后續跟進工作

職責9)〉與各部門溝通、聯系，統計相關數據信息

職責10'＞，完成領導交辦的其他工作事項

3.3行政專員職責:

》行政管理辦公會會議決議事項的追蹤

職責1

）,各類會議、活動的組織工作

職責2

）〉負貨5s檢查工作。

職責3

）》工名片、工作服、工號牌的管理

職責4

J》信件、報刊雜志等的接受分發工作

職員5

））外來人員的接待工作

職貢6

）〉辦公物資的采購以及物品領用工作

職責7

）〉出差人員的旅程安排工作

職責8

）〉行政管理看板的管理，信息的公示

職責9

））每日與小車駕駛員溝通，了解車輛情況，保證合理安排車輛的使用

職責1（）

3.4駕駛員職責:

職責I憑出車單出車，嚴格遵守交通規則，做到安全駕駛、文明駕駛。

職賁2經常檢修保養車輛，保管好乍上物品，保證車輛內外整潔，性能良好。

職責3做好車輛的防火、防凍、防盜，按規定辦理車輛的年檢手續.

MACALLINE

1.辦公室日常事務列表

部門辦公室負責人辦公室主任

主要事務

1、公司各類通知及日常公文的規范處理工作

2、制度的建設與執行

3、與集團、區域的聯系，保證各類文件的及時上傳二達

%會議記錄管理

文檔管理

5、檔案管理

6、公文管理

7、公司各類總結、計劃的編纂工作

8、OA管理

1、小車管理,辦公用車調度

2、固定資產的申購與管理

物資管理

3、辦公物品的領用

4、辦公物品的采購

1、員工名片、工作服、工號牌的訂做

2、各類會議的組織工作

3、合理化建議征集、評選、公示、后續跟進工作

4、工作周報、經營月報的制作

5、臺帳印刷

行政事務6、行政管理看板的管理晶息的公示

7、信件、報刊雜志等的接受分發工作

8、5s管理

9、每月一段員工會議的組織工作

10、辦公區域的日常管理

11、廉政臺帳管理

1、外來人員的接待

外聯工作2、出差人員的旅程安排

3、預定酒店、旅館

1、圖書館管理

2、宿舍管理

其他事務

3、各類活動的組織工作

4、員工通訊錄的更新,生日蛋糕的定制發送

2.主要事務工作流程

2.1合理化建議管理流程

圖2-1合理化建議管理流程圖

結束

表2-1合理化建議管理流程圖說明表

序號事項說明

①員工提交建議月底前可個人提交、也可部門匯總后統一交予辦公室。

②評審次月5日前由公司決策委員會進行。

③評優評出優秀、最佳兩個獎勵級別，分別給予行政加分1和2分的獎勵。

部門研究反饋部門研究決定是否采納,并于展會上反饋完成期限或不采納原因。

⑤落實完成必須按期、保質完成。

?結果檢查由辦公室、建議人分別檢查完成情況,并分情況反饋給相關部門。

注：合理化建議是指任何員工個人或部門,對公司經營管理和發展的任何環節所提出的黑有可操作性的改

進方法和措施。

2.2文件審批管理流程

圖2-2文件審批管理流程圖

表2-2文件審批流程圖說明表

序號事項說明

①接收上級發文每日查看部門郵箱，查看是否由上級發文。

上報審批在發文上附上發文審批單報總經理室審批。

2.3“一線員工會議”組織工作流程

圖2-3“一線員工會議”組織工作流程圖

表2-3“一線員工會議”組織工作流程圖說明表

序號事項說明

①發布通知月初晨會通知召開“一線員工會議”的通知，發動基層員工參與。

②統計報名人員由辦公篁統計報名人員，控制在6?7人。

③審核名單報總經理審核，要求參與者為公司最基層員工。

④會場、車輛安排與總經理室確定時間、地點，安排酒店、車輛。

⑤會議記錄安排好會議的記錄工作，做好文字、圖像記錄。

24名片印制流程

圖2-4名片印制流程圖

表2-4名片印制流程圖說明表

序號事項說明

①申請申請印制名片的員工填寫名片印制申請單交至辦公室。

②填名片內容單辦公室根據申請單按照固定格式打印出名片內容單。

③聯系單位聯系印刷單位，將名片內容單傳真予印刷單位并確定取回的時間。

2.5辦公用品領用流程

圖2-5辦公用品領用流程圖

表2-5辦公用品領用流程圖說明表

序號事項說明

①提出申請領料單交至辦公室領用物品。

②辦公室審核辦公用品領用標準為一般員工每人每月不超過5元，部門主管不超過10元，

注：每周二、周六為物品領用時間，其他時間不得領用。

2.6臺帳印刷流程

圖2-6臺帳印刷流程圖

Q開好t

_____i____

捉撲t

填與工作U關系單

1

辦公室審?我匕

I

聯系印刷1.印刷

+____

領用

\LVJLMACALLINE

\

三章行政辦公室管理制度及相關表格

1.管理制度匯總

1、合理化建議管理辦法

1、目的

建立公司合理化建議的提出、采納和獎勵程序，以確保公司的持續改進。

2、適用范圍

適用于無錫紅星美凱龍任何員工或集體對公司經營管理和發展所提出的建議。

3、名詞解釋

合理化建議是指任何員工個人或部門對公司經營管理和發展的/壬何環節所提出的、超出其職

責范圍以外的、具有可操作性的改進方法和措施。

4、職責

4.1辦公室負責合理化建議的收集整理工作,客服中心負責顧客意見的收集整理工作。

4.2公司決策委員會負責對合理化建議進行評審；客服中心經理參與決策委員會進行顧客

意見的評審。

4.3各部門、各店、鄭市負責相關合理化建議的反饋、實施。

5、合理化建議提報渠道/流程

5.1建議/意見箱：

5.11設置合理化建議/意見箱理于會議室外。員工可完整填寫《合理化建議單》投入信箱,

合理化建議箱由辦公室進行管理，定期開啟，收集員工建議及意見。

5.12設置顧客意見箱，置于各店入口合適位置，顧客可在“陸萍服務簽”意見欄上短寫意見

并留下聯系方式，投入箱中。顧客意見箱由客服中心管理，定期開啟，收集建議及意見。

5.2看板留言:

員工可以將積極的合理化建議直接在管理看板-合理化建議欄上書寫。

5.3總經理E-mail:

向公司高管直接提報合理化建議并與高管交流。

6、合理化建議反饋、實施

對■于員工提出的每一條合理化建議，辦公室將分類別與相關部門時接。無論合理化建議采

納與否，責任部門或責任人必須進行反饋，向提報員工解釋不采納原因或詳細實施計劃，以便

建議者了解其建議的落實情況。辦公室將對每條合理化建議的反饋做記錄并公示。

7、合理化建議/意見評比

公司每月最后一日匯總當月所有合理化建議,在次月5日前由公司決策委員會進行評比,

對于評選出的優秀合理化建議將給予提報人行政加分的獎勵,行政加分記入員工績效檔案，在

提報人次月薪水中體現。

7.1群策群力一優秀合理化建嘆獎

一經確認建議符合合理化建議定義并具有一定建設性，給子提報人行政加1分的獎勵。

7.2群策群力一最佳合理化建演獎

7.2.1對■于不能明確計算經濟效益的合理化建議，一經采納實施，酌情給予提報人行政加2—5

分的獎勵。

72.2對?于經濟效益可確認的合理化建議，其獎勵金額為經濟效益的1-5%,但最低不少于行政

加2分，最高不大于行政加40分；

723對?于對公司經營管理有重大促進的合理化建議,除行政獎勵外，公司將以提報人的名字

命名該合理化建議或相關經營管理方式方法，此外，提報人還將獲得和公司總經理共進晚餐的

機會。

7.3群策群力-顧客獎

7.3.1對?于對公司經營管理的幫助和促進的顧客意見，公司將酌情給予該顧客50-200元的現金

獎勵，由客服中心負責聯系顧客，向顧客致謝，并履行“顧客獎”的獎勵流程。

8、合理化建議/意見回復

時于采納的合理化建議所涉及的相關整改部門,應公開明確整改時間，并在規定時間內給予回

復。

8.1責任部門在規定時間內未按時回復的，給予責任部門負責人行政扣分2分的處罰（一條

扣2分,二條扣4分,以此類推）。

8.2責任部門在規定時間內未按時完成，又未經上級領導書面確認，提前通報辦公室申請延

長時間的,給予責任部門負責人每條建議行政扣分3分的處罰（一條扣3分,二條扣6分，以此

類推）。

8.3責任部門在規定時間內未按時完成，經再次確認仍未完成的，給予責任部門負責人行政

扣分5分的處罰（一條扣5分,二條扣10分,以此類推）。

2、辦公用品領用制度

［目的］有效管理辦公用品領用,加強內部控制，杜絕浪費。

［范圍］全體員工

［責任］辦公室

［內容］

一.計劃管理

1.辦公用品實行計劃管理。辦公室根據辦公用品發放情況合理掌握辦公用品庫存和配備,

以供各部門領用之需；

2.各部門需按領用標準于每周五將下周需領用的辦公用品清單報至辦公室，辦公室將根據庫

存情況合理采購或者準備配備辦公用品；

二、領用管理

1.領用辦公用品時間為每周二、六,員工領用辦公用品必須填寫《領料單》，否則一概不予領

用。

2.專人負責。各部門需指定本部門辦公用品負責人，此負責人負責本部門辦公用品的計劃、

領用和分發管理，并建立本部門的辦公用品臺帳，辦公室在辦公用品領用的時候對部門辦公用

品負責人負責；

3.新進員工的辦公用品領用由辦公室統一負責；離職或轉崗員工的辦公用品由本部門的辦

公用品負責人進行管理；

4.各部門的辦公用品按公司標準額度進行配發：每月領用的物品僅限于低值易耗品，如水筆、

筆芯、曲別針、橡皮、大頭針、書寫便箋等。（其他如剪刀、美工刀、尺、訂書器、計算器

等用品按一次配發原則進行配發）

5.如非計劃內標準配發的辦公用品,申請部門應以書面申請提前兩日按流程審批后方可由辦

公室按其申請予以準備配發；

6、墨盒等高價值易耗品需以舊換新,同時一次限領一只。

7、如需領用特殊辦公物品，如U盤、文件柜……，需提前兩天提交書面申請，由辦公室主任同

意后方可辦理。

三、新進員工的領用標準

崗位配備的辦公用品每月領用額度

文件框1個、12個A4文件夾、筆記本（大）1本、

高層名片冊（精）1冊、訂書器1個、筆筒1個、美工20元

刀1把、剪刀1把

文件框1個、8個A4文件夾、筆記本（大）1本、

中層名片冊（普）1冊、筆筒1個、美工刀1把、剪刀10元

1把

文件框1個、5個A4文件夾、筆記本（中）1本、、

基層5元

筆筒1個、水筆、圓珠筆各1支、剪刀1把

3、員工宿舍管理規定

為使員工宿舍保持良好的清潔衛生，整齊的環境及大眾秩序，使員工獲得充分的休息,

以提高工作效率,特訂本規定。

一、住宿條件：

1、安全員、電工、維修工、實習生以及兄弟商場來本商場工作的同事。

2、不提供夫妻宿舍。

3、入住員工在一周內未入住的作自動放棄。

4、實習生實習期滿印辦理退舍手續。原商場租房、安排住宿享受補貼的管理人員

一旦入住，原宿舍補貼取消。

二、住宿標準：

男女分區，按班同住。

安全員、電工、維修工等工作人員，每6人一間。

管理人員、科員每3個人一間。

主管、部門經理每2個人一間。

總經理助理、副總經理每人一間。

三、室內設施

1、衣柜一只2、衣架一只

3、臉盆架一個4、鞋子專用板

5、刷牙杯專用板6、毛巾掛架

7、紙簍1只8、掃帚、簸箕各一只

9、辦公桌椅各一張

注：所有物品須擺放在指定的位置。

三、凡在集體宿舍住宿的員工必須自覺遵守以下規章制度:

1、整理一切內務，分配清掃，保持整潔，維持秩序。

2、監督輪值人員維護環境清潔。

3、有下列情況之一者，應通知主管部門：

(1)違反宿舍管理規則,情節重大者。

(2)宿舍內有不法行為或外來災害時。

(3)留宿親友者。

（4）員工身體不適應或病情重大者應通知上級部門。

4、員工對所居住宿舍，應盡管理人責任,不得隨意改造或變更房舍。

5、有關宿舍現有的設備（如玻璃、衛浴設備、門窗、床鋪等）本公司以完好狀態交

與員工使用，如有疏于管理或惡意毀壞，酌情由現住人員負擔該項修理費或賠償費，并視情節

輕重論處。

6、宿舍舍監或公司領導得經常視察宿舍,員工不得拒絕，并聽從有關指示。

七.住宿員工應遵守下列規則：

1、服從舍監管理與監督。

2、室內禁止私自接配電線及裝接電器。

3、室內不得使用或存放危險及違禁物品。

4、個人棉被、墊被起床后須疊齊。

5、煙灰、煙蒂不得丟棄地上，易燃物品不得放置寢室。

6、換洗衣物不得堆積地上，其余衣、鞋必須收入柜內。

7、洗曬衣物需按指定位置晾曬。

8、電視、收音機的使用，聲音不得放大,以免妨礙他人安寧。

9、就寢后不得有影響他人睡眠行為。

10、宿舍不得留宿外人或親友，如外人拜訪應登記姓名、關系及進出時間。

11、夜間最遲應于23時前返回宿舍（注意關閉門窗），否則應向舍監報備（加班情況

除外）。

12、貴重物品應避免攜入或妥善保管，遺失由各自負責。

13、不得于墻壁上隨意張貼字畫或釘物品。

14、不得于床上抽煙，不得于宿舍內吃檳榔或其他不良物品。

15、污穢、廢物、垃圾等應集中于指定場所傾倒。

16、宿舍衛生由各自住宿人員輪流清潔整理。

17、水、電不得浪費,隨手關燈及水龍頭。

18、沐浴的水、電、煤氣用畢即關閉。

19、沐浴以20分鐘為限。

20、員工不得于宿舍內聚餐、喝酒、賭博、打麻將或其他不良或不當行為。

21、宿舍熄燈時間為晚上22:30整。

八、住宿員工有下列情況之一者，除取消其住宿權利（返宿）并呈報管理部議處,情節嚴

重者,送交司法機關處理：

1、不服從舍監的監督、指揮者。

2、在宿舍賭博（打麻將）斗毆、及酗酒。

3、蓄意毀壞公用物品或設施等。

4、擅自于宿舍內接待異性客人或留宿外人者。

5.經常妨礙宿舍安寧，屢戒不改者一

6、違反宿舍安全規定者。

7、無正當理由經常外宿者。

8、有偷竊行為者。

9、拉幫結派,尋蚌滋事者。

九、遷出員工應將使用的床位、物品、抽屜等清理干凈,所攜出的物品，應先經舍監

或主管人員檢查。

十、非緊急時候，禁止使用消防用水，出現緊急情況,如匪警或火警，在確保人身安全的

情況下及時報警呼救或通知公司。

匪警電話：110

火警電話：119

十一、員工圖書閱覽室的開放時間為每天晚上18:30-22:00,圖書的借閱嚴格按

照公司規定執行。

十二、各類體肓用品由專人負賁保管，物品的借用手續按照公司規定執行。

十三、對于外來人員進出宿舍的，一律需填寫《外來人員來訪登記表》，由專人負責

登記。

4、圖書管理規定

1、圖書館開放時間

開放時間為每天晚上18:30——22:00

注：以下情況發生請聯系圖書館管理委員會成員，

1、發現圖書館沒有按時開放

2.有特殊原因要在其他時間進出圖書館

2、入館須知

2.1、保持館內安靜，館內不得大聲喧嘩、高聲交談,讀者入館后須將手機的呼叫方式改

為振動；

2.2、保持館內清潔，不得亂涂亂畫、亂扔垃圾、隨地吐痰漂止在館內進餐；

2.3、注意衣著整潔，舉止文明,不得穿背心、拖鞋入館；

2.4、館內嚴禁吸煙及使用明火產禁用物品搶占座位；

2.5、愛護書刊資料和一切大眾財物,損壞須按規定賠償；

2.6、自覺遵守圖書館的規章制度，支持管理人員按章辦事c

3、閱覽室管理制度

3.1、每次限借一本圖書或雜志，并在借閱臺帳上登記借閱時間、姓名、書名、電話號

碼。看完后仍放回原處。

愛護書刊和室內設施，請勿污損。

保持室內整潔、安靜，文明閱覽，注意大眾衛生。

閱覽結束,請把椅子放回原處。

書刊借還制度

1、本館實行開架借書清勿將本人書刊及物品帶入書庫。

愛護書籍,不損壞書標。不在書上涂劃、做習題，不撕頁裁剪，如發現污損，按章賠償。

每人每次可借書一本，借期一周，歸還后由管理人員確認方可。

員工調離，退休需歸還所借圖書。

違規懲罰制度

1、陋地吐痰、亂扔紙屑、雜物者罰捐書一本。

2、污損、毀壞館內設施按其市場價格進行賠償。

3、圖書館內嚴禁煙火，違者每次罰捐五本書。

4、超期借閱人在圖書館管理人員催還兩天后還未還的按每遲還兩天多罰捐一本書。

六.圖書館管理規章制度適用范圍

1、本規定適合于所有無錫紅星美凱龍來館借書員工。

2、本規定由辦公室負責執行。

3、本規定由本館執行部門負責解釋，若再有疑難問題，可到辦公室咨詢。

七、附錄

圖書館管理委員會成員：

所有成員每周一天晚上18:30—22:00在圖書館值班，負責開門，登記，整理圖書、報

紙、雜志。

5、來客接待分類與流程

1.目的

規范，有序接待來訪人員，樹立公司良好形象

2.定義

來訪客人分類：

A類一需要副總經理級以上親自接待（集團來人、省/市/區政府領導、廠家代理商等）

B類一需要部門經理級接待（同行、廠商老板、營業員等）

C類一需要辦公室人員接待（應聘人員、辦公設備維修人員、咨詢者等）

3.具體流程

3.1臨時性訪客接待流程

由辦公室對所接待的人員進行初步接待,通過簡單交流后對來訪人員進行分類并按

類別不同進行接待：

A類：1、有預約電話：客人來后.電話告知總經理（副總經理）.得到允許后將來客指引

至總經理室（副總經理室），泡茶。

2、無預約電話：零人來后，先詢問來意，電話告知總經理（副總經理），得到允許

后將來客指引至總經理室（副總經理室），泡茶。

B類：客人來后，詢問來意，電話告知相關部門經理，并指引來客前去接待室，做好先期接待,

茶水的準備并請客人等候；

征詢一如廠商老板需要代訂賓館住房,辦公室可幫其代訂。

C類：辦公室人員做好接待工作，了解來客意圖,并做好記錄。

3.2預約性訪問流程

A類：首先征詢任務安排部門來訪的客人一是否需要預訂中餐（晚餐）含標準；是否

需要預訂賓館住房（標準）；是否需要預訂車票（火車、汽車、飛機）。如需要,

辦公室代訂；

其次，詢問來訪客人相關來訪事務是否需要召開會議、交流，辦公室做好會議室相應

準備工作；

再次,匯報相關事務至副總經理、總經理,做好備忘錄；

最后,做好客人來訪的準備接待；

B類：首先征詢如廠商老板需要代訂賓館住房，辦公室幫其代訂;

其次,通知相關部門責任人做好來訪準備工作;

最后，辦公室負責人員到訪的初步接待準備；

C類：辦公室做好接待初步準備工作

4.其他

4.1泡茶：如召開長時間會議，每隔二十分鐘辦公室人員需進去添加一次水。

4.2如在商場召開會議或活動時需備水果、香煙等物品，其他部門需提前一天通知辦公室

準備,告知來人數量

4.3會議上需使用投影儀、話筒等儀器設備、需調整會議桌椅擺放的，其他部門需提前兩

個小時通知辦公室準備。

6、禮品禮金管理辦法

1.目的：

為了規范各部門、各店、超市的禮品、禮金的上繳及領用管理,特制定本管理辦法。

2.范圍：

適用范國：無錫紅星美凱龍

3.名詞解釋：

3.1禮品：外部單位/個人因工作關系贈與我公司/個人的物品、有價證券等。

3.2禮金：外部單位/個人因工作關系贈與我公司/個人的現金、信用卡、存折等。

4.職責：

4.1辦公室：負責禮品領用審批、禮品禮金的帳務管理及禮品、禮金制度的制訂、解釋、

推行、完善和監督執行。

4.2行政專員擔任帳務員，負責帳務記錄；實物管理員負責禮品實物的管理。

4.3財務部：負責禮金的收繳，并配合辦公室對禮品、禮金進行監督管理，同時做帳務登記。

5.作業內容：

5.1管理原則

5.L1公司所有人員不得以任何理由向合作單位索要禮品、禮金。

5.1.2公司業務合作單位以公司或個人的名義饋贈的禮品、禮金均屬公司行為，須一律上

繳公司，任何人不得留作私用。

5.2禮品管理實行帳實分管，悵務員和財務部門分別建立禮品管理臺帳,詳細記錄禮品名稱、

型號、數量、預計單價、總價、來源、日期、有無來源方標記、保質期（后兩項可在

備注欄反映）、合計等。實物保管員對實物進行保管并對接收和使用情況登記。

5.3禮品的上繳

5.3.1企業員工應在收到禮品、禮金3個工作日內上繳至辦公室。

532實物保管員清點禮品.禮金后，開具入庫單（一式四聯），經上交人.實物保管員簽

字后，實物保管員震存第一聯（存根）、上繳人留存第二聯（送貨根據），帳務員留

存第三聯（記賬根據），財務部門留存第四聯（財務根據?）用以登記實物臺賬；

533禮金由實物保管員直接交財務,財務開具收據，收據由實物保管員轉交帳務員留存；

上繳人以實物保管員開具的入庫單作為上繳根據，禮金不作為外聯使用,不得領

用。

534實物保管員定期將入庫單中的第三聯、第四聯交帳務員、財務部門登記實物臺帳。

5.4禮品的領用及保管

5.4.1各級單位領用禮品，應認真娘寫《禮品領用申請表》，并按照審批權限進行審批。

5.4.2禮品領用人持審批后申請表批單到實物保管員處領取禮品，實物保管員開具出庫單

（一式四聯）經領用人簽字后，實物保管員留存第一聯（存根），領用人留存第二

聯（領用根據），帳務員留存第三聯（記賬根據），財務部門留存第四聯（財務根

據）用以登記實物臺賬。

5.4.3禮品的保管嚴格實行帳實分離的原則。禮品領用分為兩種：一是作為禮品送給外

聯單位或作為獎品獎勵給公司員工；二是由公司使用轉為公司資產。

5.4.4對保質期較短的食品類禮品、貶值較快的電子類禮品及特殊性禮品（如帶有接受

人名字印章、工藝品等）要及時上報有關領導，做特殊處理。

5.5獎懲規定

5.5.1對能夠嚴格執行此管理辦法，確保每半年禮品、禮金匯總無差錯的，給予相關人員“嘉

獎”以上獎勵一次。

552凡公司員工向合作單位索要禮品、禮金者，一經發現作開除處理。

553凡接受業務合作單位禮品、禮金逾期不上繳者，一律視為貪污受賄，將根據受賄金額

大小分別予以書面指導一次，行政扣罰5分，直至開除，并追繳所收禮品、禮金。

554對禮品、禮金管理人員發生賬實不符的情況，要及時查明原因,并對責任人予以口頭

指導一次，行政扣罰2分。

5.5.5對保質期到期未進行合理處置而造成禮品浪費的，將紿予資產管理專員口頭指導一

次，行政扣罰2分。

6.工作流程：

6.1禮品、禮金上繳流程

員工收到禮品,禮金3個工作日內上微至辦公宦實物保管員，實物保管員清點禮品.

禮金后，開具入庫單（一式四聯），經上交人、實物保管員簽字后，實物保管員留存第一聯

（存根）、上繳人留存第二聯（送貨根據），帳務員留存第三聯（記賬根據），財務部門留

存第四聯（財務根據）用以登記實物臺賬，

6.2禮品領用流程

申請領用部門咨詢現有禮品情況,填寫禮品領用申請單，按授權報相應領導審批，實物

保管員憑批單辦理領用手續，填寫出庫單（一式四聯），留存第一聯（存根），第二聯交領

用人，第三聯交帳務管理員,第四聯交財務，由財務做帳務處理，對■于轉為公司使用的10。元

以上且使用年限在一年以上的禮品，本部門兼職資產管理員憑出庫單第二聯登記《部門

財產清冊〉。

7.注意事項

7.1禮品的盤點按照資產盤點執行。

7.2對?于作為辦公使用單價在100元以上且使用年限在一年以上的禮品，其日常的保

管、處置、報廢、借用、修理等管理流程參照固定資產執行。

7、廢舊物資變賣管理規定

1.目的：

為了合理規范可回收垃圾變賣流程，加強資金管控力度，創造節約環境，特制定可回收垃

圾變賣管理制度。

2.范圍：

無錫紅星美凱龍

3.名詞解釋：

可回收垃圾：是指在經營過程中所剩余的可回收性垃圾，如：紙箱、廢舊報紙、雜志、

廢舊硒鼓、墨盒等。

可回收的垃圾主要包括廢紙、塑料、玻璃、金屬和布料五大類，具體內容如下：

31廢紙：主要包括報紙、期刊、圖書、各種包裝紙、辦公用紙、廣告紙、紙盒等等，但

是要注意紙巾和廁所紙由于水溶性太強不可回收。

3.2塑料：主要包括各種塑料袋、塑料包裝物、一次性塑料餐盒和餐具、牙刷、杯子、

礦泉水瓶等。

3.3玻鶴：主要包括各種玻璃瓶、碎玻搐片、鏡子、燈泡、暖瓶等。

3.4金屬物：主要包括易拉罐、罐頭盒、牙膏皮等。

3.5布料：主要包括廢棄衣服、桌布、洗臉巾、書包、鞋等。

3.6建筑廢料：主要指各店在裝修、閉店、搬遷等工程結束后剩余的有價值的廢料。

4.職責：

4.1可回收垃圾變賣管理部門為辦公室。

4.2財務部負責監督商場可回收垃圾變賣過程及資金入帳情況。

4.3辦公室負責各部門、各店、超市的可回收垃圾變賣及落實資金入帳。

4.4各店、超市變賣的資金須在每月10日前交與辦公室，各部門物流變賣的資金由辦公室

統一負責。每月15日前由辦公室統一上交財務部入帳。

5.管理制度：

5.1各部門、各店、超市必須制定專用地點存放可回收垃圾，以方便集中變賣。

5.2辦公室須在本區域內指定一至二家廢品回收公司進行回收垃圾變賣

5.3可回收垃圾變賣操作方法

331辦公室須指定專人負責收集、看管、變賣可回收垃圾,并建立臺帳。

532當實施變賣過程中，必須填寫《可回收垃圾變賣確認單》，由辦公室監督變賣過程,

并簽字確認。

5.3.4辦公室每月10日前將款項交與財務入帳。

6.工作流程：

7.注意事項：

各部門、各店、超市必須嚴格按此制度執行，若發現未按此管理辦法執行或者弄虛作假的部

門和個人，公司將予以嚴懲V

8、辦公物資采購管理規定

1.目的：

為了規范公司辦公物資采購行為，降低公司經營成本，為公司的辦公物資采購提供明確的

依據，特制定本辦法。

2.范圍：

適用范圍：本辦法適用于無錫紅星美凱龍。

3.名詞解釋：

3.1辦公物資：是指公司為銷售商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的,不以出售為目

的的各類資產。

4.職責：

4.1辦公室：

4.1.1解釋、推行辦公物資采購管理制度；

4.1.2研究確定辦公物資采購的中長期規劃，優化采購渠道；

4.1.3負責實施辦公物資的采購及對商場的監督管理；

4.L4負責根據公司實際需要及費用節約原則確定采購物資的品牌、型號、單價。

4.2財務部：

4.2.1負責辦公物資的帳務管理工作；

4.2.2負責根據辦公物資采購管理授權對提供商和商場進行帳務核對及結算工作；

4.4.2負責對結帳確認單上發票開具名稱進行確認。

5.管理制度:

5.1采購計劃與申請。

為節省配送費用及采購成本，各部門對日常辦公物資的需求將有計劃申報，每月向辦公

室申請一次。

5.2采購方式

辦公物資采購可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等采購方式。

521.公開招標采購,是指采購部門（統稱招標人）以招標通告的方式邀請不特定的提

供商（統稱投標人）投標的采購方式。

522邀請招標采購，是指招標人以投標邀請書的方式邀請五個以上特定的提供商投標

的采購方式。

5.2.3競爭性談判采購,是指采購部門直接邀請三家以上的提供商就采購事宜進行談判

的采購方式。

5.2.4詢價采購，是指麥三家以上的提供商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭

性的采購方式。

5.3采購合同的簽訂

5.3.1辦公物資的采購必須簽訂采購合同，以便于維護公司的利益。符合下列全部條件的

情況可以不必簽訂合同：

5.3.1.1單筆采購金額較小

5.3.1.2需求較急

5.3.1.3不屬于公司長期采購項目

5.5.2經過招標、競爭性談判、詢價等采購方式確定提供商后，經權限領導批準簽訂采購

合同。采購合同采用經公司決委會簽批的標準合同范本，對于無標準合同范本的

物資采購合同可根據辦公物資采購授權一事一報。

5.5.3采購合同范本包括：辦公設備采購合同范本、辦公家具采購合同范本、辦公用品

采購合同范本、印刷品采購合同范本、工服采購合同范本，共5種。

5.6辦公物資的進貨及驗收

5.6.1采購合同經雙方簽量生效后，采購人員按合同約定，向提供商發出采購訂單；

5.6.2采購人員按合同交貨進度，及時催促提供方按時將采購物資運送至合同指定地點

并組織相應人員進行驗收。險收時如發現貨物品種、質量經檢測與合同約定標

準不符，險收人員拒絕接收或將貨物退回提供方；驗收時如發現數量與合同不符,

驗收人員應及時告知采購員，以便及時補貨，如造成公司損失的由采購人員追究提

供商的責任。收貨地點及貨物驗收分為兩種情況：

5.6.2.1物資收貨地點：一種是由提供商將貨物運送到商場庫房,由采購人員和庫房人

員根據合同約定標準配合驗收簽字；一種是由提供商將貨物直接運送到所

需部門或使用人，由使用人員及相關負責人員進行驗收簽字。

5.7要求辦公室必須2人及以上人員同時驗貨；

5.8辦公物資的結算v

提供商所售貨物經驗收合格后，根據合同約定的帳期及付款方式由辦公室友上

報付款申請，報總經理批準后提供商憑批單到財務部進行結算。

5.9獎懲規定

5.9.1對積極學習采購知識，不斷進行市場調查及詢價為公司節約采購成本的采購人員

視實際情況紿予從通報表揚到行政加5分的獎勵；

6.工作流程：

6.1辦公物資配發流程（見附件8.1）

6.1.1辦公室審核各部門物資申請單，核準后報總經理審批

6.1.2采購專員根據審批后的物資申請單，采用公開招標、逡請招標、競爭性談判、詢價

等采購方式進入采購程序

6.1.3辦公室審核并確定報采購的辦公物資

6.1.4采購專員依流程采購物密

6.1.5接收到物資后必須是2名行政人員同時接收、清點物資

6.1.6辦公室在5天內根據實收物褥和出庫單制作結賬確認單和差異單，然后轉財務審核

并簽字確認。

6.1.7采購專員接收并匯總結賬確認單

7.注意事項：

7.1采購人員要密切關注辦公物資的主要材料、市場供求、價格變動等相關情況，趨勢預測,

及時進行市場調查詢價,隨時與提供商洽談彥護公司利益。

7.2與提供商的結款方式盡量采用按一定帳期的結算方式，磋商使用賒購、商業票據,減少公

司采購和庫存資金的占用。

9、會議管理規定

1.目的：

為規范商場會議管理、提高會議質量，提商商場各方面工作的的執行力，特制訂本制度-

會議原則：提高效率，節約資源，解決問題。

2.范圍

2.1適用和發布范圍：本規定適用于無錫紅星美凱龍各店、各部門、超市

2.2本規定中會議范疇：包括無錫紅星美凱龍有關商場經營管理的正式工作會議，不含其

它非工作性質會議。

3.名詞解釋：

3.1緊急會議：具有明確時間限制性的突發性、重要性會議,

3.2常規會議、例會：指已經確定于固定時間召開、有固定議題和參加人員的會議。

3.3專題會議：多中心、多部門圍繞某議題進行專門研究、討論并形成決議。

3.4主持人：負責對會議進程進行整體現場組織、控制,保證會議目標實現、進行會議總

結。

3.5匯報人：對會議議題的內容進行闡述，并回答參會人員的問題滲與討論。

3.6參會人員：對會議議程參與討論和決策。

3.7列席人員：列席會議,但不參與會議議題的討論和決策。

3.8會議級別：A級會議為商場級會議,B級會議為各部門、冬店、超市會議,C級會議為各

部門內班組會議。

4.職責：

4.1辦公室是各級、各類會議的統籌管理部門，負責A級會議的議程安排、議案歸納、議

案上會協調。B、C級會議統籌管理為各部門、各店、超市指定，如有需要可與辦公

室交流、協調上會議案準備。

5.管理制度：

5.1會議說明

5.1.1商場實行會議分級管理,商場會議體系（見附件8.5）是商場戰略計劃執行的重要

保障，所有部門/人員須嚴格執行。

5.1.2涉及兩個部門以上的議題應先交流，并提交解決方案建議上會討論。

5.1.3為保證會議效率和質量，會議時間一般應控制在2小時以內。

5.1.4會議到時后應立即結束，會議統籌管理人員對到時未結束會議作記錄統計。

5.L5有關單位必須作好會議紀要，完整記錄所有的決定、建議等要點,以及責任人、完成

時間.完成標準.

5.L6參會人員到達會場后應在簽到表（見附件8.4）上簽到，簽到表由會議召集單位準

備。

5.2會議通知（見附件8.2）

5.2.1會議通知應該包括以下幾項內容：

521.1會議目的：明確說明舉行此次會議要達到的效果。

521.2會議時間：應包括會議的開始時間和結束時間。

521.3會議地點：會議地點應該明確標出，如果會議地點在商場外部，與會人員并不熟

悉，會議通知中應附上會議地點示意圖。

5.2.1.4會議議程：會議議程的第一項是主持人宣布請假者（人員或部門）名單、點

名、講解會議要求及會議注意事項。

521.5每項會議議程原則上應該列出本項議程的匯報人、時長。

5.3會議主持人：會議主控人要對會議的進程進行整體控制，保證會議按時、按會議通知

要求進行；會議主持人對會議按時召開、確定參會議題、確定參會人員及會議過程

中負責控制討論的方向、保證達到會議目標負責。主持人通常由本部第一負責人擔

任。

5.4請假

5.4.1凡屬于與會人員，如不能參加會議或不能按時參加會議，必須提前請假。

542請假得到批準方為有效，凡不被批準的請假，一律要求申請人按時參加會議。

5.5會議紀律

5.5.1參會人員應按時到會，無論何種原因遲到，只要沒有事先請假則站立參會。

552凡會議涉及和暫時的事項,與會者必須嚴守秘密，不得泄密。

553參加會議人員不應處理與會議無關的工作。會議期間禁止大聲喧嘩,開小會或從事

其它影響會議秩序的行為。

5.6會后管理

561會議紀要（見附件8.3）的使用要求：會議紀要是公司各級會議的議題議案討論

結果的記錄,是各級部門執行會議決定的備忘錄，故請會議紀要接收人員認真閱

讀紀要，執行會議決定。辦公室將定期對會議紀要的執行推進工作進行檢查。

561.1緊急會議由專人跟蹤、落實,在要求時間內向會議主持人催答。

561.2會議中形成的明確任務，會后24小時內形成決議事項，做為專項任務催辦°

561.3會議紀要由主擰人簽發，緊急的會后4-6小時內簽發,其它會議會后24

小時內簽發。

561.4會議紀要的核心內容形成摘要,并分類歸檔。

5.6.2辦公室是會議紀要的管理單位。

5.6.3會議形成的專項任務寄明確任務的內容、完成標準、責任人、完成時間、預警期

等相關內容。

564會議組織部門對會議決議的執行落實情況進行跟蹤、推進、督辦。

5.8會議沖突的處理原則。如會議室時間、地點安排沖突，會議管理人員應遵循以下原則

予以協調處理：

5.8.1級別高的會議優先于級別低的會議。

582經營業務部門的會議優先于行政職能部門的會議。

6.工作流程：

6.1會議召集及議題征集。

常規會議的A級會議由辦公室負責召集準備,B級、C級會議由各主持部門負責召

集,各召集部門負責議題征集,A級會議召集單位應于會前溝天通知各參加單位/人員填

寫《無錫紅星美凱龍會議議題提報單》（見附件&1）,B、C級會議議題征集時間由召

集部門確定,所有議題提報單由召集部門審核批準后下發會議通知。

6.2會議通知：A級會議的會議通知由總部管理中心下發,B、C級會議的會議通知由召集

部門下發。

6.3會議紀要：會后24小時內必須出會議紀要，并送達有關人員和單位，會議決議事項及時

下達各責任人，責任人筌字后專項督辦。

7.注意事項:

7.1著裝要求:在工作日期間召開的會議按照公司著裝規范著裝。在休息日期間召開的會

議可著便裝。如有特殊的著裝要求需要明確指出。

7.2會議內容要求：會議紐織者根據會議的性質和內容確定會議內容是否需要。如果需

要,應采取必要的措施。

7.3對會議文件的要求：會議經織人員根據會議的目的、規模等內容確定是否發放會議資料,

一般應采用PPT投影演示方式。

10.計劃/總結管理辦法

1.目的：

計劃管理是公司對經營活動、重要事件處理、資源分配、以及日常業務等一切事項進行

預先安排,據此安排執行，并對執行效果進行檢查、考核的一系列活動。

2.范圍：

無錫紅星美凱龍各店、各部門、超市；

3.名詞解釋：

3.1計劃：計劃是經營單位一段時間內工作內容的具體安