電子資源使用管理制度#電子資源使用管理制度##一、目的為規(guī)范本組織電子資源的使用，確保電子資源的合理獲取、安全使用、有效管理與合法合規(guī)，充分發(fā)揮電子資源在組織運營、業(yè)務(wù)開展、學習研究等方面的積極作用，保護組織和各利益相關(guān)方的權(quán)益，特制定本制度。##二、適用范圍本制度適用于本組織全體員工、合作伙伴、實習人員以及其他經(jīng)授權(quán)可使用組織電子資源的人員（以下統(tǒng)稱“使用者”）。##三、相關(guān)法律法規(guī)與參考標準1.《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》2.《中華人民共和國著作權(quán)法》3.《信息安全技術(shù)-網(wǎng)絡(luò)安全等級保護基本要求》4.行業(yè)內(nèi)關(guān)于電子資源管理與使用的相關(guān)規(guī)范和最佳實踐##四、電子資源定義與分類1.**定義**：本制度所指電子資源是指組織通過購買、授權(quán)、自建等方式獲得的，以數(shù)字化形式存在的各類信息資源，包括但不限于數(shù)據(jù)庫、電子圖書、電子期刊、在線學習平臺、軟件工具、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.**分類**-**經(jīng)營性電子資源**：用于組織業(yè)務(wù)運營、產(chǎn)生經(jīng)濟效益的電子資源，如客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）、企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）等。-**學習研究性電子資源**：供員工學習、研究、提升專業(yè)能力的電子資源，如學術(shù)數(shù)據(jù)庫、在線課程平臺等。-**日常辦公性電子資源**：支持日常辦公活動的電子資源，如辦公軟件、電子郵件系統(tǒng)、內(nèi)部協(xié)作平臺等。##五、管理職責1.**信息技術(shù)部門**-負責電子資源的整體規(guī)劃、選型、采購、部署與維護。-建立電子資源訪問控制機制，確保資源的安全性和可用性。-監(jiān)控電子資源的使用情況，及時處理使用過程中的技術(shù)問題。-配合法律審核和內(nèi)部審計，提供電子資源管理相關(guān)的技術(shù)支持。2.**資源管理部門**-負責制定和更新電子資源的使用規(guī)則和流程。-組織對電子資源使用情況進行統(tǒng)計分析，評估資源使用效益。-收集使用者的反饋和需求，為電子資源的優(yōu)化和調(diào)整提供依據(jù)。3.**法律合規(guī)部門**-對電子資源采購合同、使用協(xié)議等法律文件進行審核，確保符合法律法規(guī)要求。-開展法律培訓和宣傳，提高員工的法律意識，預防法律風險。-處理與電子資源使用相關(guān)的法律糾紛和投訴。4.**各使用部門**-負責本部門員工電子資源使用的日常管理和監(jiān)督。-提出本部門對電子資源的需求，協(xié)助資源管理部門進行資源評估和采購。-配合信息技術(shù)部門和資源管理部門開展電子資源的使用培訓和推廣工作。##六、電子資源獲取與采購1.**需求提出**：各使用部門根據(jù)工作需要，提出電子資源的需求申請，明確資源類型、功能要求、預算等信息。2.**評估選型**：信息技術(shù)部門和資源管理部門共同對需求進行評估，篩選合適的電子資源供應商和產(chǎn)品。評估內(nèi)容包括資源的質(zhì)量、適用性、價格、技術(shù)支持等方面。3.**采購審批**：采購申請經(jīng)部門負責人、財務(wù)部門負責人、主管領(lǐng)導等審批通過后，由信息技術(shù)部門或指定的采購部門與供應商簽訂采購合同。4.**合同管理**：法律合規(guī)部門對采購合同進行審核，確保合同條款明確雙方的權(quán)利義務(wù)，保護組織的合法權(quán)益。合同簽訂后，由專人負責合同的存檔和管理。##七、電子資源使用規(guī)范1.**賬號管理**-使用者應使用組織分配的合法賬號訪問電子資源，不得擅自共享、轉(zhuǎn)讓賬號或使用他人賬號。-賬號密碼應妥善保管，定期更換，避免泄露。如發(fā)現(xiàn)賬號異常使用情況，應立即通知信息技術(shù)部門。2.**合法使用**-使用者應遵守法律法規(guī)和資源供應商的使用協(xié)議，不得利用電子資源從事違法、違規(guī)或侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的活動。-對于受版權(quán)保護的電子資源，不得進行非法復制、傳播、下載、存儲或用于商業(yè)目的。3.**使用目的**-電子資源僅用于組織內(nèi)部的工作、學習、研究等相關(guān)活動，不得用于個人私利或與組織無關(guān)的用途。-使用者應根據(jù)工作需要合理使用電子資源，避免過度占用資源或造成資源浪費。4.**數(shù)據(jù)安全**-使用者在使用電子資源過程中，應注意保護組織的商業(yè)秘密、敏感信息和個人隱私。不得擅自將組織的數(shù)據(jù)泄露給外部人員。-不得在電子資源系統(tǒng)中上傳、傳播惡意軟件、病毒等有害程序，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。##八、電子資源安全與保密1.**安全防護**：信息技術(shù)部門應采取必要的技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，保障電子資源的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。2.**備份恢復**：定期對重要的電子資源進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在發(fā)生故障、災難等情況下能夠及時恢復數(shù)據(jù)。3.**保密管理**：對于涉及組織機密的電子資源，應根據(jù)保密級別進行分類管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。使用者應嚴格遵守組織的保密制度，履行保密義務(wù)。##九、監(jiān)督與審計1.**使用監(jiān)控**：信息技術(shù)部門通過技術(shù)手段對電子資源的使用情況進行監(jiān)控，包括訪問時間、訪問次數(shù)、下載量等信息。發(fā)現(xiàn)異常使用行為時，及時進行調(diào)查和處理。2.**內(nèi)部審計**：審計部門定期對電子資源的采購、使用、管理等情況進行內(nèi)部審計，檢查是否符合制度要求和法律法規(guī)規(guī)定。審計結(jié)果向組織管理層報告，并提出改進建議。3.**違規(guī)處理**：對于違反本制度的使用者，根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、限制使用、解除勞動合同等相應的處罰。構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。##十、制度評審與更新1.**內(nèi)部評審**：本制度每年由資源管理部門組織內(nèi)部評審，邀請信息技術(shù)部門、法律合規(guī)部門、各使用部門等相關(guān)人員參加。評審內(nèi)容包括制度的執(zhí)行情況、存在的問題、與法律法規(guī)和業(yè)務(wù)需求的適應性等。2.**法律審核**：法律合規(guī)部門定期對制度進行法律審核，確保制度符合最新的法律法規(guī)要求。3.**反饋與修改**：根據(jù)內(nèi)部評審和法律審核的結(jié)果，以及各利益相關(guān)方的反饋意見，對制度進行修改完善。制度更新后，及時向全體員工發(fā)布并組織培訓。##十一、實施計劃1.**第一階段（1-2個月）**-成立制度制定小組，明確各成員職責。-開展組織內(nèi)部調(diào)研，收集各部門對電子資源使用管理的需求和意見。-收集相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和最佳實踐案例。2.**第二階段（3-4個月）**-起草《電子資源使用管理制度》初稿。-組織內(nèi)部評審，邀請信息技術(shù)部門、法律合規(guī)部門、各使用部門等對制度初稿進行評審，提出修改意見。-根據(jù)評審意見對制度進行修改完善，形成征求意見稿。3.**第三階段（5-6個月）**-將征求意見稿發(fā)送給各部門和相關(guān)人員，廣泛征求意見。-法律合規(guī)部門對制度進行法律審核，確保制度合法合規(guī)。-匯總反饋意見，對制度進行再次修改，形成送審稿。4.**第四階段（7-8個月）**-制度送審稿提交組織管理層審批。-審批通過后，正式發(fā)布《電子資源使用管理制度》。-制定制度實施的宣傳推廣方案，向全體員工宣傳制度內(nèi)容和重要意義。5.**第五階段（9-12個月）**-按照制度要求，逐步落實各項管理措施，如電子資源賬號清理、使用權(quán)限調(diào)整等。-開展制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決制度執(zhí)行過程中存在的問題。-對制度實施效果進行評估，為制度的進一步優(yōu)化提供依據(jù)。##十二、培訓方案1.**培訓目標**：使全體員工了解電子資源使用管理制度的內(nèi)容和要求，增強法律意識和合規(guī)意識，掌握電子資源的正確使用方法和技巧。2.**培訓對象**：本組織全體員工。3.**培訓內(nèi)容**-法律法規(guī)基礎(chǔ)知識，重點講解與電子資源使用相關(guān)的法律法規(guī)，如網(wǎng)絡(luò)安全法、著作權(quán)法等。-電子資源使用管理制度解讀，詳細介紹制度的各項條款和操作流程。-電子資源使用規(guī)范和技巧培訓，包括賬號管理、合法使用、數(shù)據(jù)安全等方面的內(nèi)容，以及常用電子資源的使用方法和注意事項。4.**培訓方式**-**線上培訓**：制作電子資源使用管理制度的培訓視頻、課件等資料，發(fā)布在組織內(nèi)部學習平臺上，供員工自主學習。-**線下培訓**：針對重點部門和關(guān)鍵崗位人員，組織集中的線下培訓課程，邀請專家或制度制定人員進行現(xiàn)場講解和答疑。-**案例分析**：收集整理電子資源使用過程中的違法違規(guī)案例，通過案例分析的方式，加深員工對制度的理解和認識。5.**培訓時間安排**-**線上培訓**：在制度發(fā)布后的1個月內(nèi)完成，員工可根據(jù)自己的時間安排自主學習。-**線下培訓**：在制度發(fā)布后的