采購合同與采購訂單管理制度第一條前言本制度旨在規(guī)范和管理公司的采購合同與采購訂單，確保采購活動的規(guī)范性、高效性和合法性。全部公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員必需遵守本制度的規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于公司的采購合同與采購訂單管理，包含供應商選擇、合同簽訂、履約管理、更改管理、停止與索賠等環(huán)節(jié)。第三條采購合同管理3.1供應商選擇采購部門除了嚴格依照公司規(guī)定的供應商資質(zhì)審核程序進行供應商選擇，還應考慮以下因素：供應商的信譽度和聲譽；供應商的產(chǎn)品質(zhì)量和價格競爭力；供應商的生產(chǎn)本領(lǐng)和交貨期本領(lǐng)；供應商的售后服務(wù)和技術(shù)支持本領(lǐng)。3.2合同簽訂采購部門在與供應商進行合同談判前應當明確以下事項：合同雙方的權(quán)利和義務(wù)；產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量要求與數(shù)量；價格和支出方式；交貨期和貨物運輸方式；合同的履行期限和違約責任；合同的更改和停止條件。采購部門與供應商簽訂的合同必需經(jīng)過公司法務(wù)部門的合法性審查，而且由采購負責人和供應商簽字確認。3.3履約管理采購部門應當定期跟蹤和監(jiān)督供應商的履約情況，確保供應商依照合同要求履行義務(wù)。具體履約管理措施包含：跟蹤供應商交貨情況，及時處理交貨耽擱或質(zhì)量問題；定期與供應商進行履約評估和溝通，確保雙方及時解決問題；跟蹤供應商的價格和產(chǎn)品質(zhì)量的更改情況，及時調(diào)整合同內(nèi)容。3.4更改管理在采購過程中，假如需要對采購合同內(nèi)容進行更改，采購部門應當經(jīng)過相關(guān)部門的審批，并與供應商進行協(xié)商，并簽訂更改協(xié)議。采購部門需要將更改協(xié)議歸檔，并及時通知相關(guān)部門。3.5停止與索賠在以下情況下，采購部門可以停止合同并向供應商提出索賠：供應商連續(xù)多次未按合同要求履約；供應商嚴重違反合同條款；供應商因自身原因無法連續(xù)履行合同義務(wù)。在停止合同和提出索賠前，采購部門應當咨詢公司法務(wù)部門，并向公司領(lǐng)導層進行報告。第四條采購訂單管理4.1采購需求確認公司各部門提交采購需求時，采購部門應當確認以下事項：采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格和數(shù)量；采購目的和用途；需要的交貨時間；預算和費用承當單位。4.2采購申請審批采購部門在接收到采購需求后，應當對采購需求進行審批，并做出決策：是否可以內(nèi)部采購或外部采購；是否需要多家供應商報價；是否需要進行談判或招標。4.3采購訂單簽訂采購部門與供應商簽訂采購合同后，應當及時編制采購訂單，并將其發(fā)送給供應商確認。采購訂單中應包含以下重要內(nèi)容：采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格和數(shù)量；價格和支出方式；交貨時間和地方；接收和驗收標準。4.4采購訂單執(zhí)行采購部門應當監(jiān)督和管理采購訂單的執(zhí)行情況，包含：跟蹤供應商的交貨進度和交貨準確性；確保采購物資或服務(wù)符合合同要求；及時進行采購物資或服務(wù)的入庫和驗收。4.5采購訂單更改和停止在以下情況下，采購部門可以對采購訂單進行更改或停止：采購物資或服務(wù)需求發(fā)生變動；供應商無法定時交貨；供應商無法供應符合合同要求的采購物資或服務(wù)。對于采購訂單的更改和停止，采購部門應當與供應商進行協(xié)商，并經(jīng)過相關(guān)部門的批準。第五條監(jiān)督與改進公司將定期對采購合同與采購訂單管理制度進行評審，并依據(jù)實際需求進行修訂。公司領(lǐng)導和相關(guān)部門應當樂觀搭配，監(jiān)督和改進采購合同與采購訂單管理的執(zhí)行情況，確保制度的有效性和適用性。第六條附則本規(guī)章制度自發(fā)布之日起