會議接待方案會議接待方案模板（通用8篇）為了確保事情或工作有序有效開展，常常需要提前進行細致的方案準備工作，方案的內容多是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發。方案要怎么制定呢？以下是小編整理的會議接待方案，希望對大家有所幫助。會議接待方案篇1為成功圓滿接待“xxx”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。一、接待前準備：1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。二、接站：根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。三、旅游及行程的安排：1、導游要求：知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。2、車輛要求：安排專業旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。四、旅游保險：確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。五、會議日程安排：月日：機（08：00—18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。A、在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅B、在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、并安排3名專業人員在接待臺協助會務組，為客人簽到辦理登記，并為VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。C、代定客人往返大交通D、舉行主題晚宴（根據客戶要求）;若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。E、協助主辦單位安排參會事議19：00—21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會xx月xx日：參加會議。本酒店參會：上午：8：00—10：00上半場10：00—10：30茶歇10：30—12：00下半場12：00—13：00中餐下午：14：00—16：00上半場16：00—16：30茶歇16：30—18：00下半場19：00—21：00晚宴會議接待方案篇2(一)會前工作:1、與會議主辦方洽談。2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。4、與會議主辦方確認會議接待方案。5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)(二)跟進工作:1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。2、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料，來客接待。3、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。4、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。9、確認特殊客人(如偉大的領導少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。10、協調會議期間的交通工具的安排。11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。(三)會后工作:1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。2、會議資料、領導講話稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。3、與會議主辦者的費用結算工作。4、歡送代表工作。(四)會議的籌備工作:1、根據會議規模，確定接待規格。設定待規格。2、發放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。3、會場的布置。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優先知情權。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。(五)會議的`接待禮儀:一是會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。二是提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。1、簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。2、引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。3、接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。(六)會議的服務禮儀:1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。2、接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。4、會議進行中的服務盡量要做到穩重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。5、服務會議應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。6、要做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。(七)會后服務:會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。1、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。2、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結。會議接待方案篇3為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：一、接待時間：20XX年10月27—29日二、接待地點接機地點：xx接待酒店：xx地址：xx參觀地點：xx三、接待對象：xx公司談判代表以及陪同人員四、接待負責人員總負責：Xx(負責整個行程的指揮和協調工作)接待組：Xx(翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員)秘書組：Xx(負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料)后勤組：Xx(負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作)談判組：Xx(主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理)合計人員：24人五、接待前期準備工作1.來回機票預定2.食宿安排3.迎接車輛安排4.會場接待5.會場整理及布置六、后期工作1.談判會議資料整理2.經費報銷3.總結及信息反饋七、經費預算雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計：63150元(人民幣)八、注意事項1、接待外賓的禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。會議接待方案篇4一、接待時間：20XX年12月4日—12月8日二、接待地點：接送機地點：廣州白云國際機場下榻酒店：廣州香格里拉五星級酒店會議地點：廣州香格里拉五星級大酒店會議廳三、接待對象：嘉賓等一行人及其陪同人員四、接待負責人員：總負責：接待辦跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組五、接待前期準備工作：1．制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間2．食宿安排，提前預定3．迎接車輛安排4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）5.相關接待人員，負責相關接待工作六、機場接待1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條……七、酒店入住1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。八、用餐（早餐、中餐、晚餐）1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。九、會議前的籌備工作1．選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。2．會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。十、會議接待1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”2.會場整理及布置1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。十一、座談1．企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔）5.攝像（依重要程度，進行攝像留檔）十二、會后服務準備做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。十三、會后服務會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。會議接待方案篇5會議策劃簡介：1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。8、提供會議所需各類信息。9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。會議接待程序：1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規模、檔次的商務會議服務設施。2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場布置，為客戶提供相應的媒體支持。3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。4、我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。5、我們將為您提當地大酒店3—7優惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員，與各酒店都有協議關系，可按客戶的不同要求提供規范、經濟的會議策劃及籌辦工作。會議接待方案篇6為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：一、會議主題：待定二、會議時間：20xx年6月7日星期四9：00-16：00三、會議地點：淄博匯科機電設備有限公司二樓會議室四、參會人數：35人左右五、環境布置：(一)會場外區域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業家的熱烈歡迎。(二)會場內區域布置：1、購置白板，準備好相應的辦公文具等。2、把原來的圍桌撤掉，放進大約40張椅子，供與會人員就做。(必要時可以給領導安排座椅，座椅上貼有領導的名字，以便對號入座)3、需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。六、人員配置：(一)會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設接待人員一名，二樓會議室門前設接待一名。(二)會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名服務人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名服務人員負責飲水等工作；另一名服務人員，在辦公室，負責行政保障工作。(三)會后布置：培訓完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進行疏導企業家離開會場。(四)午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務。七、禮貌用語為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結束后，可說：“再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。”會議接待方案篇7確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：一、會議主題：待定二、會議時間：20XX年X月X日至20XX年X月X日三、會議地點：XXX酒店。四、環境布置(一)會場外區域布置酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。(二)會場內主要區域布置1、機場、火車站相關資料橫幅、接機牌及鮮花。2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。五、會議資料第一板塊會議(一)會議時間：20XX年X月X日、X日、X日(二)會議地點：待定(200人會議廳)(三)會議資料：待定(四)會議布置：1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(X日、X日)無線麥若干、背景音樂、X展架(五)會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯代替椅子)能夠給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，能夠對號入座。第二板塊晚宴(一)晚宴時間：20XX年X月X日晚(具體時間待定)(二)晚宴地點：餐廳待定(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式(四)晚宴布置：室外：空飄(8個)(空飄資料：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排資料介紹)第三板塊會議接待(一)工作資料1、會議流程策劃;2、編撰、印刷會議接待手冊;3、機場、火車站等埠供給窗口接送機服務;4、會議前期報名的接待、物品分發等;6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;7、供給會議期間車輛的調配、服務工作;8、供給機(車)票的訂購服務工作;9、供給專業接待人員服務工作;10、根據需要，供給其他公務活動服務工作;11、供給物流、土特產品代購等其他服務工作;(二)組織機構及職責1、綜合協調組工作職責：(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;(3)負責與組委會內部的全應對接工作;(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;(6)負責接待服務手冊的編制工作;2、接待服務組工作職責：(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。(2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;(3)負責為與會代表供給接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;(4)根據嘉賓的實際情景，具體供給接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;3、服務保障組工作職責：(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。第四板塊會后考察一、會后考察：1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)二、當地游覽服務(20人或以上車)(淡季報價)1、東線