西安外國語大學辦公管理系統

培訓手冊

長沙中力大方信息技術有限公司

2016年4月13日

目錄

第一章前期準備.................................................................2

1.1安裝office控件..........................................................2

1.2安裝office升級包........................................................3

1.3設置信任站點............................................................4

第二章系統基本操作.............................................................6

2.1登陸系統................................................................6

2.2主界面介紹..............................................................7

2.3文檔頁面介紹............................................................9

2.4功能模塊...............................................................10

2.5設置正文查看方式.......................................................10

2.6修改密碼...............................................................11

2.7退出系統...............................................................12

第三章學校發文操作案例........................................................13

3.1學校發文流程...........................................................13

3.2文件起草...............................................................14

3.3文件提交...............................................................16

3.4文件處理...............................................................17

3.5排版簽章...............................................................20

3.6文件下發...............................................................23

3.7跟蹤查詢文件...........................................................24

第四章會議室申請操作案例......................................................27

4.1會議室申請流程.........................................................27

4.2會議室中清.............................................................28

4.3提交中清...............................................................30

4.4處理中清...............................................................31

第五章辦公郵件................................................................33

5.1寫郵件.................................................................33

5.2郵件管理...............................................................33

5.3通訊錄.................................................................35

第六章操作說明.................................................................35

6.1操作理念...............................................................35

6.2其他特殊操作...........................................................36

6.3業務流程圖39

第一章前期準備

推薦使用IE瀏覽器（8.0版本以上）。使用前的必要條件：

1、計算機已安裝0ffice2003完全版（或更高版本）或WPS；

2、0A系統的地址:http：//oa.xisu.edu.cn/；

3、OA系統的登陸賬號及密碼（登陸賬號為工號，與一卡通

一致，初始密碼為123456）；

安裝office控件

第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址“http:〃oa.xisu.edu.cn

/”訪問OA；

第二步：在登陸界面點擊“二維碼與備用軟件”，點擊“Office

控件”下載并安裝文件，如下圖：

第三步：運行^NtkoOfficeControlSetup.msiv文件開始安

裝,如下圖:

博NtkoSetup

歡迎使用NtkoSetup安裝向導

安裝程序將引導您完成在您的計苴機上安裝NtkoSetup所S?的步驟.

底消I

第四步：單擊“下一步”，選擇安裝文件夾，按照提示完成

安裝，如下圖:

1.2安裝office升級包

如計算機Office版本為2003,則必須安裝該office2007兼

容補丁。

第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址http：//oa.xisu.edu.cn

/訪問OA；

第二步：點擊“二維碼與備用軟件”，點擊“0ffice2007兼

容補丁”下載安裝文件；

第三步：運行“FileFornialConverters.exe"，按照提示完

成安裝。

L3設置信任站點

第一步：打開IE瀏覽器，點擊菜單欄的“工具”一“Intemet

選項”，如圖：

第二步：選擇“安全”一“受信任站點”一“站點”，添加

0A地址http://oa.xisu.為信任站點.完成后關閉頁

面，并“確定”，如圖:

（說明：”對該區域中的所有站點要求服務器驗證（https）”

必須取消。）

第二章系統基本操作

2.1登陸系統

第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址http：//oa.xisu.edu.cn,

按“回車鍵”進入0A登陸界面，如圖：

第二步：輸入用戶名、密碼、驗證碼（用戶名為工號，與一

卡通一致，初始密碼為123456）。點擊“登錄”即可成功登

陸0A。如圖：

2.2主界面介紹

＞快捷菜單：用戶可在此區域點擊快捷按鈕進行修改密碼,

登陸辦公郵件，報送系統問題以及系統注銷等操作。

A首頁：點擊可回到系統主頁面；

＞辦公郵件：點擊進入郵件頁面；

＞問題報送：點擊進入系統維護平臺，可報送系統使用中遇

到的問題；

＞用戶設置：點擊進入修改個人基本信息；

＞導航菜單：用戶可以快速進入各功能模塊；

＞數據視窗：用戶在功能菜單中點擊相布應的功能模塊，直

接出現對應功能模塊的信息數據；

＞新建：在數據視窗中新建一條數據；

＞刪除：在數據視窗中以選中一條記錄后，可以刪除所選擇

的記錄；

＞修改：在數據視窗中選中一條記錄后，可以修改所選擇的

記錄；

＞搜索：點擊此處可以指定搜索符合特定條件的記錄;

＞幫助：打開系統幫助文檔；

2.3文檔頁面介紹

＞退出：不保存，直接退出；

＞保存退出：保存并退出；

＞正文：進入文件編輯頁面，可編輯文件內容；

＞提交：講編輯好的文件提交給對應的用戶；

＞處理：簽署意見；

＞意見修改：修改已經簽署的意見；

＞辦結：終止流程，辦結該文件；

＞流程記錄：查看該文件的流轉過程和處理情況;

＞取回：取回已經提交的文件；

＞打印：打印當前對象；

＞收藏：收藏該文件；

A幫助：點擊“幫助”獲取操作提示；

＞特殊提交：可將文件跨業務環節直接提交給指定的用戶；

2.4功能模塊

(1)個人辦公：涉及與本人工作相關的內容。具體包括：

待辦事宜、待閱事宜、已辦事宜、督刃、管理、個人文件、

辦公郵件、日程安排、個人收藏、用戶設置。

(2)公文管理：涉及各收文單位、發文單位的文件，會議

紀要和請示報告的管理。具體包括：收文管理、學校發文、

部門發文、會議紀要、請示報告。

(3)會議管理：涉及各部門申請議題、會議、活動場館等

業務。具體包括：議題管理、會議室申請、活動場館、周

會議表。

(4)綜合辦公：涉及各部門日常綜合性辦公業務。具體包

括：匯報預約、通知公告、工作督辦、合同審批、章證管

理、信訪管理、外出報備、值班管理、資料報送、信息報

送、信息簡報、立項審批、接待審批。

(5)公共資源：涉及日常辦公公共資源統一管理與維護。

具體包括：規章制度、培訓資料、辦公電話。

2.5設置正文查看方式

登陸0A后，點擊“個人辦公一用戶設置"，設置查看辦結文

件的方式。

AWord查看：需安裝office控件，以控件方式查看辦結文

件。

>PDF查看：無需安裝控件，以PDF查看辦結文件。為避免

安裝控件的麻煩，建議一般行政人員及老師設置成該查看

模式。如圖:

2.6修改密碼

為提高安全性，建議修改成不少于8位的字母數字組合密碼。

登陸0A后，點擊“個人辦公一用戶設置一修改密碼”，修改

密碼后，點擊“確定”即修改成功。如圖：

2.7退出系統

0A首頁，點擊右上方的“退出”按鈕即可退出0A系統。

第三章學校發文操作案例

3.1學校發文流程

用于處理學校黨委、學校行政和學校黨委、行政聯合發文。

發文管理具體步驟包括：擬稿人起草、部門審核、部門會簽、

黨政辦核稿、黨政辦主任審核、分管領導批示、簽發人批示、

排版編號、文件校對、文件簽章、文件下發，在整個處理過

程中，擬稿人和辦公室能對所有文件進行跟蹤、督辦。

流程如下：

圖例

提交并返??

可選步裝?.........>

中心林父------------>

說明:

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程；

2、“序號”為發文管理的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

3.2文件起草

第一步：點擊“公文管理一學校發文“，在工具欄點擊“新

建“，如圖:

WtWJWUWl國h人做

王仁修（?

小人村即fin全M于』KG?：公EW?力為立人

史程中辦題2：杵否決文件

4r,上"電K…伍A

西外大》[2016]1號人“2016-04-06*巴

wsfbi頁—1頁■頁上一頁下一頁麗m[iMP

國者外0電/學&新"C8”igh【2015-2025技和m：長次二力V里投和曲公司

第二步：填寫發文處理箋，文件標題和主送單位為必填內容,

如圖：

第三步：點擊“正文”打開word,編輯正文內容，也可點

擊“打開”直接導入已經編輯好的文件。點擊正文頁面的“附

件”上傳附件，如圖:

第四步：寫完正文，上傳附件后，點擊“保存退出"，如圖:

3.3文件提交

第一步：點擊“提交”按鈕，提交給部門領導審核，如圖:

第二步：在彈出的對話框，選擇部門領導并添加，點擊“確

定"，如圖:

3.4文件處理

第一步：部門領導登陸0A,在待辦事宜中點擊待處理的文件

標題，如圖:

第二步：點擊處理箋頁面的“正文”按鈕，查看正文，如圖:

西安外國語大學發文單

發文文號:大Sv](2016)10號20M?

標&-

K件：

雙位：人事處松位宙癡?見：

擬超人：王仁修

家系電話：85310252黨政辦公室人：

以則同：2016X)4-13

相關到2會；EM:黨政辦公8E?見：

第三步：點擊“顯示痕跡”可查看他人修改的內容。看完正

文和附件后，點擊“保存退出"，如圖:

第四步：點擊“處理”，簽署意見，如圖:

第五步：在處理對話框中填寫處理意見，默認意見為同意。

如圖：

第六步：部門審核通過后，文件自動返回到起草人，起草人

根據業務流程依次提交給“部門會簽，黨政辦核稿黨

政辦核稿后，由核稿人依次提交給“黨政辦審核，分管領導

批示，簽發人批示:操作方法同上。

3.5排版簽章

第一步：經過簽發人批示的文件，由文秘排版簽章，點擊待

辦事宜中的待辦文件標題打開處理箋，如圖:

第二步：在處理箋頁面點擊“正文”，打開正文，如圖:

9出!

西安外國語大學發文單

發文文號：?t?切2d（2016）10號急0平息v]

際S：.僅?用S試用

?n：

松SB位雷成?見：

雙叫位：人和

如皿

ST：蜘Wf詞:2016-04-13

擬H人：王B

黨政辦公在明I人：

電系電話：際19252

e??.

壬字：硒時間：201604-13

1aMm:2016XM13

相關CMC冬E?見：黨政辦公室?見：

第三步：，點擊“套用紅頭”，選擇對應的紅頭，如圖:

第四步：套用紅頭后，點擊“保存退出"，如圖:

第五步：點擊“處理”，完成排版，如圖:

第六步：排版后由文秘送“文件校對、文件簽章”，簽章的

操作同上。

3.6文件下發

經排版簽章的文件，由文秘提交“文件下發”，發送給學校

的聯絡員。

第一步：在待辦事宜中點擊待下發文件的標題，打開文件處

理箋頁面，如圖:

第二步：點擊“提交”，在提交對話框中，選擇公共群組中

的“聯絡員”，全選，點擊“確定”將文件發送給各部門的

0A聯絡員，如圖：

3.7跟蹤查詢文件

第一步：點擊“公文管理一學校發文”，在該模塊下的搜索

框內輸入已下發的文件的標題，如圖:

或直接使用高級搜索，按條件查詢，如圖:

A*O

國A黨政辦公京

(?

O個人辦公女>JWt/牛

起務制同勖

??<mre結B時可?

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WS

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會漢理

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?調示報百

O二

發文學.

O蜂臺辦公

發文年2016

O公共他?

度文號

文代標麴

?5

己安外?堡/學Q?&新育C8T2M2015-2025技和m:長分力大方《里投*EI公司

第二步：搜索出的文件如圖所示，點擊“詳細”，如圖:

IOAL^LIUMI

?疆"”黨政辦公室

o個人麻□K修波X?崢⑦修動

公文??辦石文收

?-tmre友女女可

??c?ro-

?都O發文

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O?ik?3

Q婷臺辦公?僅

BJ外大雙［2016)109:王仁鋒

人?處2016-04-13

o公共《?

用

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共離敗施7條，1而當斷31頁?頁上一頁下一頁K5wairgw

s^aaxre??.*wcochfriQht2015-2025援和m：長*力大方《里投取e公司

第三步：打開文件后，點擊“流程記錄”，可查詢到“處理

情況，處理意見，流程記錄”，如圖：

圓正5：

☆o*

B/33

1處用碎I施程記錄處m見

環力?科壞15名稱巳處及用戶耒處理用戶

01文件起?王仁建

02部門事《馬泊

03部門會備

04免政辦植犒趙宗te.稀璃

05免政辦用核學醫

06分管3!導批示

07簽發人Ht示鄧香欣

08文林律幡李震三

09文件校時王仁攆

10文件差■劉珂

手36三場網,1?林付,利玉電耶兌

名,夏玉地，王成,馬建國.，

西家悔，劉一〉王小環，王

聞劉師季超張胤馬文

關于做好2016年度內部審計工作的通知

第四章會議室申請操作案例

4.1會議室申請流程

主要完成下一周校級會議的提交、安排等事宜。會議申請是

由會議主辦單位文書登記會議初步安排（如會議時間、會議

室等），經部門領導、黨政辦審核、黨政辦安排會議室、最

后由申請人進行會議通知。流程如下：

圖例

提交并返??

可選步驟<s*sssss=>

中心移交.

說明：

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程;

2、“序號”為會議室申請的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

4.2會議室申請

第一步：點擊”會議管理一會議室申請”，點擊“新建”如

圖:

第二步：為避免會議沖突，點擊處理箋頁面的“會議安排”,

了解各會議室的狀杰，如圖:

第三步：選擇日期查詢各會議室的狀態，有藍色標記的為已

被占用的會議室，如圖：

第四步：了解各會議室狀態后，填寫處理箋申請會議室，會

議地點、會議內容、主持人、預計人數為必填內容，如圖：

0098^2

會儀內身

S3MA

場E要求2是O否

周會

主持人BfrtAK50

又恁序；王軍！9;王天平二

與會領導

出席人

*系人王CB

主力華位人

4.3提交申請

第一步：在處理箋頁面點擊“提交”，如圖:

第二步：在提交對話框中選擇部門領導，點擊“添加一確定”,

如圖：

4.4處理申請

第一步：部門領導在待辦事宜中點開待辦文件的標題。如圖:

i：m公二1二k高a

i?周益小

而??A?1

ri馬掂（?

個人辦公

一匡）通知公告一

o//+fT9sG±n

&待辦事亙出MN420

公文33「

o王仁修201604-13|

0關于33333niUD201604-12

o【“辦網】XXXX劉小百2016-03-200關于xxxxxnaw201604-12

【■TJ干核】WWWW士（f2Olb-UJ-ia0天"tZNN/ffWU2016-03-21

o【WJ*候】關于XXXX文作王仁修2016-03-17。關于7777717的通知2016-03-21

。關于xxxxxnittt20160317

公共詡i

oO^xxxxxnaw2016-03-17

。己辦事宜一

辦公郵件sr*o*?*???

【學校友文】?僅供靂152016-04-13

【通知公皆】關于33333的建如2016-04-12

如m的辦公0件!

【利如公自】關于X>XXXfi^通知2016-04-12

【■示?告】.僅供豫at，201604-11

【）校發文】僅供發文測《2016-04-08

【會議中清】XXXX2016-CM-08

麗”WMN學CWZ^WCopyright2015-2025技雄文博:長沙中力RJIt■技和。8公司

第二步：查看、修改表單內容后，點擊“處理”，簽署意見,

如圖:

第三步：填寫處理意見，默認為同意。如圖:

第四步：經過部門領導審核后，由申請人依次提交給“黨政

辦審核、會議室安排”，最后通知參會人員。操作步驟同上。

第五章辦公郵件

5.1寫郵件

第二步：點擊”使用名片簿”添加收件人，填寫主題和正文,

上傳附件。(注：單個附件不能大于50兆，附件個數不限)

第三步：勾上“回執”，收件人查看后會收到返回信息。點

擊“發送”按鈕，郵件成功發送并保存；

5.2郵件管理

(1)收件箱

選擇要刪除的文件，單擊“刪除”按鈕，被刪除文件移至垃

圾箱，如圖：

開發公司

國疆s?M5[?

[3枚仲?（15）時

發群人Xfll

?0日陵（開發公司）201603-22

*?ua

誓震：答復：（無主■）

52??<*劃小IE（開發公司）2016-03-01

荏復：答復：害復：答復：）

?通訊Hea劉45（開發公司）ceshi2016-0341

利45（開發公司）X*：Xtt:Xtt：（無遼）2O1G0229

OW劉小喜（開成公司）*宴：答復：（無至星）2016-02-29

。Q（開2t公司）蓄?：（無主■）201602-29

9口劉小修（開武公司）署夏：署舞：答要：ceshi2016-02-29

O劉”*（開發公司）SW：5W:?W：ceshi2016-02-29

劃45（開發公司）:ceshi2016-02-29

共*mis*.1issumiis*頁±—5下TS*s?*n|Tv]s

麗?ZM久孚CWZ^WCocxyhght2015-2025技才文博:長沙電力RJfll■檀和|甯公司

（2）垃圾箱

徹底刪除：刪除的郵件不能恢復。

清空回收站：一鍵清除垃圾箱中的郵件。

還原：還原被刪除的郵件。

5.3通訊錄

(1)添加私有群組

勾上群組，點擊“刪除”按鈕即可刪除私有群組。

第六章操作說明

6.1操作理念

0A系統內所有涉及業務流程的操作只有三個動作“起草(新

建)、提交、處理L用戶可參照上文的“學校發文操作案例”

使用其它業務模塊。

6.2其他特殊操作

（1）修改流程中的文件

方法1：

第一步：若需要繼續編輯上次保存的文件，可勾選需要修改

的文件標題，點擊“修改”，如圖:

第二步：打開處理箋頁面后，可修改表單內容，也可點擊“正

文”繼續編輯正文內容，如圖:

方法二:

第一步：直接點擊需要編輯的文件標題，如圖:

第二步：在打開的處理箋頁面，點擊“編輯”，即可修改表

單內容和正文內容，如圖：

（2）刪除文件

0A聯絡員和系統管理員具有相關業務模塊下的管理權限，可

刪除文件。

勾上需要刪除的文件標題，點擊“刪除”，如圖:

6.3業務流程圖

6.3.1公文管理

(1)收文管理

收文管理

收文管理具體由辦公室將收到的外來文件、電報、資料等進行簽收、登

記(紙質文件常要掃描生成電/文檔,導入收文管理系統：電f文件可以直

接導入收文管理系統)并完成辦公室主任擬辦、領導批閱、承辦簽收、收文

辦結的潦程：在整個收文處理過程中.辦公室能對文件進行搜蹤、督辦.

圖例

提交并返??

可選步.??一?????,

中心移交.

說明:

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程；

2、“序號”為收文管理的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

（2）部門發文

說明:

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程

2、“序號”為部門發文的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

(3)會議紀要

會議紀要

JL要用于學校黨委會、校長辦公會和校級+8S會等會議紀要管理。會議紀要只體及麒包

括：黨政辦起草、上任事垓、部門會簽.分管領導率閱、上管領導簽發.持版簽章、文

仲下發.在整個處理過程中.擬稿人和黨政辦能對所有文件進行的蹤、R辦.

圖例

提交并返?一

可選步/■=======>

中心移交----------->

說明：

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程；

2、“序號”為會議紀要的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

（4）請示報告

說明：

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程

2、“序號”為請示報告的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

6.3.2會議管理

(1)議題管理

說明:

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程;

2、“序號”為議題管理的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

(2)活動場館

場館中請

場地使用申請”，要完成體自場.五四廣場、文體館等場地的使用申請.安博詈理.場

館申請是由上辦隼位文書登己會議初步安措(如活動時間'場地等).經部門領導、管

理SSC審核后.通知法動.

圖例

提交并返?=

可選步/<ssss

中心移交—

說明:

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程;

2、“序號”為活動場館申請的流程先后順序;

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

(3)周會議表

周會以表

“母周會議”由辦公室負負周會議表起草.辦公主任審核.送領導查詢或發布,可

提供按時間、會議場所、與會校領導的多條件杳詢.

說明：

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程；

2、“序號”為周會議表的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

6.3.3綜合辦公

（1）匯報預約

圖例

妥交并返?—

二V<==

中心移交—

說明:

1、“虛線”為可選環節流程；“實線”為必選環節流程;

2、“序號”為匯報預約的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

(2)通知公告

通知公告

校內通知：各職能部門向全校仲生內部發布信息.辦公室和二級單付有權發

布公告通知,由文書起草.部門領導審核,然后下發至各單位.

校外遹知：不職能郃門向全校外發布信息.辦公室和二級單位有權發布公告

通知?山文書起草.部門銀導審檢，校領導批小,黨政辦事物.黨政辦發布.

通知管理員可以躅蹤通