會博通10會博通10單用戶版用戶操作指引PAGEPAGE368會博通10文件檔案知識一體化管理系統用戶操作指引概述歡迎使用會博通10文件檔案知識一體化管理系統。會博通是一個綜合性的以文檔為基礎的管理系統，其歷史可追朔到1988年以前，在三十余年的開發進程中，積聚了數十家高等院校與科研院所、數百位工程師的智慧，緊跟技術發展的步伐，精益求精，特別是在本世紀初引入流程化和知識管理概念后，其功能更加切合用戶需求，應用面更加廣泛，已被各行各業的客戶用于包括辦公自動化、文件管理、檔案管理、圖書資料管理、網站內容管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、資產管理、物品管理、在線交流、論壇、微博以及政務管理等以文檔為基礎的信息化管理的各個方面。會博通10單用戶版，是專門為適應簡捷管理和部門打造的精簡版的會博通系統，以便用戶更為方便、快捷而又不失專業的解決文檔管理、人力資源信息管理、證照管理、綜合檔案管理等方面的問題，并且，其功能可在全面記錄用戶成長過程的同時，跟隨用戶組織的成長而拓展。會博通10，必將給你的工作與生活帶來便捷、滿足與快樂。安裝運行環境要求硬件：INTELCoreI5以上CPU，內存16GB或以上。軟件：Windows10、11專業版或企業版。說明：有些安全管理軟件，如360、qq管家等，在進行軟件安裝時，會阻止安裝程序的運行或阻止生成連接網站的快捷方式等，所以，在安裝會博通系統之前，可暫時關閉這些軟件。運行安裝程序在會博通10的單用戶版安裝U盤上，有一個HbtSetup.exe的執行程序，這就是會博通的安裝程序，執行該程序，即會顯示：安裝的先決條件安裝會博通系統，除Windows操作系統外，還需要一個基本的軟件環境，也就是先決條件，即：.NET框架，需要.NET框架4.6.1以上版本IIS，即互聯網信息服務，需要IIS7.0以上版本MSSQLServer，即數據庫系統，需要2012以上版本對于Windows10或以上版本，.NET框架和IIS可能已集成安裝好，即使沒有安裝好，根據系統的提示，選擇安裝即可。安裝MSSQLServer數據庫系統的安裝，也是會博通系統運行的先決條件：會博通系統的安裝程序，會自動檢測，如果電腦上已安裝有實例名為SQLEXPRESS_HBT的MSSQLServer2012以上版本，系統會跳過數據庫系統安裝步驟，如果用戶確認已安裝符合要求的數據庫系統，亦可自主取消安裝數據庫系統的復選框，跳過數據庫系統安裝步驟。會博通10單用戶版安裝程序內置的數據庫系統版本為MSSQLServer2019Express，這是微軟提供的輕量版本，應該可滿足大部份單用戶版用戶的需要。MSSQLServer2019Express的安裝，會博通采用了全自動化的靜默安裝方式，用戶不必任何干預即可自動安裝好數據庫系統。待安裝的會博通程序安裝完數據庫系統，以下提示的是下一步將要安裝的會博通程序列表：包括會博通Web服務器程序、文件閱讀服務程序以及數據庫維護工具和桌面工具。會博通Web程序：會博通10是一個B/S架構的程序，該程序也稱為會博通Web服務器軟件。文件閱讀服務：專門處理電子文檔閱讀的程序，會博通會將不同格式的文檔，如DOC、XLS、PPT等，統一轉換為PDF格式來提供在線閱讀，包括下載、添加水印、在線編輯等處理，這種轉換都是在服務器端進行的，為了提高文檔處理的吞吐量，會博通開發了專門的文檔閱讀服務處理程序，對于單用戶版而言，該程序是與會博通Web程序部署在一起的，但對于高并發量的大型系統，也可以獨立部署。數據庫維護工具：包括數據庫的備份、恢復等功能，如果文檔存儲采用文件服務器方式，電子文檔的備份需要另行處理。會博通桌面工具：一組用于增強瀏覽器功能的瀏覽器組件與程序，如獲取機器指紋、批量上傳文件、圖片管理器等。電子文檔存儲方式設置點擊下一步，即進入電子文檔存儲方式設置界面：會博通10單用戶版，對于電子文檔的存儲，提供了兩種存儲方式供選擇：數據庫方式：即將電子文檔保存在數據表的二進制字段中，這種存儲方式的優勢是內容存儲與文檔信息屬性（元數據）的存儲有機的結合在一起，管理和備份都比較方便，但MSSQLServerExpress的數據庫存儲容量最大為10GB，所以，當電子文檔內容的數據量較大時，需要購買更高級的數據庫版本。文件服務器方式：即指定電腦的一個本地路徑，用于存儲會博通管理的電子文檔：存儲路徑的缺省設置為D:\Files，操作者可通過瀏覽按鈕重新選擇存儲路徑。采用文件服務器存儲方式時，會博通會自動采用Windows搜索作為全文搜索引擎，請根據Windows相關用戶文檔的指引，準確配置Windows搜索，并確保其運行正常。說明不管是采用數據庫存儲方式時利用數據庫系統提供的全文檢索功能，還是文件服務器方式時的Windows搜索，在進行全文搜索時，都有賴于篩選器，微軟內置了一些常用格式的篩選器，但有一些篩選器，屬于第三方的商業產品，用戶需要獨立采購，具體情況可向你的系統維護工程師了解。會博通數據庫設置包括連接的數據庫服務器、連接方式、數據庫登錄名以及數據庫名稱等。如果是預先安裝好的數據庫系統，這里，應輸入有數據庫管理權限的數據庫登錄名和密碼，如SA，如果是會博通10安裝程序內置安裝的MSSQLServerExpress，缺省的數據庫用戶為：數據庫用戶名：SA密碼：a123456!@#可通過點擊測試SQL連接按鈕來測試輸入是否正確，如顯示連接成功！則可點擊下一步，創建一個專門用于登錄會博通系統的數據庫登錄賬號，當然，也可直接采用SA賬號。安裝會博通10程序點擊下一步，即顯示：此時，點擊安裝，等待一會兒，即可完成會博通10單用戶版的安裝工作：登錄與用戶驗證會博通系統安裝完成后，會在windows桌面形成一個快捷圖標：點擊該圖標，即啟動系統缺省的瀏覽器，進入登錄狀態：此時，輸入admin用戶的登錄密碼（初始為123），即可進入會博通系統：通過用戶授權驗證，即可成為會博通的正式版用戶。用戶授權的獲得，是依賴于運行環境的，會博通提供了兩種授權認證方式，即：手工授權方式和網絡授權方式。手工驗證方式在操作用戶驗證之前，請準確填寫《會博通用戶授權信息登記表》，通過傳真或郵件發送給紹林科技，將用戶名稱、軟件系列號、服務器名（用戶驗證頁面顯示的，區分大小寫）等信息告訴紹林科技，紹林科技的授權管理人員將為你提供一個用于用戶驗證的授權碼。下圖，是會博通的系統菜單：點擊系統菜單中的關于菜單項，進入關于頁面：再點擊用戶驗證按鈕，即顯示用戶驗證信息輸入窗口：輸入用戶名稱、軟件系列號和授權碼等用戶驗證信息，點擊確認按鈕，用戶驗證即告完成。當日，如果具備互聯網連接條件，亦可直接采用以下網絡授權方式進行用戶驗證。網絡驗證方式進行網絡授權驗證時，安裝會博通系統的機器需要有互聯網連接條件。在用戶驗證頁面，準確輸入用戶全稱、軟件系列號后，在授權碼輸入框輸入網絡驗證碼，點擊申請網絡授權按鈕，系統就會通過互聯網，自動連接紹林科技的授權驗證網站，進行驗證授權。無論采用哪種授權方式，用戶驗證通過后，就可以根據自己的需要，使用會博通的各項功能了。無論采用那種授權驗證方式，通過驗證授權后，運行環境改變需要申請再授權。如果在獲得授權后再輸入不正確的授權信息，很可能會喪失授權而需要申請再授權。會博通單用戶版所提供的功能模塊，包括綜合知識管理、檔案管理、文件資料管理、人力資源信息管理、借閱與歸還、搜索平臺、系統維護和回收站等模塊，后面將對這些模塊做一簡單介紹，更詳細的說明，可參考《會博通10系統管理員手冊》和《會博通10用戶使用手冊》。綜合知識管理綜合知識管理是會博通系統功能最為全面的應用模塊，幾乎包含整個知識管理框架，以及相應的管理功能，比如，檔案管理、證照管理、文件資料管理等模塊，只是綜合知識管理中的一個節點，或稱管理對象。上圖中，左側是整個知識框架的分類樹，稱為分類管理器，右邊則包含功能快捷按鈕、工具條、搜索框和信息列表顯示區。信息列表顯示的內容與樣式，可通過其右上角的設置按鈕，點擊進入設置頁面進行設置，具體設置方法，請參考相關用戶手冊。在分類管理器的焦點位置的左邊，有一個帶下拉按鈕的小圖標，這是會博通工具條的另一種展現形式，展開可看到當前節點具備的功能菜單項：功能的含義和具體操作方法，可參考《會博通10用戶使用手冊》。在分類管理器中，比較特殊的節點是：即：信息收集中心、模板和回收站。信息收集中心主要用于接收第三方系統等移交過來的信息，所以，與第三方系統對接和傳入數據時才需要。模板包括附加屬性模板、正文模板、分類模板和打印格式模板，每一種模板都有特定的作用。附加屬性模板：當信息的基本屬性不足以全面描述信息的特征時，就要借助于附加屬性來描述。對于一些經常要用到的信息類型，如合同、檔案、客戶資料等，可建立附加屬性模板來減少附加屬性定義的工作量。正文模板：正文模板實際上就是將電子文件的版面格式設計成規范的標準樣式，供需要時套用，分為普通正文模板、屬性關聯正文模板和套紅正文模板三大類。分類模板：就是將常用的分類框架，設計成標準樣式，存放于分類模板中，需要時直接套用而不需要重新創建相同的分類框架。打印格式模板：又稱表格模板，是打印各種表格時可供采用的表格樣式。用戶可參照Excel的操作方式，設計自己的表格打印樣式，如文件登記表、案卷目錄、卷內文件目錄、人員信息登記表等，系統中已內置各種常用的表格樣式，應該已基本滿足大部份用戶的需求，當然，用戶也可根據自己的需要，新增或重新設計與修改。要在相應的節點使用表格模板，需要通過表格連接來與需要特定格式的分類建立關聯，關于表格連接的具體方法，請參考檔案管理-目錄打印一節中的介紹。表格連接有繼承特性，即上位類連接的表格，下位類亦可使用。回收站：用戶在刪除信息條目時，并不是真正刪除，而是將其放入回收站中，只有刪除回收站中的信息，才是真正的徹底刪除。文件資料管理會博通提供了一個初始的文件資料管理分類框架，包括公文管理、會議文件管理、合同文件管理、規章制度、營銷業務、財務管理以及資料庫等，用戶可根據自行需要進行增減。無需歸檔，又覺得有保存價值的文件，可以存放在資料庫中。創建分類會博通將類型節點依次分為大類、類和文件夾三種層級，會博通功能工具條上的新建菜單組，提供了相應的新建選項：點擊文件夾菜單項，即顯示：輸入所需要創建的分類名稱，點擊提交，文件夾即創建完成。說明：性質是指類型的種類，包括大類、類、文件夾，對于檔案還包括檔案定義的最底層分類。用途包括：普通：即信息的一般用途，是信息的基礎存儲對象。搜索：即搜索類，用于存儲搜索名和搜索條件等。點擊相應的搜索類，即可按預設的搜索條件獲得相應的信息。鏈接：鏈接類，關聯會博通的某一個類型，點擊鏈接類標題即會自動進入該類型。對象：是指信息的種類，包括基本、人員、單位、資產、物品、檔案等。類目名稱：即類型的名稱。標識起點：標識是指當該類型下面為文件時，系統會為每一個文件都設定一個唯一的標識，這里設置的就是標識的起點，缺省為1。在該類型下面新建文件時，會以設定的標識起點作為第1份文件的標識，如20190001，然后，每次在該類型下面新建文件時，新的標識都將在已有最大標識的基礎上自動加1.分類模板：選擇套用所需要的分類模板，即自動在該新建類型下面，創建與模板一致的分類架構。鏈接對象：如果用途選擇鏈接，會出現鏈接選項，你可在會博通的知識框架上，選擇一個節點作為該鏈接類的鏈接對象，實際上，就是將選定的分類節點鏡像為當前分類節點。新建文件點擊新建菜單組的文件按鈕：即彈出文件新建頁面：新建文件的操作，主要分為三個部份，首先，是屬性輸入，如題名、編號、責任者等，然后，是正文的處理，可通過正文編輯，直接編輯輸入網頁格式的文件內容，也可以采用正文上傳方式選擇磁盤文件上傳，利用掃描儀掃描上傳，套用正文模板并在線編輯后上傳，也可以編輯帶條款的草案內容等。輸入完成后，點擊保存按鈕，即完成當前文件的創建。說明：系統提供的缺省的文件新建方式如上圖，為網頁新建，但實際上，會博通提供了多種新建文件的方式，即：單用戶版除沒有鏈接文件新建的權限外，其它五種新建方式都可為用戶服務，用戶可通過系統參數設置來改變文件新建的缺省方式。新建文件的屬性顯示內容與方式，用戶可以自定義，具體請參閱更詳細的用戶文檔。資料庫不需要歸檔的文件信息，又有一定的保存價值，希望暫存利用，此時，就可分門別類保存在資料庫中。檔案管理的歸檔編輯功能，提供了將不需要歸檔但有保留價值的文件移入資料庫的功能。證照管理每個企業，都擁有營業執照，加上各種經營資格、資質證書以及與資歷資質有關的個人證件，與資產有關的房產證、車船執照、專利證書、注冊商標證等，種類繁多，如何有效地管理好這些證照，為企業的生產經營活動提供及時高效的管理與應用服務，已是擺在所有企業面前的一項非常緊迫且重要的工作。證照管理分類框架的創建和證照文件的拍照、掃描錄入與上傳等，與前述文件資料管理是類似的，會博通提供的較有價值的使用功能還包括（但不限于）：利用二維碼管理證照可采用證照屬性中的某一個具有唯一性的屬性，如證照編號、順序號等，制作成二維碼，并將打印好的二維碼標簽貼在證照的適當位置，在進行證照管理的相關操作時，掃描二維碼即可快速定位到該證照信息。提醒會博通的每一條信息都可啟動提醒服務，并可按日、周、月、年或自定義時間間隔等進行一次或多次提醒，非常適合于那些周期性、重復性工作的提醒。證照的年檢、年審等相關工作，都是周期性的工作，可按規定的時間再加上一定的提前量來設置提醒，以免過期延誤而造成不必要的損失。證照統計可以按類型、年度以及所屬機構等，對證照進行統計。人力資源信息管理可分門別類管理人事檔案及相關人事信息，并可辦理人事文件的借閱與歸還手續等。人力資源管理的分類框架可根據需要自主創建，每一個人的檔案內容，即可套用模板和根據模塊內容框架上傳對應內容，也可直接創建與上傳。按干部人事檔案管理的要求，分十大類管理干部人事檔案：會博通對于人力資源文件的管理，將按件（份）進行管理，對于紙質文件的掃描，提供了專門工具，將一份文件掃描形成的多頁圖片自動拼裝成一個PDF文件，以便統一管理。檔案管理檔案管理是會博通最為基礎的功能之一，檔案管理要解決的問題，實際上就是檔案的收集、整理、保存、管理、查詢、利用與鑒定處置等。檔案分類如何對檔案進行分類，既有國家標準，也有行業規范，到了組織內部，也會有針對性的管理辦法，會博通的自定義檔案分類架構功能，將管理方式的決策權交給了用戶，可滿足用戶不同的管理需求。會博通將歸檔文件放入檔案的最底層分類的規則，在統一的管理原則中，較好的解決了按卷歸檔、按件歸檔裝盒和按件歸檔不裝盒的管理問題。歸檔號的編制完整的檔號一般應包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構（問題）等。編號可以是文字、字母、數字或其組合，依管理規則而定。檔案定義時輸入的檔號，應輸入類目編號的完整長度，并且，在同一個檔案庫中，應該具備唯一性。由于有按卷歸檔和按件歸檔之分，檔號以往都是以卷為單位定義的，但按件歸檔后，每件也存在檔號，為了區分，會博通將對案卷的編號稱為檔號，需要裝盒時盒號也可視為檔號，以件為單位的檔案編號則稱為歸檔號，歸檔號將根據檔案的最底層編號和一定的規則自動形成。檔案文件錄入歸檔時，可按新建文件的方式，在新建時錄入屬性數據，引入電子文檔，或通過掃描儀、高拍儀掃描、拍攝錄入電子文檔。會博通還提供了一個歸檔文件錄入的功能，以表格方式批量錄入歸檔文件條目。點擊歸檔文件錄入菜單項，即進入錄入界面：點擊新增按鈕，即可新增條目，并且，如果選擇了新增時繼承，還可將上一份文件的題名、文件日期、文件編號、責任者等關鍵屬性內容繼承到新增條目。歸檔編輯會博通提供的歸檔編輯功能，在一個界面內，解決了將文件歸為檔案的全過程，用戶通過搜索，查找出某一類待歸檔文件，一鍵即可將其歸入對應的檔案類目下。需要注意的是，文件只能歸入檔案的最底層分類中，這個最底層分類，是采用檔案定義功能形成的，可以是案卷，也可以是檔案盒，或者，不分盒的電子文檔。自動歸檔自動歸檔，實際上，就是針對選定的一批文件，依設定的規則由計算機程序輔助歸為檔案。歸檔位置，可選定一個檔案分類，則選定的文件將歸入該類型下。待歸檔文件區歸檔位置，可選定一個檔案分類，則選定的文件將歸入該類型下。待歸檔文件區歸檔條件，也是編制檔號（歸檔號）的規則，如下：歸檔條件的可選項包括四項，即全宗號、歸檔年度、保管期限和類型，也可選擇不包含全宗號。后三項的排列順序可根據需要設定，如下圖：即可按歸檔年度-保管期限-類型排列，也可采用保管期限-類型-歸檔年度排列，類型是可省略的選項。類型需要采用附加屬性，所以，當包含類型時，需要指定類型的附加屬性名稱。執行自動歸檔后，待歸檔文件區中的滿足歸檔條件的文件，都將按規則轉移到設定的檔案類型下面，但待歸檔文件區的目錄架構仍然保留。目錄打印要打印目錄，首先，要在打印格式模板中，設計所需要的打印格式，系統中已預設常用的打印格式模板，用戶可根據需要新增和修改。然后，采用表格連接功能，在要打印表格的類目下，與表格格式建立關聯：點擊表格連接菜單項，即顯示：此時，可根據需要，選擇所需要的表格模板，并通過編輯按鈕，對表格進行標注：在標注中，可設置某些對打印格式要求的參數，具體請參考相關更詳細的用戶文檔。表格連接有繼承特性，即在上位類連接的表格，下位類可使用。表格連接完成后，即可在需要打印的地方，點擊工具條上的表格打印按鈕，即會彈出表格打印窗口：選擇要打印的表格，點擊打印按鈕，即開始打印。查詢會博通的查詢功能，可以說是無處不在，對文檔進行管理與利用，首先都需要查詢，定位到所需要的文檔信息后，對應的操作才能啟動。在出現放大鏡和搜索按鈕的地方，輸入關鍵詞，即可查找出包含關鍵詞的文檔信息，高級搜索功能，更能形成復雜的搜索條件來實現更精準的查詢。處置對文檔的處置，一般是指移交接收、鑒定延期、銷毀等功能。會博通可通過收納盒的方式，將選中的一批文檔放入收納盒中，然后，再啟動移交功能來辦理移交接收手續。但對于單用戶版來說，由于只有一個操作者，該功能可略過。檔案到期后，要進行銷毀鑒定，需要繼續保存的，可調整保管期限延期保存，需要銷毀的則需要通過審批后銷毀。對實體紙質檔案進行銷毀，并不一定要同時對電子檔案進行銷毀，可將檔案實體已銷毀的電子文檔，保存到已銷毀庫中，繼續備查。當然，如果認為沒有繼續保留的必要，也可將電子文檔信息在實體文檔銷毀時一并刪除。借閱與歸還可辦理實體文檔的借閱、歸還以及領取手續等。借閱過程中，可打印借閱確認單（借條），借閱者簽字后，還可將確認單掃描上傳。借閱和歸還過程中，可進行利用情況與利用效果登記。搜索平臺前面已經介紹過，會博通的搜索功能無處不在，搜索平臺則是用于搜索的專門模塊。會博通的搜索平臺，與互