金字塔原理思考、表達和解決問題的邏輯目錄\h第1篇表達的邏輯\h第1章為什么要用金字塔結構\h歸類分組，將思想組織成金字塔\h自上而下表達，結論先行\h自下而上思考，總結概括\h第2章金字塔內部的結構\h縱向關系\h橫向關系\h序言的結構\h第3章如何構建金字塔\h自上而下法\h自下而上法\h初學者注意事項\h第4章序言的具體寫法\h序言的講故事結構\h序言的常見模式\h序言的常見模式——以咨詢為例\h第5章演繹推理與歸納推理\h演繹推理\h歸納推理\h演繹推理與歸納推理的區別\h第2篇思考的邏輯\h第6章應用邏輯順序\h時間順序\h結構順序\h程度順序\h第7章概括各組思想\h總結句避免使用“缺乏思想”的句子\h總結句要說明行動產生的結果／目標\h找出各結論之間的共性\h第3篇解決問題的邏輯\h第8章界定問題\h界定問題的框架\h展開問題的各要素\h發掘讀者的疑問\h開始寫序言\h實戰案例\h第9章結構化分析問題\h從信息資料入手\h設計診斷框架\h使用診斷框架\h建立邏輯樹\h是非問題分析\h第4篇演示的邏輯\h第10章在書面上呈現金字塔\h突出顯示文章的框架結構\h上下文之間要有過渡\h第11章在PPT演示文稿中呈現金字塔\h設計文字PPT幻燈片\h設計圖表PPT幻燈片\h故事梗概\h第12章在字里行間呈現金字塔\h畫腦圖（在大腦中畫圖像）\h把圖像復制成文字第1篇表達的邏輯我們在工作中遇到的最不爽的事情可能就是寫東西，或做長篇演講。幾乎所有人都認為寫東西是令人頭痛的事，大家都希望自己能夠更“善于寫”。許多人還得到忠告：如果他希望事業發展更快，就必須提高溝通和表達的能力，包括口頭溝通能力——培訓講課能力、演講能力，和書面溝通能力——寫作能力。很多人難以提高寫作能力和講話能力的原因，是他們認為“寫得更清楚一些”意味著使用更簡單、更直接的句子。事實上，人們在寫文章時的確會經常使用過長的句子，句子結構也過于繁瑣，使用的語言經常過于學術化，過于抽象，段落中的句子順序有時也很混亂。以上這些問題都屬于寫作風格的范疇。對于一個成年人來說，改變寫作風格的難度太大了。這不是因為大家無法改變寫作風格，而是因為改變寫作風格就像學習打字，需要大量的重復練習，而多數正在企業和政府工作的人根本沒有那么多時間。因此，他們還會不斷地受到“寫得再清楚一點”之類的忠告。但是，文章條理不清還有一個比上面提到的原因更常見、但也更容易改進的原因，即文章的結構（structure）——也就是句子的組織順序（不管句子本身寫得是好是壞）。如果讀者認為你的文章條理不清，很可能是因為你表達思想的順序與讀者的理解力發生了矛盾。對受眾（包括讀者、聽眾、觀眾或學員）來說，最容易理解的順序是：先了解主要的、抽象的思想，然后了解次要的、為主要思想提供支持的思想。因為主要思想總是從次要思想概括總結得出，文章中所有思想的理想組織結構也必定是一個金字塔結構——由一個總的思想統領多組思想。在這種金字塔結構中，思想之間的聯系方式可以是縱向的（vertically）——即任何一個層次上的思想都是對其下面一個層次上思想的總結；也可以是橫向的（horizontally）——即多個思想因共同組成同一個邏輯推理過程，而被并列排在一起。你可以很容易地使受眾理解用金字塔結構組織的思想：先從金字塔的最頂端開始，沿各個分支向下展開。首先表達的主要思想，使受眾對表達者的觀點產生某種疑問，而主要思想（金字塔結構中的）下一層次上的思想將回答這些疑問。通過不斷進行疑問／回答式的對話，受眾就可以了解文章中的全部思想。對文章闡述的思想作出疑問／回答式反應是人類的一種自然反應，沒有國籍和民族的區別。人類還有一個共同的特點，即只有用某種方式將思想表達出來——說出來或者寫下來，我們才能夠準確地把握自己的思想。人類弄清自己思想所需要用的結構也是金字塔結構。因此，作者或講話者在強制自己將思想組織成金字塔結構后會發現，準確把握自己的思想，有助于自己寫出條理清晰、意義明確的文章。本篇解釋了為什么受眾最容易理解和記住金字塔結構，以及組成金字塔的子結構之間如何互相關聯；介紹了如何利用金字塔結構梳理需要寫入文章的思想，如何為這些思想確定清晰的相互關系；詳細分析了序言的邏輯，并澄清了演繹推理和歸納推理這兩個容易讓人混淆的概念。本篇將幫助你了解如何將要表達的思想組織成金字塔結構，說明了使用金字塔原理能夠檢查你的思想的有效性、一致性和完整性，還能夠讓你發現遺漏的思想，并幫助你創造性地拓展自己的思路。第1章為什么要用金字塔結構如果受眾希望通過閱讀你的文章、聽你的演講或培訓，來了解你對某一問題的觀點，那么他將面臨一項復雜的任務。因為即使你的文章篇幅很短，比如只有兩頁紙，文章中也會包括大約100個句子。讀者必須閱讀、理解每一句話，并且尋找每句話之間的聯系，前前后后反復思考。如果你的文章結構呈金字塔形，文章的思路自金字塔頂部開始逐漸向下展開，那么讀者肯定會覺得你的文章比較容易讀懂。這一現象體現了人類思維的基本規律：大腦自動將信息歸納到金字塔結構的各組中，以便于理解和記憶。

預先歸納到金字塔結構中的溝通內容，都更容易被人理解和記憶。

你應有意地將溝通內容組織成金字塔結構，包括口頭表達和書面表達——說話、培訓、演講、報告、述職和寫文章、總結、申請、方案、計劃等。

下文具體介紹如何將思想組織成金字塔結構。歸類分組，將思想組織成金字塔人類很早以前就認識到，大腦會自動將發現的所有事物以某種秩序組織起來。基本上，大腦會認為同時發生的任何事物之間都存在某種關聯，并且會將這些事物按某種邏輯模式組織起來。舉個例子，古希臘人眺望星空時，看到的是由星星組成的各種圖案，而不是散亂的星星。這個例子證明人腦具有對事物進行歸類組織的特點。大腦會將其認為具有“共性”的任何事物組織在一起。“共性”指的是具有某種相似的共同點或所處的位置相近。再看圖1-1的一個例子：

圖1-1“共性”的一個例子無論是誰，一看到上面的6個黑點，都會認為共有兩組黑點，每組3個。造成這種印象的原因主要是，有些黑點間的距離比另一些黑點間的距離大。將事物組成邏輯單元無疑具有很大的作用。為了說明這一點，請看下面幾組彼此之間并無關聯的詞：湖泊│糖靴子│盤子女孩│袋鼠鉛筆│汽油宮殿│自行車鐵路│大象書本│牙膏現在，你試著設想一個可能使每兩個詞發生聯系的情景，聯想并將其“組織”在一起，譬如：糖在湖水中溶解，或靴子立在盤子上，等等。然后將右邊的一列詞蓋住，只看左邊一列詞。你是否還能夠記起右邊對應的詞？大多數人都可以毫不費力地做到這一點。當你聽別人講話或看文章時，也會發生類似的組織思想的現象。你會將同時出現的或位置相鄰的幾個思想相聯系，努力用某種邏輯模式組織它們。這種邏輯模式必定是金字塔結構，因為只有金字塔結構才能夠滿足大腦的兩個需求：一次記憶不超過7個思想、概念或項目。

找出邏輯關系。

奇妙的數字“7”人一次能夠理解的思想或概念的數量是有限的。舉個例子，假設你決定離開溫暖舒適的家，出去買一份報紙。“我想去買份報紙，你有什么要我帶的東西嗎？”妻子在你走向衣架拿外衣時說：“太好了，看到電視上那么多葡萄的廣告，我現在特想吃葡萄，也許你可以再買袋牛奶。”你從衣架上拿下外衣，妻子則走進了廚房。“我看看咱們家的土豆夠不夠。對了，我想起來了，咱們已經沒有雞蛋了。我看看，對，是該買一些土豆了。”你穿上外衣向門口走去。“再買些胡蘿卜，也可以買些橘子。”你打開房門。“還有咸鴨蛋。”你開始按電梯。“蘋果。”你走進電梯。“再買點兒酸奶。”“還有嗎？”“沒有了，就這些了。”如果不重新讀一遍上面的文字，現在你還能記住妻子讓你買的9樣東西嗎？大多數男人回家時可能只買了報紙和葡萄。出現這種情況的主要原因是你遇到了“奇妙的數字7”。這個術語是由喬治·A·米勒在他的論文《奇妙的數字7±2》中提出的。米勒認為，大腦的短期記憶無法一次容納約7個以上的記憶項目。有的人可能一次能記住9個項目，而有的人則只能記住5個。大腦比較容易記住的是3個項目，當然最容易記住的是1個項目。這就意味著，當大腦發現需要處理的項目超過4個或5個時，就會開始將其歸類到不同的邏輯范疇中，以便于記憶。在上面的例子中，大腦很可能會將需要購買的物品按超級市場的不同區域歸類。歸類分組搭建金字塔為了說明這種方法的作用，請看以下采購清單。每看到一種食品時，就按以上方法將其歸類。這樣就很可能夠記住所有的9種食品：葡萄橘子牛奶咸鴨蛋土豆蘋果雞蛋酸奶胡蘿卜如果你試著想象一下這個過程，就會發現，你已經建立了幾個在各項目之間有邏輯關系的金字塔結構，如圖1-2所示：圖1-2在各項目之間有邏輯關系的金字塔結構找出邏輯關系，抽象概括僅以邏輯方法將思想或概念分組是不夠的，還必須找出其邏輯關系。分類的作用不只是為了將一組9個概念，分成每組各有4個、3個和2個概念的3組概念，因為這樣合起來還是9個概念。你所要做的是提高一個抽象層次，將大腦需要處理的9個項目變成3個項目。這樣做以后，你無須再記憶9個概念中的每一個概念，而僅需要記憶9個概念分別所屬的3個組。這樣，你的思維的抽象程度就提高了一層。由于處于較高層次上的思想總是能夠提示其下面一個層次的思想，而且這種關系不像前面的例子中編造的湖泊與糖的關系那樣牽強，因而也更容易記住。所有的思維過程（如：思考、記憶、解決問題）顯然都在使用這種分組和概括的方法，以將大腦中的信息組成一個由互相關聯的金字塔組成的巨大的金字塔群。如果你需要與習慣用這種思維方式的人交流，你要做的就是確保你所說的內容符合其金字塔體系中的某一部分。現在談一談實際的表達呈現問題。如果你清楚地“了解”這些思想或概念組，那么，將這些思想或概念組與別人交流，要使對方同樣“了解”這些思想或概念組。正如前面買東西的例子一樣，你只能一項一項地提出各個概念。但是，研究發現，最有效的表達方法是：先提出總的概念，再列出具體項目，即要自上而下地表達思想。自上而下表達，結論先行理清表達思想的順序，是寫出條理清晰文章的最重要方式，而清晰的順序，就是先提出總結性思想，再提出被總結的具體思想。先總結后具體的表達順序，你必須牢記。受眾的大腦只能逐句理解作者（演講者、培訓講師）表達的思想。他們會假定一同出現的思想在邏輯上存在某種關系。如果你不預先告訴他們這種邏輯關系，而只是一句一句地表達你的思想，讀者就會自動從中尋找共同點，將你所表達的思想歸類組合，以便了解各個組合的意義。由于受眾的知識背景和理解力千差萬別，他們很難對你所表達的思想組作出與你完全一樣的解讀。事實上，如果你不預先告訴讀者某一組思想之間的邏輯關系，他們很有可能會認為某一組中的思想之間根本沒有任何關系。退一步說，即使受眾能夠作出與你完全一樣的解讀，你也增加了他們閱讀的難度，因為他們必須自己找出這種你沒有提前說明的邏輯關系。下面我舉例說明，除自上而下的順序外，任何其他順序都可能造成誤解。假設我和你正在酒吧喝酒，突然我對你說：“上個星期我去了趟蘇黎世。你知道，蘇黎世是一個比較保守的城市。我們到一家露天餐館吃飯，你知道嗎？在15分鐘里我至少見到了15個留長胡子的人。”我說這番話是向你傳遞了一個信息，但是我并沒有意識到，你會主動地推測我向你傳遞這個信息的原因。也就是說，你會將我說的這番話看做是一組還未表達出的思想的一部分，你會假設某種可能的原因，并據此調整你的思路，準備接著聽后面的話。這種預期性的準備能夠減輕大腦分析信息的負擔，因為你沒必要分析隨后接收的每一個信息的所有特征，而只需尋找與前面信息相同的特征即可。于是，你可能會認為，“她在談論蘇黎世已經變得不再保守”，或“她準備把蘇黎世與其他城市作比較”，甚至“她很喜歡男人的長胡子”。無論你有什么反應，你的大腦都在等待以上話題進一步的信息，而不管后續實際的信息如何。我看到你一臉茫然，就接著說：“而且，如果你在紐約的任何一座寫字樓周圍轉一轉，你會發現幾乎沒有不留長胡子或長頭發的人。”現在我想表達什么意思呢？我似乎并不是在比較城市，倒像是在比較城市中的職場白領們；而且我想表達的似乎也不只是胡子，還包括各種面部毛發。這時你也許會認為，“也許她不喜歡男人留長胡子；也許她想比較不同職場白領留胡子的方式；也許她對正規機構如此容忍員工留胡子感到奇怪”。不管怎樣，你含混地嘟噥了幾句，算是對我說的話的反應，于是我不得不接著說下去：“當然，留長胡子在多年以前就已經是倫敦街頭的一景了。”“噢，”你想，“我終于明白她想說什么了。她想說倫敦在這方面比其他城市更開放。”于是你把你理解的意思告訴了我。你的理解在邏輯上完全合理，但根本不是我想表達的意思。實際上，我想表達的意思是：你知道嗎？我簡直難以相信，在商業界，男人留長胡子或長頭發已經這樣普遍，這樣被廣泛接受：在蘇黎世……在紐約……還有，在倫敦……看，一旦告訴你判斷每句話之間關系的框架，你就可以很容易地用我希望你采取的方式理解我表達的這組思想。讀者在接受信息時，總是在尋找一種能夠將所攝入信息聯系起來的結構。為了保證讀者找到的結構就是你希望他采納的結構，你必須提前把這種結構告訴他——這樣他就知道要尋找哪個共同點。否則，讀者很可能會發現某些并非你希望的邏輯關系，甚至可能根本發現不了任何邏輯關系，這樣既是在浪費你的時間，也是在浪費讀者的時間。請看下面這篇關于男女同工同酬文章的開頭。這個例子就是一個讀者找不到邏輯關系的例證：即使女員工能與男員工一樣得到同工同酬待遇，女員工的處境也可能比以前差——與現在相比，女員工和男員工的平均收入的差距將不會縮小，反而會加大。對雇主來說，同工同酬指的是，為相同的崗位或相同的工作價值支付相同的報酬。采用任何一種解釋都意味著：驅使雇主為自身利益采取行動；或者通過多雇用男員工抵制限制性措施。雖然這段文字的作者自認為是“自上而下”表達的，但這段文字向你提供的5種思想之間并無清晰的邏輯關系。你是不是為了試圖找到各種思想之間的聯系而絞盡腦汁，最后仍不得不因為實在找不到相互聯系而憤然放棄？這種繁重的思考負擔是常人難以承受的。無論讀者的智商有多高，他們可利用的思維能力都是很有限的。一部分思維能力用于識別和解讀讀到的詞語，另一部分用于找出各種思想之間的關系，剩下的思維能力則用于理解所表述思想的含義。你可以通過有效的方法表達你的思想，減少讀者用在前兩項活動上的時間，從而使讀者能夠用最少的腦力理解你表達的思想。相反，如果讀者必須不斷地在上下文中尋找某種聯系，那么這種呈現思想的順序就是不適當的，大多數讀者也會對不斷尋找句子之間的邏輯關系感到厭煩。提示讀者會將讀到的思想進行歸類分組和總結概括，以便記住。如果作者傳達給讀者的思想已經事先進行了歸類和概括，并且按自上而下的順序呈現，讀者就能更容易理解作者表達的思想。以上說明，條理清晰的文章應當具有金字塔結構，并且不斷“自上而下”地向讀者傳遞信息（雖然在開始寫作時作者的思路是“自下而上”的）。自下而上思考，總結概括如果你將所有的信息進行歸類分組、抽象概括，并以自上而下的方式表達出來，那么你的文章結構會如圖1-3所示。每個方框代表你希望表達的一個思想。圖1-3文章中的思想應組成單一思想統領下的金字塔結構你的思維從最底部的層次開始，將句子按照某種邏輯順序組成段落，然后將段落組成章節，最后將章節組成完整的文章，而代表整篇文章的則是金字塔最頂端的一個思想（中心思想、核心觀點）。如果仔細想一想你在寫作時的實際思考過程就會發現，你在總結主要思想時的確使用了這種自下而上的方式。在金字塔結構的最底層，你將包含單個思想或概念的句子組織成段落。假設你要將6個句子組織成一個段落。為什么你要將這6個句子組織在一起，而不包括其他句子？原因很明顯，就是你認為這6個句子之間具有某種邏輯關系，而這種邏輯關系總是要求所有6個句子共同解釋或支持由其組成的段落所表達的單一思想（即對這6個句子的準確概括）。舉個例子，你不能將5個關于金融的句子和1個關于網球的句子組織在一起，因為它們之間的關系難以用一個概括性的句子表達。得出這個概括性的句子后，你思維的抽象程度就提高了一個層次，可以將得出概括性句子的段落看做只包含一個思想，而不是6個思想。通過這種有效的方法，你可以接著將3個段落（每個段落都包含一個抽象程度比單個句子高一個層次的單一思想）組織成一個章節。你將這3個段落而不是其他段落組織在一起，也是因為你認為這3個段落之間存在某種邏輯關系，而這種邏輯關系總是要求所有這3個段落共同解釋或支持由其組成的章節所表述的單一思想（即對這3個段落的概括）。將章節組織成文章也完全按照以上思路進行。你將3個章節（每個章節都由一組段落組成，而每個段落也都由一組句子組成）組織在一起，因為所有這3個章節必須共同支持由其組成的文章所表述的單一思想（即對這3個章節的概括）。因為你總是要不斷地對思想進行歸類和概括，直到沒有可與之關聯的思想可以繼續概括，因此，你寫的每一篇文章的結構必定只支持一個思想，即概括了所有各組思想的單一思想。這一思想應當就是你希望表達的思想，而所有在其之下的思想則越往下越具體、越詳細（如果你正確構建了文章的結構），并且都對你希望表達的主題思想起著解釋和支撐的作用。你可以通過檢查你的思想是否用金字塔結構相互關聯，從而確定你是否正確地構建了文章的結構。提示金字塔中的思想以3種方式互相關聯——向上、向下和橫向。位于一組思想的上一個層次的思想是對這一組思想的概括，這一組思想則是對其上一層次思想的解釋和支持。文章中的思想必須符合以下規則：縱向：文章中任一層次上的思想必須是其下一層次思想的概括。

橫向：每組中的思想必須屬于同一邏輯范疇。

橫向：每組中的思想必須按邏輯順序組織。

下面解釋一下文章中的思想為什么“必須”符合這些規則。1.文章中任一層次上的思想必須是對其下一層次思想的總結概括這一條規則說明，你在思維和寫作中的主要活動，就是將較具體的思想概括抽象為新的思想。正如上文提到的，段落的主題就是對段落中各個句子的概括，章節的主題也是對章節中各個段落的概括，依此類推。但是，如果你準備從一組句子或段落中概括出一個主題，那么首先這些句子組或段落組必須經過適當組織。這就要求有第二條和第三條規則。2.每組中的思想必須屬于同一邏輯范疇如果你希望將某一組思想的抽象程度提高一個層次，那么這一組中的思想必須在邏輯上具有共同點。例如，你可以符合邏輯地將蘋果和梨歸類概括為水果，也可以將桌子和椅子歸類概括為家具。但是怎樣才能將蘋果和椅子放在同一組中呢？僅僅提高一個抽象層次是不夠的，因為上一個抽象層次是水果和家具的范疇。因此，你必須提高到更高的層次，將其概括為“物品”或“無生命物體”，但是這樣的概括過于寬泛，難以說明該組思想之間的邏輯關系。在寫作中，你希望表達的思想就是每組思想的邏輯關系直接蘊涵的思想，也就是說，每組中的思想都必須屬于同一邏輯范疇。因此，如果某組思想中的第一個思想是做某件事的一個原因，那么該組中的其他思想也必須是做同樣一件事的其他原因。如果某組中的第一個思想是某項過程的一個步驟，那么該組中的其他思想也必須是同一過程中的其他步驟。如果某組中的第一個思想是某公司面臨的一個問題，那么該組中的其他思想也必須是與之相關的問題。依此類推。檢查你將思想分組的一個簡便方法，就是你是否能夠用單一名詞表示該組的所有思想。根據這一方法，該組中的所有思想都可以被冠以“建議”、“原因”，或“問題”、“需作出的改變”等名詞。思想的種類沒有限制，但每一組中的思想都必須屬于同一范疇，都必須能夠用單一名詞表示。本書第2篇的第6章和第7章將進一步闡述如何確保將相同范疇的思想組織在一起。3.每組中的思想必須按照邏輯順序組織必須有明確的理由說明為什么把第二個思想放在第二位，而不是放在第一位或第三位。本書第6章將詳細介紹如何確定適當的邏輯順序。提示組織思想基本上只可能有4種邏輯順序：演繹順序：大前提、小前提、結論

時間（步驟）順序：第一、第二、第三

結構（空間）順序：波士頓、紐約、華盛頓

程度（重要性）順序：最重要、次重要，等等

你選擇的邏輯順序展現了你在組織思想時的分析過程。如果思想的組織方式是演繹推理，那么這些思想的邏輯順序就是演繹順序；如果思想按因果關系組織，那么其邏輯順序就是時間順序；如果是對某種現有結構進行評論，那么其邏輯順序就是結構順序；如果按類別組織思想，那么其邏輯順序就是程度順序（重要性順序）。因為演繹推理、發現因果關系、化整為零和歸納總結是大腦可進行的僅有的4種分析活動，這4種順序也是大腦可用于組織思想的僅有的4種順序。因此，寫出條理清晰文章的關鍵，就是在你開始寫作之前，先將你的思想放入金字塔結構中，并根據以上規則進行檢驗。如果不能符合以上任何規則，就說明你的思路存在問題，或者你的思想還沒有得到充分完善，或者你組織思想的方式不能立刻讓讀者理解你表達的信息。這時，你應該調整自己的思路，以使其符合金字塔原理的規則，從而免去反復改寫文章的麻煩。第2章金字塔內部的結構如第1章所述，條理清晰的文章所表達的各思想之間都具有明確的邏輯關系，組成總體上的金字塔結構，如圖2-1所示。圖2-1文章中的思想應組成單一思想統領下的金字塔結構這樣的文章總是自金字塔的頂端開始，自上而下地沿著各個分支將作者的思想一層一層呈現給讀者。由于金字塔結構的規則非常明確，如果在開始寫作之前，你就已經完全清楚你想表達的思想，你就可以容易地將要表達的思想組織成規范的金字塔結構。但是，大多數人在剛坐下來開始寫作時，可能對自己想表達的思想還只有模糊的想法，甚至根本不知道從哪里下筆。在你不得不用詞匯或句子將思想呈現出來之前，你很可能難以準確地把握自己的思想。甚至連你認為已經構思好的第一個思想，寫出來時可能都不很準確。因此，不要幻想一坐下來就開始將思想組織成金字塔。首先你必須梳理你想要表達的思想。提示金字塔中的子結構，能夠加快你梳理思想的過程：主題與子主題之間的縱向關系

各子主題之間的橫向關系

序言的敘述方式

下面將詳細解釋這些邏輯關系。在第3章，我還將介紹如何利用這些邏輯關系發現、分類和梳理思想，以便你自己和你的讀者、聽眾或學員都能清楚地理解你的思想。縱向關系有些很明顯的事實可能也需要經過很長時間才能被人們所認識。一個典型的例子就是閱讀的過程。一般的文章都是一維的（one-dimensional）：一個句子接著一個句子，在紙面上基本呈現出縱向向下的結構。但是這種文字的縱向延伸卻掩蓋了一個事實，即思想是位于不同的抽象層次上的。根據這一事實，大主題下的任何思想都同時與文章中的其他思想發生著縱向及橫向的聯系。縱向聯系能夠很好地吸引讀者的注意力。通過縱向聯系，你可以引導一種疑問／回答式的對話，從而使讀者帶著極大興趣了解你的思路進展。為什么可以肯定讀者會感興趣？因為這種縱向聯系會迫使讀者按照你的思路產生符合邏輯的反應。你放在金字塔結構每一個方框中的就是一個“思想”。在本書中，我將“思想”定義為“向受眾發出新信息并引發受眾疑問的語句”。（人一般不會閱讀自己已經了解的內容，因此，也可以說，表達思想的主要目的就是向受眾傳遞新的信息。）為了向受眾傳遞新的信息而作的表述，必然會使對方就其邏輯性產生疑問，例如，“為什么會這樣”、“怎樣才能這樣”，或者“為什么你這樣說”。作為文章的作者，你必須在該表述的下一個層次上橫向地回答讀者的疑問。但是，你的回答仍然是向讀者傳遞他不知道的新信息，這又使讀者產生新的疑問，于是你又在再下一個層次回答讀者新的疑問。你將不斷地按照“引起讀者疑問并回答疑問”的方式繼續寫作，直到你認為讀者不會再對你的新表述提出任何疑問為止。（讀者不一定會同意作者從第一個表述到最后一個表述的思維進展方式，但至少能夠明確了解作者的思路，而這是所有作者期望的最好效果。）至此，作者就可以離開金字塔結構的第一個分支，返回關鍵句（keyline）層次，繼續回答由金字塔最頂端方框中思想引發的初始疑問。因此，要想吸引讀者的全部注意力，作者就必須在做好回答問題的準備之前，避免引起讀者的疑問；也必須在引起讀者疑問之前，避免先給出對該問題的答案。例如，只要你發現某篇文章在提出主要觀點之前先寫出了題為“我們的假設”的章節，你就可以肯定，作者根本沒有給讀者提出疑問的機會，就先給出了對疑問的答案。這樣，在作者與讀者對話的相應階段，就不得不重復傳遞（或重復閱讀）以上信息。金字塔結構具有一種神奇的力量，它能使你只在讀者需要的時候才提供相應的信息。下面讓我們看幾個例子。圖2-2是從G.K.切斯特頓所寫的文章中摘出的一個幽默故事。我選擇這個例子的原因是，它能夠使你了解縱向的疑問／回答式對話怎樣吸引讀者的注意力，同時又能使作者無需考慮所闡述內容的橫向邏輯關系。圖2-2金字塔結構引導疑問／回答式對話切斯特頓說，豬應當被當做寵物養；讀者當然會問“為什么這么說”。切斯特頓說：“有兩個原因：首先，豬很漂亮；其次，豬可以培育出很多品種。”讀者：“為什么說豬很漂亮？”切斯特頓：“豬很漂亮，因為豬很肥，而且具有典型的英國特征。”讀者：“肥胖有什么漂亮的？”切斯特頓：“肥胖能夠使其他人顯得苗條，也能夠使肥胖者更謙虛（因為有人比他還胖）。”至此，雖然你顯然不會同意切斯特頓的論述，但至少你可以了解他的論述過程。你能夠清楚地了解切斯特頓為什么作出如上表述，也顯然不需要再提出疑問以進一步了解其推理過程。于是，切斯特頓可以繼續他的另一部分論述，即豬漂亮是因為它們具有典型的英國特征。讀者：“為什么具有典型的英國特征就漂亮呢？”切斯特頓：“豬與大地是互相連接的；這種連接說明權力與仁慈并非不能共存；這種態度是很符合英國特點的，也非常美好，足以成為英國的國家象征。”同樣，你可能會對這種觀點持不同意見，但是你能夠很清楚地了解切斯特頓這樣表述的原因。這種表述之所以清晰，是因為其思想的組織一直緊緊圍繞著回答由主題引發的讀者的疑問。最后一部分關于豬的品種的論述，也可以同樣清楚地被讀者理解。如圖2-3所示，你還可以在商務報告中發現作者使用了同樣的技巧。這是一份20頁的商業備忘錄的結構。這份備忘錄的主題是建議購買英國萊蘭公司（Leyland）的特許經營權（當然是在多年以前）。建議購買特許經營權有3個原因，在每個原因的下一層次，都對讀者可能提出的疑問給予了回答。由于文章的論述過程非常清晰，讀者要做的只是決定自己是否同意作者的觀點，并提出相關的邏輯問題。綜上所述，金字塔結構的巨大價值就在于它迫使你在理清思路時，從視覺上使縱向的疑問／回答式對話關系清晰化。你的每一個表述都應當引發讀者的疑問，而你也必須在這一表述下的橫向結構層次上逐個回答讀者的疑問。圖2-3所有文章都應當具有疑問／回答式對話結構橫向關系當考慮在下一結構層次上如何表述時，必須保證你的表述能回答在其上一個層次上的表述引起的疑問，同時還必須保證表述符合邏輯。也就是說，表述必須具有明確的歸納或演繹關系，但不可同時既具有歸納關系，又具有演繹關系。在組織思想時，歸納和演繹是僅有的兩種可能的邏輯關系。演繹性思想組合是由幾個承前啟后的論述組成的。第一個思想是對當今世界上的某種現象的表述；第二個思想是對該句子的主語或謂語所作的表述；第三個思想則說明了以上兩種表述同時在世界上存在時所具有的隱含意義。因此，演繹性思想組合具有以下形式：所有的人都會死。

蘇格拉底是一個人。

因此蘇格拉底會死。

你需要概括演繹性思想組中的論述，以提高一個抽象層次。你的概括主要基于最后一個表述：“因為蘇格拉底是一個人，所以蘇格拉底會死。”歸納性思想組合中的思想互相關聯，你可以用同一個名詞表示組中所有思想，如支持的原因、反對的原因、步驟、問題，等等。歸納性論述的形式是：法國坦克已抵達波蘭邊境。

德國坦克已抵達波蘭邊境。

俄國坦克已抵達波蘭邊境。

為了提高一個抽象層次，你需要識別以上句子的共同點（即：都是針對波蘭的戰爭行為），并得出一個推論。你的推論可能是“波蘭將受到坦克入侵”或類似的思想。如果你選擇以演繹法回答由某個思想引起的疑問，你就必須進行3段論式的論述。其中，第二個思想是對第一個思想的主語或謂語作出的表述，而第三個思想則從以上兩個思想中得出推論。如果你選擇以歸納法回答由某個思想引起的疑問，你就必須保證該組思想在邏輯上具有共同點，并且可以用同一個名詞表示。了解了以上知識后，現在你已經可以隨時從某一思想開始構建你的金字塔結構，并在需要時加入其他思想（向上、向下或橫向）。但是，在你著手構建自己的金字塔結構之前，還需要了解一件事，即你的文章需要回答的初始問題（即讀者將提出的第一個疑問）。你可以通過講故事式的序言（前言、引言）確定初始問題。序言的結構我們已經了解，金字塔結構可以使你與讀者不斷地進行疑問／回答式對話。但是，除非引發這種疑問／回答式對話的話語與讀者有相關性，否則這種疑問／回答式對話也很難吸引讀者的注意力。保證出現相關性的唯一辦法，就是使這個句子直接回答你所發現的讀者頭腦中已存在的某一疑問。雖然寫作的主要目的是告訴別人他們所不知道的信息。但是，讀者只有在需要了解問題的答案時才會去找答案；如果讀者沒有這種需要，就不會提出任何疑問；反之亦然。因此，為了保證你的文章能夠吸引讀者的注意，你必須使文章回答讀者頭腦中已有的問題，或者能回答讀者對周圍發生的事情短暫思考后可能會提出的問題。文章的序言可以通過追溯問題的起源和發展來確定這一問題。問題的起源和發展必然以敘述的形式出現，因此也應當按照典型的敘述模式發展。序言的開頭應向讀者說明“背景”（situation）的時間和地點。在這一背景中應當發生了某件事情，可稱為“沖突”（complication），使讀者提出（或將使讀者提出）你的文章將要“回答”（answer）的“疑問”（question）。這種典型的講故事式的呈現——背景、沖突、疑問、回答——能夠使你確保在引導讀者了解你的思維過程之前，你和讀者是“站在同一位置上”。這種形式還能保證你將思想的重點一定放在文章的最前面。這也是判斷你是否以最直接方式傳遞正確信息的方法。為了說明以上觀點，請看下面這段商業報告中常見的序言：本備忘錄的目的是進一步思考和討論以下問題，并征集建議：1．董事會的組成及最合適的人數；2．董事會和執行委員會的日常角色、具體職責及相互關系；3．使獨立董事成為有效的參與者；4．董事會成員的選舉和任期的有關規定；5．董事會和執行委員會的運作可采取的各種可能方式。請注意，當作者用講故事形式寫備忘錄的序言時，讀者理解該備忘錄的目的和信息會變得相對容易：10月份新設立的機構，將獲得管理該機構兩個部門所有日常事務的全部權力和責任，這些責權以前都由兩個部門的經理負責。這一舉措將使董事會從日常瑣事中解脫出來，全力處理董事會獨有的決策和規劃等全局性事務。但是，因為董事會長期深陷于處理短期運營問題的狀態，現在無法有效地將工作重心轉移到長期戰略發展上。因此，董事會必須考慮實現工作重心轉移所需要進行的變革。具體來說，我們認為董事會應當考慮如下變革：?將日常運營事務交由執行委員會處理；?增加董事會編制，吸納獨立董事參與；?制定規范內部運作的政策和流程。總之，序言以講故事的形式告訴讀者，你已經了解或將要了解你正在討論主題的一些信息，從而使讀者想起他本人的疑問，這也是本篇文章將要回答的問題。敘述式的序言說明了發生“沖突”的“背景”，以及“沖突”引發的“疑問”，而這個“疑問”正是你的文章將要“回答”的。一旦你提出了對該“疑問”的“回答”（即位于文章金字塔頂端的思想），就會使讀者產生新的疑問，于是你就要在文章結構的下一層次上回答這些新的疑問。這3種子結構（即縱向的疑問／回答式對話、橫向的演繹或歸納推理、講故事式的序言）能夠幫助你找到構建金字塔所需的思想。了解了縱向關系，你就可以確定某一層次上的思想組必須表達哪種信息（即：必須回答針對上一層次的思想讀者所提出的新疑問）。了解了橫向關系，你就可以判斷，你組織在一起的思想是否用符合邏輯的方式表達了信息（即：是否是正確的歸納或演繹論述）。更重要的是，了解讀者最早提出的疑問，將確保你組織和呈現的思想與讀者有關聯（即：文章中的思想有助于回答讀者的初始問題）。現在你一定期待用一步一練的方式實際應用以上規則。第3章將告訴你如何做。第3章如何構建金字塔當你坐下來開始寫作時，常會遇到這樣的情形：你只是大致知道要寫什么，但并不清楚你具體想表達什么，以及如何表達。即使你知道你最終呈現的思想必定會組成一個金字塔結構，你仍然會有這種不確定感。實際上，你對將要完成的“成品”已經了解了很多。首先，你知道在你文章的金字塔結構的頂端將有一個包括主語和謂語的句子，其次，你知道這個句子的主語就是文章的主題。你還知道，這個句子是對讀者頭腦中業已存在的某個疑問的回答。當在（讀者了解的）某個“背景”中發生了（讀者了解的）某種“沖突”，就會引發讀者的“疑問”，而回答這個“疑問”就是你寫作的動機。你可能還大致知道將要表達的一些要點。這些對你來說已經不少了。你可以利用你知道的這些知識，自上而下或自下而上地構建文章的金字塔結構。自上而下的方法通常比自下而上的方法更容易，因此，你應當首先嘗試用自上而下的方法。自上而下法自上而下地構建金字塔結構通常容易一些，因為你開始思考的是你最容易確定的事情，即文章的主題，以及讀者對該主題的了解情況（你將在文章的序言中引導讀者重溫其了解的情況）。但是，你還不能現在就坐下來開始寫序言。你應當先利用序言的結構，將頭腦中的觀點、論點、想法逐個梳理出來。為了做到這點，建議你遵循圖3-1介紹的流程。圖3-1金字塔結構中互相關聯的各要素自上而下法構建金字塔步驟如下：1.畫出主題方框這個方框就是你文章的金字塔結構最頂部的方框。在方框中填入你要討論的主題，當然前提是你知道要討論什么主題，否則請跳到步驟2。2.設想主要疑問確定文章的讀者。你的文章將面對哪些對象？你希望文章能回答讀者頭腦中關于該主題的哪些疑問？如果你能確定讀者的主要疑問，請寫出來，否則跳到步驟4。3．寫出對該疑問的回答如果你還不清楚答案，請注明你有能力回答該疑問。4．說明“背景”你需要證明，現階段你能夠清晰論述該主要的疑問和答案。具體做法是：把要討論的主題與“背景”相結合，作出關于該主題的第一個不會引起爭議的表述。首先，關于該主題的哪些表述肯定不會引起讀者的疑問呢？（因為讀者知道這一表述，或者根據以往經驗很容易判斷該表述的正確性。）5．指出“沖突”現在你已經開始與讀者進行疑問／回答式對話了。想象一下，讀者表示同意，點著頭說：“對，我知道這個情況，有什么問題嗎？”此時，你就應當考慮“背景”中發生了哪些能使讀者產生疑問的“沖突”，例如發生了某種意外，出現了某個問題，或出現了明顯的不應當出現的變化。“背景”中發生了哪些“沖突”，以致引發了讀者的“疑問”呢？6．檢查“主要疑問”和“答案”對“背景”中“沖突”的介紹，應當直接導致讀者提出主要疑問（已在步驟2中列出）。否則，應重新介紹“背景”中的“沖突”，使之可以直接導致讀者提出主要疑問。可能有時“背景”中的“沖突”與主要疑問對不上號，這就需要你重新構思。進行以上步驟的目的，是確保你了解自己將要回答哪些疑問。一旦確定了主要“疑問”，其他要素都很容易在金字塔結構中各就各位。提示自上而下法構建金字塔的步驟：提出主題思想。

設想受眾的主要疑問。

寫序言：背景－沖突－疑問－回答。

與受眾進行疑問/回答式對話。

對受眾的新疑問，重復進行疑問/回答式對話。

下面舉例說明用以上方法時人的思維的發展過程。下面是美國某大型飲料公司財務部主管寫的一份備忘錄，我們將試著用以上方法改寫該備忘錄。處理交貨單→發送賬單→接收支票→處理收款飲料公司的送貨員將產品交付給客戶后，客戶應向財務部發回一張交貨單，列明產品代碼、交貨日期和交貨數量。公司的記賬系統要處理這些交貨單，處理流程如下：一家賣漢堡包的公司是該公司的大客戶，長期從該公司采購大量飲料，我們稱其為“大客戶”。大客戶出于自身數據統計的需要，希望跟蹤每天的賬單情況。大客戶想知道自己是否可以留存每次的交貨單，將有關信息及計算出的總數輸入計算機，然后每月將數據盤和支票送至飲料公司總部。也就是說，大客戶建議財務系統采用以下運作方式：接收數據盤和支票→處理收款飲料公司的財務部主管需要審核和答復該方案的可行性。于是，財務部主管提交了一份備忘錄，但其回答的內容僅僅是：“我們對該方案的運作方式有以下發現”，而并未直接回答該問題，如表3-1所示。表3-1答非所問的例子收件人：羅伯特·賽爾蒙先生主題：大客戶我們按照要求對大客戶（公司編號8306）提出的用數據盤將交貨單信息發至我們全國財務系統的建議進行了可行性研究。將由大客戶和我們基于預付款方式共同完成對信息的處理。經研究，我們對該方案的運作方式有以下發現：1.我們對接收任何來自外部的全國財務數據的主要要求，是這些數據必須是按規定格式發送的：A.公司編號B.銷售點編號C.交貨單編號D.交貨單金額E.交貨時間如果大客戶沒有公司編號或銷售點編號，我們可以根據我們的客戶管理系統向其提供相關信息。大客戶將這些信息錄入其系統后，將為我們今后處理交貨單數據提供很大便利。2.大客戶將開發一個信息提取程序，從其系統中提取所有現有的交貨單數據，并錄入數據文件。該文件的格式可適用于全國財務系統的現金收據子系統（參見數據格式），然后大客戶將此數據導出至數據盤，并送至我公司用于結算。同時，大客戶還將把支票和數據盤的詳細清單（參見報告格式一）送至我公司的全國財務系統銀行保管。我公司數據處理部門收到數據盤后，將根據規定程序進行結算，最終結算的結果是，大客戶提交的支票金額與數據盤的數據必須為“零差額”（0.00）。3.結算完成后，我們將通過全國財務系統對數據進行處理，將交貨單編號與更新的歷史報表對照，并制作全國財務報表。約翰·杰克遜日期：如果你是這位財務部主管，并用表3-1中的方法組織你的思路，你的思維過程將大致如下：1．首先畫一個方框，并問自己：“我將討論什么主題？”（大客戶提出的改變記賬方式的建議。）2．我將回答讀者頭腦中業已存在的關于該主題的哪些疑問？（這個建議可行嗎？）3．我的答案是什么？（可行。）4．然后與序言相對照，檢查該疑問和該答案是否仍然相對應。將要討論的主題與背景相結合，作出第一個不會引起爭議的表述。首先作出的關于該主題的哪些表述肯定不會引起讀者的疑問呢？即讀者肯定會當做事實接受，且不會提出任何疑問的表述。（大客戶建議改變記賬方式。）5．現在假定讀者說：“是的，我知道這回事，有什么問題嗎？”你就可以直接指出沖突。（你們問我該建議是否可行？）你之前作出的關于疑問的表述現在將躍入讀者的大腦。（該建議是否可行？）讀者想到的疑問與你之前提出的疑問基本一致，因此你可以說，讀者的疑問和你的回答相匹配，你討論的主題對讀者是有意義的。6．作出該建議確實可行這樣的表述后，你將沿金字塔結構繼續向下思考，以確定讀者在看到這樣的表述后會產生哪些新的疑問。（為什么這么說？）7．針對“為什么”之類問句的回答必須是“原因”，因此，你在關鍵句要點這一層次上提供的所有要點必須都是“原因”（可以用單一名詞概括）。你的原因有哪些呢？該建議將提供給我們所需的信息。

該建議將增加我們的現金流。

該建議將減少我們的工作量。

8．在確定了以上要點都是正確且符合邏輯之后，下一步就是繼續沿金字塔結構向下思考，提供能夠支持以上觀點的思想。但是，在篇幅較短的文章中，也許無需進一步構建金字塔結構，就可以開始寫正文了。也許你在寫到每一具體部分時很容易從腦海中找到支持以上觀點的思想。從以上步驟可以看出，這種方法迫使作者在寫作構思時僅從頭腦中獲取與讀者的疑問有關的信息。但是在具體操作中，這種方法能夠迫使作者全面地考慮該疑問，而不是像表3-1中的例子那樣只考慮了疑問的一部分。而且，如果作者在寫作時能夠遵循這種自上而下的思想組織方式，讀者就能非常容易地理解作者的全部思想，如圖3-2所示。圖3-2緊扣讀者疑問的回答自下而上法很多時候你會發現你還沒想清楚，無法構建金字塔結構的頂部。譬如，有時你無法準確確定要討論的主題，有時尚不清楚讀者頭腦中的疑問，有時則無法確定讀者了解什么、不了解什么。遇到這些情況時，可向下移動一個層次，從關鍵句層次上著手。如果你能夠確定任何關鍵句要點，那很好；但多數情況下你可能無法確定。別著急，你可以按照以下“三步走”的步驟自下而上地組織你的思想。提示自下而上思考：列出你想表達的所有思想要點。

找出各要點之間的邏輯關系。

得出結論。

還是讓我們以一篇需要重寫的文章（如表3-2所示）為例，說明此方法的作用。這是一位年輕的咨詢顧問在參加工作兩周后，呈送給上級經理的一篇備忘錄。客戶是英國的一家印刷廠TTW公司。表3-2思路混亂的例子收件人：主題：TTW以下是本人近兩周工作成果的總結。我們都知道，排版成本是所有新書成本中最重要的部分，約占精裝書成本的40％和簡裝書的50％～55％。排版成本主要包括：設備排版30％～50％校對17％～25％初校樣及校對10％～16％編排10％～20％整版及布版10％～15％將TTW公司的排版成本與平均水平比較后可以發現，TTW在排版工藝上的效率相對較低。目前，排版評估人員正在研究我向他們提供的一些典型案例。TTW公司對每一項排版工作基本都要重復相同的步驟，以保證較高的質量。這也是其在簡單業務的排版上缺乏競爭優勢的原因之一。愛斯伯雷公司對TTW公司排版成本較高的原因非常感興趣。我已經與羅伊·沃爾特、布賴恩·湯普森和喬治·肯尼迪談過此事，肯尼迪愿意進行一項實驗，以發現：（1）該企業的排版工序是否有可以簡化的步驟，尤其是針對某些排版任務；（2）其效率較低的原因，即為什么低于平均水平。TTW公司目前的排版任務已經超負荷了。排版部門的大部分工作都無法按時完成。目前這種生產能力低下的現象在手工排版工序上尤為突出。TTW公司支付的工資比該地區其他印刷廠都低，因而越來越難以吸引和保留排版人員。現在，TTW公司正面臨工會提出的一項新要求。有兩名排版人員已經辭職。該企業排版部門的員工目前少于編制，而員工的加班工作量超過50％。結論：1.降低排版成本似乎可以采用以下辦法：（1）簡化價格較低排版任務的工序。（2）改變工作方法，提高生產效率。2.為了簡化某些項目的工序，必須進行一些實驗，對整個工序進行全程跟蹤，控制因改變校對次數和時間而對排版質量造成的邊際效應，并觀察客戶的反應。此舉節約的費用可以達到排版總成本的10％。我認為，第二種降低排版成本的方法需要進行細致的研究。TTW目前在手工排版上的效率低于平均水平20％～50％。該企業應當能夠有所改善。3.如果我們將TTW與貝德爾公司、波耐爾公司等進行比較，也許可以有一些發現。喬治·肯尼迪和羅伊·沃爾特似乎有興趣進行這項對比研究。但是，我已經告訴過他們，也許他們不會有很多發現。4.愛斯伯雷對TTW公司的排版成本也有不同的看法。卡爾認為TTW公司的排版成本肯定過高，喬治·肯尼迪則認為尚沒有確鑿證據顯示其排版成本過高，而羅伊·沃爾特則認為他還無法對此下結論。他們似乎都非常愿意對此進行調查研究。發件人：日期：

除了備忘錄中所述的內容，我對有關情況或主題一無所知。因此，我們所做的一切都只能根據這篇文章提供的信息進行，對這名咨詢顧問建議的正確性也不妄加評論。我們要做的只是使文章的思路更加清晰。步驟1：列出所有要點我們首先看看表3-3中的解決方案。因為確定行動性思想（即介紹需要采取的行動）的有效性，比確定描述性思想（即說明背景，或介紹信息）的有效性更容易一些（參見第7章“概括各組思想”）。簡化工序與改變工作方法之間存在什么邏輯關系呢？答案是沒有任何關系，這兩者說的都是同一件事。因此，這一步分析沒有什么收獲。表3-3列出所有要點然后來看看問題。我們能很快看出來，其中顯然隱含著一些因果關系。我們應盡可能清楚地將其結構畫出來。步驟2：找出邏輯關系（因果關系）對因果關系的分析（如圖3-3所示）揭示出兩條單獨的思路（如圖3-4所示）。當然也有可能某些應當列出的要點并未被列出。現在你可以得出一些結論：那名咨詢顧問或者想說，因為該企業的生產效率低、加班過多，導致其成本過高；或者想說，為了降低成本，必須簡化工作方法、提高員工工資。圖3-3找出邏輯關系圖3-4兩條單獨的思路步驟3：得出結論那名咨詢顧問想說明的究竟是哪一個呢？你可以結合序言部分進行思考。原備忘錄暗示讀者已經了解的情況是什么？顯然，讀者知道成本是一項重要因素，知道TTW公司在報價上不具競爭力，可能還知道在TTW公司沒有人知道其成本是否過高。這樣，你的思路應當如下表所示：1．主題＝排版成本。2．疑問（1）＝排版成本是否過高？3．答案（1）＝是的。4．背景＝排版成本是總成本中最重要的一部分。5．沖突＝不知道排版成本占總成本的比重是否過高，但競爭優勢較低的事實說明可能如此。疑問（2）＝排版成本可以被降低嗎？答案（2）＝可以。6．新的疑問＝如何實現？7．關鍵句要點＝省略排版過程中不必要的步驟，并且將員工工資提高到具有競爭力的水平。表3-4的例子，是包括以上思想但更容易被接受的一種寫法。你可能不同意這位年輕咨詢顧問的思路，但至少這樣可以將其思路清楚地表達出來，讀者也才能夠決定是同意他的觀點，還是找出可質疑之處。表3-4結論清晰的例子收件人：主題：TTW我過去兩周在愛斯伯雷公司研究排版的成本。我們知道，排版成本占精裝書成本的40％，占簡裝書成本的50％～55％，TTW公司并不知道其排版成本是否過高，但是大家認為該公司在簡單排版任務方面缺乏競爭優勢。經過初步調查，我們認為該公司可能能夠通過以下方法大幅降低其排版成本：1.省略排版過程中不必要的步驟。2.將員工工資提高到具有競爭優勢的水平。省略步驟TTW公司在手工排版方面的工作效率比平均水平低20％～50％。觀察其排版方法可以發現，該公司對每一項排版任務，不管是圣經還是恐怖小說，基本都采用相同的步驟，以保證質量。這是該公司缺乏競爭優勢的部分原因。我就這一發現與羅伊·沃爾特、布賴恩·湯普森和喬治·肯尼迪討論過。肯尼迪愿意進行一項實驗，以找出：1.該企業的排版工序中是否有可以簡化的步驟，尤其是針對某些排版任務而言；2.其效率低于平均水平的原因。下周我們將全程跟蹤幾項簡單的排版任務，控制因改變校對次數和時間而對排版質量造成的邊際效應。此舉節約費用可能達到排版總成本的10％。我們還將進行一項細致的方法研究，以盡量縮小該公司與平均水平的差距。提高工資TTW公司支付給員工的工資比該地區其他印刷廠的低，因此難以吸引和保留排版人員。有兩名排版人員剛剛辭職，使該公司排版部門的員工人數低于編制。因此，大多數排版任務都無法按時完成，員工的加班工作量也超過了50％。該公司目前正面臨著工會提出的一項新的要求，可能會被迫增加員工工資。如果這樣，該公司應該能夠招聘到合適的人選，降低加班費用。發件人：日期：我將該備忘錄完整地重寫了一遍，因為我想說明一點，總的序言可以包括關于關鍵句要點的表述，讀者就可以在開始閱讀的最初30秒內了解你的全部思路。由于文章的其余部分都是為了解釋或支持你已提出的觀點，讀者在之后的閱讀過程中肯定不會遇到會使其大吃一驚的重要思想。這樣，如果讀者的時間有限，他就可以簡單地瀏覽一下文章。實際上，如果讀者在閱讀的最初30秒內還不能清楚了解你的全部思路，你就應該重寫這篇文章。此外，標題及小標題能夠突出文章結構中的重要部分，以便讀者迅速找到關于某一個問題的詳細論述。如果文章篇幅較長，加小標題的做法尤其有效。為了達到較好的效果，你還應當注意標題的用詞（參見第10章），即標題應呈現某種思想、觀點或論點，而不是只說明要討論問題的類別。例如，不要用“我們的發現”或“結論”這類的標題，因為對于讀者快速了解文章的主要內容和觀點沒有太大幫助。最后，我簡單說說寫作風格。你可以發現，TTW備忘錄原文及改寫后的備忘錄在語言的使用及句子的措辭上幾乎沒有區別。這說明，改寫后的文章的清晰思路來自于金字塔結構，而不是寫作風格的變化。初學者注意事項金字塔原理的規則能夠使你從金字塔結構中任何一個位置上的思想著手，發現其他所有相關的思想。但是，你必須采用自上而下法或者自下而上法。我已經盡力使你了解常規的思維方法，但是在具體應用時會仍遇到各種可能，出現問題在所難免。以下是我對金字塔原理的初學者常問問題的回答：1.一定先搭結構，先嘗試自上而下法一旦你著手將思想變成文字，它就似乎戴上了最美麗的光環，令你感覺“字字珠璣”，甚至不愿意進行必要的修改。因此，不要試圖一下子就把整篇文章都寫出來，因為你稍后就可能很容易地想出文章的結構。一旦你的思想變成了文字，你就可能會覺得寫得不錯，而根本不管你的思路實際上是不連貫的。2.序言先寫背景，將背景作為序言的起點一旦你知道自己想在序言的主體部分說什么——背景、沖突、疑問和回答，你就可以根據你希望產生的效果，按任何順序寫出這些內容。選擇不同的順序會影響文章的文風，當然你肯定想運用不同的文風寫不同的文章。但是，一定要從“背景”開始構思，因為按照這個順序，你更容易準確地找到“沖突”和“疑問”。3.先多花時間思考序言，不要省略先想好序言，避免開始論證時還在想背景或沖突。當你坐下來開始寫作時，經常頭腦中已經有了一個完整的主要思想。這樣，觸發主要思想的“疑問”也很明顯。這時，你就很容易直接跳到關鍵句層次，開始回答由主要思想引起的新的疑問。我勸你不要這樣做。因為多數情況下，你會發現自己還在思考和組織屬于“背景”或“沖突”的信息，這樣會使你自己陷入復雜、混亂的論證中。你應當先整理出序言的信息，然后把注意力完全集中在金字塔結構中較低層次的思想上。4.將歷史背景放在序言中你不應該在文章的正文部分才告訴讀者過去發生的事情。正文部分應當只包括思想（即：因能夠為讀者提供新思維而引起讀者疑問的表述），思想只能以邏輯方式互相聯系。也就是說，只有在描述一些通過分析發現的因果關系時，你才可以在正文部分列舉讀者已知的信息。簡單的歷史事件不是邏輯思考的結果，因而也不能算作思想。5.序言僅涉及讀者不會對其真實性提出質疑的內容序言的目的只是告訴讀者一些他們已經知道的信息。當然，有時你并不知道讀者是否確實知道某些信息；有時你則可以肯定讀者不知道某些信息。如果所表達的信息能夠很容易地由客觀的第三方進行檢驗和證實，那就可以假定你的讀者“知道”該信息，因為讀者不會對其真實性提出質疑。同時，注意不要在序言中涉及任何讀者不知道的信息，因為這樣的信息可能導致讀者提出非你所愿的“疑問”。反之亦然，不要在金字塔結構中涉及任何讀者已經知道的信息。如果你利用讀者已經知道的信息，回答金字塔結構中較低層次上的問題，就說明你在序言中遺漏了重要的信息。如果在序言中提供該信息的話，也許讀者會提出不同的疑問。6.在關鍵句層次上，更宜選擇歸納推理法而非演繹論證法這一點在第5章“演繹推理與歸納推理”中有更詳盡的說明。在關鍵句層次上使用歸納推理比使用演繹推理更容易使讀者接受，因為歸納法更容易被人理解。人們的傾向是按照思維發展的順序表達自己的思想，而思維發展的順序通常都是演繹的順序。但是，以演繹的順序發展的思想并不一定要以演繹的順序表達出來。在大多數情況下，你都可以將以演繹法發展的思想用歸納法的形式表達出來。假設你建議某人購買一座庫房，你根據以下的演繹推論支持對方購買庫房（如圖3-5所示）。圖3-5支持對方購買庫房的演繹推理這個結構中的第三個要點不能引起讀者的疑問。假設你的寫作順序是先表達金字塔頂端的核心觀點，然后表達關鍵句要點，那么你根本不需要第三個要點再表達一遍核心觀點。這個論證結構過于復雜，而采用歸納法則能夠更有效表達你的觀點（如圖3-6所示）。圖3-6支持對方購買庫房的歸納法則第4章序言的具體寫法文章的序言（前言、引言、導言）概述讀者已知的信息，并將這些信息與文章將要回答的疑問建立聯系，然后作者就可以將全部精力放在提供回答疑問的答案上。如果是寫文章，就是“序言”；如果是演講，就是“開場白”。文章的序言必須用講故事的形式，也就是說，序言必須先介紹讀者熟悉的某些“背景”，說明發生的“沖突”，并由此引發讀者的“疑問”，然后針對該“疑問”給出“答案”。這種講故事的形式對于組織讀者已知的信息非常有用。你一旦掌握了這種方法，就能夠迅速構思出較短文章的結構。文章的序言通常只有很少的幾種模式。序言的講故事結構如圖4-1所示，文章開頭的序言可以用位于金字塔頂端、文章思想結構以外的一個圓圈來表示。序言總是向讀者說明其已知的信息，其意義是：序言說明某種“背景”，這種“背景”中發生了某種“沖突”，從而引發了某種“疑問”，而整篇文章的目的就是回答該“疑問”。你也許會問：“為什么序言必須是講故事，又為什么必須是讀者已知的信息？”圖4-1序言必須用講故事形式為什么要用講故事的形式如果你認真想一想，也許會同意以下說法：任何人讀你寫的文章，都不會像讀一篇所有人都說既香艷熱辣又扣人心弦的小說一樣感興趣。讀者頭腦中已經存在許多雜亂、零散的思想，其中絕大多數都與你文章討論的主題不相關，但卻是讀者關心和感興趣的。如果讀者事先并不確信會對你的文章感興趣，那么要想將所有其他思想拋開，專注于你提供的信息，對讀者而言將是一件非常困難的事情。讀者只有在感受到強烈的吸引力時，才會愿意暫時放棄其他思想，專注于你提供的信息。但是，即使讀者非常想了解文章的內容，相信文章對他們很有意義，他們也必須付出努力才能拋開其他思想，專注于你文章的內容。相信大家都有過這種經歷：讀完了某篇文章的一頁半內容，卻忽然發現自己其實一個字也沒看進去，這就是因為我們并沒有拋開自己頭腦中原有的其他思想。因此，你必須想辦法使讀者輕易地拋開其他思想，專注于文章的內容。為達到這一目的，有一種非常簡單的方法，即利用未講完的故事所產生的懸念效果。舉個例子，假如我對你說：“深夜，兩個愛爾蘭人在一座古怪的城堡中相遇……”不論你在讀這句話之前在想什么，讀完這句話后，你的注意力就會緊緊地被我吸引住。我已經將你的思想帶到了特定的時間和空間，并且通過敘述這兩個愛爾蘭人的言行牢牢地控制了你的思想，直到故事的高潮過后。這就是你在文章的序言要做到的。你應當通過向讀者講述一個與主題有關的“故事”，引起讀者對該主題的興趣。每一個好的故事都有開頭、中間和結尾，相當于引入某種“背景”、說明發生的“沖突”，并提出解決方案。由于你寫文章的目的，或者為了解決讀者頭腦中的一個問題，或者為了回答讀者頭腦中的一個疑問，因此，這里所謂的解決方案，就是你在文章中要表達的主要思想。當然，序言還應當是一篇針對讀者的“好故事”。如果你有孩子，你就會知道，世界上最好的故事實際上就是孩子們已經聽過的故事。因此，如果你確實想給讀者講一個“好故事”，你就應該給他們講一個他們已經知道的“故事”，或者是他們應當知道的“故事”（如果讀者具有這方面的背景知識）。這種方法能夠使你在向讀者表述他們可能不同意的觀點之前，先向他們傳遞一些他們肯定會認可的信息。從心理學角度看，先向讀者傳遞簡單易懂、容易接受的信息，比讓他們在混亂的思想中摸索，更容易使讀者接受全篇的思想。提示序言要用講故事形式，是為了讓讀者拋開復雜的思想，專注于你的話題。激發讀者興趣，吸引注意力：新奇、懸念、與讀者本人相關。何時引入“背景”開始引入“背景”時，應先談與文章主題有關，且讀者肯定會同意的內容，應當是讀者已經認可或者將會認可的內容。如果你發現自己在文章開頭沒有說明與文章主題有關的背景，就說明你或者選錯了主題，或者開始討論主題的時機不對。如果你完全清楚文章的具體讀者是誰，甚至知道他們的名字，譬如在寫信或備忘錄時，那么何時引入“背景”就很簡單。引入“背景”的時機，就是你能夠作出關于文章主題獨立的、無爭議的表述的時候。表述的獨立性是指，在此表述之前無須用其他表述以論述其準確含義；無爭議性是指，你預計讀者肯定能夠理解并接受該表述。但是，如果你要寫的文章針對的讀者面很廣，比如是準備發表在雜志上或者出版圖書，那么你的任務更多的就是“培養”讀者產生某種疑問，而不是“提醒”讀者想起已有的某種疑問。在這種條件下引入“背景”相對困難一些。但是，你可以假設你的讀者在文章主題方面具有通常的背景知識，然后解釋該主題的具有普遍性的疑問。如果你提供的信息曾經在《商業周刊》或《財富》雜志上出現過，你就可以假定你的讀者群能夠接受該表述。當讀者看到以講故事形式組織的素材，并且素材的組織方式是他們以前從未考慮過的，他們就容易提出你將在正文部分回答的疑問。所有引出“背景”的句子都具有一個重要特征，即能夠將你“鎖定”在特定的時間和空間，從而為講故事做好準備。以下是幾個典型的起始句：能源投資公司正在考慮將采礦廠的鐵礦石出口到捷克斯洛伐克的可行性。（備忘錄）任何大型醫療服務體系都受到資源日益匱乏的困擾，民營醫療服務體系也不例外。（報告）根據考古發現，在人類歷史最早的250萬年中，人類唯一使用的人造工具都是實用性的：石器。（雜志文章）與其他人一樣，當今商業社會中的經理人也是其自身文化的產品。（圖書）讀者對以上這些表述的通常反應是點頭表示同意，并且說：“是的，我認為是這樣，那又怎么樣？”如果客氣一點，“你為什么要告訴我這些？”就會說：讀者的這些反應使你能夠提出“背景”的“沖突”。什么是“沖突”文章序言中的“沖突”雖然經常指的是某種不利的變化，但并不總是具有“不利的變化”的含義。這里的“沖突”類似于講故事時推動情節發展的因素，能夠促使讀者提出“疑問”。用描述文章主題的公認事實開始講“故事”，“沖突”就是推動“故事”情節發展的因素，并且必須引發讀者的“疑問”。讀者的“疑問”可能有多種形式，但通常相當于詢問“接下來怎么樣”，如表4-1所示。表4-1多數文章回答以下4種疑問之一表4-2為上述每種形式列舉了一個具體的例子。所有4個例子都摘自亨利·斯特拉格編著的《管理中的里程碑》一書（這本書在過去30年中為人們塑造管理思想起了很大的作用）。讀到這些例子的時候，你會注意到，人們在實際應用“背景—沖突—疑問”（S—C—Q）的框架性結構時，可能會根據實際情況使用多種不同風格的寫法，如表4-2所示。表4-2具有講故事結構的序言提示什么是“沖突”：“沖突”是推動故事情節發展，并引發讀者提出疑問的因素。為什么要用這種順序序言必須采取“背景—沖突—疑問—解決方案”的結構，但是，各部分的順序可以有所變化，以創造不同的文章風格。以下是一個序言的基本結構和分別用4種順序寫出來的例子。注意體會用每一種順序后文章風格的變化。基本結構背景（S）＝業務多元化研究服務在過去5年中增長了40％。沖突（C）＝無法證明我們的工作對客戶有明顯益處。疑問（Q）＝如何確保多元化研究確實對客戶有明顯益處？回答（A）＝實施“公司發展項目”，以研究該問題。標準式：背景—沖突—答案近幾年來，本公司已經因為提供多元化研究服務而向許多客戶收取了大量費用。但是至今倫敦辦事處也沒有一個員工能夠證明，某客戶的某項收購案或并購案與本公司的工作密不可分。該辦事處為慶賀第一個能夠作出此項證明的員工而準備的香檳酒也一直無人開啟。然而，本公司的多元化研究服務在過去5年中增長了40％。因此，現在應該實施一項“公司發展項目”，以研究我們如何確保多元化研究確實能夠為客戶帶來顯著的利益。本備忘錄列舉了該項目實施過程中應當解決和進行試驗的主要問題及假設。開門見山式：答案—背景—沖突我們實施“公司發展項目”的首要目標，是提高我們幫助客戶實施業務多元化的能力。僅在倫敦辦事處，我們幫助客戶尋找收購或并購對象的服務在5年中增長了40％，但是我們不能證明任何一項收購案或并購案是與我們的工作密不可分的。突出憂慮式：沖突—背景—答案據我了解，目前倫敦辦事處還沒有一個員工可以說，他為客戶所做的多元化研究，已經為客戶帶來了客戶自身無法達到的明顯效益。這種情況令人吃驚，因為我們在多元化研究領域的服務在過去5年中已經增長了40％。從良心上講，我們不能繼續為無法取得顯著收益的工作收取客戶的報酬，這樣做也難以維持我們的良好聲譽。因此，我建議實施一項“公司發展項目”，研究如何使我們的業務多元化研究服務真正為客戶帶來顯著的利益。突出信心式：疑問—背景—沖突—答案我們如何確保業務多元化研究繼續成為我們的重要服務項目？此項服務目前已占我們公司總營業額的40％，但是我們難以舉出幾個我們為客戶提供了必不可少幫助的例子。如果不采取措施提高我們工作的價值，我們就會面臨失去在該領域發展優勢的實際風險。為此，我建議立即實施一項“公司發展項目”，以研究如何改善我們在該領域的服務能力，使該項服務能夠不斷為客戶帶來顯著利益。什么是“關鍵句要點”關鍵句要點（或稱要點、核心觀點、一級結論、一級論點、重要結論），不僅要回答由文章主題思想引起的受眾的新疑問，還要呈現文章的框架結構。因此，如果文章篇幅較長，就應該列出關鍵句的要點，如圖4-2所示，然后為第一個要點起一個小標題，由此開始寫作（參見第10章）。列出關鍵句要點可以讓讀者在開始閱讀的最初30秒內就能了解你的全部思路。由于隨后的內容只是解釋或支持這些要點，你就非常得體地將讀者請到了一個適當的位置上，由讀者自行決定是繼續讀下去，還是就此接受你的結論。不管讀者如何選擇，他們都可以預計，接下來的文章內容不會有令人意想不到的內容，因而他們在繼續閱讀時會感到更加容易接受和理解。圖4-2首先列出關鍵句要點如果文章篇幅較短，譬如每一部分只有一兩段的支持素材，當然就不用先列出要點，然后在小標題中重復一遍了。在較短的文章中，可以將關鍵句要點作為段落的主題句，并在這些主題句下劃一條下劃線（或加粗），使讀者在閱讀時容易注意到。要記住，關鍵句要點必須表達文章的思想。舉個反例，像下面這樣寫序言是不對的：本備忘錄主要說明項目組制定和實施能顯著提高盈利指標的方法。全文分為以下6個部分：?背景?項目組的方法原則?項目工作內容?如何組織計劃?具體收益和效果?成功的前提條件用這種方式列出的文章要點無助于向讀者傳達文章的信息，而只是向讀者硬塞了一系列他們根本無法準確理解的詞匯，除了浪費讀者的時間，耽誤讀者對文章的理解之外，沒有任何用處。根據我的經驗，你最好永遠不要用“背景”或“介紹”作為某一章節的標題，因為這種標題所含的信息與其他標題所含的信息肯定不在同一個抽象層次上，或者說抽象的程度不同。而且，僅列出主語而不列出完整的思想，可能會存在一種危險，即關于該主語的思想無法形成明確的歸納或演繹邏輯論證關系。上面例舉文章的組織結構中，各章節中的思想可能還存在混亂的關系。譬如，“具體收益和效果”一章似乎應放在“項目組的方法原則”一章中討論，而“成功的前提條件”一章似乎應并到“如何組織計劃”一章中討論。因此，不要僅僅將名詞作為關鍵句要點的要點，關鍵句要點應當是完整的思想，完整的句子。序言應當寫多長序言的長度應當是多少？人腿的長度又應當是多少？（答案是足以站在地面上。）序言的長度應當確保在你引導讀者按照你的思路思考之前，讀者和你“站在同一位置上”。一般情況下，序言需要2～3段，其結構如前面的圖4-2所示。說明“背景”和“沖突”的文字可以長達3～4段，但是不能再長了。（你還需要多少字來提醒讀者他已經知道的信息？）事實上，如果你發現自己在序言中就開始到處使用圖表，那你肯定過分強調了已知事實。序言也可以短到只有一句話：“你在1月15日發給我的信中問我……”你與文章的對象（讀者）平時的關系越近，序言的篇幅就可以越短。但是，再短的序言也必須能夠提醒讀者其持有的疑問。以上例子表明，序言的長度與正文部分的長度不一定成正比，而是根據讀者的需要而定。為了使讀者充分理解你的主要思想、結論，并且愿意了解你得出該結論的思路，讀者必須了解哪些信息呢？也許你現在會想，寫一個好的序言也不是件容易的事。事實確實如此。在一篇文章中，序言是最不容易寫好的部分。不過，多讀幾個例子，你也許就能夠感覺出哪些序言寫得較好，并且舉一反三，把自己的序言也寫好。信函詹姆斯·司梯巴在其文章《日本商人：日元強于劍》中稱贊日本索尼公司率先發現了晶體管的商業用途，并且說晶體管的發明者貝爾實驗室“根本不知其有何用，只得將其賣給美國國防部”。他的話既不是描述事實也不是客觀的比喻。貝爾實驗室早在晶體管發明出來之前就已經知道其用途。報紙社論尼克松政府對美國電視網絡進行了一次假進攻，而電視網絡也進行了一次假反擊。這給不明就里的人們造成的印象是：美國人的自由權利正遭到嚴重破壞。事實上，這是一個我們希望通過電視將社會變成什么樣的社會的問題，即：我們希望要一個無政府主義傾向的、自我縱容的社會，還是要一個帶有精英文化色彩的、具有較強普遍約束力的社會。雜志文章產品經理