物業管理檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據為了規范和提高企業物業管理檔案管理工作，保證物業管理檔案的完整性、準確性和安全性，訂立本制度。本制度依據國家相關法律法規和企業的管理要求訂立。第二條適用范圍本制度適用于企業內部全部的物業管理檔案管理工作，包含物業管理檔案的建立、使用、儲存、歸檔和銷毀等。第二章檔案的分類與建立第三條檔案分類物業管理檔案分為以下幾類：1.合同檔案：包含與物業管理相關的合同、協議、備忘錄等文件；2.人事檔案：包含物業管理部門員工的入職、轉正、晉升、調崗等相關文件；3.維護和修理檔案：包含設備維護和修理、維護記錄、保養計劃等；4.工程檔案：包含物業管理部門的工程項目管理、施工圖紙、交接記錄等；5.收支檔案：包含物業費用的收支記錄、發票、報銷單等；第四條檔案建立合同檔案：由企業的合同管理人員負責建立和保管；人事檔案：由人力資源部門負責建立和保管；維護和修理檔案：由維護和修理部門負責建立和保管；工程檔案：由工程部門負責建立和保管；收支檔案：由財務部門負責建立和保管；第五條檔案的編制要求檔案編號：對每個檔案進行編號，便于管理和檢索；檔案名稱：明確標注每個檔案的名稱，便于識別和使用；檔案責任人：明確每個檔案的負責人，負責檔案的建立、維護和使用；檔案存放位置：明確每個檔案的存放位置，確保檔案的安全性和易取性；檔案時間范圍：明確每個檔案的時間范圍，以便及時歸檔和銷毀過期檔案。第三章檔案的使用與管理第六條檔案使用檔案對內使用：相關部門可以依據工作需要申請使用檔案，提前填寫《檔案借閱申請表》，經主管部門審核后方可借閱，借閱期限不得超出一個月；檔案對外使用：對外供應檔案信息必需經過公司領導的批準，填寫《檔案供應申請表》，并確保供應的檔案信息準確無誤；檔案安全：借閱檔案的人員必需妥當保管，不得私自復制、外傳檔案信息。第七條檔案管理檔案歸檔：檔案管理責任人負責將檔案定時間和類別歸檔，確保檔案的有序和安全；檔案整理：檔案管理責任人定期對檔案進行整理和清理，保證檔案的乾凈和能夠正常使用；檔案移交：檔案管理責任人在離職或崗位調動時，需要將所負責的檔案移交給接任的責任人，確保檔案的連續性和完整性；檔案銷毀：檔案管理責任人依照規定的時間范圍對過期的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄。第八條檔案備份與恢復檔案備份：檔案管理責任人應定期對緊要的電子檔案進行備份，并妥當保管備份文件，確保檔案的安全性和防止數據丟失；檔案恢復：若顯現檔案損壞或數據丟失等情況，檔案管理責任人應及時進行恢復處理，并及時報告上級。第四章檔案的存儲與銷毀第九條檔案存儲紙質檔案：要求使用防潮、防火、防蟲、防塵等條件較好的檔案箱或檔案柜進行存儲，避開陽光直射和高溫環境；電子檔案：要求存儲在安全可靠的服務器或云存儲平臺上，確保檔案的安全性和易取得性。第十條檔案銷毀過期檔案：檔案管理責任人依照規定的時間范圍對過期的檔案進行銷毀，記錄銷毀的檔案名稱、數量和時間；銷毀方式：紙質檔案需采用特地的檔案銷毀機械進行銷毀，電子檔案需使用專業的數據銷毀工具進行銷毀；銷毀備案：檔案管理責任人應將銷毀的檔案情況進行備案，并保存銷毀記錄和證明文件。第五章監督與評估第十一條監督檢查企業領導及相關部門應定期對物業管理檔案管理工作進行監督檢查，確保各項制度的有效執行和檔案管理的規范性。第十二條評估與改進企業領導及相關部門應定期進行物業管理檔案管理工作的評估，發現問題及時改進并完善管理制度，提升物業管理檔案管理水平。第六章附則第十三條生效與修訂本制度自頒布之日起生效。如有需要對本制度進行修訂，必需經過企業領導層的審批，并報告相關部門備案。第十四條其他事項本制度未盡事宜，由企業領導層依據實際情況進行解釋和處理。以上為《物業管理檔案管理制度》的內容，該制度的目的是為了規范和提高企業物業管理檔案的管理工