專題地方課程教材采購檔案管理方案

專題地方課程教材采購檔案管理方案

目錄

第一節檔案管理的重要性........................3

一、檔案在企業經營過程中發揮的作用..........3

二、做好檔案管理工作........................4

三、健全制度................................5

四、與時俱進，實現管理現代化................5

五、提高檔案全面質量管理的方法..............7

六、檔案管理工作重要的意義..................7

第二節檔案管理制度............................9

一、文書檔案管理制度........................9

二、設施設備檔案管理制度...................10

三、會計檔案管理制度.......................11

四、聲像檔案管理制度.......................12

五、檔案統計制度...........................14

六、檔案借閱利用制度.......................14

七、檔案保密制度...........................15

八、檔案鑒定銷毀制度.......................16

九、檔案工作突發事件應急處置預案...........16

第三節檔案管理方法...........................19

一、檔案管理工作的現狀.....................19

1

二、檔案管理工作現存問題...................20

三、檔案管理方法...........................21

第四節檔案管理方案...........................23

一、總則...................................23

二、業務檔案分類...........................24

三、歸檔范圍...............................24

四、檔案收集、移交.........................24

五、檔案立卷...............................25

六、檔案歸檔...............................25

七、檔案借閱...............................26

八、檔案保管...............................26

九、檔案銷毀...............................27

第五節檔案安全保密制度.......................28

第六節檔案管理人員職責.......................29

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第一節檔案管理的重要性

隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案工作越來越重要。

檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資

料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經濟建設服務，

這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經濟效益劃等

號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方

便、造福于人類，效益最終大多表現為社會效益。檔案質量

是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。

然而工作需要相應的資料做好整、建立健全、完善檔案

基礎設施設備、健全檔案工作制度。我們每個從事檔案管理

工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量

不斷提高。

一、檔案在企業經營過程中發揮的作用

（一）行政方面的作用

檔案是企業行政工作的工具之一，企業任何的出臺，都

是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助

于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項目運營方面的作用

檔案是公司活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管

理的各個環節都會產生相應記錄，公司品質管理，項目的達

標創優工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔

案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平

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和盈利能力。

（三）文化方面作用

檔案與企業文化緊密相連，檔案是企業發展的真實記錄

和見證，檔案是企業文化的重要組成部分。通過企業的檔案

我們能夠了解到企業的成長歷程，企業的核心價值觀，文化

氛圍等。

（四）法律方面作用

檔案室當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記

錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護企業、員

工、參會者合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不

必要的糾紛。

（五）培訓方面的作用

檔案是一種重要的資源，其真實性和原始記錄性，具有

不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培

訓的效率和效果。

二、做好檔案管理工作

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整

個社會的發展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔

案進行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理

系統進行操作、檢索和維護，使得檔案利用工作的需求得以

滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時

候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進行復印或者微縮，

可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理

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不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時俱進，順應社會的

發展，找出合適的方式方法，在此基礎上對檔案利用的水平

進行提高，充分的發揮檔案自身的作用和社會價值。

由于檔案室在公司中是比較獨立的一個部門，檔案管理

方法的一直比較傳統，使得我們在工作中的視野、思維和思

路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的轉變，需要大

力倡導開拓創新精神，推進檔案工作創新的氛圍。總結檔案

工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規律，用新觀念新

思路做好檔案管理工作。

三、健全制度

不斷把關，努力把好檔案材料的收集關。要結合公司自

身的管理體制、協調各部門，做好檔案收集工作的基礎工作。

積極主動、全面、保量、保質、保密。檔案管理人員在收集

工作中，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常保持聯

系，對于收集工作，做到隨時收集和定期收集相結合，防止

和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴大

了，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，

才能提高案卷的質量。

四、與時俱進，實現管理現代化

檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，

只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形勢下出現的

新問題。

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（一）加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工

作，要求管理人員要有高度的工作責任感，要有良好的職業

道德，要有扎實的檔案知識、要有辦事細心的工作態度以及

先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作

者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質，才能跟得

上現在的檔案管理工作。

（二）掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理

數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管

理發展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據自己公司

的情況結合崗位工作的特點，邊學習邊操作，在提高業務素

質的同時，更要注重知識、信息技術的學習和掌握。

（三）檔案管理工作對現代公司制度的健康發展起著至

關重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業管理

的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，立足于

服務領導、服務項目使檔案管理工作更好的為企業發展服

務。

（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務，

創新是在基本功扎實的基礎上開辟的道路。檔案管理工作者

要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當作天職。按照

國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、

霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的

檔案采取特殊的保護措施。

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五、提高檔案全面質量管理的方法

如何提高檔案全面質量管理就是公司領導和檔案工作

人員參加，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技

術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系

從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，

以保證檔案的高質量。

（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，

公司領導、如各組（室）的領導、活動負責人、檔案員等等

人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成文件的

歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。

只有這樣，才能保證檔案的完整性、統一性、才能保證檔案

的高質量。

（二）樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人

員的意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關

鍵，領導必須提高認識，轉變觀念，高度重視本公司檔案管

理工作，用較高的工作質量來促進檔案質量。

（三）檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人

員的意識，促進檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動

檔案事業的發展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案

管理質量穩步提高。

六、檔案管理工作重要的意義

企業是否具有業績或者是否具有一定的管理水準的重

要體現是檔案管理工作是否科學規范。一個企業在發展過程

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中會有很多優秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，

而要想了解企業的歷史經營業績就必須通過檔案來查詢，所

以企業的科學發展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理

和經營管理結合，這樣就把企業的資源配置制定了，從而就

體現出了企業在未來的發展情況，這對公司的經營和管理都

具有非常重要的意義。

企業的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去

工作的真實記錄和公司歷史發展情況的客觀反映，對公司的

經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。企業工作人員可

以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的

經驗教訓，并根據現階段事業公司的發展現狀制定科學合理

的發展規劃和管理決策。可以為相關部門和人員提供信息資

料的查找等服務，一旦事業公司涉及司法訴訟等情況，檔案

查詢功能就能夠很好的發揮作用，從而確保公司的合法權益

不受侵害，實現持續發展。

總而言之，檔案管理在事業公司的工作中具有舉足輕重

的作用。事業公司對檔案管理工作的認識是否到位是能否對

員工保障的重要體現。檔案管理工作中主要是指統一管理和

標準化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現代化管

理上的問題，制定一個標準比較高的規劃，將管理工作做到

最好。事業公司必須認識到檔案管理工作的重要性，用嚴謹

和認真的態度去對待管理工作，使檔案管理工作的意義和價

值能夠最大的體現出來。

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第二節檔案管理制度

一、文書檔案管理制度

為了完整、系統地保存本單位在項目工作中的文書材

料，提高文書檔案的歸檔質量，適應單位各項工作的需要，

特制定文書檔案的管理制度。

（一）歸檔范圍文書檔案歸檔范圍包括：

1.生產許可證申請報告；

2.市場監督管理部門出具的單位名稱預先核準證明；

3.各崗位安全制度及相關材料（包括原材料采購索證、

進貨驗收、臺賬記錄等）；

4.倉庫平面圖；

5.消防設施等關鍵環節安全設施、服裝資料及相片；

6.從業人員證件復印件；

7.法定代表人（負責人）的身份證明（復印件），代理

人辦理生產許可證申請的委托證明；

8.經營場地的合法使用證明，包括房產證、租房協議復

印件等合法有效證明；

9.法定代表人（負責人）一年內未有隱瞞有關情況或者

提供虛假材料、三年內未有以欺騙、賄賂等不正當手段取得

生產許可、五年內未有被吊生產許可的情形及保證所申報材

料真實性的聲明；

10.生產檔案資料夾；

11.行政許可受理通知書（第二聯）；

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12.行政許可材料接受憑證（第二聯）；

13.生產質量量化評分表；

14.生產許可證申請書等。

（二）歸檔要求

1.歸檔文件材料必須符合有關規定，做到完整、準確，

即正件與附件、印件與定稿、請示與批復等前后對應。

2.歸檔文件材料必須符合規范要求，書寫材料規范，字

跡清楚，文件審核標準，簽發手續齊全。

3.不同價值的文件材料分別整理，便于保管和利用。

4.按照立卷改革要求，以“件”為單位進行整理。

5.按照要求，以“卷”為單位進行整理，每卷不超過200

頁。

（三）歸檔時間

各部門兼職檔案人員應將本年度結束后，將本部門各項

活動中產生的文件材料進行整理，在規定時間內向檔案室移

交，檔案室應在六月底前完成上一年度立卷歸檔工作。

（四）檔案借閱和保管

文書檔案應按照集中統一管理要求，及時歸入檔案室保

存，需要查閱時按規定要求辦理，任何部門和個人不得將其

占為己有。

二、設施設備檔案管理制度

為確保設施設備完整、正確、系統和安全，提高設施設

備檔案的歸檔質量，實現設施設備檔案的有效利用，特制定

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設施設備檔案管理制度。

（一）歸檔范圍

1.設備購置依據文件

2.設備開箱驗收文件

3.設備隨機文件

4.設備運行、維護文件

（二）歸檔要求

凡重要設備進入單位后，應遵照設備開箱驗收制度進行

開箱驗收。驗收時，檔案人員、設備部門人員應到場驗收并

填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案完整、齊全，驗收

合格后相關文件交檔案室歸檔保存。

（三）歸檔時間

設備檔案應在開箱后隨時歸檔。

（四）檔案借閱和保管

設備檔案應按照集中統一管理要求，及時歸入檔案室保

存，需要查閱時可按規定辦理，任何部門和個人不得將其占

為己有。

三、會計檔案管理制度

會計檔案是本項目檔案的重要組成部分，是項目資金活

動真實具體的反映，也是日常經濟活動形成的原始資料，具

有備查和保存價值，實現會計檔案的安全利用，特制定會計

檔案管理制度。

（一）歸檔范圍

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項目在財務工作中形成的憑證、賬簿、報表等有關反映

資金活動狀況的原始材料。

（二）歸檔要求

會計檔案由會計人員按照會計檔案歸檔要求進行整理、

組卷、裝訂成冊。會計檔案移交檔案室時按類別整理，憑證

以資金賬戶和時間順序排列，編寫歸檔號碼。賬簿以資金賬

戶排列編號入檔。報表按內容組卷裝訂，移交時需填寫目錄

和移交清冊。

（三）歸檔時間

會計檔案須在每年六月底前按規定向檔案室移交前一

年度的會計檔案，做到集中統一管理。上一年度的會計檔案

可暫時存放財務部門備查。

（四）檔案借閱和保管

會計檔案應按照集中統一管理要求，及時歸入檔案室保

存，需要查閱時可按規定辦理，任何部門和個人不得將其占

為己有。

四、聲像檔案管理制度

為加強單位聲像檔案管理，確保聲像檔案安全、有序，

特制定聲像檔案管理制度。

（一）歸檔范圍

1.采購方領導來單位視察、檢查和指導工作所形成的聲

像材料。

2.單位召開的各種重要會議和重要活動所形成的聲像

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資料。

3.榮獲市、區級以上先進稱號的集體和個人的聲像材

料。

4.發生重大事故、重大事件的聲像資料。

5.單位創新和具有特定特色工作形成的聲像資料。

6.其他具有保存價值聲像資料

（二）歸檔要求

1.聲像檔案包括照片、錄音和錄像等，是單位檔案資源

的重要組成部分，必須收集齊全，規范整理。各部門應明確

專人負責，按規定向檔案室移交，由檔案室實行集中統一管

理。

2.照片由底片、照片和文字說明三部分構成，文字說明

包括：事由、時間、地點、人物、背景和攝影者，整理時應

按照底片和照片對應原則，按照要求填寫文字內容。

3.錄音帶、錄像帶、VCD和電腦盤片等必須圖像清晰、

聲音清楚，錄音帶、錄像帶、VCD及電腦盤片的按盒（盤）

整理，粘貼標簽和書寫標題（內容）、作者和錄制時間、地

點，錄音帶、錄像帶應豎放在遠離磁場的專用箱柜。

4.聲像檔案應由承辦人按規定整理，并編寫說明。

5.聲像檔案應定期進行檢查，對已污損的聲像檔案及時

采取補救措施。

6.各部門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

（三）歸檔時間聲像檔案應在活動結束，整理后向檔案

室移交，檔案室應在六月底前完成編號歸檔工作。

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（四）檔案借閱和保管聲像檔案應及時歸入檔案室保

存，需要查閱時可按規定辦理，任何部門和個人不得將其占

為己有。

五、檔案統計制度

檔案統計是通過表冊和數字形式反映單位檔案工作情

況，做好檔案統計，使檔案家底清楚，便于管理和利用，提

高工作效率，特制定檔案統計制度。

（一）準確統計各類檔案的數量、檔案構成和變化狀況。

（二）檔案統計一般年度為單位進行統計。

（三）統計后要加強對統計數據的綜合分析，掌握各類

動態，根據統計信息反饋，研究改進工作措施。

（四）做好檔案利用效果的統計，填寫好檔案利用情況

登記表。

（五）做好查閱、借閱登記以及各類檔案的臺帳登記。

六、檔案借閱利用制度

為確保檔案的安全和完整，更好地為單位各項工作提供

服務，查閱檔案人員必須遵守以下規定，特制定檔案借閱利

用制度。

（一）查閱檔案必須填寫《檔案借閱登記》，查閱內容

需與工作相關，如需外借檔案，借閱時間一般不得超過一周，

到期必須歸還或辦理續借手續。

（二）外單位查閱檔案，須持有單位介紹信，經分管領

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導審查同意方可查閱。

（三）借閱有保密內容的檔案，須經分管領導審查同意，

且須嚴格遵守保密制度，不得將檔案內容外傳。

（四）查閱檔案時，不得飲水、進食，嚴禁吸煙。

（五）查閱人員必須愛護檔案，不得折疊、剪貼或抽頁、

拆封檔案，嚴禁在檔案上勾畫、涂改、添加文字等，如有發

現，將根據《檔案法》追究有關人員法律責任。

七、檔案保密制度

為了確保檔案信息安全，嚴格遵守相關法律法規，增強

保密意識，自覺維護檔案的安全與保密，特制定檔案保密制

度。

（一）檔案應集中存放在檔案室，對外借閱檔案必須嚴

格履行借閱手續，提供檔案時要嚴格執行有關保密規定。

（二）不得擅自攜帶案卷外出，不得在公共場所與無關

人員談論檔案內容。

（三）檔案復制后原件應及時歸還，復制本單位涉密檔

案，須經分管領導同意，檔案管理人員予以登記。

（四）檔案人員調動工作時，必須認真辦理檔案移交手

續。

（五）對違反保密規定造成失密、泄密的責任者，根據

情節輕重給予教育或處理。

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八、檔案鑒定銷毀制度

為了保證檔案鑒定銷毀工作安全、有序、規范進行，特

制定檔案鑒定銷毀制度。

（一）鑒定組織

檔案鑒定工作由單位成立檔案鑒定領導小組，領導和組

織相關業務部門和檔案室實施。

（二）鑒定基本原則

在鑒定過程中，要用歷史和全面的觀點進行鑒定，既要

考慮全局和長遠需要，又要考慮現實價值和歷史價值。

（三）鑒定標準

以相關規定為依據，結合本單位的實際情況，結合本單

位檔案保管期限表作為劃分檔案價值標準，對已保管期滿檔

案進行鑒定，確定剔除與存留。

（四）鑒定方法

采用直接鑒定法，鑒定人員逐卷逐件逐頁審查檔案，考

察文件的實際內容是否還具有保存價值。

（五）檔案銷毀

經過鑒定，對沒有繼續保存價值的檔案，要編造銷毀清

冊，報領導小組審批后，方可銷毀。銷毀時要有兩個人以上

在指定地點監銷，并在檔案目錄中注明“已銷毀”字樣和銷

毀時間。

九、檔案工作突發事件應急處置預案

為有效預防和及時處置在檔案工作中出現的突發事件，

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確保檔案資源的安全，根據《中華人民共和國檔案法》《中

華人民共和國突發事件應對法》《檔案工作突發事件應急處

置管理辦法》等法律、法規的精神，現結合本單位實際，制

定檔案工作突發事件應急處置預案。

（一）成立檔案工作突發事件應急處置領導小組。

為全面負責本單位檔案工作突發事件的應急處置，成立

以XX為組長，XX為副組長，XX、XX（可以是各部門負責人

或其他認為需要成為組員的人員）和檔案管理人員為成員的

檔案工作突發事件應急處置領導小組。

（二）檔案工作突發事件應急處置領導小組，須切實履

行職責，堅持統一領導、綜合協調、分工負責、迅速反應、

果斷決策、合作互助的原則，確保在突發事件發生后，應急

處置工作有序進行，盡可能將損失降到最低限度。

（三）對由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危

及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序的，檔案工作突發事件

應急處置領導小組，應在領導小組組長的統一指揮下，及時

采取應對措施予以妥善處置。

（四）辦公室（或檔案信息中心等具體負責檔案工作的

部門）必須依照法律、法規和本單位的相關規定，切實加強

檔案安全管理工作，落實有效防范措施，及時消除安全隱患，

防范突發事件發生。

1.按照上級部門及本單位檔案工作突發事件應急處置

領導小組的部署，由辦公室負責（或檔案信息中心等具體負

責檔案工作的部門）對檔案突發事件應急知識進行宣傳教

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育，適時組織開展應急預案演練，增強和提高對檔案工作突

發事件的防范意識和應對能力。

2.檔案管理人員要通過參加培訓和日常學習，熟悉、掌

握檔案防災、救災的有關知識，掌握和使用應急救援服裝和

設施。

3.檔案管理人員對可能發生的火災、滲水等事件應及時

報告預警，并落實相關的排查和處理措施，消除安全隱患。

（五）注意收集政府部門、氣象部門等發出的預警信息，

針對潛在的安全隱患以及可能發生的突發事件，及時啟動預

案，果斷采取措施，防止危害發生，確保檔案安全。

（六）在檔案工作發生突發事件后必須采取應急處置措

施：

1.在第一時間向檔案工作突發事件應急處置領導小組

報告，并通知相關人員進行處置，同時根據現場條件，展開

積極救治，疏散、撤離并妥善安置受到影響的人員，采取消

除事故的必要行動，快速展開自救、搶救工作，依照重要程

度先后轉移檔案資源和計算機硬盤。

2.迅速控制危險源，標明危險區域，封鎖暫不能轉移的

檔案庫房現場；對出入檔案庫房的人員進行管理，防止檔案

在混亂中遺失。

3.積極配合專業救援人員進行現場處置。

4.對突發事件可能造成的危害和損失進行初步判斷，對

已經受損的檔案，立即組織力量搶救，避免損失進一步擴大。

5.采取其他必要措施防止次生、衍生事件的發生。

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6.遇人為尋釁滋事擾亂檔案正常工作秩序事件，應立即

向檔案工作突發事件應急處置領導小組報告，并及時向公安

部門報警。

7.檔案突發事件發生后，應先搶救永久檔案，然后是長

期、短期檔案。

（七）在檔案工作發生的突發事件后，要向XX（上級主

管部門）報告，對突發事件及其造成的損失不得隱瞞、緩報、

謊報，同時做好事件原因的分析，加強整改和完善安全防范

制度和措施。

第三節檔案管理方法

檔案管理的經驗和方法檔案管理包括檔案的收集、整

理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔

案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案

信息服務。隨著時代的發展和社會的進步，現代檔案管理工

作已成為相對較為專業化、復雜化的系統工程，尤其在檔案

管理現代化的發展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰和

機遇。

一、檔案管理工作的現狀

檔案是指項目人員在各項工作中形成的具有歷史價值

的各種形式和載體的原始記錄，是反映項目服務過程的重要

憑證，并對項目的工作具有重要的參考價值。

我單位為進一步提升檔案管理水平，實現項目服務檔案

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管理的標準化、規范化、科學化，瞄準了創建XX省檔案工作

“三星級”這一目標，對照《XX省機企事業單位檔案工作等

級評定試行標準》要求，認真對照組織管理、基礎業務、信

息化建設、開發利用等四大類19條標準，逐項逐條進行了

全面自檢與整改，取得了明顯成效。

（一）按照檔案保管的有關要求與規定，嚴格各部門向

檔案室的移交程序；

（二）對所有現行有效的國家及地方標準等文字檔案，

加蓋了受控章，按照水、氣、聲等分類進行集中裝訂，編號

歸檔；

（三）是建立、健全了歸檔、保管、資料查閱等多項檔

案工作制度；

（四）初步建立了監測數據電子檔案，檢索實現了微機

化，改變了傳統的手工制作、檢索形成的繁瑣、低效的工作

現狀，提高了查、歸檔速度。

二、檔案管理工作現存問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部，對檔案

工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、

保管保管、收收發發的事務性工作，不是單位的主要工作，

不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄

密，能應付外調、查檔就行了。這種輕視檔案工作的思想，

表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視了檔案管理工作的

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重要性。

（二）檔案管理水平不高

檔案管理人員頻繁調整，部分人員沒有經過專業的檔案

知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、

整理、歸檔、裝訂等業務掌握不熟練、不精通，檔案收集意

識淡薄。其次，一些檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投

入不足，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。再

則，一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案室硬件環境設施不全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用

檔案室，有的單位檔案比較多，但檔案室面積明顯不足，防

潮濕服裝等“八防”措施不配套，導致檔案材料出現霉變、

蟲蛀，影響了檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位連必備

的專用切刀、統一的檔案夾等都無法購置齊備。

三、檔案管理方法

（一）領導重視是做好項目檔案管理的前提

服務項目檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責

任意識。

1.要根據項目的大小，本著精干、高效、協調、有力的

原則，合理設置基層工程項目檔案管理機構和配備專職檔案

員，從機構和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有

人管，從宣傳、經費等方面予以傾斜，形成項目管理人員自

覺參與項目檔案管理工作的良好氛圍。

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2.要建立項目檔案管理領導責任制；將項目檔案管理工

作納入項目管理工作的整體規劃，明確責任主體，建立主要

領導負總責，分管領導為第一責任人，現場專兼職檔案人員

抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱

向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協調一致的工程項目檔案

管理網絡。

（二）制定和落實符合實際情況的檔案管理規章制度

加強項目管理制度和管理建設，結合實際確定工作程

序，制定明確的崗位責任制，進行考核并與獎懲掛鉤。服務

項目由于大規模、長周期、多資料、單位和環節眾多，在檔

案管理工作中要想做到規范化、標準化，僅靠幾個工作人員

的力量是很難完成的。因此，依據不同項目特點制定檔案管

理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的

根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收

集工作，即項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要

求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同

步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情

況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。

（三）定期開展技術文件整理的檢查與指導

考慮到技術文件的瑣碎性和工作現場的繁忙，員工都集

中精力于午餐供應，而對技術文件就是應付研究，或項目進

行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應項目實施過

程，如不認真進行督導檢查，到最后很可能出現項目文件不

全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現象。所

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以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工

之前打好提前量，及早做好各類技術文件歸檔的準備，發放

技術文件整理分類方案及規范表格，統一標準。對各部門技

術文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導，發現問題及

時糾正、解決。

（四）加強對有關人員的培訓

項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健

全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的

高低息息相關，更與檔案的組織者對檔案的重視程度有著極

大的關系。針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管

理人員工作不協調等現狀，一是要結合項目服務的特點，加

強對檔案管理部門、項目質量監督機構的培訓，將項目建設

檔案工作以法律形式進行約定。二是組織本單位檔案人員及

其相關人員，認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》及國

家關于餐飲項目檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門

間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識。

第四節檔案管理方案

一、總則

（一）根據《中華人民共和國檔案法》《員工職業道德

行為準則》，并結合我公司實際情況，特制訂本辦法。

（二）檔案實行統一管理和分散管理相結合的原則。

（三）項目部指定專人負責本部門檔案資料的收集、整

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理和歸檔工作，其檔案工作業務受公司檔案室指導與監督。

二、業務檔案分類

（一）項目部在部門經營活動過程中形成的各種公文、

合同、圖表、報告、統計類報表、電子類文檔等檔案資料。

（二）分類要按照公司下發的統一模板表進行分類，按

照成文的年份、業務項目、文件內容分為年份、大類、小類

三級類目，文件確實較多的類別可增設四級類目。

三、歸檔范圍

（一）項目咨詢合同、協議；

（二）教材供應等業務工作實施完成后形成的報告；

（三）在教材供應等業務過程中，記錄和反映與項目的

結論或意見相關的文字和非文字材料；

（四）采購方回訪記錄及評價材料；

（五）其他與上述相同的電子版文件。

四、檔案收集、移交

（一）在項目進行過程中，項目部各個項目小組均設專

人負責收集資料和各類有價值的檔案資料；

（二）需歸檔資料，項目部需在各個項目結束后由項目

負責人統一收集、整理移交到公司檔案室；

（三）各個項目負責人應保證經辦文件的完整，項目負

責人工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人

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交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

（四）各類資料歸檔移交時，造價部項目負責人需在

《文件/資料移交表》上簽字認可。并配合公司檔案管理員

做好本部門文件資料的日常管理工作。

（五）在文件資料不完整、不準確、不系統的情況下，

檔案管理員有權拒絕接收。

五、檔案立卷

（一）為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由項

目部負責人配合，檔案管理人員負責組卷、編目。

（二）歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數

均應齊全完整。

（三）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附

件、請示與批復、轉發文件與原件，分別放在一起不得分開。

（四）存檔的文件必須按規定的格式填寫卷內文件的目

錄，填寫的字跡要工整，卷內目錄放在卷首。

（五）檔案盒的外立面要詳細地注明一、二級類目，并

排序擺放好。

六、檔案歸檔

（一）項目部對處理完畢或批存的文件材料，須及時移

交檔案室集中統一保管。檔案的歸檔程序如下：資料收集→

分類立卷→編號→登記→檢索目錄→歸檔管理。

（二）對于以公司名義簽訂的合同及協議，原則上必須

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留存檔案室備檔。如涉及公司的機密，經公司董事長批準，

可由責任部門保管，但需將檔案詳細目錄匯總報檔案管理員

處并登記備案。

（三）項目負責人應及時將辦理完畢或經領導批示過的

文件材料收集齊全，加以整理，送交檔案室歸檔。

（四）項目部于項目成果文件交付驗收后一個月內立卷

完畢，移交公司檔案室。

（五）檔案管理員應及時將已歸檔的文件材料，按照案

卷類目登記并放入文件盒內。

七、檔案借閱

（一）如項目部需借閱檔案者，須填寫《公司內部資料

借用審批單》，依照權限，經領導批準后方可調閱。

（二）建立《公司檔案發放統計表》，按文件名、查閱

日前、歸還時間等內容填寫，并有查、借閱人簽名。必要時，

由相關領導簽批。凡借出或歸還必須健全登記和注銷手續。

（三）正常情況下，項目部所歸檔各類文件借閱時間不

得超過5天，如到期不能歸還，則需向檔案管理員說明原因。

（四）借閱檔案人員對所借閱檔案必須妥善保管，不得

私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，

以免遺失。且要注意安全保密，嚴禁擅自復印、抄錄、轉借。

八、檔案保管

（一）檔案的保管程序：流程簽批→借閱（登記）→歸

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還（注銷）→日常保管→經常維護。

（二）檔案管理人員須做好檔案的防盜、防水漬、防潮、

防蟲蛀、防塵、防鼠害等，以防止檔案的損壞，延長檔案的

壽命，維護檔案的安全。

（三）所有保存價值的文件、報表、業務記錄等文件的

電子版必須備份。各部門盡量采用電腦管理檔案，便于業務

資料的數字化處理和保存，對存入電腦的資料、檔案，應及

時備份。

（四）因過失或故意不把應歸檔資料歸檔，損壞公司檔

案并未造成損失的，對當事人予以嚴重警告或辭退。因過失

或故意損壞公司檔案，并造成重大損失或嚴重后果的，對當

事人予以開除并賠償公司造成的一切損失。

（五）為他人竊取、收買公司檔案，造成公司商業機密

泄露，給公司造成重大損失或嚴重后果的，對當事人開除并

賠償給公司造成的損失，觸犯刑法的移交司法機關處理。

九、檔案銷毀

（一）公司任何個人或部門未經允許不得擅自銷毀公司

檔案資料。

（二）根據年限，有需