電子郵件與文件歸檔管理制度第一章總則第一條目的為規范公司電子郵件和文件的管理，提高工作效率，保護企業信息安全，特訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內全部員工在工作中使用電子郵件和處理文件的行為。第三條定義電子郵件：指利用互聯網在網絡上進行郵件傳遞的一種通信方式。文件：指以書面形式記錄的各類文檔、表格、報告、合同等工作文件。第二章電子郵件管理第四條電子郵件使用規范員工應嚴格遵守公司郵件使用規定，不得濫用電子郵件發送與工作無關的內容，包含但不限于違法、違規、淫穢、攻擊他人等內容。員工應保持電子郵件的專業性，不得使用欠妥的用語、詞匯、神色等。員工在撰寫電子郵件時應注意語法和拼寫錯誤，確保內容準確、清楚。員工不得竄改、偽造、刪除他人電子郵件內容，敬重他人的隱私和知識產權。第五條電子郵件保密性員工在處理涉及公司商業機密、客戶隱私等敏感信息的電子郵件時，應加密傳輸，并僅限于需要知悉此類信息的人員閱讀。員工不得將公司的商業機密、客戶隱私等敏感信息通過電子郵件發送給非公司人員，除非經過相關審核和審批。第六條電子郵件歸檔員工應依照公司規定的郵件歸檔流程進行操作，將緊要的電子郵件進行歸檔保管。歸檔郵件的命名應清楚、有序，方便后續查閱和檢索。歸檔郵件應依照肯定的時間周期進行備份，確保數據的安全性和可靠性。第七條電子郵件備份公司應定期對電子郵件服務器進行備份，確保數據不受意外損壞和丟失。備份數據應存儲在安全可靠的地方，防止未經授權的人員取得。第三章文件管理第八條文件創建和命名員工在創建新文件時應采用規定的模板，確保格式和內容的全都性。文件命名應準確、簡潔，反映文件內容和用途。第九條文件存儲和歸檔員工應將文件存儲在指定的網絡共享文件夾或云端存儲平臺上，確保文件的安全性和易于共享。文件歸檔前應進行批閱和整理，刪除無用文件，提高文件管理效率。歸檔文件應依照肯定的分類和編號規定進行存放，方便后續檢索和利用。第十條文件保密性和權限管理員工在處理涉及公司商業機密、客戶隱私等敏感信息的文件時，應遵守公司相關規定，嚴格掌控文件的訪問權限。員工不得將公司的商業機密、客戶隱私等敏感信息外泄給非公司人員，除非經過相關審核和審批。第十一條文件備份和恢復公司應定期對緊要文件進行備份，確保數據不受意外損壞和丟失。文件備份數據應存儲在安全可靠的地方，防止未經授權的人員取得。在文件損壞或丟失時，應及時進行恢復操作，盡量減少工作影響。第十二條文件銷毀員工應依照公司規定的文件銷毀流程進行操作，確保文件的安全銷毀。未經授權的員工不得隨便銷毀文件，包含紙質文件和電子文件。銷毀文件的審批和記錄應進行相應的登記和備份。第四章違紀處理第十三條違紀行為違反本制度規定的員工將視為違紀行為，包含但不限于濫用電子郵件、竄改電子郵件、外泄機密信息、欠妥使用文件等行為。違紀行為將按公司相關規定進行處理，包含警告、記過、降職、開除等懲罰。第十四條申訴和聽證對于受到公司違紀處理的員工，可向人力資源部門提出申訴，相關部門將組織聽證并進行合理調查。聽證結果將作為決議處理結果的緊要依據。第五章附則第十五條制度宣傳公司應定期對本制度進行宣傳和培訓，確保員工熟知制度內容和要求。新員工入職時應受到相關制度的培訓和說明。第十六條配套措施公司將配備專人負責電子郵件和文件管理，監督和引導員工的操作。公司可采用專業軟件和工具輔佑襄助電子郵件和文件的管理。第十七條本制度的解釋權本制度的解釋權歸公司全部，可依據實際情況進行修訂和解釋。本制度修訂后，應及時通知全體員工，并進行相應的培訓和