物資采購資料歸檔及物資信息管理規定物資采購資料歸檔及物資信息管理規定物資采購資料歸檔及物資信息管理規定xxx公司物資采購資料歸檔及物資信息管理規定文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度武漢凱迪電力股份有限公司WuhanKaidiElectricPowerCo.,Ltd.物資采購資料歸檔及物資信息管理規定（2003年6月16日總經理辦公會討論通過）內部文件，切勿外傳目錄TOC\o"1-2"\h\z1目的 12范圍 13職責 14程序 1采購文件資料歸檔 1物資信息管理 3資料保密管理 35相關文件 4物資采購資料歸檔及物資信息管理規定1目的對公司物資采購工作中所形成的文件、資料進行規范化管理，利用物資資源信息為公司采購、投標工作服務。2范圍適用于公司物資采購文件資料的歸檔管理及物資信息管理。3職責計劃員負責采購申請、采購計劃的收集、歸檔、管理；采購工程師/采購經理負責采購合同、合作協議、合同簽訂過程文件、合同執行過程文件的收集、歸納；信息管理員負責采購文件及資料的歸檔、管理，信息采編。4程序采購文件資料歸檔文件資料歸檔過程a）計劃員收集采購申請、采購計劃，以工程項目為單位歸檔，制作合同臺帳；b）采購工程師/采購經理收集采購合同(合作協議）及簽訂過程文件、執行過程文件，按所列順序整理，交信息管理員；c）信息管理員檢查資料的完整性，采編有關信息后交資料室。歸檔資料范圍a）采購申請、采購計劃過程：采購申請單、商務/技術附件（如采購申請附件為電子版，需存檔一份有效文字版），采購計劃；b）合同簽訂過程文件資料：詢比價（含密封報價、合作協議）合同：合同審批表、合同（含技術協議）、采購情況說明、比價情況匯總、報價資料；招標合同：合同審批表、合同（含技術協議）、招標領導小組定標審批表、綜合評審表、商務評審表（含商務比較表）、技術評審表（含技術評分匯總表、技術參數比較表）、開標價格記錄表、投標報價（含多次報價）、澄清文件、招標申請書、招標工作計劃、招標書審批表、招標開標會記錄表、招標書、投標書、及其它說明文件。c）合同執行過程文件：驗收報告、問題投訴、問題解決過程及結果等；d）供方信息：供方資質文件、評審記錄、情況反饋、價格表（電子文檔、價格手冊等）、產品樣本等；歸檔時間a）合同及合同簽訂過程文件應在合同簽訂后即時歸檔；b）合同執行過程文件：收到驗收報告后2個工作日內，問題投訴解決后2個工作日內；c）供方情況反饋：采購實施過程中發現供方異常狀況，相關人員應在2個工作日內提供詳細報告；借閱a）按公司檔案歸檔范圍移交公司檔案室的資料借閱按公司檔案借閱的有關規定執行；b）留存物資部的資料本部門員工按涉密權限實行登記借閱；借閱期不超過5個工作日，其它部門員工通過工作聯系單形式進行借閱。借閱期不超過3個工作日。其它說明a）傳真件應復印后歸檔；b）合同及中標單位投標書交2份（部門留存1份），其余資料交1份。c）物資采購部轉交資料室歸檔的資料按公司資料歸檔制度執行。d）采購工程師及采購經理應履行資料歸檔的工作職責，物資采購部將這部分工作納入工作質量考核范圍進行考核。物資信息管理物資采購部負責物資采購的質量、價格、供應商資質、市場供求商情等采購基礎工作的管理；采購工程師/采購經理應充分利用INTERNET網、報刊、會展、學術交流、專業文摘及多媒體等信息渠道，熟悉公司需求產品的技術參數、質量標準、價格、供方的資質及信譽等方面的商情，為重大項目投標提供信息。信息管理員負責建立和管理物資供應信息數據庫，提供查詢服務。資料保密管理對物資采購資料的涉密權限規定如下：序號涉密范圍涉密崗位權限部長部長助理計劃員采購經理采購工程師信息工程師監造主管核算1合同文件及資料(含合作協議書）●〇〇●2合同臺帳●●〇●●3采購通知單●●〇●4采購招標文件●〇〇●5供方投標文件●〇〇●6對外投標報價匯總表單●〇〇●7分承包方檔案●〇〇●〇8資金計劃表●〇〇〇〇●9項目采購匯總表●●〇●10各類工作計劃●〇〇〇〇〇11員工業績考核表●〇〇〇〇〇12公司管理制度●●●●●●13公司會議資料●〇〇〇〇〇14公司文件●〇〇〇〇〇說明：