物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定xxx公司物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度武漢凱迪電力股份有限公司W(wǎng)uhanKaidiElectricPowerCo.,Ltd.物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定（2003年6月16日總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)）內(nèi)部文件，切勿外傳目錄TOC\o"1-2"\h\z1目的 12范圍 13職責(zé) 14程序 1采購(gòu)文件資料歸檔 1物資信息管理 3資料保密管理 35相關(guān)文件 4物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定1目的對(duì)公司物資采購(gòu)工作中所形成的文件、資料進(jìn)行規(guī)范化管理，利用物資資源信息為公司采購(gòu)、投標(biāo)工作服務(wù)。2范圍適用于公司物資采購(gòu)文件資料的歸檔管理及物資信息管理。3職責(zé)計(jì)劃員負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃的收集、歸檔、管理；采購(gòu)工程師/采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)合同、合作協(xié)議、合同簽訂過(guò)程文件、合同執(zhí)行過(guò)程文件的收集、歸納；信息管理員負(fù)責(zé)采購(gòu)文件及資料的歸檔、管理，信息采編。4程序采購(gòu)文件資料歸檔文件資料歸檔過(guò)程a）計(jì)劃員收集采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃，以工程項(xiàng)目為單位歸檔，制作合同臺(tái)帳；b）采購(gòu)工程師/采購(gòu)經(jīng)理收集采購(gòu)合同(合作協(xié)議）及簽訂過(guò)程文件、執(zhí)行過(guò)程文件，按所列順序整理，交信息管理員；c）信息管理員檢查資料的完整性，采編有關(guān)信息后交資料室。歸檔資料范圍a）采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃過(guò)程：采購(gòu)申請(qǐng)單、商務(wù)/技術(shù)附件（如采購(gòu)申請(qǐng)附件為電子版，需存檔一份有效文字版），采購(gòu)計(jì)劃；b）合同簽訂過(guò)程文件資料：詢(xún)比價(jià)（含密封報(bào)價(jià)、合作協(xié)議）合同：合同審批表、合同（含技術(shù)協(xié)議）、采購(gòu)情況說(shuō)明、比價(jià)情況匯總、報(bào)價(jià)資料；招標(biāo)合同：合同審批表、合同（含技術(shù)協(xié)議）、招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組定標(biāo)審批表、綜合評(píng)審表、商務(wù)評(píng)審表（含商務(wù)比較表）、技術(shù)評(píng)審表（含技術(shù)評(píng)分匯總表、技術(shù)參數(shù)比較表）、開(kāi)標(biāo)價(jià)格記錄表、投標(biāo)報(bào)價(jià)（含多次報(bào)價(jià)）、澄清文件、招標(biāo)申請(qǐng)書(shū)、招標(biāo)工作計(jì)劃、招標(biāo)書(shū)審批表、招標(biāo)開(kāi)標(biāo)會(huì)記錄表、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、及其它說(shuō)明文件。c）合同執(zhí)行過(guò)程文件：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、問(wèn)題投訴、問(wèn)題解決過(guò)程及結(jié)果等；d）供方信息：供方資質(zhì)文件、評(píng)審記錄、情況反饋、價(jià)格表（電子文檔、價(jià)格手冊(cè)等）、產(chǎn)品樣本等；歸檔時(shí)間a）合同及合同簽訂過(guò)程文件應(yīng)在合同簽訂后即時(shí)歸檔；b）合同執(zhí)行過(guò)程文件：收到驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后2個(gè)工作日內(nèi)，問(wèn)題投訴解決后2個(gè)工作日內(nèi)；c）供方情況反饋：采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)供方異常狀況，相關(guān)人員應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)提供詳細(xì)報(bào)告；借閱a）按公司檔案歸檔范圍移交公司檔案室的資料借閱按公司檔案借閱的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；b）留存物資部的資料本部門(mén)員工按涉密權(quán)限實(shí)行登記借閱；借閱期不超過(guò)5個(gè)工作日，其它部門(mén)員工通過(guò)工作聯(lián)系單形式進(jìn)行借閱。借閱期不超過(guò)3個(gè)工作日。其它說(shuō)明a）傳真件應(yīng)復(fù)印后歸檔；b）合同及中標(biāo)單位投標(biāo)書(shū)交2份（部門(mén)留存1份），其余資料交1份。c）物資采購(gòu)部轉(zhuǎn)交資料室歸檔的資料按公司資料歸檔制度執(zhí)行。d）采購(gòu)工程師及采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)履行資料歸檔的工作職責(zé)，物資采購(gòu)部將這部分工作納入工作質(zhì)量考核范圍進(jìn)行考核。物資信息管理物資采購(gòu)部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)商資質(zhì)、市場(chǎng)供求商情等采購(gòu)基礎(chǔ)工作的管理；采購(gòu)工程師/采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)充分利用INTERNET網(wǎng)、報(bào)刊、會(huì)展、學(xué)術(shù)交流、專(zhuān)業(yè)文摘及多媒體等信息渠道，熟悉公司需求產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、供方的資質(zhì)及信譽(yù)等方面的商情，為重大項(xiàng)目投標(biāo)提供信息。信息管理員負(fù)責(zé)建立和管理物資供應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供查詢(xún)服務(wù)。資料保密管理對(duì)物資采購(gòu)資料的涉密權(quán)限規(guī)定如下：序號(hào)涉密范圍涉密崗位權(quán)限部長(zhǎng)部長(zhǎng)助理計(jì)劃員采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)工程師信息工程師監(jiān)造主管核算1合同文件及資料(含合作協(xié)議書(shū)）●〇〇●2合同臺(tái)帳●●〇●●3采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍瘛瘵枴?采購(gòu)招標(biāo)文件●〇〇●5供方投標(biāo)文件●〇〇●6對(duì)外投標(biāo)報(bào)價(jià)匯總表單●〇〇●7分承包方檔案●〇〇●〇8資金計(jì)劃表●〇〇〇〇●9項(xiàng)目采購(gòu)匯總表●●〇●10各類(lèi)工作計(jì)劃●〇〇〇〇〇11員工業(yè)績(jī)考核表●〇〇〇〇〇12公司管理制度●●●●●●13公司會(huì)議資料●〇〇〇〇〇14公司文件●〇〇〇〇〇說(shuō)明：