信息通訊與協同辦公管理制度一、總則為了規范企業內部信息通訊和協同辦公的管理，提高工作效率和信息安全保障，特訂立本《信息通訊與協同辦公管理制度》（以下簡稱“本制度”）。本制度適用于企業內部全部員工，包含全職員工、兼職員工、實習生等。二、信息通訊管理1.通訊設備的使用1.1員工在工作期間應當使用指定的辦公設備和通訊設備進行工作，包含電腦、辦公電話、打印機、傳真機等。使用個人設備應經過相關部門批準，并遵守相應的使用規定。1.2員工對使用的通訊設備負有保管責任，不得私自轉移、借用、損壞或丟失設備。如發生設備損壞或丟失，應及時向上級主管報告，并依照規定程序辦理相關手續。1.3禁止將任何非法的、有損企業形象的或與工作無關的信息發送或接收。2.電子郵件和網絡使用2.1公司電子郵件系統僅限于公務使用，禁止發送或接收個人業務、賭博、色情、政治敏感等違規信息。2.2員工使用企業電子郵件系統發送公務郵件時，應當明確郵件主題，簡明扼要地表達郵件內容，避開引起誤會。2.3禁止在企業電子郵件系統中發送包含病毒、惡意軟件或垃圾郵件的信息。2.4在使用公司網絡時，應當遵守網絡安全規定，禁止訪問非法、不安全或可能破壞網絡安全的網站或應用程序。3.信息保密與知識產權3.1員工應當保守企業的商業秘密和機密信息，不得泄露給外界。3.2禁止員工在離職后未經授權擅自使用或揭露企業的商業秘密和機密信息。3.3員工創作的與工作相關的文檔、軟件、設計等作品屬于企業知識產權，員工無權擅自復制、傳播或出售。三、協同辦公管理1.共享文檔和文件1.1員工在辦公過程中，可以通過公司指定的協同辦公軟件進行在線文檔的創建、編輯、共享等操作。1.2共享的文檔和文件應當依照規定進行分類和命名，并進行適當的權限設置，保證機密性和安全性。1.3員工在使用共享文檔和文件時，應當遵從預定的版本掌控規定，避開由于版本混亂帶來的問題。2.會議和日程布置2.1定期召開部門或團隊會議，通過協同辦公軟件提前公布會議議程和相關資料，確保會議的高效進行。2.2員工需要參加會議時，應當定時參加，并提前準備相關內容，確保會議效果的最大化。2.3充分利用協同辦公軟件的日程布置功能，合理布置工作時間和任務，提高工作效率和時間管理本領。3.項目管理和任務調配3.1在協同辦公軟件中設置項目和任務，明確項目目標、任務分工和進度布置。3.2調配任務時，應當依據員工的專業本領和工作負荷合理布置，并予以必需的支持和幫助。3.3員工在執行任務時，應當定時按質完成，并及時向上級主管報告進度、問題和需求。四、違規處理1.違規行為的認定1.1對于違反本制度的行為，包含但不限于違反通訊設備使用規定、發送違規郵件或信息、泄露商業秘密等，將視情節輕重進行違規行為的認定。1.2違規行為的認定應當經過證據充分、程序合法、公正公平、實事求是的審查。2.違規行為的處理2.1對于細小的違規行為，將進行口頭警告和紀律教育。2.2對于嚴重的違規行為，將視情節輕重進行相應的紀律處分，包含但不限于書面警告、停職檢查、降級調整、辭退等。2.3對于損害公司利益或犯罪行為的違規行為，將依法追究民事、刑事責任。五、附則本制度的訂立、修改和解釋權歸企業管理負責人。本制度自發布之日起生效，并適用于企業全體員工。員工應當認真學習、遵守本制度，并承當相應的法律責任和紀律處分。本制度解釋權歸企業管理負責人全部，并可