PAGEPAGE17PAGE2已發(fā)布XX公司辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)運(yùn)行管理制度制度文檔信息表制度名稱《XX公司辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)運(yùn)行管理制度》制度編號(hào)XX適用范圍集團(tuán)公司下屬公司其他________________________責(zé)任部門集團(tuán)公司信息部制度層級(jí)第二層級(jí)替代文件文件名稱文件編碼第一章總則第一條為確保XX有限公司（以下簡(jiǎn)稱“XX集團(tuán)”或“集團(tuán)”）OA辦公系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）安全、有效、規(guī)范運(yùn)行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，提高工作效率，特制定本管理辦法。第二條OA系統(tǒng)運(yùn)行是指在XX集團(tuán)范圍內(nèi)，使用致遠(yuǎn)協(xié)同辦公軟件處理日常辦公業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)本單位移動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制。第三條OA系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)堅(jiān)持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司流程管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。第四條OA系統(tǒng)內(nèi)容主要包括內(nèi)網(wǎng)門戶、流程表單、文檔管理、公共信息、會(huì)議管理、公文管理、致信桌面端、移動(dòng)協(xié)同、微協(xié)同等功能，旨在實(shí)現(xiàn)流程在線審批、移動(dòng)辦公、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第五條本辦法適用于XX集團(tuán)、經(jīng)批準(zhǔn)使用的各板塊以及各板塊人員。第二章職責(zé)分工第六條集團(tuán)信息部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、實(shí)施、培訓(xùn)、日常維護(hù)、總體檢查考核工作，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署，分級(jí)管理。其主要職責(zé):（一）辦理系統(tǒng)使用單位的新用戶注冊(cè)、變更、密碼修改等相關(guān)手續(xù)；（二）制定系統(tǒng)運(yùn)行的具體工作規(guī)范和管理制度；（三）負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)流程的修改及修訂工作。（四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的新情況、新問題；（五）定期培訓(xùn)各使用單位系信息管理員和使用人員；（六）做好其他相關(guān)工作。第七條各板塊負(fù)責(zé)人主導(dǎo)OA系統(tǒng)建設(shè)工作，同時(shí)確定一名信息管理人員負(fù)責(zé)日常管理。各信息管理員的職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)本部門OA系統(tǒng)的日常管理；（二）指導(dǎo)和監(jiān)督該系統(tǒng)在本部門的運(yùn)行；（三）負(fù)責(zé)與集團(tuán)人力、行政、信息部門的工作銜接。第三章使用規(guī)范第八條集團(tuán)全員應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：（一）通過OA系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）集團(tuán)全員應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間。網(wǎng)上協(xié)同處理流程涉及到的相關(guān)人員處理時(shí)間原則上不超過１個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因不在公司時(shí)，須通過手機(jī)端移動(dòng)審批處理；如有長(zhǎng)期請(qǐng)假、出差、休假等，須通過代理人設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。第九條OA系統(tǒng)公共信息管理實(shí)行審核發(fā)布制度，不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關(guān)的通知公告或調(diào)查；不得在文檔中心上傳與工作無關(guān)的文件。第十條員工身份認(rèn)證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每個(gè)員工的姓名全拼，個(gè)人的密碼是安全的保證，賬號(hào)密碼必須設(shè)6位以上字符（最好包含字母、數(shù)字、符號(hào)等）。OA系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應(yīng)自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。第十一條各使用人員要保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。第十二條為保證OA系統(tǒng)運(yùn)行的高效性，已配備電腦的員工在工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)保持開機(jī)登錄OA系統(tǒng)，未配置電腦的員工須每天在手機(jī)上登錄協(xié)同辦公移動(dòng)端或使用微協(xié)同，以保證及時(shí)動(dòng)態(tài)接收、知曉、處置和辦理相關(guān)文件、通知和會(huì)議。第十三條因個(gè)人原因未登錄和使用OA系統(tǒng)，不能及時(shí)處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自己承擔(dān)。第十四條個(gè)人信息的完善：在OA系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置里面，必須對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行添加和完善，包括個(gè)人真實(shí)頭像、聯(lián)系方式等，個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)應(yīng)及時(shí)修改，以便同事之間聯(lián)系時(shí)查找方便。第十五條OA系統(tǒng)流程模板涵蓋集團(tuán)及各板塊公司范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)部門應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說明實(shí)行網(wǎng)上流程簽批，流程歸屬部門應(yīng)督促系統(tǒng)流程模板的使用。第十六條OA系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。第四章業(yè)務(wù)管理規(guī)則第十七條OA系統(tǒng)功能包括：協(xié)同工作、表單管理、會(huì)議管理、文檔管理、公文管理、目標(biāo)管理、公共信息、通訊錄等。（一）協(xié)同工作：涵蓋集團(tuán)和各板塊公司范圍內(nèi)各部門第一期梳理上線的流程表單：所有已上線流程表單均需按照使用說明實(shí)行OA流程發(fā)起，線下紙質(zhì)文件審批取消；暫未上線流程表單仍按線下紙質(zhì)文件審批模式運(yùn)行。（二）表單應(yīng)用：表單應(yīng)用涉及表單模板查詢、表單使用情況查詢，根據(jù)各部門表單情況，做流程表單使用情況查詢和統(tǒng)計(jì)工作。（三）會(huì)議管理：召開會(huì)議前，由各部門人員填寫會(huì)議通知或方案，描述會(huì)議相關(guān)信息對(duì)應(yīng)告知集團(tuán)行政部，集團(tuán)行政部根據(jù)會(huì)議時(shí)間安排在OA系統(tǒng)中發(fā)布會(huì)議通知。參會(huì)人員需密切關(guān)注會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議時(shí)間，并在收到會(huì)議通知后，回復(fù)是否能參加會(huì)議。會(huì)議結(jié)束后指定相關(guān)人員通過會(huì)議管理功能提交會(huì)議紀(jì)要。各板塊及子公司行政部門的會(huì)議也需使用OA會(huì)議管理功能進(jìn)行管理。（四）文檔管理分為集團(tuán)文檔、一般文檔、流程歸檔三類。1、集團(tuán)文檔用于集團(tuán)統(tǒng)一對(duì)所有員工公開的目錄，目前主要包括集團(tuán)及板塊工作相關(guān)正式歸檔文檔。2、一般文檔指各部門文檔管理員應(yīng)對(duì)本部門需保存、共享的資料進(jìn)行分類整理，并歸檔到“單位文檔”對(duì)應(yīng)目錄中；并根據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。3、流程表單處理完成后，文件自動(dòng)歸檔到電子檔案庫(kù)，形成流程歸檔文件，按部門及年份存儲(chǔ)，供相關(guān)人員查詢或借閱。（五）各管理部門發(fā)文，由各部門內(nèi)部擬稿，交由部門負(fù)責(zé)人審核后，提交人力、行政部核稿，由人力行政部根據(jù)文件性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)工作分工，把文件提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文件傳遞給人力、行政部文員，文員對(duì)文件進(jìn)行存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。

1、公司收文，人力、行政部收文后登記，并把外來文件掃描成電子件，發(fā)起收文流程，系統(tǒng)流程中傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后批示意見，人力、行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理。2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門負(fù)責(zé)人擬辦、分管領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動(dòng)歸檔。（六）目標(biāo)管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向，以人為中心，以成果為標(biāo)準(zhǔn)，而使組織和個(gè)人取得最佳業(yè)績(jī)的現(xiàn)代管理方法。OA中目標(biāo)管理用于制定工作計(jì)劃、工作任務(wù)、安排工作事件。計(jì)劃管理的目的在于和領(lǐng)導(dǎo)與同事之間，明確目標(biāo)達(dá)成共識(shí)，有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)。日程事件不僅對(duì)個(gè)人時(shí)間做有效管理，也是為了和其它同事達(dá)成協(xié)調(diào)的需要。1、項(xiàng)目管理：有項(xiàng)目發(fā)起權(quán)的人員建立新的項(xiàng)目，制定項(xiàng)目時(shí)間段，選擇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目成員，建立項(xiàng)目后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在文檔中心－項(xiàng)目文檔中增加與項(xiàng)目名稱相同的文檔目錄，項(xiàng)目所有人員將在個(gè)人首頁(yè)的關(guān)聯(lián)項(xiàng)目中看到項(xiàng)目名稱。2、任務(wù)管理：通過對(duì)工作任務(wù)的指定、分解、落實(shí)和跟蹤，能達(dá)到更好地關(guān)注團(tuán)隊(duì)協(xié)作、執(zhí)行效率和流暢溝通的目的。通過對(duì)任務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)，可確保組織目標(biāo)的執(zhí)行，提升“執(zhí)行力”。3、計(jì)劃管理：用于建立個(gè)人目標(biāo)計(jì)劃、查看他人報(bào)送給“我”的計(jì)劃以及進(jìn)行表單計(jì)劃的查詢和統(tǒng)計(jì)。建立個(gè)人周計(jì)劃、日計(jì)劃、月計(jì)劃和任意期計(jì)劃。通過關(guān)聯(lián)部門與部門綁定形成部門計(jì)劃，通過關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定形成項(xiàng)目計(jì)劃。能按部門查看上報(bào)給當(dāng)前用戶的日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃和任意期計(jì)劃，并對(duì)計(jì)劃做出相應(yīng)的批示，同時(shí)，計(jì)劃發(fā)起者和主送人員也可以對(duì)處理的計(jì)劃意見進(jìn)行多次反復(fù)交換意見。（七）公共信息：通知公告、新聞、調(diào)查等公共信息，由本部門文員起草標(biāo)題和內(nèi)容等信息，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后在OA系統(tǒng)中直接發(fā)布。（八）通訊錄作為集團(tuán)內(nèi)部員工聯(lián)系方式的集中體現(xiàn)，如本人聯(lián)系方式發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員在OA系統(tǒng)中變更。第五章應(yīng)急處理第十八條如遇系統(tǒng)出現(xiàn)故障、長(zhǎng)時(shí)停電、網(wǎng)絡(luò)問題等應(yīng)急情況，導(dǎo)致流程表單和信息無法在系統(tǒng)中進(jìn)行正常交換的，應(yīng)及時(shí)通知集團(tuán)信息部。由運(yùn)維人員組織OA軟件供應(yīng)商盡快查明原因，排除故障，并在4-6小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。若24小時(shí)內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的，由集團(tuán)信息部提出解決辦法，同時(shí)報(bào)告集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并通知各使用部門，以保障流程表單與信息交換工作的正常運(yùn)行。第十九條系統(tǒng)運(yùn)行中遇到的其他問題或使用意見，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)信息部反饋。第六章罰則第二十條OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位員工工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。第二十一條OA系統(tǒng)作為公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，為了方便內(nèi)部溝通交流，需要上傳本人真實(shí)頭像（真實(shí)頭像需要使用個(gè)人清晰真面照，新員工在入職后三個(gè)工作日內(nèi)必須完成上傳）。集團(tuán)將定期檢查OA系統(tǒng)中頭像上傳情況，如未上傳或沒有按照要求上傳頭像的情況，扣發(fā)當(dāng)月工資50元/次。第二十二條OA辦公是非常嚴(yán)肅的事情，對(duì)處理延誤造成工作積壓3-5次以內(nèi)時(shí)扣發(fā)責(zé)任人工資100元/每次，6-10次時(shí)扣發(fā)工資300元/每次（流程處理時(shí)限延誤是指以系統(tǒng)的記錄時(shí)間計(jì)超過1個(gè)工作日時(shí)仍未處理待辦事宜）。第二十三條對(duì)長(zhǎng)期不登錄使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)，對(duì)工作造成不良影響的，視情況扣發(fā)當(dāng)月工資50-500元。第二十四條遺失或泄漏賬號(hào)、密碼等安全認(rèn)證信息，造成公司損失的，對(duì)責(zé)任人處以嚴(yán)重警告以上行政處罰并扣發(fā)當(dāng)月工資1000-5000元。第二十五條對(duì)偵測(cè)、盜用他人賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，造成公司保密文件泄密的對(duì)責(zé)任人處以行政處罰，損失重大的予以開除處理，并追究相關(guān)法律責(zé)任。XX公司信息部2018年6月14日附件：附件一：OA系統(tǒng)常規(guī)管理細(xì)則

附件一：OA系統(tǒng)常規(guī)管理細(xì)則OA系統(tǒng)常規(guī)管理細(xì)則第一章系統(tǒng)使用權(quán)限及應(yīng)用的有關(guān)規(guī)定第一條協(xié)同工作：廣泛用于內(nèi)部的請(qǐng)示、計(jì)劃、行政財(cái)務(wù)類流程審批、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、工作安排、信息傳遞及采集、歸檔等應(yīng)用，是OA系統(tǒng)中最經(jīng)常、最重要的功能。（一）授權(quán)使用范圍：所有操作人員。（二）處理權(quán)限解釋：在待辦處理事項(xiàng)時(shí)會(huì)出現(xiàn)“知會(huì)”“協(xié)同”“審批”。1、“知會(huì)”：屬于最低權(quán)限，只有了解事項(xiàng)權(quán)限，無流程處理權(quán)力。2、“協(xié)同”：屬于中級(jí)權(quán)限，可進(jìn)行對(duì)流程“加簽”，流程回退、撤銷、終止權(quán)限。3、“審批”：屬于最高權(quán)限，可進(jìn)行更高級(jí)流程改變，以“轉(zhuǎn)發(fā)”“歸檔”“知會(huì)”“加簽”等處理，具有對(duì)事項(xiàng)處理以流程“回退”“繼續(xù)”“撤消”“終止”等權(quán)力。第二條公文管理：通過收發(fā)文管理，進(jìn)行公文擬辦、簽審、核校、簽發(fā)、來文登記、批閱、辦理、歸檔、查詢等應(yīng)用。授權(quán)使用范圍：領(lǐng)導(dǎo)高層、總裁班子、行政部、相關(guān)部門文職人員。第三條文檔管理：分為個(gè)人文檔、單位文檔和集團(tuán)文檔。個(gè)人文檔可對(duì)個(gè)人協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行歸檔保管，借閱、檢索。單位文檔和集團(tuán)文檔由專人管理和文檔權(quán)限分配，分級(jí)管理。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、檔案分類、清理、文檔移動(dòng)、映射、共享借閱等常見應(yīng)用。授權(quán)使用范圍：公司全體員工。第四條會(huì)議管理:提供會(huì)議管理功能。（一）會(huì)議組織部門將會(huì)議時(shí)間安排發(fā)給集團(tuán)行政部在系統(tǒng)中登記會(huì)議安排，參會(huì)人員收到會(huì)議通知后需作會(huì)議回執(zhí)、會(huì)議記錄員作會(huì)議紀(jì)要上傳共享。（二）授權(quán)使用權(quán)限：集團(tuán)行政部有會(huì)議發(fā)布權(quán)限。所有員工具有會(huì)議通知查看權(quán)限。第五條目標(biāo)管理：用于制定工作計(jì)劃、工作任務(wù)、安排工作事件。（一）在領(lǐng)導(dǎo)與同事之間，明確目標(biāo)達(dá)成計(jì)劃共識(shí)，實(shí)現(xiàn)有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)，對(duì)個(gè)人時(shí)間做有效管理，并和其它同事達(dá)成協(xié)調(diào)。相關(guān)人員都可以查看項(xiàng)目、計(jì)劃、任務(wù)完成情況百分比、關(guān)聯(lián)的任務(wù)計(jì)劃及日程明細(xì)、各個(gè)節(jié)點(diǎn)的交流內(nèi)容。通過對(duì)任務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)，可確保組織目標(biāo)的執(zhí)行，提升“執(zhí)行力”。（二）授權(quán)使用范圍：公司全體員工，按在不同項(xiàng)目、計(jì)劃、任務(wù)中的角色和授權(quán)進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)置、計(jì)劃規(guī)劃、任務(wù)分配、督辦和監(jiān)督等。第六條公共信息：公共信息是批量發(fā)布信息和使用者參與討論的場(chǎng)所。（一）新聞：實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部新聞、圖片新聞的快速發(fā)布；（二）公告：能夠以如全體、部門、職務(wù)級(jí)別等不同的方式實(shí)現(xiàn)信息的快速批量發(fā)布；（三）調(diào)查：能實(shí)現(xiàn)投票式調(diào)查并立即以統(tǒng)計(jì)圖方式顯示結(jié)果；（四）授權(quán)使用范圍：其中新聞只有集團(tuán)行政部具有發(fā)布權(quán)限；公告只有相關(guān)部門具有公告欄目信息的信息管理員被授權(quán)，調(diào)查發(fā)起者只有集團(tuán)各職能部門、各板塊相關(guān)被授權(quán)管理員，其他員工有公共信息查看和調(diào)查投票的權(quán)限。（五）信息的發(fā)布：所有在OA辦公系統(tǒng)發(fā)布的公共信息必須是非涉密內(nèi)容，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)后才能發(fā)布。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門、個(gè)人不得采取非法手段盜用他人密碼發(fā)布信息。對(duì)違反上述規(guī)定，產(chǎn)生不良后果的，公司將按國(guó)家有關(guān)保密法規(guī)和公司制度，追究當(dāng)事人和有關(guān)人員責(zé)任。（六）當(dāng)涉及權(quán)限變更時(shí)，按以