湖南商務職業技術學院畢業設計·目錄TOC\o"1-1"\h\u27891深圳市綠源物業環保產業有限公司差旅費報銷制度優化設計1深圳市綠源物業環保產業有限公司概述深圳市綠源物業環保產業有限公司成立于2016年10月,注冊資本1000萬元以上人民幣,涵蓋民辦學校、政府外包、餐飲、勞務對外派遣、市政(垃圾清運、清掃、綠化、消殺、垃圾處理分類)、展館、政府機關辦公大樓、醫院等多個清潔服務行業領域,擁有深圳市環衛清潔服務行業管理服務一級資質,有害生物樹木除草殺蟲消毒滅鼠、有害生物白蟻防治行業資質證書。公司與多家鄭州公司建立了長期穩定的合作關系，重信用、守合同、保證產品質量，贏得了廣大客戶的信任，公司全力跟隨客戶需求，不斷進行產品創新和服務改進。公司組織結構如下：公司組織結構如下：圖1公司組織結構圖2深圳市綠源物業環保產業有限公司差旅費報銷制度現況2.1差旅費費用報銷辦理流程綠源公司出差人員出差先按照公司出差制度填寫“出差申請單”，交由負責人及總經理審核簽字。將簽字后的“出差申請單”交由財務部預支差旅費，出差歸來后，出差人員將出差發生的單據去找財務部領導簽字，財務人員根據公司差旅費報銷標準審核報銷。具體流程如下:圖2差旅費報銷流程2.2綠源公司差旅費報銷標準湖南綠源公司對于出差人員的交通費、住宿費和生活補助費等采取“節約為主，據實報銷”原則，具體規定如下:（1）交通費:市內交通費按實際發票據實報銷。乘坐火車、動車、高鐵，按實際乘坐火車、動車、高鐵票進行支付。經理級別可乘坐高鐵、公車，普通員工應選擇火車出行。出租車費用按至目的地實際里程進行報銷。乘飛機需要提前申請，報總經理同意簽字后即可報銷。（2）住宿費:住宿費總經理到一般員工均是據實報銷。（3）出差補助:伙食費補貼按照實際往返的天數計算，不滿八小時的按一餐(中餐)計算，超過八小時（含8小時）按90元/天（早餐20，中餐、晚餐各35）計算。3深圳市綠源物業環保產業有限公司差旅費報銷制度存在的問題3.1綠源公司差旅費部分項目過高綠源公司對于差旅費的報銷標準制定了相關的制度，但由于部分制度不完善、出差人員主觀原因等情況，綠源公司差旅費部分項目過高。根據2019年綠源公司差旅費用明細表，具體情況如下表:表1綠源公司2019差旅費用明細表單位：元項目交通費住宿費出差補貼合計市內交通動車出租車酒店普通賓館386070差旅費3560010435074390657802945076500各項目占差旅費比率9.22%27.02%19.26%17.04%7.63%19.81%由上表可以看出:住宿費在差旅費中占比到24.67%，其中的酒店費用更是占到差旅費的17.04%，由此可見住宿費比較高，主要原因中的酒店費用是一些出差人員出差前提前選擇酒店或車票，住宿時選擇較高檔的酒店居住，出差人員有兩個及以上的，本可以選擇雙床房的，卻選擇兩個或者多個單人間，另外有極少數員工與一些相關酒店“合作”從而從中評價購買獲取回扣。企業難以在特定的酒店/賓館增加人數及天數的同時，也造成了差旅費不必要的增加。另一方面綠源公司交通費用中出租車費用較高，這主要原因是綠源公司對于出租車并未采取限制人員類別，公司許多出差地點較近，但選擇公交車等公共工具較少，許多員工出行選擇費用較高的出租車從而增加差旅費。綠源公司對于差旅費報銷雖有相關費用標準制度，但實際報銷時基本只按照單據報銷，比如對市內交通的報銷、出租車費用報銷標準及限制、對動車報銷限制及標準等，由于無相關制度標準，單據有多少即報銷多少，造成差旅費用增加。具體情況如下表：表2交通費報銷標準單位：元限制報銷市內交通費無據實報銷動車費據實報銷出租車費無據實報銷3.2差旅費報銷不及時,報銷附件不齊全根據綠源公司報銷時間規定差旅費報銷時間為出差歸后一周以內報銷，但在實際報銷時，存在較嚴重的超時報銷行為，根據綠源公司2019年差旅費報銷時間統計圖如下:圖3差旅費報銷時間統計圖根據上圖可以看出綠源公司超時報銷現象較嚴重，這是由于綠源公司許多出差地點較近，出差費用較小，嫌棄找領導簽字麻煩，時常積累次數，數額較大時再一次報銷，時常因為長時間積累，導致報賬不及時、沖賬不及時，一些員工因為出差較多還未及時報銷，又要進行下一個出差任務導致差旅費報銷不及時、時間不清楚、票據丟失等情況，雖然出差審批單上有相關審核及簽字，但由于次數多，時間長、特殊關照等草草簽字，對出差申請單、出差報銷單等單據未作進一步審核。3.3差旅費報銷流程較簡單，審批手續不完善綠源公司差旅費報銷流程較簡單，報銷審批手續不完善，差旅費報銷單等相關資料填寫不準確，員工在出差歸后找負責人簽字，多數并未仔細審核草草簽字了事，對于單據真實等情況無法保證，經由負責人簽字的單據直接去財務部即可報銷，根據圖4可看出在填寫“出差申請單”后出差人員并沒有把“出差申請單”提交給人事部備案，導致一些員工并未出差假卻借“出差申請單”為由抵消缺勤，造成考勤混亂，同時也給人事部的員工增加工作負擔。出差人員在出差后直接找部門負責人審核，不論出差費用多少、單據是否齊全、是否存在虛假，總經理簽字后即可報銷，造成審批手續不完善、無法保證單據的真實有效，也增加了差旅費用不必要的支出，綠源公司差旅費報銷流程如上圖圖2所示。4深圳市綠源物業環保產業有限公司差旅費報銷管理制度優化設計4.1綠源公司差旅費報銷標準的優化設計根據綠源公司原有的費用報銷制度，建議在生活補助費中，增加通訊費，采取每人50元/月，為杜絕員工“不從簡”的行為，建議出租車僅限經理級別，其他員工須申請后方可乘坐，從而限制出租車費用的增加，從而節約公司差旅費用。關于出差人員的交通費、住宿費和出差補貼采取“節約為主,據實報銷”，具體報銷標準如下:（1）住宿費報銷:住宿費采取“差額不補，超額自負”原則，住宿標準為每天每間，出差人員為兩人及以上的，原則上能住一間的按一間報銷，總經理據實報銷，出差地提供宿舍的應優先選擇提供的宿舍。報銷標準如下表：表3住宿費報銷標準單位：元人員省會城市省轄市縣級市及以下總經理據實報銷部門經理350280150其他人員260200100（2）出差補助:伙食費補助按照實際往返的天數計算，不滿八小時的按一餐（中餐）計算，超過八小時（含8小時）按80元/天（早餐20，中餐、晚餐各30）計算，總經理據實報銷。另加10元/天的通訊補貼。補助標準如下表：表4伙食費補助標準單位：元人員省會城市省轄市縣級市及以下總經理據實報銷部門經理858585其他人員858585（3）市內交通費:按出差天數計算，每人每天60元，出租車僅限經理級別。報銷標準如下表：表5市內交通費用報銷標準單位：元人員省會城市省轄市縣級市及以下總經理據實報銷部門經理606060其他人員606060乘坐交通費報銷:對于動車費用的報銷采取限制措施。交通費報銷標準如下表:表6乘坐交通費報銷標準單位：元工具/人員飛機高鐵/動車火車長途汽車出租車總經理限普通艙限二等座軟臥軟座實報實報部門經理預申請預申請硬臥硬座可乘實報其他人員硬臥硬座可乘預申請4.2財務部門加強對差旅費單據的審核綠源公司財務管理人員應加強對于公司差旅費報銷流程的審核，財務管理人員根據公司具體情況制定差旅費報銷制度，通過加強審批程序完善相應的神批制度，規范差旅費報銷流程及差旅費報銷時間，通過完善差旅費報銷流程達到對出差人員差旅費報銷監督的目的。對于出差人員出差票據，應要求員工簽字前整理好單據由其他部門負責人簽字審核后，再交由財務人員再一次審核票據，確保票據真實有效，由財務人員檢查后較財務負責人簽字，財務負責人也應仔細檢查，不可潦草簽字，經過財務負責人簽字后，再交由財務人員審核報銷，對于出差人員報銷單據，財務人員應保存完好,方便之后檢查。通過三次檢查審核票據和財務人員票據留存，加強了公司差旅費報銷單據的審核與監督。財務管理人員應適當對于出差人員的票據進行再次審查，一年檢查兩次左右，一方面能過保證票據的真實有效及完整，另一方面也對財務人員的業務水平進行檢查，監督差旅費報銷單據的同時，也規范了財務人員的業務。4.3對于差旅費報銷不及時的優化設計差旅費報銷應采取一周一清，對于出差次數較多人員采取分次報銷原則，可半月一次，或者一個月兩次，但一個月最多分兩次報銷，并且需要分次報銷的員工須提前申請，報銷單據必須真實有效。出差人員應在回公司后一周以內到財務部統一結算，財務部門對于出差人員實行監督責任，每半個月進行一次清查，差旅費報銷時間不得超過一個月，對于出差借款超一個月的人員在公司通告欄進行通報，并提醒其及時報銷，對于逾期仍不報銷或不歸還借款者，從工資中扣還借款并處于一定的懲罰。具體罰款標準如下:表7逾期罰款標準單位：元提前申請未申請超一周未報銷不予罰款30元/天15天清查未報銷不予罰款50元/天超30天未報銷罰款100元/天,并通報4.4建立健全差旅費報銷流程的優化設計根據原差旅費審批報銷制度，現加入三個環節:第一，出差歸來需要補批手續，對于不能及時申請的須經總經理許可后才能報銷。第二，出差人將“出差申請單”報行政部審批備查考勤，方便人事中心統計出差人數，加強對員工考勤的管理。第三，出差人員將“差旅費報銷單”交由辦公室銷售助理審核簽字，并將相關文檔留檔保存，可以加強對出差人員出差實事的確認，留存差旅費報銷相關單據，一方面可對出差人員進行監督，也可做為出差人員業績統計依據。完善后具體流程如下圖:圖5優化后綠源公司差旅費報銷流程4.5加強對財會人員的培訓教育，提高業務水平的優化設計綠源公司要積極組織財務人員學習了解公司相關財務制度，對企業財務人員采取分批短期的業務培訓，并對財務人員進行考核，這樣既可以加強財務人員對公司制度了解，也能通過培訓加強對財務人員的管理。綠源公司要有計劃的開展職業道德教育活動,促進財務人員思想道德提高，堅守職業守則，綠源公司需要對財務人員制定檢查考核制度，對于公司違規的財務人員采取懲罰。綠源公司要積極組織財務人員學習財務知識，積極開展學習財務相關財經法規，促進財務人員對于法律法規的了解與學習，提升財務人員業務水平，通過了解最新財務制度結合公司相關財務制度及時完善公司相關制度。財務人員要根據公司財務制度辦事，加強對單據的審核，對于單據的審核要逐一核對，認真識別虛假不實的票據，要結合原始單據將單據上的事項一一核對，確保單據完整有效。嚴格按照公司差旅費報銷流程辦事，要積極指導出差人員按流程報銷，及時督促出差人員報銷。5總結差旅費對于以銷售為主的綠源公司來說占比較大，因此對于差旅費報銷制度管理極其重要,綠源公司雖對差旅費報銷有相應的制度,但仍存在許多問題，比如差旅費報銷標準不明確、報銷不及時、附件不明確、報銷流程簡單審核不完善。通過制定具體的差旅費報銷標準、對部分費用較高的項目進行限制、完善差旅費報銷流程、對