湖南商務職業技術學院目錄TOC\o"1-3"\h\u1.基本情況 青春發藝理發店采購環節內部控制優化設計1基本情況1.1青春發藝理發店基本概況圖1店面正面照青春發藝理發店創立于2013年，位于廣東省廣州市番禺區，占地面積100平方米，兩層，總面積200多平方米。主要經營洗發、造型設計、面部護理、頭發護理、養生按摩等服務。店內共18人，由夫妻二人經營，員工16圖1店面正面照1.2主要采購的商品表1主要采購的產品 產品名稱產品類別染發產品洗發產品面部護理產品頭部護理產品按摩用具、材料其他用具雙氧奶水潤修復洗發水植物綠豆補水洗面奶水療SPA絲滑光感發蠟草藥包毛巾染發膏氨基酸柔順洗發水自然蘆薈補水面膜珍珠黑生態養發膏精油圍布漂發劑改善干枯染燙洗發水玻尿酸補水面膜花語香水護發精油拔罐用具消毒工具精油潤養洗發水煙酰胺祛斑祛痘面膜刮痧工具染發工具2采購環節內部控制狀況2.1采購環節內部控制的概況企業在實施內部內部控制流程時必須遵循實際情況，不能盲目地進行控制，要合理地制定流程方案。企業實施內部控制的原則包括全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應性原則、成本效益原則五大原則。雖然青春發藝理發店是一個比較小地店鋪，但這五大原則也不可或缺。青春發藝理發店剛開始經營時人手嚴重缺失，資金也比較緊張，經營者在各個方面都必須投入大量的精力去管理、操作，容易顧此失彼，忽視了采購環節的內部控制。青春發藝理發店目前的店內員工有16名，加上老板與老板娘共18名員工，相對剛開始的人手不足情況已經改善了一些，但采購環節還是存在許多問題。老板負責采購方面，每個月不固定時間采購，時間分配不合理，人手分配也不均衡，旺季時會出現材料不足的情況，淡季則會造成材料堆積。一些面部護理產品、按摩材料保質期短、或對儲存條件有要求，材料堆積的話儲存成本便會大大提高，容易出現過期或者變質的現象，從而造成虧損。每個季度的時尚流行趨勢不一樣，盲目采購太多很容易使冷門顏色的染發膏堆積，也會造成虧損。2.2采購商品的渠道市場不是一成不變的，面對外界環境的不斷變化，采購環節必須跟隨著調整方案，與供應商進行溝通談判，達到雙贏。青春發藝理發店開店之初在周邊的批發商進貨，商品的種類少、價格高，商品價格的透明度太低，很容易被供應商誤導抬高價格。后來汲取同行的經驗去稍遠一些的市場進行實地考察，參考各地供應商的信息對他們進行分析、評價，根據供應商的規模、銷售額、銷售評價等多方面分析比較，再對產品的質量、價格、售后等方面分析，經過多方位的考察比較，最終采購地址確定為市橋美發用品批發市場、新一派美發用品批發市場兩家市場。2.3采購商品的注意事項 2.3.1合理選擇采購渠道和供應商企業要追求更高的利潤，對成本的控制必不可少，尋找最高性價比的材料，降低成本的同時也要給顧客提供最好的產品、服務等。供應商的選取與維護對商家來說是至關重要的，選擇供應商的方法有六種：根據直觀判斷法對供應商進行調查與征詢。根據評分法對供應商的優劣檔次進行評分。根據加權綜合評分法對供應商的各個重要標準，比如產品的質量、價格等進行評分。根據采購成本比較法計算與分析各個不同供應商的采購成本。發廣告招標。根據協商選擇法，與供應商分別進行協商，再確定最佳供應商。青春發藝理發店是家獨立的小店，在精挑細選后選定的供應商都是長期合作，在市橋美發用品批發市場采購洗發、護理、精油等產品，在新一派美發用品批發市場采購吹風機、毛巾、消毒用品等材料。2.3.2商品驗收商品驗收是十分重要的環節，嚴格的商品驗貨驗收能減少供貨方與收貨方不必要的損失，還能起到監督供貨單位跟承運商的作用。商品驗收有質量、規格、數量、包裝、衛生等方面，在商品驗收過程中，如果發現物品數量或質量問題，應該及時并嚴格按照合同條約進行處理，當規格、包裝不符合要要求時，應當先將合格的商品驗收，再將錯誤的商品情況向發貨人進行說明核對，進行解決。使用損壞或過期的產品會影響店鋪的聲譽與信譽度，給理發店造成巨大的損失。3采購環節內部控制存在問題3.1采購預算不合理采購預算是企業在一段時間內工作計劃的所需物資的用款計劃，在編制采購預算時要考慮到采購商品的數量、采購商品的品質。青春發藝理發店在采購環節中，采購數量的批量不合理，沒有相應的采購計劃，看著當季銷量隨心采購。采購數量會影響進貨價格，合理的采購預算能壓低價格，減少運費。青春發藝理發店的采購沒有進行市場調研，造成采購預算不合理，當季熱門顏色、受歡迎的護發護理產品會盲目增大采購量，從而導致產品的堆積、資源的浪費，給造成店鋪損失。以當季采購一品牌染發膏為例，如下表：表2采購成本分析染發膏顏色原價（元）折扣（%）數量（瓶）總價（元）冷棕色4350486苦亞麻色43505107.5茶色435016344深玫瑰435016344巧克力棕4350486青春發藝理發店經營前期的采購價格偏高，采購預算不夠精細，采購成本影響理發店的銷售成本，進而影響理發店的利潤，采購成本是企業運行資金投入的最大的一部分，在競爭愈加激烈的情況下，控制好采購成本的范圍是店鋪賺錢的基礎。3.2理發店人員分工不明確不管是小企業還是大企業，都應該有一個明確的人員分工，而青春發藝理發店沒有專門的采購人員，一般都是老板或者老板娘親自去采購，沒時間就會派遣一名學徒去采購，這就造成了職位不明確的現象。而學徒因為自身業務素質的問題，使得采購時不能很好的詢價、辯價，容易被供應商虛抬價格。一些材料價格會不時變動，采購人員或會在其中收取回扣，給店鋪造成損失。另一方面，學徒拿著不高的工資，要同時干著兩份比較辛苦的工作，難免會產生厭煩、抵觸心理，從而對采購工作不那么認真，吃回扣、以次充好等事件發生的概率增加。3.3商品驗收環節不合理商品驗收是避免商品積壓，減少經濟損失的重要手段。不僅可以防止企業受到損失，還可以對供應商進行監督，把控供應商產品的質量。所有商品入到倉庫前，應該安排驗收人員對商品進行拆包檢查，雖然廠家在裝車發出貨物時會進行嚴密的包裝，但一些玻璃包裝產品難免會出現破裂情況，管狀物品擠壓可能會造成滲透溢出。還要準備好相應的采購訂單資料，供應商在發貨時可能會出現錯發、漏發等現象，根據采購訂單一一檢查盤點，能在入庫前知道商品破損、錯發等情況，方便與供應商協商，給企業減少麻煩與損失，所以商品驗收環節是必不可少的。但青春發藝理發店疏于對商品的驗收檢查，沒有安排特定的工作人員去驗收，老板二人忙不過來時就會叫一名員工簽收，員工專業性不強，對檢查驗貨方面的知識掌握不夠，容易出現漏看、錯看的情況、店里驗收出現人手不足的情況時還會直接簽收，出現破損情況后無法與廠家協商從而造成虧損。表3當季采購虧損成本商品名稱商品價格（元）虧損數量（件）虧損總價（元）虧損原因花語香水護發精油1181118瓶身破裂，未及時發現拔罐玻璃罐小號236破裂拔罐玻璃罐大號428破裂草本洗面奶38138壓扁一次性手套（雙）0.04301.2漏發染發脖圍0.05221.1漏發4采購環節內部控制優化4.1規劃合理的采購預算如果說采購是保證企業健康運行的前提條件，合理的采購預算便是采購環節的一個好的開始。青春發藝理發店沒有規劃合理的采購預算，隨心盲目采購，導致資金經常超出,如果要控制好資金在采購方面的流出，必須要規劃好合理的采購預算。圖2采購預算規劃流程圖4.2制定合理的采購計劃在制定采購計劃時，需要遵循實事求是的原則，把成本控制線拉到最符合心意的價位的同時還要留有一定的余地，為意外情況發生做準備。采購預算的成本需要根據市場情況進行比較、確定，這樣制定的采購計劃才有合理的依據。青春發藝理發店要制定一個合理的采購計劃，對采購的全過程進行細致的分工與監督，把采購環節中每一步的損失降到最低。合理的采購計劃于流程能完善采購活動內的制度，減少采購員吃回扣、以次充好等現象。首先要進行市場調研。青春發藝理發店要掌握當季的流行趨勢，不盲目跟風采購大量的熱門色號，汲取同行的經驗，避免造成不必要的損失。制定銷售情況登記表。將每日的銷售情況登記下來，采購時根據表格進行數據分析，制定專門的采購計劃。表4采購計劃表商品類別商品名稱采購數量銷售數量銷售百分比染發膏面部護理產品養生草藥包從表格上的數據進行市場分析，得出哪些產品是當季熱門，銷售量為多少，定制合理的采購計劃進行采購，避免造成不必要的浪費。采購要遵循一套合理的流程，出錯后能迅速找出是哪個環節出了問題，及時補救。圖3采購計劃流程圖4.3優化理發店人員分工采購環節對店鋪的成本控制起著非常大的作用，小企業的人數較少，無法設置正規的部門，這時可以采用負責人的方式規定職責。選拔能力強的員工帶領其他稍差一些的員工做事，選出負責采購的采購員、入庫成員、管理人員、財務人員，采購的那段時間減少這些員工的工作量，各司其職，做事效率提升，出錯率大大降低。隨著店鋪的發展擴大，人員不斷增多也不會毫無條理。選拔出相應的人員后還需給工作人員進行專門的培訓，使其具備該崗位上所需的知識與能力，老板對各崗位人員的日常工作進行記錄評估，看員工的工作內容是否符合崗位要求，工作任務是否過多等。清點庫存；填寫入庫單、退貨單。清點庫存；填寫入庫單、退貨單。倉儲人員監督每個崗位的工作。管理人員根據銷售情況登記表制定采購計劃；采填寫采購申請單。采購人員審查、填寫訂貨單。財務人員圖4理發店人員分工圖4.4制定材料驗收環節 1.核對采購計劃：做好驗收材料的準備，搜集合同、協議等有關材料，根據發貨單、明細表等核對貨物，清點驗收的貨物是否為理發店需要采購的物資；2.核對貨物數量：根據合同清點驗收的貨物數量是否與計劃數量相符，成套產品必須配套驗收；3.檢查貨物質量：質量檢驗包括外觀質量