湖南商務職業技術學院畢業設計 目錄1公司簡介12公司采購與銷售經營現狀13公司采購與付款管理存在的問題23.1采購付款管理不合理23.2采購商品驗收入庫管理不規范23.3商品退貨管理不當23.4采購往來對賬不明晰24公司采購與付款制度優化設計34.1完善采購付款管理34.1.1規范采購付款審批制度34.1.2劃分供應商等級34.2完善采購商品驗收入庫管理44.2.1成立驗收稽查小組44.2.2實行員工激勵制度44.3規范退貨管理44.4制定供應商往來款對賬制度54.4.1每月對賬54.4.2每季清賬65小結6參考資料7湖南思斯零售有限公司采購與付款制度優化設計1公司簡介湖南思斯零售有限公司（以下簡稱思斯）位于岳陽市大順物流園，是一家關注民生的互聯網“新零售”平臺，主要定位是解決家庭消費者的日常需求，提供包括蔬菜水果，肉禽水產，米面糧油，日用百貨等全品類精選商品，產品種類繁多，價格實惠，比拼多多等各大電商平臺的價格便宜。思斯從2014年發展至今已經經歷了五個階段：=1\*GB3①2014.05—2015.05門店自配送階段=2\*GB3②2015.05—2016.02網倉階段=3\*GB3③2016.02—2016.08配送站階段=4\*GB3④2016.08—2017.07手抄單階段=5\*GB3⑤2017.07—至今下單系統上線思斯依托社區實體便利店，采用線下商店與線上零售平臺相結合的銷售模式，通過“預售+自提”的模式為用戶提供服務，堅持不斷改進，不斷完善，為用戶提供更舒適的銷售服務。2公司采購與銷售經營現狀思斯公司銷售模式靈活新穎，采購相對穩定集中。公司面向的消費者主要是家庭，對于商品的品質要求相對較高。目前公司70%以上的商品都是由指定供應商供應，且公司持有這些指定供應商50%以上股份，能保證及時提供優質商品。供應商大多是中型企業，信譽可靠，公司一直按照合同規定采購指定供應商的商品，采購與付款業務較為安全可靠，風險可控。圖1公司商品銷售模式公司總部管理人員相對集中，內部控制相關的信息能夠收集與口頭傳遞，具有一定的靈活性。每日凌晨上線新品開賣，特價商品上午10點開賣。所有商品今日下單，次日下午4點到門店自提，出售商品均享受100%售后服務。由于銷售的時效性比較強，對采購的及時性要求很高。3公司采購與付款管理存在的問題3.1采購付款管理不合理公司采購部門對于新供應商的選擇在沒有審核其資質、供應情況與急需貨物的前提下，直接簽訂采購合同。財務部付款審核人輕信采購部門的解釋，輕易簽字。財務人員輕信“熟人”，將款項打入其私人賬戶。這樣導致公司資金出現不合理的使用，造成財務虧損，支出渠道出現問題。同時，公司在選擇新供應商時，對其商業信用、供貨能力、產品質量等方面是否達標一無所知的情況下，卻采取了預付款的方式。按照慣例，一般新增供應商的采購往往是采用現付或延付兩種交易方式，而不應該采取預付方式。這樣會導致公司負擔商業風險，也會產生資金周轉風險。3.2采購商品驗收入庫管理不規范公司當天根據各個地區的訂單，通知供應商直接將商品送到各個地區的倉庫驗收入庫，再通過各個地區的倉庫，將商品送到各個自提門店，公司總部會根據各個地區倉庫反映的驗收情況，付款給供應商。一旦供應商提供的商品變質或有所損壞，數量出現短缺，供應商為了避免被投訴，會給倉庫負責人益處，使得其隱瞞驗收情況。長此以往，使得公司管理處于被動狀態，在消費者的口碑中受到影響。3.3商品退貨管理不當公司商品在經過各大自提門店銷售給消費者后，有時會發生一些質量上和數量上的問題，比如商品包裝物破損，數量短缺，商品變質等。出現這些問題都是自提門店管理者先解決后反饋，對商品出現的不同問題解決時間相同，工作效率不高，時常采購部收不到有關商品的反饋，無法對供應商進行正確的考量。這樣導致公司部門間職責不明，管理上處于被動，經濟效益受到損害。3.4采購往來對賬不明晰公司對于供應商的選擇都是在投資的基礎上，因此，大多數供應商都是公司的關聯方。在與供應商對賬的時候，一般選擇年末。往往在年末又是公司財務部最忙的時候，忙于支付向銀行短期借款的利息、收取應收賬款、編制資產負債表和利潤表等。公司財務部非常信任這些供應商，在她們發來對賬單的時候，一般都是直接簽字付款，沒有認真對銀行對賬單、應付賬款明細賬、驗收單等進行核驗，由此經常出現錯賬。這樣會導致公司資金虧損，銀行存款與應付賬款明細金額對不上，賬面模糊，出具的財務報表數據錯誤，影響公司的經營。4公司采購與付款制度優化設計4.1完善采購付款管理4.1.1規范采購付款審批制度公司應組織相關部門制定嚴格的采購與付款審批流程。采購部應當嚴格按照供應商審核流程，提前按照采購計劃找到適合的貨源，寧缺毋濫。財務部若有異議，應當駁回合同及付款申請，并將情況上報給總經理。圖2供應商審核流程在審批權限上，公司應明確各級相關人員的職責與權限，并建立職權分離不相容制度。公司采購談判與簽訂合同的不應當為同一個人或同一批人，應當每兩人為一組，分別負責談判與合同的擬定，互不干涉。審批時實行按金額大小分級審批制度，明確責任人。表1采購審批權限審批權限支出用途主要審批人舉例10萬元內一般經營活動支出財務部負責人舉辦年會10-100萬元重大的經營活動支出總經理簽訂額度內采購合同100萬元以上特別重大的經營活動總經理室集體決策投資供應商4.1.2劃分供應商等級公司應制定明確的供應商準入標準，按照供應商的供貨情況進行等級劃分，對不良供應商實行淘汰制，對優質供應商實行獎勵制，并對貨款支付時間優先次序實行對應調整。表2供應商等級劃分標準參照表供應商等級劃分標準獎罰措施付款管理A提供的貨物在合同有效期內未出現過問題，且商品受到消費者的廣泛好評簽定長期合作協議，并享有優先付款權可預付款、現款或賬期B提供的貨物在合同有效期內未出現過問題主動續期，并就長期合作提出改進措施一般采取賬期結算，按合同約定日付款C提供的貨物出現數量短缺或質量有所損壞，協商過程中態度良好，積極協商解決問題協商溝通，后期再發生問題中止合同驗貨后付款，扣除部分質保金D提供的貨物出現數量短缺或質量有所損壞，且協商過程中態度惡劣超過三次堅決淘汰驗貨后付款，延期結算4.2完善采購商品驗收入庫管理4.2.1成立驗收稽查小組公司應當在原有的驗收入庫制度上加上公司總部人員的監督，確保驗收情況的真實性。公司成立稽查小組，負責每個地區倉庫的驗收情況。小組成員可以不定期的去各大倉庫管轄的自提店走訪，了解商品發放的情況，數量與質量方面的問題。對于稽查小組內部的分工應當明確，可以采用輪流管轄各大地區倉庫。每個小組成員分別管理一個分倉庫，每個季度輪流一次。稽查小組的組長應當起到督促與統籌的作用，解決成員遇到的問題，制定稽查的大致方向。組長應當不定期的去分倉庫和自提店走訪，了解情況，以防遺漏信息和小組成員偷懶。4.2.2實行員工激勵制度公司應當設置員工激勵管理制度，激發員工的工作熱情。獎罰分明，管理規則清晰明了，條例細化，側重于為員工方面著想，更有利于公司對員工的管理。對于驗收入庫反映情況屬實的，應當給予績效獎勵；對于自我反省在工作上的不足屬實的，可以給予安慰獎，只限三次，同時應當給予批評；對于公司內部存在的不合理管理方式，提出修改建議并被采納的，應當給予表揚獎等。若對公司有重大貢獻的，可以破格晉升。4.3規范退貨管理對于消費者提出的退貨問題，確實需要門店自提店員工的迅速處理，來挽留公司在消費者心中的口碑和信用。公司同時也應當要求自提店員工及時將問題向公司的退貨部門反映，將相關處理辦法的依據一并提交。當消費者向自提店員工反映自己收到的水果不新鮮甚至壞掉了，當班員工可以讓消費者將水果變質問題拍照或者直接將有損失的水果送到門店，經至少2名以上員工根據實際情況確定是否屬實后，給出讓消費者滿意的解決答案。同時，當班員工應及時將情況反饋給門店采購負責人，當天就向公司退貨部反映情況，指出是哪家供應商供應的水果出現問題，向其發送與受損消費者的聊天截圖和水果受損情況的照片或視頻，轉述解決辦法并提交相應的證明，由采購負責人聯系供應商辦理退貨或重新供貨，并提出后期此類問題的解決方案。圖3商品退貨流程公司銷售部可以將消費者退貨分為經營性退貨和質量性退貨，根據退貨性質來確定退貨時間。經營性退貨是指倉庫在發配貨物去自提門店，由于工作人員的失誤出現數量上的短缺；質量性退貨是指商品在質量上存在的問題，如包裝物破損，商品不新鮮等。通過統計兩種性質的退貨數量，分析商品被退貨的原因，再與采購部協商，調整該類商品的采購渠道和供應商。表3商品退貨時間退貨性質退貨時間經營性退貨消費者收到貨物后7天內質量性退貨發現質量問題后3天內4.4制定供應商往來款對賬制度4.4.1每月對賬公司財務部可以采用每月對賬的形式，查看應付賬款明細賬的金額。公司可以要求供應商每月末將根據送貨回單編制的對賬單送來財務部，財務部根據各部門提供的有關單據核對對賬單上的商品名稱、數量、單價，來確定每月記錄應付賬款明細賬金額的正確性。無誤后，財務部會在次月上旬回簽對賬單。公司財務部用于對賬的資料要整理清楚，對于供應商提供的對賬單中沒有公章或財務專用章的，不予對賬；供應商提供的不完整對賬資料，不予對賬；供應商只能提供銷售部門的賬目卻沒有財務部門的賬目，不予對賬；供應商只提供余額沒有明細的應付賬款，不予對賬。財務部應當每月末將銀行存款對賬單與應收賬款明細賬、應付賬款明細賬進行對賬，了解收支情況并保證其正確性。4.4.2每季清賬公司財務部應當向上級申請在部門內部采用每季清賬的方式來整理賬目，取得同意后才可執行。在期末，一個供應商既有應付賬款未清余額，又有預付賬款未清余額的，財務部需要對其進行清賬，以避免資產負債表上金額的虛增。財務部將每個月審核無誤的對賬單整理出來，與其他賬本一起進行供應商清賬，使日常經營活動方面的收支情況一目了然。圖4供應商余額5小結湖南思斯零售有限公司作為新型的互聯網銷售模式，應當更加注重采購與付款業務流程方面，細節決定成敗。此次優化設計，對公司加強了采購監督力度，完善采購付款管理，并根據驗收后入庫付款、供應商的信用程度，不同的供應商選擇不同的付款管理方式；規范商品驗收入庫的管理，規范員工職業操守行為，獎罰分明，形成良好的工作氛圍；加強供應商往來對賬工作，及時清理核對賬款，確保賬務準確。通過優化設計后，公司的采購與付款制度管理更加的完善與合理，節約了一部分的資金流；加強了對供應商的管理，使供應商賬戶余額清晰明了；加強了員工的素質建設，提高了工作積極性，促進了公司經營。

參考資料[1]徐耀慶.信息化環境下采購付款