辦公室主任工作內容及標準第一章辦公室主任工作標準概述

■辦公室主任工作的特點1、政治性[要體現黨的路線、方針和政策。]2、輔助性[只能根據領導的指示和決定行事，絕不可越俎代庖。]3、全面性[其他職能部門不管的雜事，也要主動加以關心、協調。]4、事務性[事無巨細，幾乎都要辦公室主任關心、檢查。]5、保密性■內部和外部工作條件要求1、干部隊伍素質良好2、組織合理和程序科學3、信息渠道靈敏暢通4、辦公條件和服務手段不斷改善■辦公室主任的職責1、承辦職責［主辦、會辦、轉辦、催辦］經上級部門、同級領導個人、下級部門，承辦一些事務。2、參謀職責⑴協助領導安排工作⑵協助領導做出決策⑶為領導收集信息時，把好文件篩選關和質量關“順向”參謀——“輔助性參謀”“逆向”參謀——“勸阻性參謀”“側向”參謀——“提示性參謀”3、管理職責⑴文書管理｛建立、健全各項有關制度；指導、督促各文書處理部門的工作｝⑵信息管理｛包括黨政機關的信息工作｝4、協調職責縱向協調上令下行下情上達以點帶面做好推廣工作橫向協調統一修改文件、規定平衡、安排一些部署、會議、臨時檢查維護規定、平息矛盾統一各方意見，協助領導作出裁決內部協調協調一致員工的意見讓每個員工發揮所長3.《轉辦通知單》填寫完畢之后，應將轉辦的督查事項內容標題填寫在《督辦通知單》上，并將有關事項內容的全部資料復印一份，包括領導人的《批示意見》在內。4.確立承辦單位的辦結時限要求，并填寫在《督辦通知單》。5.將《督辦通知單》、《督辦事項》內容的復印件，以及領導《批示意見》的復印件，一并裝入信封封好，并在信封上注明編號，送“機要公文交換站”發出。6.對領導人口頭交辦的事項，如須轉辦的，除在《轉辦登記簿》上登記外，一般不填發《督辦通知單》，通常采用電話的方式或直接到承辦單位轉交，然后在轉辦登記簿上注明轉交日期及受理人單位、姓名即可。第六章收文處理標準

■文件呈閱的方法一、注傳法和存注法

注傳法，即“注發”與“傳閱”。此法適宜處理上級來文，上級來文一般固定份數，要固定發某些單位或個人。這種文件的分發，除固定的范圍外，要留一份傳閱（傳后存檔），并在該份文件上簽署“注發意見”。《注發表》可與《傳閱單》連在一起，即《注發傳閱單》。注發人同時簽“傳閱范圍”（單位或個人），一式兩份。此表附在最前面，與文件訂在一起即可。

存注法，是把“存檔”和“注發”。這種方法適宜于處理下級送的情況、資料。下級報來的情況、資料一般不予傳閱，只分發給有關領導和部門并留一份存檔。然后交辦公室主任注發，此份自行留存。二、閱注法這是處理下級請示、報告的一種方法。收發員收文登記后，填寫《閱辦單》，請辦公室主任拿出“擬辦意見”，然后連同《請示（報告）》一起送有關領導批示。三、擬辦批示將請示、報告送領導批示以前，辦公室主任對《請示（報告）》中提出的問題，需要拿出初步意見供領導參考。形成“擬辦意見”。四、摘要注辦所謂“注辦”，就是把文件的“處理結果”在文尾或《公文處理單》上，作簡短的注明。■請辦一、批抄包含“請批”和“抄發”兩層意見。批抄就是要解決來文請誰批、送誰閱的問題。批抄包含在擬辦中，就是給收文安排一個合理的批閱對象。二、加抄加抄亦稱加發。指來文經過批抄以后，還要增發某些單位和個人。三、請辦指經授權的文書工作人員，將需要辦理的文件直接注明送請主管業務部門經理。請辦是擬辦意見的一種，可在文件左上角注明“請××部門辦”或“請××部門商××部門辦”。并加蓋公文處理章。三、請批請批是文書部門將收文送領導同志批辦。一般要附上“公文處理單”，由領導同志批示具體意見。請批是擬辦的重要環節，也可以看作是擬辦意見的主要內容。請批一般有三種情形、三種寫法：1.經過深思熟慮，對上級來文如何貫徹、下級問題如何解決有一個具體的處理意見時，應該用簡單、明確的語言，盡可能將處理方案寫明；如果有兩種以上的處理方案，也可一并提出，同時表明自己的傾向性意見，供領導決策參考。這種情形可以在“公文處理單”上寫上“請××同志批示”，下邊寫上具體方案。2.提不出具體方案，但可以提出由哪個部門去辦。這種情形可以在“公文處理單”上寫上“請××同志批示，擬請××部門辦理”或者“請××同志批示，擬請××部門主辦，會同××部門處理”。3.對重大問題不便發表意見，或者不能確定應該由哪個部門承辦的，則只在公文處理單上注明“請××同志批示”即可。四、批辦需要貫徹落實的文件，通常有兩種批辦方法：一是先批請單位領導人閱示；二是同時批送有關部門提出具體貫徹落實意見。需要辦理和答復的文件，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等。需由兩個以上部門承辦時，要明確指定牽頭的部門，即主辦單位。對緊急重大和有疑難問題的文件，應首先請機關領導人閱示，然后再按領導指示辦理。閱知性文件，批明需閱知的領導同志、部門和范圍即可。批辦意見沒有固定不變的格式。一般來說，，用“請××辦理”、“請××批示”、“請××申視”等，承辦部門或承辦人必須提出答復意見，不能辦理的，要說明原因。另有些來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”、“不妥之處，請予指示”等，就屬于無問題便無需答復的范圍。批辦這類文件可使用“請××審閱”、“請××閱”、“請××閱酌”、“請××研究”等。這類批辦意見，常用于閱知性工作。■傳閱一、傳閱的范圍1.上級機關的指導性文件或重要會議文件。2.需要幾位領導共同批辦的文件。包括下級機關的請示，上級機關有關部門專項業務文件，以及本機關制發的需要會簽的文件等。3.機關領導在文件上有重要批示，需要其他領導同志和部門閱知、閱辦的文件。4.重要的刊物、資料以及具有供領導參閱價值的材料和信函。

二、傳閱的要求應由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。三、傳閱的方法1.分送傳閱法先送第一應閱人，第一應閱人退回后，再送第二應閱人，依次傳閱。2.集中傳閱法利用單位領導集中學習或開會的機會，在會前或會后，將緊急而又簡短的傳閱件集中傳閱。3.設立閱文室法大中型機關設有“閱文室”，有關應閱人員應盡量到閱文室閱讀文件。閱文后也應在傳閱單上簽名，便于管理誰看了、誰還沒有看，防止漏閱。4.橫傳法即文件從主任部門送出后，第一應閱人閱后傳至第二應閱人，直至由最后一位閱文人將文件退回辦公室。橫傳交接，閱文雙方必須在辦公室“掛號”和“銷號”，讓辦公室及時掌握文件的去向。5.回傳法后邊閱批人的批示意見需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個倒流傳閱的過程稱作回傳。6.專傳法由專人將文件送給有關領導同志，坐等領導同志閱完后，馬上送其他領導，直到傳完為止。這種方式只在兩種特殊情況下采用：一是特急件，二是絕密件。

■催辦一、催辦的具體范圍1.上級機關主送本機關，并需要具體實施、貫徹執行的文件。2.所屬部門及下級機關主送本機關的請示及其他需要辦理的文件。3.平行或不相隸屬機關發來商洽、征詢事務，需辦理或答復的函件。辦公室催辦工作的重點應放在對內催辦上。對外催辦一般可由機關主管業務部門負責。二、催辦的方法1.電話催辦2.發函催辦3.登門催辦4.請承辦部門來人匯報三、催辦的具體要求

重視催辦工作

健全催辦制度

催辦文件要有登記——也可以利用“收文登記簿”兼作“催辦登記簿”（在“收文登記簿”上留出一部分帳頁專門登記催辦性文件）。

■承辦一、承辦工作的要求

按照領導批示，及時提出具體處理意見（有前案材料的應將前案材料附在后面），報本部門領導審批后立即處理，并將處理結果及時報告領導。

凡領導“批辦意見”中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門就要先準備好處理意見，邀請協辦部門協商會簽，將意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或按照領導意見再次會商。

承辦人要將“處理結果”填寫在“文件承辦單上”，或另寫一份材料附在承辦文件上（注明承辦部門和承辦人），然后將承辦文件轉回主管部門擬復。

對已經辦理結案的文件，要向交辦機關報送結案報告，并做好注辦工作。■辦復一、辦復的含義辦復是指需要辦理的文件在辦理完畢后，對來文機關所作的答復。它體現了收文處理過程的最終結果。辦復通常由主管部門承擔，但有些承辦文件，承辦部門也可依據領導同志的指示或經主管部門同意后直接辦復。二、辦復的形式與做法1.函復即用行文的形式答復。一般情況是，由承辦人代擬文稿，然后經部門負責人審查簽署后，連同“交辦文件”及“領導批示”一并退回交辦機關的辦公室審核送領導簽發。2.口頭答復傳達處理意見后都要作記錄。記