秘書實務項目一

文書寫作

項目1文書寫作項目2信息工作項目3會議工作項目4接待工作項目5秘書禮儀項目6日常工作全套可編輯PPT課件目錄01.文書寫作02.文書處理03.印章和介紹信管理04.檔案管理主要內容一覽01文書寫作學習目標知識目標1.熟悉應用文書寫作的基本理論2.掌握常見的公務文書寫作3.掌握常見的事務文書寫作4.掌握常見的商務文書寫作知識目標能夠掌握常見的公文結構和寫法素質目標通過專業知識的學習來提升學生的職業素養任務引入繼南京此前一則文件誤將“湖南省張家界市”寫成“湖北省張家界市”后,類似錯誤又發生在了吉林省長白山保護開發區的政務微信公眾號上。2021年7月30日,“長白山發布”微信公眾號發布的一條管控公告,包括標題在內,共出現7“四川省重慶市江津區”的錯誤表述。事發后,長白山保護開發區管理委員會發布致歉信,并將錯誤公文撤回。著名景區張家界位于湖南省,這本是中國地理的基本常識,而文件中卻把“張家界”寫到“湖北省”內;設立重慶直轄市迄今已有20余年,然而長白山保護開發區的公告卻錯將重慶市重新“劃歸”四川省。接連出現明顯差錯的公文,引發網友不滿。文書,也被稱為應用文書,是機關、團體、企事業單位和個人在日常工作、生活中,為辦理各種公私事務而形成并使用的、具有實用價值和一定慣用文章體式的文字信息載體。應用文書寫作的基本理論——文書的含義和種類·

根據文書形成與作用領域的不同分為：通用文書和專用文書。根據文書來源的不同分為：對外文書（發文）、收來文書(收文)和內部文書。·

根據文書行文方向的不同分為：上行文、下行文、平行文和泛行文。根據文書涉密程度的不同分為密件和普通件等。0102文書的含義文書的種類應用文書寫作的基本理論——文書的格式公務文書的格式公務文書公務文書是指法定機關與組織在公務活動中形成和使用的書面材料,程式化是公務文書的顯著特征。公務文書——版頭·

份號

格式：6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行?！?/p>

秘密等級

等級劃分：絕密、機密、秘密。

格式：凡有密級和保密期限的公文,應用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標注?！?/p>

緊急程度

等級劃分：特急、加急。

格式：①

緊急公文根據實際情況分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。②

緊急程度一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角。③

如需同時標識份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。公務文書——版頭·

發文機關標志

組成：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成。

格式：

1.居中排布,上邊緣至版心上邊緣35mm,使用小標宋體字,顏色為紅色

。

2.如需同時標注聯署發文機關名稱,一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字,應當置于發文機關名稱右側,以聯署發文機關名稱為準,上下居中排布?！?/p>

發文字號

組成：由發文機關代字、年份和發文順序號組成。

格式：1.位于發文機關標志下方空兩行處,居中排布。2.以2~4字為宜;年份要用阿拉伯數字寫全稱,并加六角括號“〔〕”,年份不能簡化。公務文書——版頭·

簽發人

組成：由“簽發人”三字加冒號和簽發人姓名組成。格式：1.居右空一個字符,編排在發文機關標志下空兩行的位置。2.“簽發人”用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字。3.多個簽發人簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。·

版頭分割線

指發文字號之下4mm處居中印的一條與版心等寬的紅色分隔線。公務文書——主體部分主體：主要包括公文標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等。·

公文標題

組成：由發文機關名稱、發文事由(或主題)、公文文種三個部分組成。

格式：2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空兩行的位置,分一行或多行居中排布；排列應當使用梯形或菱形?！?/p>

主送機關

規范：使用全稱、規范化簡稱或者同類型機關的統稱。

格式：

1.編排于公文標題下空一行的位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關名稱后標全角冒號注。2.上行文的主送機關只能有一個，下行文的主送機關可以有若干個；行文方向不定的公文,則不寫主送機關。公務文書——主體部分·

公文首頁

格式：

1.3號仿宋體字,編排于紅色分隔線下空兩行的位置,每個自然段左空兩個字符,回行頂格。2.正文內容一般要求“一文一事“。3.正文結構層次較多時,可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注，第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。·

附件

格式：

1.在正文下空一行、左空兩個字符編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。2.多個附件,使用阿拉伯數字標注附件順序號；附件名稱后不加標點符號。公務文書——主體部分·

加蓋印章的公文·

不加蓋印章的公文發文機關署名、成文日期和印章。在正文(或附件說明)下空一行、右空兩個字符編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期。居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。公務文書——主體部分·

加蓋簽發人簽名章的公文·

成文日期中的數字用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(1不編為01)。發文機關署名、成文日期和印章。1.單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時,在正文(或附件說明)下空兩行、右空四個字符加蓋簽發人簽名章,簽名章左空兩個字符標注簽發人職務,以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行、右空四個字符編排成文日期。

2.聯合行文時,先編排主辦機關簽發人職務、簽名章,其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排,與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標注全稱。公務文書——主體部分·

附注

格式：

居左空兩個字符加圓括號編排在成文日期下一行?！?/p>

附件

格式：

1.另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。2.“附件”二字及附件順序號用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第一行。3.附件標題居中編排在版心第三行。4.附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。公務文書——版記部分版記：指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分,包括版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期?！?/p>

分隔線格式：1.與版心等寬。2.首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)。3.中間的分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)。4.首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合?！?/p>

抄送機關

格式：1.一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一個字符編排。2.“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱公務文書——版記部分·

印發機關和印發日期

格式：

1.4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發機關左空一個字符,印發日期右空一個字符,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(1不編為01),后加“印發”二字。2.版記中如有其他要素,應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。公務文書——頁碼

格式：1.4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線。2.一字線上距版心下邊緣7mm。3.單頁碼居右空一個字符,雙頁碼居左空一個字符。4.公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。5.公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。公務文書——公文的其他規定01

公文用紙一般使用紙張定量為60~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

紙張白度為

80%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5~9.5。02

公文用紙采用《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為

210mm×297mm。03

公文用紙天頭(上白邊)為37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。04

如無特殊說明,公文格式各要素一般用

3號黑色仿宋體字。一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。在特定情況下可以適當調整。05

版面應干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm。06

公文應雙面印刷;頁碼應套正,兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%,紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨應實且均勻,字面不花、不白、無斷畫。07

公文應當左側裝訂,不掉頁,兩頁頁碼之間的誤差不超過4mm,裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm,四角呈90°,無毛茬或缺損。包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。應用文書寫作的基本理論——文書的格式事務文書與商務文書的格式事務文書與商務文書二者與公務文書的格式明顯不同,其寫法相對來說更為靈活。應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）

行文制度是指應用文書在運行傳遞過程中應該遵循的有關制度和原則。行文制度內容

包括行文關系、行文方向、行文方式和行文規則。應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）

行文關系

指發文機關和受文機關之間的關系，它是根據各自的隸屬關系和職權范圍來確定的。隸屬關系業務指導關系平行關系應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）

·上行文

行文方向

行文方向是指以發文機關為立足點,公文向不同機關的去向或走向。主要四種。下級機關向上級機關發送，自下而上

·下行文上級機關向下級機關發送，自上而下

·平行文同級機關、不相隸屬機關之間往來，走向平行

·泛行文向不特定級別的機關運行，走向不定應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）

行文方式

指根據工作需要,按照一定的行文關系、行文方向所采用的行文方法。

分

類

按發文機關的個數單獨行文和聯合行文按行文對象的主次主送行文和抄送行文按受文機關的范圍逐級行文、多級行文和直達行文逐級行文機關向直接的上級機關或所屬的下級機關行文教育的根本法機關向兩個及兩個以上的機關行文教育的普通法上級機關向所屬范圍內的所有下級機關的一次性行文應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）

行文規則

行文應當確有必要、講求實效、注重針對性和可操作性。行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。向上級機關行文，應當遵循的規則向下級機關行文，應當遵循的規則同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）向上級機關行文，應當遵循的規則·原則上主送一個上級機關,根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關,不抄送下級機關?！h委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項時,應當經本級黨委、政府同意或者授權;屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門?！は录墮C關的請示事項,如需以本機關名義向上級機關請示,應當提出傾向性意見后上報,不得原文轉報上級機關?！ふ埵緫敗耙晃囊皇隆?。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。·除上級機關負責人直接交辦事項外,不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文,不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文?！な茈p重領導的機關向一個上級機關行文,必要時抄送另一個上級機關。應用文書寫作的基本理論——行文制度（公務文書）向下級機關行文，應當遵循的規則·主送受文機關,根據需要抄送有關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。·黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權,可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項,經政府同意后可以由政府職能部門行文,文中須注明已經政府同意。·黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。·涉及多個部門職權范圍內的事務,部門之間未協商一致的,不得向下級行文;擅自行文的,上級機關應當責令其糾正或者撤銷?！ど霞墮C關向受雙重領導的下級機關行文,必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。常見的公務文書寫作命令(令)決定公告通告通知通報報告請示批復函意見會議紀要議案常見的公務文書寫作——命令(令)

·命令(令)的概念及適用范圍

·命令(令)的主要類型1.概念：命令(令)是指國家行政機關、軍隊機關或領導人對下級機關發布并使用的具有強制性、指揮性的下行文。

2.適用范圍：適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。發布令用于公布重要的行政法規和規章任免令用于任免國家行政機關的首長行政令用于公布重大的強制性行政措施嘉獎令用于嘉獎有關單位和人員常見的公務文書寫作——命令(令)命令(令)的結構和寫法

標題

·發文機關+事由+文種

·發文機關(或機關首長)+文種

·按照某發文機關或某發令人在該任期內所發的命令(令)流水編號,直至換屆再重新編號?！ぐ凑胀ǔ７椒邪l文字號,即發文機關代字+年份+發文順序號。

發文字號

正文

·行政令正文需要寫清楚命令緣由、命令內容和執行的具體要求。

·嘉獎令需要寫清楚嘉獎對象的主要事跡和簡要評價、命令事項,并提出希望和號召。

·簽署和日期有簽署領導機關名稱的,也有簽署領導人姓名的，必須標明該領導人職務的全稱。

簽署和日期常見的公務文書寫作——命令(令)命令(令)實例常見的公務文書寫作——決定

·決定的適用范圍

·決定的主要類型1.適用范圍：①

對重要事項做出決策和部署②

獎懲有關單位及人員③

變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項2.適用人群：①

黨政軍機關②

社會團③

企事業單位指揮性決定用于對重大事項或行動做出部署、安排,并要求下級機關貫徹執行任免令用于把宣布某一重大問題的決定事項傳達給有關單位和人員法規性決定為了規范人們的某種社會行為或國家某一方面的管理工作而要求制定的類似法規的重要決定獎懲性決定對人或事進行表彰或處理的決定變更性決定對下級機關不適當的決定事項或有關事項做變更或撤銷處理的決定常見的公務文書寫作——決定決定的結構和寫法

標題

·由發文機關、事由和文種三個部分組成。

·標題過長時,可省略發文機關,但不可以省略事由部分。

·開頭：決定的根據、目的等,可以是情況的概述,也可以是原因的闡發。

一般用“特決定”“為此決定”等習慣用語來承上啟下。·主體部分：決定的具體內容?！そY束部分：主體部分后還寫有結語,提出希望和號召,也可以將決定的具體內容寫完后就結束。

正文

落款

·組成：發文機關、印章和發文時間。

·由會議通過的決定則把通過時間寫在標題和正文之間,落款處不標時間。

常見的公務文書寫作——決定決定的實例常見的公務文書寫作——公告

·公告的適用范圍

·公告的主要類型1.適用范圍：向國內外宣布重要事項或者法定事項。2.發布途徑：電視、報刊、廣播、互聯網等。3.發布機關：較高級別的國家行政機關或權力機關。重要事項公告適用范圍：用于向國內外宣布重要事項。主要內容：必須是國內外關注的大事。法定事項公告適用范圍：用于向國內外宣布法定事項,主要內容：國家機關,尤其是立法機關、司法機關等向國內外宣布有關事件的處理結果。常見的公務文書寫作——公告公告的結構和寫法

標題

·標題可以只寫“公告”二字。

·三要素齊全式。

·省略事由或發文機關。

·有時只需寫出公告事項和結語

。·有的公告正文需要寫出公告的緣由、具體事項和結語三個部分。

正文

落款

·組成：發文機關和發文日期。

·若標題中已經出現發文機關名稱,則落款處可省略不寫。

·發文日期后寫地名,還可以示莊重。

常見的公務文書寫作——公告公告的實例常見的公務文書寫作——通告

·通告的適用范圍

·通告的主要類型1.適用范圍：在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。2.發布途徑：張貼,或報刊、電視、廣播、互聯網等。3.特點：內容比較具體,業務性強。周知性通告公布需要在一定范圍內周知的事項。法定事項公告在一定范圍內公布應當遵守事項的通告具有一定約束力常見的公務文書寫作——通告通告的結構和寫法

標題

·發文機關+事由+文種

·發文機關+文種

·事由+文種·只標明文種,落款寫發文機關全稱,加蓋公章。

·開頭：說明發布通告的原因和目的。·中間部分：通告的具體事項，若通告事項涉及的要求、措施較多,則應分項予以說明。·結尾：執行的具體要求(包括時間、程度、范圍等),可以“特此通告”結束,也可省略。

正文

署名和日期

·標題已有發文機關且在標題下署有日期的,可不用落款。

·標題沒有發文機關或日期,則應在落款處署名。通告與公告的區別

·發布內容不同

·行文范圍不同

·使用權限不同常見的公務文書寫作——通告通告的實例常見的公務文書寫作——通知

·通知的適用范圍

·通知的主要類型1.適用范圍發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項,批轉、轉發公文。2.特點①具有明顯的時效性

②既可用于向下級機關發文,也可用于向同級機關和不相隸屬機關發文。會議通知批轉性通知發布性通知轉發性通知指示性通知任免通知常見的公務文書寫作——通知通知的結構和寫法

標題

·完全式要求發文機關、事由、文種三要素俱全。

·省略式

只有發文事由和文種兩要素。

正文會議通知的寫法批轉性通知的寫法發布性通知的寫法轉發性通知的寫法指示性通知的寫法任免通知的寫法常見的公務文書寫作——通知通知的實例常見的公務文書寫作——通報

·通報的適用范圍

·通報的主要類型1.適用范圍：表彰先進、批評錯誤和告知重要情況。2.目的：交流信息、溝通情況。3.特點：具有較強教育作用和指導作用。類型適用范圍目的表彰通報用于在一定范圍內表揚先進人物和事跡樹立典型,號召大家向先進人物或事跡學習批評通報用于在一定范圍內批評錯誤教育和引導人們吸取教訓情況通報用于向有關方面知照當前某一重要情況溝通信息,供工作參考常見的公務文書寫作——通報通告的結構和寫法

標題

·發文機關+事由+文種

·事由+文種

·個別不是特別嚴肅的情況下,也可以用“通報”二字作為標題

·表彰通報：介紹先進事跡、宣布表彰決定、發出號召、提出希望和要求等?！づu通報：敘述錯誤事實、指明危害、分析錯誤性質、申明通報決定、提出引以為戒的要求和切實可行的防范措施等?！で闆r通報：①

先寫發布通報的緣由,然后寫明通報事項,最后提出希望和要求；②將內容按問題進行分類,分成若干部分來寫。

正文通報與通知的區別

·目的不同

·內容不同

·時機不同常見的公務文書寫作——通報通報的實例常見的公務文書寫作——報告

·報告的適用范圍

·報告的主要類型1.適用范圍：向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。2.注意事項：①報告中不得夾帶請示事項；②一般情況下不得越級報告。3.特點：匯報性。工作報告向上級機關匯報本機關一段時期內的工作情況情況報告向上級機關匯報本機關工作中的重大情況、特殊情況等答復報告答復上級機關的詢問報送報告向上級機關報送物件或有關材料常見的公務文書寫作——報告報告的結構和寫法

標題

·可省略發文機關,但不能省略事由和文種

。

·組成：報告導語+報告內容+結束語·要求：簡明寫出報告的目的、起因、依據等。·內容：報告事項的基本情況、取得的成績和經驗等?！そY尾：常用“現將情況報告如下”等進行過渡?！そY束語：一般用簡潔的文字概括全文或者只寫“特此報告”。

正文常見的公務文書寫作——報告報告的實例常見的公務文書寫作——請示

·請示的適用范圍

·請示的主要類型1.適用范圍：向上級機關請求指示、批準2.注意事項：①一般不得越級請示；②一般只寫一個主送機關；③“一文一事”；④不得同時抄送下級機關；⑤應當體現時間的超前性和要求的可行性。請求指示多涉及政策上、認識上的問題請求批準多涉及人事、財物、機構等方面的具體問題常見的公務文書寫作——請示請示的結構和寫法

標題

·發文機關+事由+文種

·事由+文種

·標題中不能出現“申請”“請求”“要求”之類的詞語。

·組成：緣由+請示事項+請示要求·內容：①提出有關問題,要求上級指示或批準。②提出解決問題的建議和意見,供上級機關參考。③請示要符合有關方針、政策,做到切實可行。④請示要求應明確提出要求解決問題的方法或途徑。·結語：常用“是否妥當,請批示”“妥否,請批示”等作為結語。

正文請示與報告的區別

·行文目的和要求不同

·主送機關數量不同

·行文時限不同

·寫作側重點不同常見的公務文書寫作——請示請示的實例常見的公務文書寫作——批復

·批復的適用范圍

·批復的主要類型1.適用范圍：答復下級機關的請示事項2.注意事項：必須依賴于請示而存在,先有請示后有批復,其內容也由請示的內容來決定。肯定性批復同意下級機關就某項工作提出的請求,認可下級機關的某種設想或想法。否定性批復不同意下級機關的請求,給予否定答復。常見的公務文書寫作——批復批復的結構和寫法

標題

·組成：發文機關+事由+文種

·組成：引敘來文(批復引語)+批復內容+結束語·引敘來文：針對性批復請示，要求嚴謹、明確。·批復內容：簡單明了，“同意”或“不同意”（要提出有根據的、有針對性的緣由）。·結語：結束語可以寫“此復”“特此批復”“專此批復”等,也可不寫。

正文常見的公務文書寫作——批復批復的實例常見的公務文書寫作——函

·函的適用范圍

·函的主要類型1.適用范圍：不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。2.特點：范圍廣泛,應用靈活。類型適用范圍商洽函同級機關或不相隸屬機關之間商洽工作、聯系有關事宜詢問函、答復函不相隸屬機關之間相互詢問、答復和處理有關問題請批函、批準函有關機關向不相隸屬機關的業務主管部門制發；業務主管部門向不相隸屬機關制發常見的公務文書寫作——函函的結構和寫法

標題

·組成：①發文機關+事由+文種；②事由+文種

·組成：①緣由+事項+結束語；②緣由+事項+結束語+結尾·緣由：寫明發函的原因、依據。·事項：寫明商洽、請批、答復的具體內容?！そY尾：①寫完即止,無特殊的結尾標志。②結尾處寫上“特此函告”或“盼復”“請函復”;若是復函,則寫上“特此函復”。

正文常見的公務文書寫作——函函的實例常見的公務文書寫作——意見

·意見的適用范圍

·意見的主要類型1.適用范圍：對重要問題提出見解和處理辦法。2.特點：使用范圍較為廣泛。類型適用范圍指導性意見黨政機關用于布置工作的下行文實施性意見對某一時期某方面的工作規定目標和任務,提出措施、方法和步驟的下行文建議性意見向上級機關提出工作建議、設想的上行文評估性意見業務職能部門或專業人員就某項專門工作、業務工作,經過調查研究后,送交有關方面的鑒定、評估結果常見的公務文書寫作——意見意見的結構和寫法

標題

·組成：①發文機關+事由+文種；②事由+文種；

·不能以“意見”二字作為標題。

·組成：開頭+主體+結尾·開頭：制定意見的緣由、目的或依據。·事項：解決“如何認識”和“如何解決”兩個問題?！そY尾：可提出請求批轉的要求。·結構安排：先寫原則性指導意見,后寫具體的指導意見;先寫理論性認識,后寫解決辦法。

正文常見的公務文書寫作——意見意見的實例常見的公務文書寫作——會議紀要

·會議紀要的適用范圍

·會議紀要的主要類型1.適用范圍：于記載會議的主要情況和議定事項。2.特點：一經下發,即要求有關機關和人員遵守、執行。辦公會議紀要向下級機關傳達會議精神并要求下級機關遵照執行。專題會議紀要是圍繞某個專門事項召開的專題會議，把會議情況通報給未參加會議的有關人員,常見的公務文書寫作——會議紀要會議紀要的結構和寫法

標題

·形式：①會議名稱+文種；②會議的主要內容在標題里顯示出來；

·一般不使用“關于”介詞結構。

·導言部分：會議召開的形勢和背景,會議的指導思想、目的和要求,會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持人,會議的主要議題或要解決什么問題,對會議的評價等。·主體部分：對會議的主要內容、主要精神、主要原則、基本結論和今后任務等進行具體的綜合和闡述。·結尾部分：對與會人員的希望和要求,也可省略這部分內容。

正文常見的公務文書寫作——會議紀要會議紀要的實例常見的公務文書寫作——議案

·議案的適用范圍

·議案的主要類型1.適用范圍：各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。2.特點：只能由各級人民政府行文。類型適用范圍立法議案提請審議法律和法規的議案政治議案提請審議辦理重大政治事項和重大問題的方案或意見的議案任免議案提請審議決定政府和國家機關主要領導人、國家駐外機構主要負責人任免的議案常見的公務文書寫作——議案議案的結構和寫法

標題

·形式：①發文機關+事由(提請審議事項)+文種

·組成：提請審議內容+說明(緣由、目的、意義、形成過程等)+要求·形式：①

以提出審議事項為開頭,然后加以說明；②

先在開頭說明議案的緣由、目的和意義、形成過程等,再提出審議事項,最后結尾。

正文常見的公務文書寫作——議案議案的實例常見的事務文書寫作傳真備忘錄請柬邀請信賀信感謝信啟事簡報會議記錄計劃總結述職報告常見的事務文書寫作標題：一般用文種詞。正文：簡明、確切,把要交代的事項說明清楚,不需要簽名或表示敬意的結束語。

備忘錄的結構和寫法組成：標題、收件人姓名、收件人單位、抄送人姓名、傳真號、發件人姓名、發件日期、總頁數、傳真號、電話號碼、主題及回復要求選項、傳真內容等要素。傳真的結構和寫法常見的事務文書寫作①

單面標題+稱謂+正文+敬語+落款②

雙面（折疊式）封面：寫“請柬”二字。封里：寫稱謂、正文、敬語、落款等。請柬的結構和寫法標題：①文種；②會議名稱+文種；③事由+文種。正文：說明邀請的原因、活動的內容、活動安排等并提出邀請。邀請信的結構和寫法常見的事務文書寫作標題：以“賀信”為標題;可以寫是誰發出的賀信或是給誰的賀信;也可以寫清楚是誰給誰的賀信。稱謂：稱謂頂格寫接受賀信的單位或個人,后面加冒號。正文：

寫明對方取得的成績和重大意義,并表示真誠的祝賀等。結尾：以祝愿詞結尾。感謝信的結構和寫法標題：“感謝信”或可加上感謝對象。稱謂：感謝對象的單位名稱或個人姓名。正文：①感謝對方的理由，②直接表達感謝之意。結語：用“此致敬禮”或“再次表示誠摯的感謝”等落款：落款寫明感謝者的單位名稱或個人姓名及寫信的時間。賀信的結構和寫法常見的事務文書寫作標題：①文種;②啟事單位+文種;③事由+文種;④啟事單位+事由+文種。正文：具體說明啟事的內容,且必須將有關事項全部交代清楚。落款：落款為啟事的單位名稱或個人姓名及發布啟事的日期。啟事的結構和寫法報頭部分：標題+期數+編發單位+印發日期+密級+份號報核部分：按語+標題+正文+作者報尾部分：在簡報最后一頁的末尾,用橫線將報尾隔開,寫上發送單位名稱和印制份數。簡報的結構和寫法常見的事務文書寫作組織情況寫明會議名稱、會議日期、會議地點、出席人、列席人、缺席人、主持人、記錄人等。內容著重記錄會議中心議題及圍繞中心議題展開的有關活動,會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解等。會議記錄的結構和寫法標題①單位名稱+時限+內容+文種②單位名稱+內容+文種正文前言：對計劃所依據的政策、方針和當前基本情況的分析等。具體事項：目標、措施、要求。計劃的結構和寫法常見的事務文書寫作標題

①單位名稱+時限+文種;②文章式標題;③雙標題.正文前言：概述基本情況,對一定時限內的工作進行匯總。主體：一定時限內工作中所取得的成績和經驗。結尾：今后的目標、計劃。落款落款署名和日期,寫在正文右下方,署名在前,日期在后?？偨Y的結構和寫法標題

①文種;②述職人+時限+內容+文種;③述職人+文種;④復式標題。正文引言：交代述職人的任職時間、任職崗位、工作目標與履行職責的總體情況。主體：具體交代述職人的主要成績,履行職責期間的經驗、教訓和原因。結語：述職人的單位名稱、姓名和述職時間。述職報告的結構和寫法常見的商務文書寫作意向書合同訂貨單商品說明書投標書可行性研究報告市場調查報告招標書常見的事務文書寫作標題：①文種;②項目名稱(事由)+文種;③合作雙方或多方名稱+項目名稱+文種。導語：包括簽訂意向書的單位名稱、指導原則和依據、意向書需要實現的目標等。正文：

①以分項排列條款的形式,將合作雙方或多方的具體要求及各方的權利、義務等交代清楚。②以“未盡事宜,在正式簽訂合同或協議書時予以補充”作為結語,以便留有余地。尾部：簽訂意向書的雙方或多方代表簽字、簽字時間和執存份數、電話號碼等。意向書的結構和寫法首部：標題+合同當事人姓名+導言主部：采用條款的形式,按照與當事人的約定將主要約定事項寫清楚。尾部：寫明合同生效和終止的時間,注明合同文本的保管方式;落款處要寫上當事人的姓名、簽章、地址、電話號碼等合同的結構和寫法常見的事務文書寫作標題：①文種;②單位名稱+文種;③貨物名稱+文種正文：包含買賣雙方信息、訂貨信息、配送方式及配送地點信息、支付方式及銀行賬戶、買方的意見和要求。尾部：尾部包括經辦人的簽字或加蓋公章及成文日期。訂貨單的結構和寫法封面：“說明書”字樣,有的還印有商標、規格型號、商品標準名稱等。前言：包括書信式、概述式。正文：對商品的性能、規格、使用方法和注意事項進行具體的說明。封底：注明廠址,包含國家地區代號和電話號碼、電子郵箱等。商品說明書常見的事務文書寫作標題

帶有“調查”二字；準確揭示調查報告的主題思想。正文導言：說明市場調查的目的、對象、范圍、方法和時間、地點等。主體：現狀+分析+建議結尾：形成市場調查的基本結論市場調查報告的結構和寫法標題：①

招標單位名稱+招標項目名稱+文種；②招標單位名稱+文種；③文種。正文：條文式或表格式。概括寫出招標項目的依據和原則,招標單位的基本情況和招標的目的、項目名稱,招標條件、經費要求等。結尾：招標單位的名稱、地址、聯系人、電話號碼。招標書的結構和寫法常見的事務文書寫作標題

①標題一般寫上文種“投標書”三字即可；②投標內容+文種。正文：采用條文式寫明項目名稱、數量、技術要求、商品價格和規格、完成日期等。署名：包括投標單位的單位名稱、聯系人、聯系方式等。投標書的結構和寫法可行性研究報告的主要內容投資必要性財務可行性技術可行性組織可行性經濟可行性社會可行性針對風險因素的對策02文書處理學習目標知識目標1.熟悉文書處理的總流程和特點。2.了解發文處理的基本概念。3.了解收文處理的基本概念。4.熟悉文書整理與歸檔的基本概念。知識目標1.能夠掌握發文處理的主要程序。2.能夠掌握收文處理的主要程序。3.能夠掌握文書立卷整理的主要程序。素質目標培養學生的職業素養和愛崗敬業的精神。任務引入某公司負責文書收發的張秘書一貫嚴格執行交接手續。一天，他簽收了一批外來公文。經過清點、查看封口、啟封、登記等環節，他發現有一份某單位的機密文件混裝在普通文件中，這是他工作中第一次遇到這種情況。張秘書沒有隨便把此文件退回去，而是將此事報告給了辦公室主任，通過正常文書處理程序將文件退給了發文單位。文書處理的總流程和特點

·文書處理的總流程

·文書處理的特點方向性階段性規范性穩定性發文處理01草擬交擬起草交擬重點是將行文目的、行文對象、行文的指導思想及行文的意圖、依據和要求等向擬稿人交代清楚。起草重點1.符合黨的路線、方針、政策和國家法律法規,完整準確地體現發文單位的意圖,并同現行有關公文相銜接。2.從實際出發,實事求是,切實可行。3.內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精練。4.文種正確、格式規范。5.深入調查研究,充分進行論證,廣泛聽取意見。6.公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項,起草單位必須征求相關地區或者部門的意見,力求達成一致。7.相關負責人應當主持、指導重要公文的起草工作。發文處理02審核03簽發1.文書應當經本單位負責人審批簽發。2.黨委、政府的辦公廳(室)根據黨委、政府授權制發的公文,由受權單位主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。3.簽發人簽發公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。4.聯合發文由所有聯署單位的負責人會簽。發文處理04復核06繕校繕印1.必須以簽發的定稿為依據,不得隨意改動。2.嚴格按照文書格式制版。3.繕印機密文件時,應該有專人負責。4.嚴格按照確定的份數印制,不得擅自多印。重點：審批、簽發的手續是否完備;附件材料是否齊全;格式是否統一、規范。05編號具體方法：①

按任職屆別編號

②按單位連續編號

③按年份編號校對常用方法:看校、對校、

讀校、折校。發文處理07用印或簽署06登記發文登記簿包括序號、發文日期、發文字號、文件標題、附件、密級、份數、發往單位、歸檔日期、歸檔號、備注。用印在印好的文件正本的落款處,正確加蓋單位公章。簽署在領導人簽署姓名之前,應該事先印好領導人的職務和簽署日期。簽署僅限單位的正職領導人,副職領導人不能簽署06登記裝封：信封上收文單位的名稱要寫清楚,地址、郵政編碼要保證準確無誤;密件和急件要在信封上標明密級和緊急程度,親啟件要標明“親啟”字樣;封口要牢固。發送：直接郵寄,重要的文件可以通過機要交通或機要通信傳遞。收文處理01簽收02拆封必須由指定的秘書負責進行，若標明由具體人員親簽、親拆的文書應交由本人。簽收的方式1.當面交接時,在對方提供的登記簿上簽字。2.在文件投遞單上簽字。3.在信封內加寄的發文通知單回執上簽字。4.以傳真或電子郵件的形式回復加以確認03登記裝封：信封上收文單位的名稱要寫清楚,地址、郵政編碼要保證準確無誤;密件和急件要在信封上標明密級和緊急程度,親啟件要標明“親啟”字樣;封口要牢固。發送：直接郵寄,重要的文件可以通過機要交通或機要通信傳遞。簽收的步驟清點核查簽字收文處理04登記05審核審核重點：1.是否應由本單位辦理。2.是否符合行文規則;文種使用、公文格式是否規范。3.內容是否符合國家法律法規及其他有關規定。4.涉及其他地區或部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。5.經審核不符合規定的公文,應當及時退回來文單位并說明理由。登記的范圍（除以下外均需登記）(1)公開的和內部不保密的出版物。(2)一般性的簡報。(3)已被綜合性文件詳細包括的文件。(4)事務性的通知、便函等。(5)領導人的親啟件。收文處理06擬辦擬辦的范圍(1)上級單位送給本單位需要貫徹落實的文件。(2)下級單位的請示及重要的報告。(3)平級單位和不相隸屬單位送給本單位的商洽性文件及涉及共同研究寫作等問題的文件。(4)幾個業務部門聯合辦理的文件。(5)重要的群眾來信。(6)其他需要貫徹和承辦的文件。收文處理07批辦09催辦一般采用電話催辦、信函催辦、上門催辦、會議催辦、簡報催辦等形式批辦性文書應當提出擬辦意見報本單位負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。08承辦承辦部門對交辦的文書應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。10注辦1.一般的傳閱文件,相關人員傳閱完畢后,文書工作人員應該注明閱畢的日期。2.需要辦理復文的文件在辦理完畢后要注明“已復文”,并附上復文文號和日期。3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接話人等。4.不需要復文的文件要注明“已辦”“已閱”等字樣。文書的整理與歸檔

·文書整理與歸檔文書整理與歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料,按照它們在形成過程中的聯系,以件為單位進行裝訂、分類整理,并進行裝盒、歸檔,使之有序化的過程。平時歸卷調整與檢查卷內文件材料

·文書立卷的程序卷內文件整理案卷封面的填寫和案卷裝訂文書的整理與歸檔

·紙質歸檔文件的整理文書整理與歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料,按照它們在形成過程中的聯系,以件為單位進行裝訂、分類整理,并進行裝盒、歸檔,使之有序化的過程。修整裝訂

·文書立卷的程序編頁裝盒排架文書的整理與歸檔

·歸檔電子文件的整理要求·

歸檔電子文件的組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應符合《歸檔文件整理規則》中的規定。·

歸檔電子文件的格式轉換、源數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求,參照《數字檔案室建設指南》(2014年)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、DA/T48、DA/T38等標準執行?！?/p>

歸檔電子文件的整理應使用符合《數字檔案室建設指南》(2014年)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等標準的應用系統。03印章和介紹信管理學習目標知識目標1.了解印章的含義、分類和制發。2.掌握印章的保管和使用程序。3.了解印章的啟用和停用。4.了解介紹信的含義和作用。5.熟悉介紹信的類型6.掌握介紹信的保管和使用程序。知識目標1.能夠掌握印章的保管和使用程序。2.能夠掌握介紹信的保管和使用程序。素質目標培養學生遵紀守法、忠于職守的敬業精神。任務引入案例一某廳辦公室印章管理員,一天中午快要下班時,遇到下屬公司一位常來辦事的黨支部書記兼經理,拿著他女兒參加成人高考的登記表,要求其簽署主管部門意見,并加蓋廳的公章。開始,印章管理員要他找廳人事主管處蓋章,但這位經理借口“已經下班,沒時間了”,并說“單位已同意蓋章了”。這位管理員礙于“熟人面子”,未堅持原則,在登記表上簽署了“同意”的意見,加蓋了該廳的公章。一年后,群眾來信揭發該經理弄虛作假,以權謀私,占用單位指標,騙取單位和主管廳的印章,將不符合條件的子女送入高校讀書。經有關部門查實,除對當事人紀律處分外,對不堅持原則,越權、違紀,隨意使用印章的某廳辦公室印章管理員也給予黨紀處分,并責令其寫書面檢討。任務引入案例二A公司的員工張某找到B公司的經理助理王某,告知王某,他有一筆好買賣,但是個人身份不如公司簽合同方便,想借用B公司的名義,讓王某給他出具一份B公司的業務介紹信,等合同簽完后就還給B公司,并給王某一萬元報酬。王某應允后,張某利用從B公司借用的業務介紹信,以B公司業務經理的身份和B公司的名義與C公司簽訂了一份鋼材購銷合同,騙取了C公司價值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉后,攜款潛逃。這一事件給B公司造成了信譽和財產上的損失。印章

印章種類

單位印章(含鋼印)單位領導公用的私章秘書部門的公章是單位對外行使權力的標志印章

印章的制發（要求）

·印章的刻制必須嚴格按照國家規定辦理,無論刻制哪一級單位的印章,都要有上級單位批準的正式公文。·任何單位未經批準不能自行或任意到非指定刻制單位刻制印章,不得私自刻制印章。·業務印章的刻制必須持有本單位的正式公函,刻制單位才能予以辦理?！た讨茊挝缓涂讨迫艘宦刹粶柿魳雍头轮??！び≌略谡筋C發啟用前,應備文通知有關單位。為了防止偽造,要做印記;印模除留底外,同時上報國家主管部門備案。如果機構變動、撤銷或更改名稱,則應立即停止使用印章,封好后交原頒發單位予以注銷。印章

印章的保管和使用程序

印章的保管·印章要專人負責,未經領導批準不得擅自委托他人代管。·存放要安全可靠?！し乐褂≌挛蹞p。核查審批正確用印用印登記印章的使用程序印章

印章的啟用和停用

印章的啟用1.啟用印章的有關材料和印模應立卷歸檔,永久保存。2.新印章要到啟用通知規定的生效之日起才能正式使用,否則就不具有實際效力。印章的停用印章的停用是指在機構變動、名稱改變、印章式樣改變時,原印章停止使用。介紹信

介紹信

介紹信是機關、企事業單位聯系工作和業務的一種專用書信,具有介紹和證明的作用,是一種簡化了的公文。功能：幫助聯系工作、洽談業務。普通介紹信存根介紹信專用介紹信

介紹信的類型

介紹信

介紹信的保管

·專人保管

·安全存放

介紹信的使用程序

經主管領導批準認真填寫,加蓋印章用印登記存根介紹信的存根要妥善保管并加以存檔04檔案管理學習目標知識目標1.了解檔案的定義和檔案保管機構。2.掌握檔案收集、檔案鑒定、檔案整理和檔案保管工作。3.熟悉檔案統計工作,熟悉檔案檢索工具。4.熟悉檔案利用工作;掌握電子文件的處理工作。知識目標能夠掌握檔案的整理、保管、統計、檢索等工作。素質目標培養學生的職業道德修養和規范操作的意識。任務引入某機關秘書王某,在臨時負責該機關辦公室工作期間,為了給新購進的復印紙騰出存放位置,在既未請求領導,又未親自查看的情況下,擅自批準工作人員將1957年至1969年期間的檔案從柜中搬出,裝入麻袋堆放在機要室,后因辦公室調整又轉放到油印室。此后,在長達半年多的時間里,王某既沒有安排檔案管理人員去整理、保管這部分檔案,又沒有過問這部分檔案的下落,使這部分檔案最終被人誤認為是油印室無用的廢紙予以銷毀。事發后,王某做出了深刻檢討,并被給予行政警告處分。檔案的整理和保管工作

檔案的定義

檔案是社會組織或個人在社會活動中形成的、保存備查的各種形式和載體的數據、信息和知識的記錄。檔案的本質屬性是其歷史記錄性。

檔案保管機構

01檔案室職責①指導、監督本單位文件材料的歸檔工作,保證應歸檔的文件材料完整、系統,并按時向檔案室移交。②負責管理本單位的全部檔案。③把具有長遠保存價值的檔案移交給檔案館。④有些中央和地方專業主管機關、大型企事業單位的檔案室,除管理本單位檔案外,還對本系統所屬單位的檔案工作進行指導、監督和檢查。02檔案館職責①接收和征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案及有關資料,并進行科學的管理。②通過多種方式,積極開展檔案資料的利用工作。③編輯出版檔案史料。④參與編修史、志工作。檔案的整理和保管工作

檔案收集工作

接收與征集分散在各單位或個人手中的具有保存價值的檔案。①

對本單位需要歸檔的檔案的接收。②對所轄區域內現行機關和撤銷單位的具有長期和永久保存價值的檔案的接收。③對歷史檔案的接收和征集。包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔的質量要求。

·檔案收集的內容

·歸檔制度

·檔案館對檔案的收集工作包括檔案館接收檔案的范圍、保管期限、檔案征集的途徑。檔案的整理和保管工作

檔案鑒定工作

檔案鑒定是指按照一定的原則、標準和方法對檔案價值的評價和預測。

·檔案鑒定工作的內容1.制定鑒定檔案價值的標準,包括單行規定和檔案保管期限表等。2.具體判定檔案的價值,確定其保管期限。3.取出無保存價值和保管期限已滿的檔案并予以銷毀。檔案的整理和保管工作

·檔案鑒定的標準來源標準內容標準形式特征標準相對價值標準

·檔案的銷毀單位銷毀失去保存價值的檔案,須由鑒定小組提出意見,登記造冊,經單位分管負責人批準后,由二人在指定地點監銷,并且在銷毀清冊上簽字。若情況特殊的專門檔案另有銷毀規定,則按照有關規定執行。檔案的整理和保管工作

檔案整理工作

01檔案整理工作的原則：①

充分利用原有基礎；②

保持文件之間的歷史聯系。02全宗：指一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案的有機整體。03檔案的整理

檔案保管工作

檔案保管工作的要求

·以防為主,防治結合

·加強重點,照顧一般

·自力更生,勤儉節約

·立足長遠,保證當前檔案的其他工作

檔案統計工作

檔案統計是以表冊、數字的形式,揭示檔案和檔案工作的有關情況。我國檔案統計工作體系：:全國檔案工作基本情況統計、專業系統檔案工作情況統計、地方檔案工作基本情況統計、檔案館和檔案室檔案工作情況統計。檔案數量和狀況登記：①案卷目錄與卷內文件目錄;②檔案收進登記簿;③全宗名冊;④全宗單;⑤全宗卡片;⑥檔案成分和數量變化情況報道表;⑦案卷目錄登記簿;⑧總登記簿。檔案工作狀況登記：①工作日志;②人員進出庫房登記;③檔案出入庫登記;④檔案清點、檢查登記;⑤檔案利用登記簿;⑥利用者登記卡;⑦檔案借出登記簿;⑧檔案復制、摘抄登記;⑨利用效果登記。

·檔案登記工作檔案的其他工作

檔案檢索工具

案卷目錄全引目錄全宗目錄分類目錄主題目錄專題目錄文號索引人名索引地名索引檔案館指南全宗指南專題指南

檔案利用工作

檔案利用工作的途徑：①提供檔案原件;②提供復制品;③提供檔案信息加工品。檔案利用工作的方法:①檔案閱覽服務;②外借服務;③制發復本;④展覽與陳列服務;⑤制發檔案證明服務;⑥檔案目錄信息服務;⑦檔案咨詢。檔案編研工作：①編寫檔案參考資料；②匯編檔案文集和編撰檔案史料；③編史修志和撰寫論著。電子文件處理

電子文件及其信息類型

·

電子文件

·

歸檔電子文件

·電子文件的種類文本文件(T)數據文件(D)圖形文件(G)圖像文件(I)影像文件(V)聲音文件(A)程序文件(P)超鏈接文件(O)電子文件處理

電子文件管理要求（基本原則）

統一管理全程管理規范標準

電子文件的整理與歸檔

電子文件的收集電子文件的鑒定歸檔電子文件的保管便于利用安全保密感謝聆聽！

秘書實務項目二

信息工作

目錄01.信息獲取02.信息處理與傳遞03.信息存儲04.保密工作05.溝通與協調主要內容一覽01信息獲取學習目標知識目標1.掌握信息的概念、特征及分類2.了解信息對秘書工作的作用3.掌握秘書獲取信息的范圍知識目標能夠掌握信息獲取的方法素質目標提高學生的職業道德修養任務引入A公司的成總經理出國考察了一次,與法國B公司簽訂了出口某化工產品的意向書,此產品科技含量很高,外方總經理要來考察其生產流程,并簽訂合同。但A公司得知這一消息時,距外方總經理來考察只剩三天。成總經理立即喚來袁秘書和李秘書,要他們在兩天內寫出兩份內容扎實的材料:一份是介紹本公司建廠幾十年的發展情況;另一份是詳細說明本公司在改革開放后積極創新,改善管理,樹立質量意識、品牌意識,在市場營銷等方面所做出的努力。兩份材料均要用準確、全面的數據來加以說明。成總經理強調,要把材料組織好,盡快完成任務,并問道:“你們要不要找人幫忙收集數據?”袁秘書表示不需要,而李秘書回答:“最好找個人幫忙。”任務引入由于袁秘書擔任公司秘書已近五年,一直留心收集公司的各種資料,有關公司化工行業的各種統計數據均已細心收集保存,并分門別類,裝訂成冊,平時經常翻閱,早已爛熟于心。因此袁秘書在接到任務后,找出所需資料,一個晚上就草擬好了材料。第二天一早,袁秘書就把材料交給了成總經理審閱?？傻搅讼挛缛c,還不見李秘書來交材料。成總經理派人去催問,回答是有些數據還沒有找到,有些數據還需要核實。成總經理只好找來袁秘書,請他再辛苦一下,把李秘書的那份材料趕出來。信息的概念、特征及分類廣義：指對物質世界中的各種事物特征、形態和運動變化的客觀描述。狹義：指信息接受主體所感受到并能理解的東西。信息的概念信息的特征普遍存在性可傳播性可存儲性可再生性可共享性價值時效性數據聲音文本圖像信息的四種形態信息的概念、特征及分類信息的分類自然信息社會信息按信息源的性質長時信息短時信息按信息的作用時間直接信息間接信息按人對信息的感知方式縱向信息橫向信息按信息來源的方向劃分動態信息靜態信息按信息的運動狀態數字信息圖像信息按信息的反映形式語言信息文字信息聲音信息瞬時信息外部信息內部信息信息對秘書工作的作用

作用

信息是秘書輔助領導科學決策的依據信息是認識事物的媒介、溝通各方面的紐帶信息是秘書做好日常服務工作的基礎秘書對信息的獲取經常與臨時及時與有效準確與適用全面與超前

秘書處理信息工作的原則

秘書獲取信息的范圍

·

基本指導性方針政策、決策指示等資料·

相關的國內外信息·

關于組織情況的動態性資料·

組織相關領導需要的經驗性信息和特殊資料·

秘書本人起草的各類文稿資料·

與工作業務相關的通信資料·

綜合性和專業性工具書類資料信息對秘書工作的作用

秘書獲取信息的途徑

各種信息網絡上下級之間及與不相隸屬機構或平行部門之間往來的公務文書各種會議社會專業性信息機構大眾傳播媒介公共服務行業和部門各種科研機構、專利機構和學會、協會、研究會等非官方機構政府有關主管部門本單位的分支機構各種生活娛樂場所信息對秘書工作的作用

秘書收集信息的方法

問卷法詢訪法觀察法閱聽法網絡法交流法交換法量表法索取法檢索法02信息處理與傳遞學習目標知識目標1.掌握信息處理的流程2.掌握信息傳遞的方式和要求知識目標能夠掌握信息處理與傳遞的方法素質目標提高學生的責任感與參與意識任務引入與季市長接觸過的中外朋友,沒有一個不敬佩他學識淵博的。和他見面后,文學藝術家會把他看作知己;工程技術專家會把他看成同行;井下工人會說他是貼心人;種地的老農會樂意與他扳著手指談收成;就連那些在自己研究領域里入癡入迷的“怪人”,也會與季市長有共同語言。不少人稱季市長是全才、天才。只有他的妻子知道,老季不過是個比別人勤奮些的普通人。這位出了名的、勤奮的普通人背后,還有一個不出名的、更勤奮的人——市長的秘書老許。季市長上任伊始,就發現辦公廳秘書處老許學識淵博、功底深厚。俄羅斯曾派出一個宇航科技代表團來市里訪問。季市長要出面接待,許秘書為此準備好了談話提綱。在會談中,季市長不僅對世界宇航領域的發展狀況進行了透徹的分析,而且展望了未來的發展,對人類共同開發宇宙資源提出了一些很有見解的看法。那些宇航專家一個個豎著大拇指贊不絕口,說季市長的見解精辟,有獨到之處。后來,季市長又接待了一個考古代表團。季市長從許秘書準備的材料中不僅掌握了本省、本市的古文化遺產,而且對我國最新考古成果也了解得比較全面,特別是對該考古代表團成員的成果都知曉得十分具體。有位專家曾私下問旁人季市長是不是考古學者出身,當他得知季市長原是建筑方面的專業人員時,他目瞪口呆。任務引入一天,某日本建筑代表團要來市訪問。季市長認為自己是建筑出身的,又當了城建系統領導多年,對建筑行業的情況還是比較了解的。因為工作忙,就沒有去看許秘書為他準備的資料。結果,在會談中客人問起中國園林建筑各流派的藝術風格時,季節長一時難以說清楚。好在許秘書在場,禮貌而自然地接過話題,既回答了客人提出的問題,也顧及了領導的威信。從那以后,季市長每天下班前總要看看辦公桌上有沒有許秘書留下的資料。如果有,那么他一定要帶在身邊。哪怕工作到深夜,他也會把許秘書留下的資料讀完、記住。信息處理信息處理是整個信息工作的核心,是保證信息全面、真實、有效的決定性環節之一。·

信息處理的程序信息篩選信息校核信息加工信息編制信息處理

·信息篩選1.信息篩選的目的：選擇出對工作有實際指導意義且與業務活動密切相關的信息。2.信息篩選的要求：準確、完整和新穎。3.信息篩選的方法：看資料的標題看來源看正文妥善保存具有參考價值的資料篩選經過篩選的信息,秘書有時要重新整理成文摘、文稿等形式,信息文稿的寫作要求是立意新、標題新、篇幅短、語言凝練。信息處理

·信息校核1.鑒別該信息所反映的問題是否發生,該事物是否存在,有無虛假成分。2.鑒別信息所反映的情況有無偏頗。3.信息篩選的方法：信息校核的范圍溯源法比較法核對法邏輯法調查法數理統計法信息處理

·信息加工方法提煉充實綜合分析提出意見修飾潤色信息處理

·信息編制信息編制的要求·

直接性

·

真實性

·

準確性·

伸縮性

·

樸實性

·

新穎性概念：信息編制是指對篩選、校核、加工后的信息進行編寫,將其制作成信息文書或信息刊物的工作。信息處理

·信息編制的步驟確定主題分析材料重組材料

·信息編制的形式編擬目錄編制索引制作剪報編寫文摘編寫簡訊編印信息資料冊撰寫調研報告信息處理剪報制作步驟確定專題確定報紙、雜志等準備必需的工具信息編制編寫文摘步驟1.瀏覽信息,初步確定適合編寫哪種文摘。2.分析信息內容,將有用信息分解為要素,厘清主次。3.選擇與確定內容。4.綜合概念并書寫成文。5.內容的準確性檢查與文字的推敲潤色。信息傳遞信息傳遞的基本要素信息傳遞的方式信源信道信宿信息傳遞信息傳遞的基本要素信息傳遞的方式信源信道信宿信息處理

·信息傳遞的基本要求編擬目錄速度要快質量要高費用要低保密性要強信息傳遞的方式03信息存儲學習目標知識目標1.掌握信息分類的知識和技巧2.掌握著錄的方法3.掌握信息檢索系統的建立4.掌握信息保管中的問題和方式知識目標能夠掌握信息分類的方法素質目標培養學生的職業素養任務引入20××年6月,某市遭受特大洪澇災害。市政府成立救災辦,負責救災工作的指揮和協調。時值市委辦公室綜合科為市委書記起草一個向省委領導匯報工作的材料,材料寫到抗洪救災的情況。救災辦負責收集數據的工作人員剛好是綜合科抽調去的。該工作人員在接受任務后及時向有關部門和單位催要數據。因為一些單位來不及統計,報的是估計數,統計數直接填在材料上,但未留底。第二天,市委書記向省委領導匯報。省委領導提出想聽抗洪救災的專題情況匯報。辦公室領導及時組織綜合科馬上趕寫材料。材料中自然少不了捐款、捐物等數據,且必須與向省委領導匯報稿吻合。任務引入找原統計數據的工作人員時,發現該工作人員到醫院看病去了。好不容易找到他,他卻記不起數據是多少了。找救災辦的工作人員也沒用,因為昨日數字是估計數,別人并不清楚。想找原材料,但又在省委領導手中。綜合科全體動員為此事奔忙,還是沒有結果。匯報材料催得很急,只能向省委領導秘書說明情況,并希望秘書想辦法抄下數據。出人意料的是,秘書早在他的筆記本中留下了這些數據,問題迎刃而解。信息存儲信息存儲信息存儲，即將加工后的信息以文字、圖像等形式,借助計算機等媒介記錄、保管起來,以供查考、利用,服務于秘書自身和領導的工作需要。信息資料的分類信息的著錄著錄是對具體的信息資料進行如實的記載。一般按照一定的格式制成分類卡片,用簡明扼要的語言填寫。信息的著錄的概念著錄的主要內容名稱項著者項出版項稽核項附注項提要項業務注記建立信息檢索系統廣義：包括信息的描述、加工和有序化,又包括從信息庫中查詢所需信息。狹義：指從信息庫中查詢所需信息。信息檢索的概念信息檢索系統的類型手工檢索系統穿孔卡片式檢索系統縮微品檢索系統計算機檢索系統建立信息檢索系統形式：書本式、期刊式、卡片式等常用檢索工具分類：目錄、文摘、索引、信息資料指南。檢索工具

·目錄分類①

以整體資料、整卷檔案為編目單元。②以單篇資料為編目單元。根據信息資料的具體情況,可以編制分類目錄、專題目錄、行業目錄、地區目錄等。

·文摘分類①

指示性文摘（簡介）②

報道性文摘

·索引分類①

篇目索引②

內容索引信息傳遞信息的保管

·概念信息的保管是指信息資料入庫的存放和維護。

·存儲方法

·要求書面存儲、聲像存儲、計算機存儲等。1.有條理性、排放有序、目錄清楚、方便使用。2.保管時應防止信息資料的污損和丟失。04保密工作學習目標知識目標1.掌握對秘書的保密要求。2.掌握文件保密工作的內容。3.掌握通信保密、會議保密、宣傳報道保密、計算機保密、商務保密的要求。知識目標能夠掌握工作中可能遇到的保密要求。素質目標培養學生的愛國情懷和愛崗敬業的精神,提高學生的職業素養。任務引入2018年5月,某事業單位新入職員工賀某被安排到秘書部門工作。由于賀某初入職,對工作情況和相關法律法規還不了解,未履行涉密文件銷毀管理規定,將3本秘密級匯編書籍交給保潔人員處理,保潔人員將書籍當作廢品賣到了流動廢品收購站,被保密行政管理部門的工作人員及時發現,進行了收繳處理。事后,有關部門給予賀某記大過處分。據了解,由于該單位任務較重,所以迫切需要新入職員工能夠及時開展工作。雖然秘書部門的崗位均為涉密崗位,但是該單位想當然地認為賀某初入職,沒有太多機會接觸國家秘密文件,所以既未進行涉密人員審查登記,也未開展保密教育,導致賀某對接觸的文件性質與工作內容不了解,完全沒有意識到經手的書籍屬于涉密文件,也不清楚涉密文件的銷毀程序,直接導致泄密事件的發生。保密工作的內容及要求微觀角度：根據秘書的實際工作需要,其內容主要有文件保密、通信保密、會議保密、宣