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文檔簡介

電力公司人事檔案管理規范第一章總則為加強電力公司人事檔案的管理，提高檔案的使用效率和安全性，確保檔案管理符合國家法律法規及公司內部規章制度，特制定本規范。人事檔案是記錄員工個人信息、工作經歷、職業技能及績效表現的重要資料，是公司人力資源管理的重要依據和基礎。第二章適用范圍本規范適用于電力公司所有員工的人事檔案管理。包括新員工入職的人事檔案、在職員工的動態管理檔案及離職員工的存檔。所有部門和員工均需遵守本規范，確保檔案管理工作的規范化和標準化。第三章檔案管理職責人事部門為人事檔案的主管單位，負責檔案的收集、整理、保管及使用。各部門需配合人事部門做好檔案材料的提供與維護工作。檔案管理人員應具備相應的專業知識，定期接受相關培訓，確保檔案管理工作的專業性和有效性。第四章檔案的收集與歸檔人事檔案的收集應包括以下內容：員工入職登記表、個人簡歷、學歷及職業資格證書復印件、考核材料、獎懲記錄、勞動合同、離職證明及其他相關文件。所有檔案材料需在員工入職后一個月內收齊，并由人事部門進行整理和歸檔。歸檔的材料必須確保字跡清晰、內容完整，并由專人負責審核和確認。第五章檔案的保管人事檔案的保管工作由人事部門專人負責。檔案應存放于專用檔案室，采取防火、防潮、防盜等安全措施。檔案室應定期檢查，確保檔案的完整性和安全性。所有檔案應逐一編號，并建立登記冊，便于日常管理和查閱。檔案的交接需填寫交接清單，并由雙方簽字確認，以確保檔案的流轉有據可查。第六章檔案的查閱與借用員工或外部單位如需查閱或借用人事檔案，需提前向人事部門提出申請，并獲得審批。查閱檔案時，應遵循保密原則，禁止對檔案進行涂改或損毀。特殊情況下，經過審批后可借用檔案，借用期限不得超過三天，借用期間需妥善保管。借用后應及時歸還，并對檔案的完整性進行檢查。第七章檔案的轉遞檔案轉遞工作應由人事部門負責，涉及員工調動時，檔案隨員工轉遞。轉遞檔案需密封，禁止個人私自攜帶。轉遞時應填寫轉遞通知單，確保檔案在轉遞過程中不被損壞或遺失。接收單位應及時核對檔案內容，并在轉遞通知單上簽字確認。第八章檔案的銷毀與保存對不再需要的檔案，須遵循相關法律法規進行銷毀。員工離職后的個人檔案可保存至離職后五年，五年后如無特殊要求可進行銷毀。銷毀時應采取合理的方式，確保信息不被泄露。重要檔案及法律文件應長期保存，直至法律規定的保存期限結束。第九章監督與評估機制人事部門應定期對檔案管理工作進行監督與評估。通過自查與審計相結合的方式，確保檔案管理的合規性與有效性。評估結果應形成書面報告，提出改進建議，并納入后續工作計劃中。所有員工應積極參與檔案管理工作，發現問題及時反饋，形成良好的管理氛圍。第十章附則本規范由人事部門負責解釋，自發布之日起實施。后續如有必要對本規范進行修訂，需征求相關部門意見，確保規范的持續適應性和有效性。總結人事檔案管理規范的制定與實施是提升電力公司人力資源管理水平的重要舉措。通過明確管理目標、職責分工及操作流程，確保檔案的安全性、完整性與可用性，為公司的人

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